Pianificazione e analisi finanziaria (FP&A):Pratiche,

ruoli, responsabilità, e funzioni

Che cos'è la pianificazione e l'analisi finanziaria (FP&A)?

I professionisti della pianificazione e dell'analisi finanziaria (FP&A) possiedono la pianificazione finanziaria, processo di budgeting e forecasting in un'azienda per informare le principali decisioni prese dal team esecutivo e dal consiglio di amministrazione. Questi dipendenti raccolgono, preparare e analizzare i dati finanziari di tutta l'organizzazione per creare report che forniscano risposte basate sui dati alle domande aziendali. La funzione FP&A sta diventando sempre più lungimirante. Sta usando le migliori pratiche per concentrarsi non solo su cosa è successo o cosa sta succedendo, ma sul perché sta succedendo e cosa è probabile che accada in futuro.

Un direttore o analista di FP&A dovrebbe essere un partner commerciale per l'intera organizzazione, lavorando a stretto contatto con diverse unità aziendali, e un consulente strategico del CFO o controller. Questi professionisti aiutano i leader del dipartimento finanziario a mantenere e mitigare i costi aggiuntivi identificando opportunità di efficienza, risparmio e investimento.

Il ruolo di FP&A si è evoluto negli ultimi anni. Nel passato, Gli analisti di FP&A si sono concentrati sulla registrazione e sulla rendicontazione dei risultati finanziari e sull'utilizzo dei dati finanziari storici per estrapolare vendite e guadagni futuri. Ma il flusso di dati disponibili oggi e la tecnologia che aiuta gli analisti a utilizzarli ha consentito a FP&A di passare da un lavoro più reattivo a fornire previsioni e analisi approfondite che influenzano direttamente la direzione dell'azienda.

FP&A è diverso dalla contabilità in quanto si concentra su dati lungimiranti e tenta di anticipare i risultati futuri, mentre la contabilità esamina le informazioni passate e storiche per determinare lo stato finanziario attuale di un'azienda.

Competenze FP&A

Un analista o un direttore di FP&A deve eccellere in matematica e avere appetito per i numeri. Non sorprende quindi che molte persone in questo ruolo siano ex contabili. Ma i professionisti in questo campo devono anche sentirsi a proprio agio nell'immergersi in insiemi di dati complessi e vari dalle vendite, marketing, risorse umane e operazioni.

I fogli di calcolo sono uno strumento essenziale per analizzare tali dati, quindi i dipendenti FP&A devono essere esperti con Microsoft Excel o uno strumento simile. Devono conoscere le formule ei processi che consentiranno loro di aggregare e manipolare i dati grezzi per produrre report chiave. Dovrebbero conoscere le basi dei sistemi ERP, capire come questo software può automatizzare i rapporti e assistere con rapporti e analisi più complessi.

Poiché i membri del team FP&A devono comunicare e collaborare con i colleghi di tutta l'organizzazione, dovrebbero avere forti capacità di partnership commerciale. Le capacità di collaborazione aziendale includono la capacità di lavorare bene con gli altri e comprendere le loro priorità e obiettivi aziendali, costruire una profonda conoscenza dell'azienda e dei suoi processi, e trasformare frotte di informazioni in report facilmente comprensibili. Finalmente, FP&A richiede capacità esemplari di problem solving, poiché questi dipendenti devono superare le sfide inerenti al consolidamento e alla riconciliazione dei dati finanziari.

