Definizione di pianificazione e analisi estese (xP&A)

I dipartimenti finanziari di aziende ben gestite hanno sviluppato per anni le migliori pratiche relative alla pianificazione e all'analisi finanziaria (FP&A), che fornisce approfondimenti e analisi utili che aiutano a guidare la direzione futura di un'azienda. Ma anche il miglior team di FP&A a volte può includere un difetto potenzialmente fatale:la sua attenzione alla pianificazione finanziaria lo disconnette dalla pianificazione operativa dei reparti e delle unità aziendali in tutta l'azienda.

Creare un piano finanziario in isolamento dal processo decisionale strategico che si svolge in altri angoli dell'azienda non è più sufficiente. Inserisci la pianificazione e l'analisi estese (xP&A):l'estensione letterale delle pratiche e degli strumenti FP&A oltre la finanza all'organizzazione più ampia.

Che cos'è la pianificazione e l'analisi estese (xP&A)?

Una delle definizioni più semplici di xP&A viene dalla società di ricerca Gartner, che lo descrive come l'estensione dei progetti FP&A oltre il dipartimento finanziario. Quando un'organizzazione adotta xP&A, qualsiasi funzione all'interno dell'azienda che produce un piano aziendale operativo:risorse umane, saldi, marketing, operazioni, catena di fornitura, ESSO, ricerca e sviluppo — lo fa utilizzando una piattaforma FP&A condivisa che unifica modelli di dati e metodologie analitiche.

Questo approccio offre molteplici vantaggi. Tradizionalmente, I processi FP&A hanno fornito un approccio strutturato al budget, pianificazione, previsione e reporting in modo che il team finanziario possa fornire analisi che aiutino i dirigenti senior a comprendere l'impatto finanziario delle loro decisioni. Però, altre funzioni aziendali stanno elaborando piani e intraprendendo azioni che possono anche influenzare la posizione finanziaria di un'organizzazione e la direzione futura.

Un approccio xP&A incorpora le migliori pratiche e strumenti di FP&A in tutta l'organizzazione per creare un quadro più unificato dell'impatto finanziario dei piani operativi dei reparti e delle unità aziendali, strategie e attività. Lo fa attraverso una piattaforma centrale che supporta applicazioni di pianificazione operativa personalizzate che utilizzano la stessa piattaforma FP&A, architettura e modello di dati, migliorando così l'allineamento delle pratiche di pianificazione in tutta l'azienda.

L'adozione di xP&A sta accelerando in risposta alle sfide affrontate dalle organizzazioni che cercano di sfruttare nuovi modelli di business digitali mentre navigano nell'incertezza economica.

Punti chiave

• La pianificazione e l'analisi estese (xP&A) estendono l'uso dei principi FP&A, utensili, modelli di dati e processi ai dipartimenti non finanziari di un'azienda.
• L'adozione di xP&A è in rapido aumento; gli esperti prevedono che presto diventerà l'approccio dominante a FP&A.
• xP&A aumenta l'allineamento tra finanza e altri reparti e unità aziendali in tutta l'organizzazione.
• Consente inoltre ai reparti finanziari di diventare più lungimiranti, partner strategici per l'impresa.

FP&A spiegato

La pianificazione e analisi finanziaria (FP&A) comprende tutta la pianificazione finanziaria, budget, i processi di previsione e rendicontazione che un'azienda esegue al fine di armare la sua leadership esecutiva e il consiglio di amministrazione con accurate, intelligenza derivata dai dati per il processo decisionale. I team FP&A si riuniscono, preparare e analizzare i dati finanziari per creare report che forniscano risposte basate sui dati a domande aziendali chiave, come:

1. Quali prodotti/servizi/linee di prodotti generano la maggior parte dell'utile netto dell'azienda?
2. Quali prodotti/servizi hanno il margine di profitto più alto o più basso?
3. Quale percentuale delle risorse finanziarie dell'azienda consuma ciascun reparto?
4. Quali opportunità dovrebbe considerare l'azienda per espandersi e crescere?

