16 principali sfide del libro paga per le piccole imprese e come risolverle

La maggior parte degli imprenditori non entra in affari con l'obiettivo di dedicare il proprio tempo all'elaborazione delle buste paga. Se sei come loro, probabilmente preferiresti concentrarti sul mantenere i tuoi prodotti o servizi competitivi e i tuoi clienti felici. Però, la gestione delle buste paga è un aspetto critico della gestione di qualsiasi attività con dipendenti, e può presentare un'ampia varietà di sfide. È fondamentale farlo bene:pagare i dipendenti in modo impreciso o in ritardo può danneggiare seriamente il morale del personale, e il mancato rispetto delle leggi fiscali o del lavoro può portare a sanzioni significative.

Cosa è importante per i contabili durante l'elaborazione del libro paga

Per i contabili nelle piccole imprese la gestione delle buste paga può presentare un onere significativo, soprattutto perché in genere gestiscono anche molte altre attività contabili ogni giorno. Se maneggiato manualmente, calcolo del salario, tasse e altre detrazioni dal libro paga possono essere un processo che richiede tempo che richiede grande precisione per garantire che i dipendenti siano pagati in modo accurato e che l'azienda rispetti tutte le normative.

Se gli strumenti che utilizzano per gestire le buste paga non sono integrati con il loro sistema contabile, dovranno inserire i dati sulle buste paga più volte per mantenere aggiornati i conti dell'azienda. Tutto ciò che semplifica e automatizza le attività di elaborazione del libro paga è probabilmente il benvenuto.

16 sfide comuni per le piccole imprese e le loro soluzioni

Ecco 16 delle sfide più comuni del libro paga incontrate dalle piccole imprese, e le loro soluzioni.

1. Elaborazione manuale buste paga. L'elaborazione manuale con fogli di calcolo o altri strumenti di base può sembrare un'opzione economica, e può essere adeguato per le imprese molto piccole. Ma richiede tempo ed è soggetto a errori, e la complessità e i rischi aumentano man mano che la tua attività si espande e aggiungi dipendenti. Non esiste un meccanismo integrato per evitare errori, rimanere al passo con le normative o proteggere le informazioni riservate. Ecco perché in genere ha senso per le aziende in crescita automatizzare il processo utilizzando la tecnologia di un software o di un fornitore di servizi di buste paga.

2. Rimanere al passo con il diritto del lavoro e le modifiche normative. Sarebbe bello se leggi e regolamenti non cambiassero. Ma lo fanno, e ci sono federali, normative statali e locali con cui confrontarsi. Se non si notano modifiche normative e di conseguenza si calcolano in modo errato la retribuzione dei dipendenti o le passività fiscali, potresti incorrere in multe e sanzioni significative. I buoni fornitori di soluzioni per la gestione degli stipendi dovrebbero tenersi automaticamente aggiornati con le modifiche alle normative, ma è importante anche la formazione regolare del personale:non vuoi imparare nel modo più duro.

3. Tenuta dei registri. Il mantenimento di record accurati è importante non solo per scopi aziendali, ma anche per la conformità. Il Fair Labor Standards Act (FLSA) impone che le registrazioni dei guadagni dei dipendenti debbano essere conservate per almeno tre anni, Per esempio. Anche se hai uno specialista del libro paga del personale che è ossessionato dalla tenuta dei registri, ha senso utilizzare soluzioni per il libro paga progettate per garantire un'archiviazione accurata e conforme.

4. Privacy e riservatezza. Leggi i titoli:Un altro giorno, un'altra violazione dei dati. Ma non puoi eseguire un sistema di gestione delle paghe senza dati altamente sensibili come il conto bancario e i numeri di previdenza sociale, indirizzi di casa e tariffe. Ciò espone la tua attività al rischio. Ogni azienda ha bisogno di politiche sulla privacy chiare e di un ambiente sicuro per i registri delle buste paga, nonché rigorosi controlli interni su chi può accedere a informazioni sensibili relative alle retribuzioni.

