Statistiche sui salari delle piccole imprese:numeri che devi conoscere

pre-COVID, le piccole imprese rappresentavano la stragrande maggioranza dei datori di lavoro statunitensi. Sebbene queste società siano state colpite in modo sproporzionato dalle chiusure, coloro che sono rimasti aperti e hanno potuto usufruire del programma CARES Act Payroll Protection Program hanno dovuto affrontare una benedizione mista:potevano mantenere i loro dipendenti, ma il processo del libro paga è diventato ancora più complesso.

Infatti, per le piccole imprese, il libro paga è tradizionalmente sia uno dei maggiori costi operativi e uno degli oneri amministrativi più pesanti, soprattutto per le aziende che gestiscono manualmente le paghe. E per una buona ragione:gli errori possono comportare sia rigide sanzioni IRS che dipendenti infelici.

Le frequenti modifiche alle norme fiscali e ad altri regolamenti rendono ancora più difficile l'elaborazione delle buste paga, soprattutto per le piccole imprese che continuano a essere colpite dal COVID-19. Un modo per gestire la complessità consiste nell'utilizzare software o servizi per il libro paga per automatizzare i calcoli e i pagamenti del libro paga, ridurre i grattacapi amministrativi e aumentare la precisione.

Le piccole imprese impiegano molti americani

Le piccole imprese rimangono la linfa vitale dell'economia degli Stati Uniti, anche se devono affrontare sfide. L'occupazione è diminuita, in media, 27% per le imprese con meno di 500 dipendenti e circa il 28% per le imprese con meno di 50 dipendenti tra metà febbraio e metà aprile 2020, secondo uno studio della National Academy of Science degli Stati Uniti.

Il settore nasce da un punto di forza, secondo la US Small Business Administration. A partire da dicembre 2019:

• I 31,7 milioni di aziende con meno di 500 dipendenti rappresentavano il 99,9% di tutte le imprese statunitensi.
• Le piccole imprese impiegavano 60,6 milioni di lavoratori statunitensi, il 47,1% della forza lavoro del settore privato.
• Le piccole imprese hanno rappresentato il 65% della crescita dell'occupazione tra il 2000 e il 2019, creando 10,5 milioni di nuovi posti di lavoro netti rispetto ai 5,6 milioni di nuovi posti di lavoro creati dalle grandi imprese.

Queste aziende sono state colpite da forze al di fuori del loro controllo, e la maggior parte aveva meno di un mese in contanti di riserva, per McKinsey. Coloro che sopravviveranno e torneranno a livelli occupazionali paragonabili alla fine del 2019 avranno dimostrato la loro resilienza.

Scopri di più:

Atti della National Academy of Sciences degli Stati Uniti:L'impatto di COVID-19 sui risultati e sulle aspettative delle piccole imprese

U.S. Small Business Administration Office of Advocacy:profilo delle piccole imprese 2020 (pdf)

U.S. Small Business Administration Office of Advocacy:domande frequenti (pdf)

McKinsey &Co.:l'effetto del COVID-19 sui posti di lavoro nelle piccole imprese negli Stati Uniti

Statistiche sui salari per settore

Le piccole imprese operano in tutti i settori dell'economia statunitense; il grafico sottostante mostra i primi 12 settori con il maggior numero di piccole imprese a partire dal 2017, secondo il Gruppo Innovazione Economica.

Le 12 migliori industrie di piccole imprese

Settore Numero di piccole imprese con dipendenti Numero totale di dipendenti Numero medio di dipendenti per impresa Professionale, Servizi scientifici e tecnici 807, 932 5, 190, 980 6.4 Costruzione 700, 393 5, 373, 702 7.7 Altri servizi 695, 268 4, 697, 878 6.8 Assistenza sanitaria e sociale 650, 689 8, 984, 159 13.8 Commercio al dettaglio 645, 685 5, 526, 296 8.6 Vitto e alloggio 537, 443 8, 542, 661 15.9 Amministrazione e supporto e gestione e bonifica dei rifiuti 343, 791 3, 754, 463 10.9 Immobili e locazioni e leasing 308, 106 1, 451, 546 4.7 Produzione 244, 098 5, 039, 772 20.6 Finanza e Assicurazioni 236, 657 1, 909, 993 8.1 Trasporto e magazzinaggio 182, 688 1, 685, 388 9.2 Arti, Divertimento, e ricreazione 129, 287 1, 428, 531 11

Fonte:EIG Small Business Quota di occupazione per settore

Imprese che si occupano di sanità e assistenza sociale, compresi studi medici e servizi sociali, ha impiegato la maggior parte dei lavoratori di qualsiasi settore nel 2017, quasi 9 milioni. Aziende coinvolte nei servizi di alloggio e ristorazione, compresi hotel e ristoranti, è arrivato in un secondo vicino, con 8,5 milioni di lavoratori.