Mentre FP&A era una volta una funzione più tattica che forniva informazioni storiche sulla performance finanziaria o un'istantanea dello stato finanziario attuale di un'azienda, è sempre più lungimirante, processo strategico. La tecnologia avanzata e le nuove best practice (incluso xP&A) consentono ai team FP&A di capire perché sono accadute le cose e di prevedere in modo più accurato cosa è probabile che accada in futuro.

Le origini di xP&A

Mentre Gartner ha coniato il termine xP&A nel 2020, il concetto in sé non è così nuovo. Indicato anche come pianificazione collaborativa o connessa o FP&A integrato, xP&A rappresenta la codificazione di una varietà di discipline multidisciplinari, approcci interfunzionali alla pianificazione aziendale, al contrario dei più tipici esercizi a silos del passato. Questo approccio più collaborativo consente all'azienda di integrare la pianificazione finanziaria tra le funzioni, dalle vendite e marketing alle operazioni, risorse umane, supply chain e IT — in modo che tutti lavorino con gli stessi dati finanziari e insight durante la creazione di piani e strategie aziendali, misurare le prestazioni e apportare cambiamenti di direzione.

Sebbene la mancanza di allineamento tra i processi tradizionali di FP&A e il resto dell'attività sia stata a lungo una sfida, il problema ora è di primaria importanza. In un contesto economico mutevole, una pianificazione e un'analisi più olistiche sono fondamentali. Allo stesso tempo, i progressi tecnologici stanno ora rendendo possibile una pianificazione estesa.

Le aziende che hanno abbracciato xP&A tendono a vedere miglioramenti nelle prestazioni finanziarie rispetto a quelle con processi FP&A più insulari. xP&A crea le basi per una pianificazione strategica più collaborativa e inclusiva, pianificazione e previsione operativa. Di conseguenza, questo modello sta rapidamente aumentando di popolarità. Secondo Gartner, Il 70% di tutti i nuovi progetti FP&A saranno progetti xP&A entro il 2024, estendendo il loro ambito oltre il dominio finanziario ad altre aree di pianificazione e analisi aziendale.

FP&A contro xP&A

Il processo FP&A offre un approccio strutturato al budget finanziario, pianificazione, previsione e reporting che da tempo consentono ai team finanziari di fornire analisi critiche che informano il processo decisionale da parte dell'alta direzione e dei consigli di amministrazione. Il problema con l'applicazione tradizionale di FP&A, però, è che si svolge esclusivamente nella funzione finanziaria, isolata dal resto dell'attività. Spesso non riesce a incorporare le attività ei piani di altre funzioni aziendali. Piuttosto, ogni funzione esegue la propria pianificazione con poca comprensione o considerazione del loro effetto combinato sul business.

xP&A, d'altra parte, prende i processi strutturati e i principi di FP&A e li applica a tutte le funzioni dell'azienda. Quando i principi standard di FP&A sono adottati all'interno di altri reparti, apre la strada a una maggiore integrazione, pianificazione e analisi finanziaria più accurate e prestazioni migliorate. Con FP&A più tradizionali, saldi, marketing, produzione e altri team hanno le proprie campagne, piani, previsioni e obiettivi — e anche le risorse umane sviluppano i propri piani per il personale e i livelli di retribuzione. Con xP&A, lavori per integrare tutte queste funzioni. Per esempio, può diventare ovvio per i dirigenti senior come la crescita pianificata dal team di vendita richiederà una maggiore capacità di produzione, il che significa personale e attrezzature aggiuntivi.

Con xP&A, la pianificazione diventa un processo più interfunzionale che può evolvere continuamente, ottenendo un business più integrato e agile.

FP&A tradizionale xP&A Si verifica solo nella funzione finanziaria Si estende a tutte le funzioni dell'azienda Include solo i dati della funzione finanziaria centrale Integra dati/attività da tutta l'azienda Aggiornato mensilmente e trimestralmente Fornisce analisi in tempo reale e pianificazione di scenari Crea pianificazione e processi isolati o disgiunti Consente la collaborazione pla nning e un'unica fonte di dati e analisi. focalizzato sui dati attuali Prospettico e predittivo

Perché xP&A è importante per le aziende?