Responsabilità FP&A

• Conto economico: Il team FP&A è responsabile di mettere insieme le dichiarazioni di profitti e perdite (P&L), rapporti del consiglio di amministrazione e rapporti di gestione come rapporti di varianza, che tengono traccia del budget rispetto alla spesa effettiva per reparto, e rendiconti finanziari. La finalizzazione di queste dichiarazioni richiede la raccolta di dati da diversi reparti (quindi le capacità di partnership commerciale) e quindi la verifica e il consolidamento di tali informazioni. Il team FP&A lo utilizza per calcolare i principali indicatori finanziari che appariranno in queste dichiarazioni, come il rapporto debito/capitale netto e il rapporto corrente.
• Margini di profitto: I professionisti di FP&A spesso scavano nei rendiconti finanziari per capire quali linee di prodotti o servizi hanno il margine di profitto più alto o contribuiscono maggiormente all'utile netto. Allo stesso modo, possono abbattere i costi e le entrate o i profitti generati da ciascun dipartimento all'interno dell'azienda. Un altro dovere comune dei membri del team FP&A è valutare gli investimenti di un'azienda con il suo capitale circolante e trovare nuove opportunità di investimento.
• Budget: Le responsabilità più lungimiranti di FP&A includono la pianificazione del budget e la previsione delle prestazioni finanziarie future dell'azienda. Il budget richiede l'analisi dei report finanziari per determinare come allocare il denaro. La previsione richiede la creazione di modelli finanziari che tengano conto delle tendenze all'interno dell'azienda e dell'industria e dell'economia in generale che possono influire su entrate e profitti. Un'impresa più piccola può prevedere tra 4-8 mesi, mentre un'impresa più grande potrebbe guardare 1-3 anni nel futuro. La pianificazione e le previsioni non sono solo un evento annuale o trimestrale:sempre più aziende sono passate alla pianificazione continua e alle previsioni continue, valutando regolarmente gli ultimi numeri per apportare modifiche.
• Pianificazione dello scenario: Un tipo di modellazione finanziaria è la pianificazione di scenari, un processo in cui i dipendenti FP&A mappano il caso migliore, scenari previsti e peggiori collegando numeri diversi per le vendite e il volume degli ordini per vedere come avrebbe un impatto sulla posizione finanziaria dell'azienda. Sulla base di tali risultati, il team è in grado di identificare i passi da intraprendere in risposta a diversi risultati, preparare meglio un'azienda per il futuro:i team FP&A "estremamente o molto efficaci" avevano maggiori probabilità di avere capacità predittive, secondo un sondaggio di AFP/APQC. Queste proiezioni possono anche aiutare a pianificare le spese in conto capitale e altri investimenti.
• Reportistica ad hoc: Questi rapporti su richiesta, tipicamente richiesto dal CFO o controller, spesso forniscono uno sguardo più dettagliato su un determinato KPI o dipartimento aziendale. Un analista o un direttore potrebbe aver bisogno di estrarre numeri da vari rapporti più ampi per scoprire le informazioni specifiche richieste dal dirigente. Questa segnalazione e modellazione, soprattutto se fatto frequentemente, fornisce al team FP&A le informazioni di cui ha bisogno per fornire tempestivamente, raccomandazioni accurate e attuabili al senior management.

Costruire un team FP&A efficace

Ogni azienda ha un contabile, ma molti non hanno qualcuno dedicato a FP&A. La struttura del team FP&A varia notevolmente:in una piccola azienda, questa funzione potrebbe essere solo un aspetto del lavoro di una persona, come il controllore, mentre un'organizzazione più grande potrebbe avere dozzine di dipendenti FP&A.

FP&A è in genere un ruolo a cui un'organizzazione aggiunge personale man mano che diventa più complesso con più sedi, controllate, dipartimenti o operazioni internazionali. Questo spiega perché alcune aziende stanno appena iniziando a creare risorse e personale FP&A, mentre altri hanno team ad alte prestazioni che forniscono regolarmente report strategici al C-suite.

Un'azienda che cerca di aggiungere questa funzione potrebbe spostare un dirigente contabile esistente affamato di una nuova sfida in FP&A. La comprensione da parte di quella persona degli aspetti unici del business e della conoscenza storica dovrebbe dare loro un vantaggio nel loro nuovo ruolo. Se un'azienda adotta questo approccio, dovrebbe seriamente considerare di pagare per questa persona per diventare un professionista certificato di pianificazione e analisi finanziaria aziendale attraverso l'Associazione per i professionisti finanziari (AFP). La maggior parte dei leader FP&A ha questa certificazione, e se un noleggio esterno ha più senso, cerca qualcuno che abbia questa credenziale.

Una tipica struttura di team FP&A in un'azienda con uno o due dipendenti FP&A li fa riferire al CFO. Quando un'organizzazione costruisce il proprio team, può aggiungere un direttore di FP&A che riporta al CFO e più analisti FP&A che riportano al direttore.

Tre ruoli dei team FP&A

Sebbene i titoli di lavoro e i ruoli dei membri del team FP&A varieranno in base all'azienda, ecco i titoli comuni e le rispettive responsabilità:

Analista finanziario aziendale

• Analizza i dati finanziari e utilizza i modelli finanziari per le previsioni.
• Tieni traccia dei ricavi e del margine lordo per unità di business e delle spese per centro di costo.
• Preparare rapporti sulla performance finanziaria adattati alle esigenze della leadership.
• Valuta le prestazioni finanziarie confrontando e analizzando i risultati effettivi con piani e previsioni.
• Studia e analizza tendenze e previsioni per informare le azioni consigliate.
• Stabilire politiche e procedure che guidano l'analisi dei costi.

Responsabile FP&A

• Lavorare a stretto contatto con il team dirigenziale per formulare piani finanziari e strategici a breve e lungo termine.
• Analizza i risultati finanziari e operativi per comprendere meglio la salute finanziaria generale dell'azienda.
• Valuta i budget precedenti e collabora con i leader delle unità aziendali per costruire i loro budget e previsioni annuali.
• Produrre modelli per proiettare una crescita a lungo termine, tenendo conto dei fattori che influiranno sulle prestazioni.
• Fornire analisi e commenti dettagliati sulle prestazioni di un prodotto o reparto.
• Comunicare risultati e raccomandazioni al senior management che porteranno alla generazione di entrate, riduzione dei costi e operazioni più efficienti.

