9 vantaggi chiave del software di gestione delle spese

Tutte le aziende devono tenere traccia dei costi di fare affari, parte della quale comprende le spese di gestione. I dipendenti devono presentare note spese da rimborsare per gli acquisti di tasca propria. I manager devono approvare queste spese per il rimborso, tenere traccia di quanto l'azienda sta spendendo per T&E (viaggi e spese) e documentare tutto ai fini fiscali per garantire che l'azienda possa richiedere tutte le detrazioni appropriate.

Mentre le aziende più grandi hanno in genere sostituito i rapporti cartacei, pile di ricevute e fogli di calcolo con software di gestione delle spese, le aziende più piccole hanno maggiori probabilità di mantenere processi e sistemi manuali inefficienti. Ciò può avere gravi conseguenze:le piccole imprese prive di software per le spese rischiano che i dipendenti acquistino qualcosa che non è consentito e la frustrazione con processi ingombranti e ritardi nei rimborsi. Potrebbero subire riscontri sul loro flusso di cassa quando rapporti duplicati o fraudolenti passano attraverso il sistema, non possono fatturare in modo tempestivo le spese sostenute per conto di un cliente e gli errori involontari portano a sanzioni fiscali.

Perché il software di gestione delle spese è importante?

Il software di reporting delle spese automatizzato aiuta le aziende a semplificare le operazioni T&E, aumentare la produttività e aumentare i profitti migliorando il processo in cinque aree:

Dipendenti può presentare note spese e relativa documentazione, comprese foto o scansioni di ricevute, direttamente nel software dai loro computer, tablet o smartphone, eliminando la necessità di compilare moduli cartacei e appendersi a scontrini di vendita. Il rimborso è accelerato, rimettere denaro nei conti bancari dei dipendenti ed eliminare la frustrazione che deriva dai ritardi.

Inoltre, le aziende hanno sempre più forza lavoro geograficamente dispersa, e poiché nuovi e migliori strumenti di collaborazione migliorano l'esperienza dei team remoti, il numero di dipendenti che lavorano da casa dovrebbe aumentare per le aziende in cui tale modello è un'opzione.

Di conseguenza, le aziende hanno bisogno di un modo efficiente per i dipendenti di presentare le spese e ricevere rimborsi in qualsiasi momento, che siano a casa o in viaggio.

I vantaggi si estendono anche a team finanziari .

T&E è di solito la seconda spesa indiretta più alta di un'organizzazione, dietro busta paga, Rapporti Mastercard, con funzioni di contabilità:elaborazione delle spese, controllo, conformità e gestione, che rappresentano fino al 23% del costo totale del programma. Gli sforzi per aumentare l'efficienza e mantenere bassi quei costi sono una delle principali tendenze della gestione delle spese in questo momento. Ecco quattro modi in cui il software aiuta:

Regole personalizzate applicare le politiche, indirizzare le note spese per l'approvazione o anche approvare automaticamente le spese ricorrenti e rilevare errori innocenti e frodi. Un rapporto dell'Association of Certified Fraud Examiners ha rilevato che, nelle aziende con più di 100 dipendenti, L'11% dei casi di frode è derivato da note spese. Affermazioni false o voci duplicate sottraggono denaro all'azienda e portano nelle tasche di un dipendente disonesto.

Conformità con le direttive dell'IRS e di altre agenzie fiscali rende fondamentale il software di gestione delle spese. L'utilizzo del software aiuta a tenere traccia delle spese che le aziende hanno diritto a detrarre e fornisce una documentazione facilmente accessibile in caso di verifica dell'azienda.

Dashboard fornire ai manager dati di spesa unificati e presentarli in un formato visivo che ne renda più facile la comprensione e l'analisi. Le informazioni in tempo reale forniscono informazioni sullo stato attuale delle operazioni aziendali. Anche, avere i dati di spesa in un unico posto può aiutare i team finanziari a stabilire budget di spesa futuri.