Un approccio FP&A autonomo non è in grado di soddisfare i vari requisiti di pianificazione dei dipartimenti non finanziari. In contrasto, xP&A può essere utilizzato per creare un processo di pianificazione finanziaria e operativa organizzativa continua. Coordina i dati, le persone, processi e business plan all'interno di un'unica piattaforma, fornendo una visione completa dell'attività. L'integrazione della pianificazione finanziaria e operativa all'interno di un'unica piattaforma è trasformativa per le organizzazioni moderne.

Grazie ai progressi della tecnologia digitale, le aziende possono ora sfruttare gli strumenti xP&A che soddisfano le diverse esigenze delle varie funzioni aziendali, preservare l'accuratezza e il controllo dei dati e incorporare l'automazione e l'intelligenza nelle attività FP&A. Di conseguenza, le organizzazioni finanziarie possono creare un business plan olistico e consentire la piena visibilità delle prestazioni organizzative. Le organizzazioni che adottano xP&A spesso ottengono migliori prestazioni aziendali e una maggiore agilità.

Nel 2020, molte aziende si sono rivolte ai propri team FP&A per ottenere informazioni e analisi pronte per affrontare interruzioni e incertezze estreme. Poiché le funzioni finanziarie anticipano un futuro di continua volatilità, xP&A offre funzionalità che consentono una visione più ampia e tempestiva per il processo decisionale aziendale. Come indicato nelle previsioni FP&A per il 2021, l'agilità sarà una priorità per la finanza, e una pianificazione finanziaria forte ma flessibile sarà vitale.

Come usare xP&A

La principale differenza tra FP&A tradizionali e xP&A è la varietà e il volume di dati che entrano nei processi e la connessione di xP&A agli obiettivi aziendali dipartimentali. Di conseguenza, xP&A è valido solo quanto i dati che lo alimentano e l'integrazione dell'analisi risultante nella strategia, gestionale e decisionale.

Il processo xP&A inizia con il coordinamento finanziario con altri leader funzionali e operativi per comprendere le loro metriche chiave e il modo in cui influiscono sui risultati aziendali. Per esempio, se le risorse umane apprezzano la conservazione e i costi di assunzione o le vendite si concentrano sui numeri e sui ricavi della pipeline, il loro pensiero entra nel processo xP&A. Collegando ogni parte del business con un piano integrato, i leader aziendali possono guidare le loro organizzazioni in modo più efficace, soprattutto durante i periodi di interruzione. Possono analizzare immediatamente l'impatto sulle prestazioni aziendali dei cambiamenti effettivi, turni previsti o anche diverse possibili decisioni.

Se l'azienda sta affrontando problemi nella catena di approvvigionamento, i leader possono identificare più rapidamente le soluzioni di approvvigionamento. Possono esaminare le previsioni di vendita e il ROI previsto della campagna di marketing in correlazione con le tendenze macroeconomiche per identificare nuove opportunità di crescita. Integrare i piani della forza lavoro con il budget, le previsioni dei ricavi e i piani finanziari aziendali aiutano l'azienda a determinare quando e dove espandersi successivamente e come assumere il personale nelle nuove sedi o quali aree di attività far crescere. Infatti, xP&A crea una migliore visibilità per tutti i leader per vedere cosa sta succedendo in tutti gli angoli dell'azienda. xP&A può anche creare una base per la pianificazione di scenari in modo che le aziende possano analizzare l'impatto di varie strategie per prendere le migliori decisioni basate sui dati per il futuro.

xP&A e il ruolo mutevole del CFO

Molto più che amministratori finanziari, il ruolo dei CFO è in continua evoluzione. Un recente sondaggio sui CFO di NetSuite ha rilevato che la competenza dei CFO, anche nelle piccole e medie imprese, si sta espandendo oltre le responsabilità tradizionali. Infatti, la più grande preoccupazione per i CFO è gestire le loro molteplici e crescenti responsabilità. Un approccio xP&A è particolarmente vantaggioso in quanto i CFO avanzano nei loro ruoli nel business; xP&A è più olistico, le analisi basate sui dati possono consentire ai CFO di guidare iniziative strategiche a livello aziendale e aiutare a ottimizzare i risultati aziendali.