5. Pagamenti inferiori o superiori. Alle persone non piace essere sottopagate o che gli venga chiesto di restituire denaro se vengono pagate accidentalmente in eccesso. Se non prendi i problemi in anticipo, questi errori possono anche complicare la contabilità di fine anno e l'elaborazione W-2 e richiedere correzioni che richiedono tempo l'anno successivo. Le soluzioni automatizzate possono aiutare riducendo la possibilità di immissione manuale dei dati o errori di calcolo. Se scopri un pagamento errato, informare il dipendente il prima possibile e lavorare con tatto con lui per correggerlo senza causare difficoltà finanziarie.

6. Classificazione errata. Anche le piccole aziende possono avere un mix di dipendenti a tempo pieno e part-time, interinali e collaboratori esterni. L'errata classificazione, ad esempio la classificazione errata di un dipendente come appaltatore, può causare seri problemi all'azienda e ai dipendenti. Per esempio, i dipendenti possono avere diritto a benefici aziendali e indennità di disoccupazione, mentre gli appaltatori generalmente non lo sono. Assicurati di aver compreso le regole; l'errata classificazione può comportare sanzioni significative.

7. Inadempimento fiscale. In genere è responsabilità dell'azienda calcolare e trattenere correttamente le imposte sui dipendenti, oltre a pagare la quota del datore di lavoro delle imposte sui salari. L'IRS ha un forte motivo per perseguire le imprese che sbagliano:le tasse sui salari trattenute dai datori di lavoro comprendono quasi il 72% di tutte le entrate raccolte dall'agenzia. Questo è un altro motivo per cercare soluzioni per il libro paga che automatizzano la ritenuta d'acconto e l'archiviazione e riducono la possibilità di errori manuali.

8. Gestire i cambiamenti. Anche piccole modifiche alle informazioni sui dipendenti possono causare problemi con il libro paga. Se un dipendente si trasferisce in una giurisdizione fiscale diversa e non aggiorni tempestivamente il suo indirizzo, potresti calcolare la ritenuta d'acconto in modo errato, Per esempio. Le soluzioni per la gestione degli stipendi che includono funzionalità self-service possono aiutare, consentendo ai dipendenti di aggiornare le proprie informazioni e alleviando il carico sul personale del personale.

9. Gestione e reportistica dei dati. Poiché il libro paga è spesso il costo maggiore di un'azienda, è fondamentale essere in grado di analizzare i dati sulle buste paga e il loro impatto sulla redditività. Può essere difficile farlo se stai cercando di gestire manualmente il libro paga. Quanto tempo ci vorrà per rispondere alla domanda, "Quanto dovremmo aumentare il nostro personale per ridurre i costi degli straordinari dell'80%?" Il software che semplifica il reporting può aiutare a supportare scelte tattiche e persino strategiche per l'intera azienda.

10. Integrazione tecnologica. I potenziali vantaggi di un potente software per la gestione delle paghe possono essere compromessi da una mancanza di integrazione con gli altri sistemi aziendali dell'organizzazione. Il trasferimento manuale dei dati tra più sistemi è una fonte comune di problemi di integrità dei dati. Il trasferimento di dati in batch tra sistemi può essere sufficiente per cambiamenti insensibili al tempo, ma per la piena integrazione generalmente è necessario utilizzare applicazioni fornite come suite o connettersi tramite interfacce di programmazione delle applicazioni (API) che trasferiscono dati in tempo reale.

11. Mantenere o ridurre i costi del personale. Quando si tratta di costi amministrativi come buste paga, le aziende sono costantemente sfidate a fare di più con meno. Fortunatamente, la maggior parte delle moderne soluzioni per la gestione degli stipendi richiede uno sforzo e un costo amministrativi notevolmente inferiori rispetto alla gestione manuale delle stipendi, il che consente anche al personale di risparmiare tempo per attività più produttive. È possibile accedere alle soluzioni di buste paga basate su cloud tramite Internet e acquistarle come abbonamento, quindi in genere non sono necessari specialisti IT o investimenti di capitale in sistemi informatici locali.