Rapporti personalizzati tuffati nei dettagli:chi sta spendendo, quanto e in quali categorie. Evidenziano anche tendenze, ad esempio quanto tempo ci vuole per approvare una nota spese, lo stato dei report e la loro posizione nel ciclo di approvazione. Questo aiuta i team finanziari a identificare le aree in cui possono ottenere efficienze, rafforzare i controlli sulla spesa per risparmiare sui costi e rafforzare i profitti.

9 vantaggi del software di gestione delle spese

Oltre a fornire tutti i vantaggi di cui sopra, Il software di gestione automatizzata delle spese affronta molte sfide di monitoraggio e rendicontazione delle spese.

I vantaggi dei processi automatizzati sono numerosi:soddisfazione dei dipendenti, produttività migliorata, risparmi sui costi e una migliore conformità. Il reporting avanzato aiuta con la pianificazione e l'analisi finanziaria mentre le aziende valutano la spesa corrente e trovano modi per aumentare l'efficienza e ridurre i costi.

Ecco cosa possono aspettarsi le aziende quando implementano un software di gestione delle spese:

1. Più veloce, processi più semplici.

Il vecchio modo di presentare le spese prevedeva la stampa di copie cartacee, allegare ricevute e trasmettere rapporti ai manager, chi li avrebbe poi approvati o respinti al dipendente per l'adeguamento. Ma con il software di gestione delle spese, il flusso di lavoro è automatizzato. Una volta che il dipendente fa clic su "Invia, ” il rapporto viene automaticamente indirizzato alla persona appropriata per l'approvazione. Dopo l'approvazione, l'importo da rimborsare può essere inviato automaticamente a libro paga. Se il manager che normalmente approva le relazioni di quel dipendente è in aspettativa, il rapporto può essere inviato a un approvatore temporaneo.

Il risultato dei processi semplificati è che le aziende:

• Taglia i costi di lavorazione. Ci sono tangibili, come carta, che vengono eliminati. Ma le aziende rimuovono anche i costi associati ai dipendenti e ai dirigenti che si contendono le copie cartacee, ricerca di ricevute o abbinamento manuale degli importi. Molte aziende non tengono nemmeno traccia di quanto costa elaborare questi report, quindi l'introduzione di un software di gestione delle spese può aiutare le aziende a risparmiare denaro che non sapevano nemmeno di sprecare.
• Riduci i tempi di elaborazione. Poiché il software di gestione delle spese utilizza l'automazione per inviare report per l'approvazione, segnalare le spese potenzialmente fuori policy e inviare report approvati per il pagamento, le aziende riducono il tempo necessario per elaborare i report. I reparti di contabilità possono eseguire i rapporti di contabilità fornitori in tempo invece di aspettare che l'ultimo rapporto spese cartaceo venga indirizzato e approvato.

2. Rimborso dei dipendenti più rapido.

Con il rimborso spese automatizzato, i dipendenti possono presentare senza indugio note spese e relativa documentazione, e i manager possono esaminare e approvare rapidamente e facilmente i reclami non appena arrivano le notifiche. Pertanto, questi strumenti restituiscono denaro ai conti bancari dei dipendenti più rapidamente ed eliminano la frustrazione che deriva da errori e ritardi, migliorando così la soddisfazione dei dipendenti.

3. Meno ritardi ed errori.

Oltre a ridurre il tempo necessario per rimborsare i dipendenti, le funzionalità di automazione nel software di gestione delle spese migliorano l'accuratezza della contabilità. Per esempio, con note spese manuali, i dipendenti potrebbero commettere errori di immissione dei dati che potrebbero essere ulteriormente aggravati quando il personale finanziario trascrive le informazioni in fogli di calcolo. Il software di gestione delle spese può segnalare errori e voci duplicate e prevenire pagamenti in eccesso, o informare i gestori se la cifra in dollari sembra troppo alta. Il software può anche inviare avvisi se un rapporto o un pagamento è scaduto.