I CFO nelle piccole e medie imprese stanno assumendo i tipi di ruoli che un tempo esistevano solo negli uffici finanziari di imprese molto più grandi. Le loro aziende vogliono anche accurate, onnicomprensivo, dati e informazioni in tempo reale per il processo decisionale. Di conseguenza, questi CFO troveranno valore nei processi e negli strumenti di xP&A per fornire informazioni finanziarie e analisi dei rischi più complete e accurate in tutta l'azienda per un vantaggio competitivo.

9 vantaggi chiave di xP&A

L'integrazione a livello aziendale, standardizzazione e allineamento che un approccio xP&A conferisce un'ampia gamma di vantaggi non solo ai team finanziari, ma anche per le loro intere organizzazioni. I vantaggi principali includono quanto segue.

1. Una visione olistica della performance finanziaria: xP&A abbatte i silos organizzativi e di dati per creare una visione unica dell'attività finanziaria e operativa. Ciò offre ai leader finanziari visibilità su tutte le risorse, risorse e cambiamenti in tutta l'azienda. Nel passato, tale riconciliazione richiederebbe un notevole lavoro manuale. Questa visione olistica consente alla finanza di costruire un piano per l'intera organizzazione.

2. Armonizzazione dei dati: xP&A riunisce diversi tipi di dati finanziari e operativi provenienti da tutta l'azienda (finanza, saldi, marketing, risorse umane, operazioni, IT) in un'unica piattaforma con un modello dati unificato, fornendo così informazioni coerenti.

3. Tempi di ciclo più brevi: Grazie all'automazione e all'integrazione offerte da un approccio e strumenti xP&A, le aziende possono ridurre sostanzialmente i tempi di ciclo per i processi di pianificazione chiave. Il budget e le previsioni possono evolvere da esercizi trimestrali a processi continui.

4. Allineamento aziendale migliorato: Poiché xP&A collega le informazioni da tutti gli angoli dell'azienda per creare un piano integrato, l'impresa diventa più allineata. Gli obiettivi strategici possono essere collegati ad attività che guidano i risultati desiderati. Inoltre, i leader possono visualizzare e analizzare rapidamente l'impatto di modifiche o interruzioni.

5. Maggiore agilità: Le organizzazioni che adottano xP&A possono rendere più efficienti processi come la definizione degli obiettivi e la pianificazione degli scenari. Ciò è particolarmente importante in quanto le organizzazioni esplorano nuovi modelli di business digitali e affrontano incertezze o volatilità economiche.

6. Maggiore collaborazione e responsabilità: Quando l'intera organizzazione utilizza gli stessi dati e gli stessi presupposti, possono lavorare insieme sulla pianificazione aziendale in modo più efficace. La trasparenza conferita dai dati condivisi illustra come le attività di una funzione impattano su quelle di un'altra, promettendo una maggiore responsabilità.

7. Previsioni più accurate: I processi e gli strumenti di xP&A integrati possono fornire previsioni di qualità superiore che incorporano i dati chiave di tutti gli stakeholder aziendali. Quando le previsioni sono più accurate, i leader possono rispondere alle variazioni in modo più efficace.

8. Scalabilità: La chiarezza e le informazioni fornite dal modello di dati unificato di xP&A possono consentire a un'azienda di crescere con i propri dati. Considera gli enormi volumi di dati generati dal marketing digitale su clienti e potenziali clienti, o dalle tecnologie dell'internet delle cose sulle macchine industriali negli stabilimenti (solo un esempio di potenziale utilizzo dell'IoT).

9. Identificazione più semplice di opportunità e rischi: Grazie alla maggiore visibilità, i leader possono identificare più rapidamente i miglioramenti in termini di costi o efficienza, opportunità di crescita e rischi emergenti. La modellazione degli scenari può essere utilizzata per simulare i risultati delle modifiche proposte o previste.

6 passaggi per la transizione a xP&A

La pianificazione e l'analisi estese possono essere l'evoluzione logica di FP&A, ma ampliando l'uso di questi processi, dati e strumenti al di là della funzione finanziaria richiedono un'attenta pianificazione e pianificazione. Le organizzazioni che desiderano introdurre xP&A possono adottare una serie di passaggi per aumentare la probabilità di successo dell'adozione in tutta l'azienda:

1. Ottieni il consenso. L'evoluzione da FP&A a xP&A richiede il supporto del team esecutivo e della leadership di reparto. La finanza deve assicurarsi che tutti comprendano non solo il proprio ruolo in questi nuovi processi, ma anche i vantaggi che xP&A può fornire loro.