12. Acquisto di C-Suite. È sempre difficile convincere tutti nell'organizzazione a passare a un sistema, anche se sai che sarà più efficiente. Per convincere i decisori ad acquistare una nuova soluzione per il libro paga, scegli le metriche che contano per la persona con cui stai parlando. Il CEO riguarderà una maggiore produttività dei dipendenti che porta a migliori prestazioni aziendali. Per il CFO, Il ROI in cinque anni potrebbe essere la metrica migliore. Per il CIO, le parole d'ordine sono maggiore sicurezza, velocità, automazione e affidabilità.

13. Precisione del libro paga. L'errore umano è una delle principali cause di imprecisioni del libro paga, che possono portare a insoddisfazione dei dipendenti e sanzioni per la conformità. Le soluzioni per il libro paga riducono la necessità di inserimento dati, risparmiando tempo e aumentando la precisione. È particolarmente utile se i sistemi consentono ai dipendenti di controllare e modificare le proprie informazioni personali. Dati accurati significano anche che è possibile utilizzare le informazioni sui salari per previsioni e analisi aziendali con maggiore sicurezza.

14. Sistemi di backup. Non è necessario essere un esperto di buste paga per comprendere la portata del disastro se il sistema si guasta e non c'è un buon backup. Se gestisci le buste paga su sistemi interni, prendere in considerazione la possibilità di conservare i dati di backup o un intero sistema replicato in un'altra posizione fisica per proteggersi da problemi come incendi o furti. Se utilizzi un sistema di buste paga basato su cloud, i tuoi dati dovrebbero essere salvati automaticamente nel cloud, ma assicurati di utilizzare un provider con una buona esperienza.

15. Frode sui salari. La frode sui salari è una seria minaccia per le imprese, come un dipendente che falsifica un cartellino inserendo straordinari in eccesso o un turno più remunerativo. Le firme delle schede attività e le verifiche delle spese sono soluzioni standard. Le frodi possono essere più facili da individuare con soluzioni per il libro paga che consentono di eseguire rapidamente report e analizzare i dati per tendenze sospette e valori anomali. Un'altra minaccia crescente è la diversione dei salari, in cui i criminali ottengono gli accessi dei dipendenti tramite e-mail di phishing e utilizzano le credenziali per modificare le informazioni di pagamento. La formazione sulla sicurezza informatica può aiutare i dipendenti a individuare le minacce.

16. Standardizzazione. Quando diverse parti di un'azienda in crescita utilizzano una varietà di processi e strumenti disparati, può ostacolare l'efficienza e rendere difficile ottenere una buona visione delle prestazioni. La standardizzazione su un unico sistema di gestione delle paghe può ridurre lo sforzo complessivo di elaborazione delle buste paga e semplificare l'analisi e il reporting.

In che modo l'automazione e il software possono aiutare

L'automazione dell'elaborazione delle buste paga tramite software può aiutare a risolvere queste sfide. Un buon fornitore di software per il libro paga manterrà il passo con tutte le leggi fiscali e altri requisiti legali, aggiornare automaticamente i calcoli delle buste paga, e pagare i dipendenti tramite deposito diretto o altri metodi. Ciò può aiutare a mantenere felici i dipendenti e mantenere legale l'azienda. Il software del libro paga elimina la maggior parte dell'immissione manuale dei dati, soprattutto se integrato con la contabilità, risorse umane, e altre applicazioni aziendali. Aiuta le aziende ad analizzare la spesa per il personale, in genere uno dei maggiori costi aziendali, per massimizzare l'efficienza e creare previsioni migliori.

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