Le soluzioni prelevano i dati direttamente dai conti bancari e dagli estratti conto delle carte di credito e possono essere integrate con i sistemi di gestione dei viaggi aziendali. I dipendenti possono acquisire le ricevute utilizzando i propri dispositivi mobili e allegarle ai report utilizzando il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) abilitato per app, eliminando potenziali errori dal tentativo di digitare su un piccolo schermo.

4. Maggiore efficienza operativa.

Se addebiti le spese direttamente ai clienti, le relazioni dei dipendenti devono essere tempestive e accurate per massimizzare il flusso di cassa. Idealmente, il software di gestione delle spese è integrato con il monitoraggio dei tempi, gestione del progetto, software di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Quando questo processo è semplice per i dipendenti che stanno monitorando e per i manager che approvano e riferiscono, la tua azienda potrebbe vedere un flusso di cassa migliorato.

E poiché tutti i dipendenti trascorrono meno tempo in attività mondane, note spese manuali soggette a errori e dispendiose in termini di tempo, non sono focalizzati sulla parte "input" del rapporto input:output. Anziché, possono concentrarsi sui compiti e sui progetti che portano valore all'organizzazione, che si tratti di chiamate di vendita o di preparare budget strategici. Questo è uno dei motivi principali per cui le startup possono trarre grandi vantaggi dal software di gestione delle spese.

5. Applicazione della politica di spesa.

Anche il manager più meticoloso potrebbe non essere aggiornato su ogni nuova politica di spesa e cambiamento fiscale. Applicando regole personalizzate su misura per la tua attività, il software di gestione automatica delle spese segnala le spese di viaggio fuori polizza. Per esempio, le indennità giornaliere possono essere aumentate in base alle linee guida federali, ma i dipendenti inviano note spese basate sul vecchio importo. O, un dipendente potrebbe tentare di richiedere il rimborso per una nuova aggiunta alla polizza, come una tastiera ergonomica, ma viene negato.

5 principali indizi di frode sulle spese

I professionisti della finanza dovrebbero tenere d'occhio questi segnali rivelatori. Ricevute alterate: Un potenziale svantaggio delle ricevute elettroniche è il maggiore potenziale per la correzione dei file di immagine. Questo sostiene le carte di credito emesse dall'azienda in modo che la finanza possa fare riferimenti incrociati alle dichiarazioni di fatturazione. Data, tag di tempo e posizione: Un pasto o una spesa per il parcheggio/Uber nel fine settimana, a tarda notte o in una città diversa dall'abitazione del dipendente o dal quartier generale dell'azienda dovrebbe attivare un follow-up, soprattutto ora che viaggiare è raro. Deviazioni dalle norme: Imposta il tuo sistema di gestione delle spese per attivare gli avvisi se una richiesta di rimborso è significativamente superiore al benchmark storico. Per esempio, se la maggior parte dei lavoratori a domicilio spende 80 dollari al mese su internet, una richiesta di $ 150 dovrebbe sollevare una bandiera. Pagamenti in contanti: Ora siamo nell'era dei pagamenti contactless. Ad eccezione delle mance consentite, domanda perché una spesa è stata pagata in contanti. Affermazioni divise: Se la società limita, Per esempio, l'hotel a notte costa fino a $ 200, un dipendente potrebbe prenotare una stanza per due notti a $ 350 e presentare due richieste separate per aggirare la politica.

6. Visibilità migliorata.

La maggior parte dei software di gestione delle spese include una dashboard che compila i dati sulle spese dei dipendenti e li presenta in un formato visivo di facile comprensione utilizzando grafici e altri elementi grafici. I manager possono visualizzare le metriche, come quanto spende un'azienda per dipendente o per categoria o il tempo medio necessario per approvare le note spese.