L'U.S. Census Bureau Small Business Pulse Survey riporta che i cinque settori più colpiti dal COVID sono stati l'alloggio e i servizi di ristorazione, arte e ricreazione, servizi educativi, sanitario e manifatturiero. Ancora, molte nicchie di servizi professionali hanno tenuto le proprie, e la domanda di alloggi ha mantenuto forte la costruzione.

Scopri di più:

Gruppo per l'innovazione economica:quota di occupazione delle piccole imprese per industria

Ufficio del censimento degli Stati Uniti:sondaggio sul polso delle piccole imprese

Buste paga e i tuoi dipendenti

Proprio come le piccole imprese hanno scoperto che il denaro a disposizione era la chiave per la sopravvivenza, pagare i dipendenti in modo accurato e puntuale è fondamentale. Quasi il 70% dei dipendenti che hanno partecipato a un sondaggio dell'American Payroll Association ha affermato che sarebbe difficile rispettare i propri obblighi finanziari se i loro stipendi venissero posticipati di una settimana.

La buona notizia è che il 93% dei dipendenti ha affermato che i propri stipendi vengono sempre consegnati in tempo, sebbene solo il 60% sia "molto certo" che le detrazioni dello stipendio e la retribuzione netta siano corrette; un ulteriore 27% è "abbastanza certo".

Una cosa di cui la maggior parte non deve preoccuparsi è tenere al sicuro i propri stipendi:una grande maggioranza, 93%, dei dipendenti statunitensi sono pagati tramite deposito diretto.

Il deposito diretto è efficiente, e i dipendenti possono accedere rapidamente ai propri soldi anche se lavorano da casa o sono in viaggio. Ciò è particolarmente importante dato l'aumento del numero di lavoratori remoti. Un sondaggio Gallup ha rilevato che il 62% dei dipendenti ha lavorato da casa durante la pandemia di COVID-19, e la maggior parte di loro, 59%, hanno affermato che preferirebbero continuare a lavorare da remoto dopo la fine della pandemia.

Scopri di più :

American Payroll Association:sondaggio sui pagamenti in America

Nacha:come funziona il deposito diretto

Gallup:i lavoratori statunitensi alla scoperta dell'affinità per il lavoro a distanza

Tempo e denaro sprecati

L'elaborazione delle buste paga è impegnativa e complessa, e può richiedere molto tempo. I datori di lavoro devono accuratamente trattenere e pagare federali, tasse statali e locali, nonché eventuali detrazioni per benefici. Aggiungendo a tale complessità, le leggi fiscali cambiano frequentemente.

Nessuna sorpresa, poi, che quasi un quarto delle piccole imprese afferma che le tasse sui salari sono il loro più grande onere fiscale, secondo l'indagine sulla tassazione della National Small Business Association. Circa un terzo delle piccole imprese intervistate dedica più di sei ore al mese alla gestione interna delle buste paga, mentre un terzo delle aziende con cinque o più dipendenti dedica più di sei ore al mese alla gestione interna delle imposte sui salari.

Le modifiche alle circostanze dei dipendenti creano continuamente nuovo lavoro amministrativo sui salari. Quasi il 25% dei dipendenti ha completato nuovi moduli W-4 nel 2020, secondo l'indagine sull'ottenimento dei pagamenti in America dell'APA, e la maggior parte di questi lavoratori lo ha fatto perché voleva cambiare la propria ritenuta fiscale o perché la propria situazione finanziaria era cambiata.

Le fluttuazioni dell'occupazione combinate con le interruzioni delle entrate possono causare seri problemi di flusso di cassa:oltre il 60% delle piccole imprese registra deflussi di cassa fluttuanti a causa di cambiamenti nell'occupazione, secondo JPMorgan Chase. Eppure solo la metà delle piccole imprese ha abbastanza liquidità per continuare a operare per più di 15 giorni se le entrate vengono interrotte, e le aziende con flussi di cassa irregolari hanno più del doppio delle probabilità di essere costrette a chiudere definitivamente, per inseguimento.

Scopri di più:

NSBA:Indagine 2018 sulla tassazione delle piccole imprese (pdf)

JPMorgan Chase &Co.:una prospettiva del flusso di cassa nel settore delle piccole imprese

Sanzioni sui salari

Gli errori del libro paga possono essere costosi, e non solo in termini di morale. Le aziende possono subire multe salate per non aver pagato correttamente i lavoratori o per aver pagato in ritardo le tasse sui salari.

• Solo nel 2019, l'IRS ha imposto quasi 5 milioni di sanzioni relative alle imposte sui salari, per un totale di 13,7 miliardi di dollari.
• Un errore comune è la classificazione errata dei lavoratori. Studi a livello statale mostrano che dal 10% al 20% dei datori di lavoro classificano erroneamente i lavoratori come appaltatori indipendenti, per l'Istituto di politica economica.