2. Sviluppa una strategia xP&A. La finanza deve creare un piano su come guiderà l'estensione di FP&A in tutta l'azienda. Dovrebbe inoltre sviluppare una strategia per il coordinamento continuo della pianificazione continua e della gestione delle prestazioni, integrare gli input delle principali parti interessate.

3. Ripensare i dati e l'architettura. Un "lift and shift" dei sistemi esistenti potrebbe non essere sufficiente per realizzare tutti i vantaggi di xP&A. Determina quali strumenti e capacità digitali consentiranno gli obiettivi xP&A dell'organizzazione. Probabilmente sarà necessario apportare modifiche all'architettura per integrare tutti i dati aziendali rilevanti in un'unica piattaforma. Sarà anche importante tenere conto di maggiori requisiti di gestione dei dati.

4. Decidi i dati e le metriche chiave. Finance può collaborare con altri reparti e unità aziendali per capire quali dati sono più importanti sia per le loro prestazioni operative che per i risultati finanziari, quali modifiche potrebbero essere apportate e, in definitiva, quali metriche incorporare in xP&A.

5. Investire nella gestione del cambiamento. L'implementazione di xP&A richiede cambiamenti da parte di tutti i soggetti coinvolti, da dirigenti e membri del consiglio di amministrazione a manager e utenti, per non parlare del reparto IT. Non lesinare sulla gestione del cambiamento e sulla comunicazione durante il processo di distribuzione di xP&A.

6. Piano per il miglioramento continuo. I processi xP&A possono essere ampliati e migliorati nel tempo. L'adozione di un approccio di prova e apprendimento può consentire un maggiore successo in quanto le organizzazioni ridimensionano l'uso di xP&A a diverse funzioni, unità aziendali o aree geografiche.

   

Integrazione di xP&A con ERP

Le aziende che passano a xP&A richiederanno determinate capacità tecnologiche per supportare il loro nuovo approccio alla pianificazione a livello aziendale.

• Pianificazione e dati integrati: Avranno bisogno di una soluzione di pianificazione e budgeting che estragga automaticamente dati accurati e aggiornati dal loro sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Ciò garantisce che i dati siano in un unico posto e visibili a tutti, aumentare la collaborazione e la responsabilità.

• Supporto per più tipi di pianificazione: Poiché xP&A si estende a tutte le funzioni aziendali, i sistemi finanziari devono supportare le diverse esigenze delle diverse aree operative, nonché il budget sia a livello aziendale che dipartimentale all'interno di una collaborazione, soluzione scalabile. Dovranno supportare la pianificazione della forza lavoro per le risorse umane, pianificazione delle vendite e pianificazione della domanda. Una soluzione di gestione delle prestazioni aziendali può offrire soluzioni mirate per migliorare e gestire i processi di pianificazione nelle vendite, marketing, risorse umane, IT e funzioni della catena di fornitura.

• Rilevamento unificato dei dati: xP&A richiede il tipo di modello di dati unificato fornito da ERP, rendendo la scoperta dei dati più facile e intuitiva.

• Reportistica automatizzata, strumenti di visualizzazione e pianificazione predittiva: I team FP&A più efficaci hanno maggiori probabilità di disporre di report automatizzati, visualizzazione dei dati e capacità predittive. Quando questi sono integrati in sistemi e processi, i dipartimenti finanziari possono offrire cicli di pianificazione più rapidi, modelli più sofisticati e previsioni più accurate per il business.

Conclusione

Finance si trova in una posizione unica e preziosa per guidare la pianificazione e l'analisi estese e continue per l'intera azienda, aiutando a guidare decisioni e risultati migliori. Ci sono certamente sfide nell'evoluzione dai tradizionali processi di pianificazione finanziaria e da fonti di dati disparate per creare dati più integrati, sistemi e processi richiesti da xP&A. Ma quelle organizzazioni che affrontano questi problemi e integrano xP&A nelle loro attività possono elevare il ruolo della finanza in quanto consentono il miglioramento delle prestazioni aziendali, in tutta l'azienda.