7. Maggiore prevenzione delle frodi.

Il rapporto dell'Association of Certified Fraud Examiners afferma che il 20% delle aziende con meno di 100 dipendenti e il 13% delle organizzazioni più grandi hanno segnalato rimborsi spese fraudolenti. È comprensibile che i team finanziari e i manager impegnati possano trascurare voci false ben mimetizzate da dipendenti o appaltatori fidati. Una volta che quei soldi sono stati pagati, è difficile recuperarlo. E, se un revisore rileva una voce discutibile, che alza una grande bandiera rossa e sprona a scavare di più.

8. Reportistica semplificata.

Reporting e analisi forniscono informazioni in tempo reale sulla spesa aziendale. Le opzioni per la rendicontazione delle spese includono per dipendente, per progetto e per categoria. Il software di gestione delle spese consente di consolidare le spese in un unico report. Inoltre, le aziende possono implementare le migliori pratiche di gestione delle spese:

• Identificazione di individui ad alto costo, trasgressori cronici delle politiche e le tendenze di spesa di ogni dipendente nel tempo.
• Suggerendo quale hotel nazionale, le società di noleggio auto e persino le catene di ristoranti potrebbero voler avvicinarsi per sconti sul volume.
• Incoraggiare i dipendenti a risparmiare denaro collegando i punti tra la frugalità e la capacità di investire nella crescita.

Queste informazioni aiutano inoltre le aziende a identificare ulteriormente le aree in cui devono chiarire o applicare meglio le politiche di spesa.

9. Maggiore conformità.

Il software di gestione delle spese aiuta le aziende a rimanere dalla parte giusta della conformità con le normative locali, agenzie fiscali statali e federali. Le aziende possono classificare le spese in categorie, come un ufficio, viaggio e chilometraggio, e taggarli in modo appropriato; alcune spese, come la maggior parte degli intrattenimenti e dei debiti verso il paese, club di golf e atletica, ora non sono deducibili dalle tasse, quindi includerli potrebbe attirare l'attenzione dell'IRS. Il software di gestione delle spese fornisce anche copie elettroniche facilmente accessibili di rapporti e ricevute, che sono inestimabili se l'organizzazione è sottoposta a audit.

Scegliere un sistema di gestione delle spese

Come con qualsiasi progetto di implementazione del software, seguire le migliori pratiche quando si acquista una soluzione di gestione delle spese, e tieni a mente alcune indicazioni:

• Inizia con una fase di scoperta e pianificazione, che include la definizione dei requisiti di sistema basati su flussi di lavoro dettagliati di gestione delle spese e quindi la ricerca e la selezione di un sistema. Sceglierai on-premise o software-as-a-service (SaaS)?
• Chiedere ai fornitori la struttura dei costi per l'acquisto, allestimento e personalizzazione, ed esamina attentamente le tariffe in corso e indirette per gli aggiornamenti, Servizio Clienti, rinnovi di licenze software e altro ancora.
• Assicurati che la soluzione possa essere personalizzata per affrontare i flussi di lavoro e le politiche della tua azienda senza ampie risorse per gli sviluppatori. Una scommessa migliore potrebbe essere quella di vedere se i tuoi processi possono essere modificati per adattarli al software, ricordando che è stato sviluppato per soddisfare le esigenze di centinaia o migliaia di aziende.
• Scegli un sistema facile da usare per tutti i dipendenti:coloro che segnalano, approvare e analizzare, con funzionalità mobili, funzionalità ben progettate e un'interfaccia intuitiva che fa appello alla forza lavoro multigenerazionale di oggi.
• Allocare risorse sufficienti per fornire formazione e supporto tecnico a tutti gli utenti.
• Non migrare semplicemente tutti i dati storici nel nuovo sistema; prenditi del tempo per eliminare gli account dei clienti obsoleti e cercare imprecisioni.
• Integrazione profonda con soluzioni di contabilità e costi di progetto.