Perché correre questa possibilità? Le aziende devono pagare il 50% delle tasse di Social Security e Medicare per i dipendenti, ma non per gli appaltatori. Anche i dipendenti non esenti hanno diritto al salario minimo e agli straordinari retribuiti. Tuttavia, se un'azienda classifica erroneamente i lavoratori, può essere soggetto a sanzioni, oltre a dover pagare tasse e salari potenzialmente aggiuntivi.

Scopri di più:

IRS:Data Book 2019 (pdf)

Istituto di politica economica:errata classificazione dell'appaltatore (in)dipendente

Automazione nel libro paga

La gestione manuale delle buste paga utilizzando i fogli di calcolo è laboriosa, soggetto a errori e sempre più impraticabile man mano che l'azienda cresce. Le piccole aziende possono aumentare la precisione, efficienza e contribuiscono a creare un ambiente positivo per i dipendenti automatizzando l'elaborazione delle buste paga utilizzando un software interno o un servizio in outsourcing.

Quando si sceglie una soluzione per il libro paga, le piccole imprese sono, Certo, preoccupato per il prezzo. Ma altre aree che possono rendere i loro team finanziari più produttivi includono gli aggiornamenti automatici man mano che le leggi fiscali cambiano e la capacità di integrarsi con i fornitori di benefici dell'azienda, in modo che le detrazioni in busta paga vadano direttamente a coprire quei costi.

Oltre all'automazione, il calcolo del costo del personale dovrebbe soppesare la gestione interna degli stipendi rispetto all'outsourcing. Le piccole imprese dovrebbero anche cercare un portale intuitivo e sicuro in cui i dipendenti possano controllare la propria retribuzione e gestire i benefici online.

• Sono quasi 300, 000 servizi di libro paga e contabilità negli Stati Uniti, secondo IBISWorld.
• Più della metà delle piccole imprese paga un'impresa esterna per preparare il proprio libro paga, secondo l'indagine fiscale NSBA.
• La maggior parte delle piccole imprese nell'indagine sulla tecnologia e le piccole imprese 2019 della NSBA gestisce i propri libri paga online.
• Un altro rapporto IBISWorld prevede che le vendite negli Stati Uniti di software per le risorse umane e per il libro paga cresceranno dell'8,7% nel 2020 per raggiungere i 10,8 miliardi di dollari. Le vendite sono aumentate in media di oltre il 10% annuo tra il 2015 e il 2020.

Scopri di più:

IBISWorld:servizi di libro paga e contabilità negli Stati Uniti

NSBA:Sondaggio 2019 sulla tecnologia e le piccole imprese

IBISWorld:software per risorse umane e paghe negli Stati Uniti

Movimenti intelligenti per il libro paga

Le piccole imprese spesso iniziano utilizzando un pacchetto di contabilità e gestendo manualmente le buste paga o con sistemi di gestione del tempo e buste paga separati. Però, l'elaborazione manuale delle buste paga è laboriosa e soggetta a errori. E, utilizzando più sistemi per la contabilità, la gestione del libro paga e del tempo può rendere più difficile l'analisi e la previsione dei costi in tutta l'azienda.

Il passaggio da più sistemi di contabilità e buste paga a un'unica suite software integrata generalmente consente di risparmiare denaro e semplifica l'analisi dei costi, come dimostrano numerosi casi di studio.

Forniture per traslochi N&N, un'azienda a conduzione familiare che fornisce attrezzature a traslochi professionisti, ha trasferito le proprie esigenze di contabilità e retribuzione a NetSuite per gestire meglio la crescita aziendale. Passando da QuickBooks per la contabilità e un sistema di gestione delle paghe separato alla soluzione integrata di NetSuite, N&N è riuscita a ridurre i tempi di elaborazione delle buste paga dell'84%, bilanciare i conti più velocemente e migliorare la precisione.

Quando le scuole comunitarie di St. Hope hanno aggiunto SuitePeople HR e Payroll alla sua soluzione NetSuite, ha ridotto il tempo necessario per elaborare il libro paga da 15 ore a due ore. In precedenza, i dipendenti monitoravano le ore e le tariffe sui fogli di calcolo.

Finalmente, Chicago gomma e sigillo, un distributore di parti per motori marini e altri prodotti, ha scoperto che il passaggio da QuickBooks a NetSuite ha consentito all'azienda di smettere di utilizzare un servizio di buste paga separato, risparmiando $ 150 al mese. È stato anche in grado di monitorare meglio il flusso di cassa.

Come molte piccole aziende hanno imparato, il libro paga può essere un compito complesso e dispendioso in termini di tempo, soprattutto se lo gestisci manualmente. Per di più, le sanzioni per errori del libro paga possono essere severe. Però, l'automazione dell'elaborazione delle buste paga può ridurre i grattacapi amministrativi e aumentare la precisione. I tuoi dipendenti apprezzeranno lo sforzo.