Direttore di FP&A/Vice Presidente di FP&A

• Possedere il processo di redazione del bilancio e dei modelli finanziari, compresa la pianificazione degli scenari.
• Definire i processi per mensili, budget finanziario trimestrale e annuale, previsione e pianificazione a lungo termine.
• Guida e migliora i rapporti di gestione esistenti affinché siano più precisi e tempestivi.
• Analizza i risultati finanziari per determinare i punti chiave e le raccomandazioni per il senior management.
• Conduzione di modelli finanziari e reportistica ad hoc per progetti speciali.
• Collabora con l'IT e l'organizzazione più ampia per migliorare le previsioni attraverso l'automazione e l'ottimizzazione del sistema.

Funzioni chiave FP&A

Pianificazione a breve e lungo termine Budget e pianificazione Reporting di gestione Previsione Rapporti e analisi ad-hoc Raccogliere e compilare i dati per i rendiconti economici. Crea un budget fisso per un periodo specifico (in genere un anno). Unisciti mensilmente, rapporti trimestrali e annuali sul budget vs. effettivo e flusso di cassa. Utilizza i dati storici per prevedere le prestazioni finanziarie nei prossimi 4-12 trimestri. Raccogli rapidamente dati per analisi e report ad hoc durante tutto l'anno. Consolidare i piani di vari reparti e comunicare il piano finalizzato. Monitorare l'esecuzione mensile del piano, comprese le entrate e le spese, flusso di cassa atteso e riduzione del debito. Aggrega e analizza i dati finanziari e operativi per raccogliere informazioni che orientano il processo decisionale. Ri-prevedere i prossimi 12 mesi alla fine di ogni trimestre per la previsione continua. Formulare raccomandazioni alla direzione in base ai risultati. Eseguire la pianificazione degli scenari in base a diverse ipotesi. Adeguare il piano in base alle prestazioni effettive e ad altri sviluppi. Presentare relazioni ai dirigenti e/o al consiglio di amministrazione.

Di quali strumenti ha bisogno FP&A?

La sfida principale che i team FP&A devono affrontare è la raccolta dei dati. I team FP&A trascorrono il 75% del loro tempo a raccogliere ed elaborare dati, secondo il sondaggio dell'AFP, in parte perché molti non hanno accesso ai sistemi di origine. Stanno ancora affogando in uno tsunami di fogli di calcolo Excel, che sono soggetti a errori, spesso lenti nell'elaborazione dei dati e limitano la collaborazione. Inoltre, molti dirigenti senior che dovrebbero trarre posizioni strategiche dalle intuizioni di FP&A non si fidano dei dati o dell'analisi abbastanza da lasciare che guidino il loro processo decisionale.

Team FP&A che si affidano a fogli di calcolo per gestire la pianificazione, il budget e le previsioni fanno fatica a tenere il passo con il loro crescente elenco di responsabilità. Una soluzione di pianificazione e budgeting che estrae i dati in tempo reale dall'ERP e conserva tutte queste informazioni in una, luogo accessibile rende più facile il lavoro dei professionisti di FP&A aumentando il loro valore.

Meno tempo FP&A dedica alla ricerca e all'aggregazione di dati o all'invio di e-mail, più tempo può dedicare all'analisi e alla creazione di report. Non sorprende che il sondaggio AFP abbia indicato che le organizzazioni FP&A "molto o estremamente efficaci" erano "significativamente più propense" a disporre di strumenti di reporting e visualizzazione dei dati automatizzati. Ciò si traduce in cicli di pianificazione più rapidi, modellazione più sofisticata, previsioni più accurate e una migliore pianificazione predittiva che guida il successo duraturo.

NetSuite Planning and Budgeting è integrato con NetSuite ERP, quindi tira automaticamente in modo accurato, informazioni aggiornate ed elimina la dipendenza del team FP&A dai fogli di calcolo. Poiché tutti questi dati sono in un unico posto e visibili a tutti coloro che ne hanno bisogno, non ci sono preoccupazioni nel guardare dati o rapporti obsoleti. Questa accessibilità aumenta la collaborazione e la responsabilità, rendendo più facile ottenere input significativi e facilitando la pianificazione a livello aziendale e dipartimentale.

Le caratteristiche della soluzione NetSuite Planning and Budgeting includono la modellazione di entrate e spese, flussi di lavoro di approvazione e reporting gestionale. La soluzione offre una potente pianificazione predittiva che utilizza dati storici e modelli statistici specifici del settore per prevedere i risultati futuri, migliorare l'accuratezza delle previsioni. In definitiva, NetSuite Planning and Budgeting consente ai membri del team FP&A di diventare i preziosi partner commerciali che dovrebbero essere.

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