Gestione delle note spese T&E:best practice e suggerimenti

Ricordi quando le note spese si concentravano sul rimborso dei dipendenti per le spese di viaggio? Mentre la pandemia di COVID-19 ha messo il kibosh sulla maggior parte dei viaggi, non ha eliminato la necessità di rapporti T&E. Con il passaggio al lavoro a distanza, le aziende utilizzano sempre più i loro sistemi T&E come strumento per rimborsare un nuovo pacchetto di spese, come acquisti per allestire uffici domestici, Internet più veloce, anche la consegna del cibo.

Sebbene la gestione dei rapporti e della documentazione di accompagnamento sia stata tradizionalmente un processo ad alta intensità di lavoro e relativamente costoso, le migliori pratiche combinate con l'automazione possono semplificare l'attività e ridurre i costi, migliorando al contempo la conformità con le politiche di spesa.

Cosa significa T&E?

T&E è l'abbreviazione di "viaggi e spese" o "viaggi e intrattenimento". Il termine si applica alle spese aziendali che i dipendenti pagano di tasca propria o con carta aziendale; l'azienda successivamente rimborsa i dipendenti per tali spese o paga l'estratto conto della carta di credito una volta che il dipendente ha presentato la documentazione appropriata.

T&E copre un'ampia varietà di spese aziendali, dalla cena con i clienti ai servizi di telefonia mobile. Tipicamente, include elementi come i viaggi aerei, alloggio, i pasti, spese accessorie e trasporto locale. Quando le aziende cercano di ridurre i costi, possono concentrarsi su T&E e cercare modi per rafforzare le politiche di rimborso e migliorare la conformità con esse.

Per esempio, Mastercard riporta che i costi di T&E sono solitamente la seconda spesa indiretta più elevata di un'organizzazione, dietro il lavoro. Tale relazione precisa inoltre che le funzioni contabili, come l'elaborazione delle spese, controllo, compliance e gestione del programma, in media, vanno dall'11% al 23% del costo totale del programma.

Che cos'è una nota spese T&E e cosa contiene?

Le aziende richiedono ai dipendenti di inviare note spese T&E per documentare le spese vive per il rimborso. Le note spese T&E in genere contengono informazioni su ciascuna voce di spesa, come:

• La data in cui è stata sostenuta la spesa.
• Dove è stata sostenuta la spesa, come Joe's Restaurant, Fornitura computer Acme.
• Il cliente o il progetto per il quale è stato acquistato l'articolo, se applicabile.
• Il conto cliente o progetto per il quale fatturare la spesa, se applicabile.
• Il costo dell'articolo.
• Eventuali note aggiuntive:"Cena con Jane Doe per discutere l'ampliamento dell'ambito di lavoro".

Questi campi variano in base al tipo di spesa. Per esempio, i dipendenti che richiedono il rimborso per il servizio Internet da casa potrebbero non includere il cliente/progetto o il numero di conto nei rapporti T&E.

Perché è importante segnalare le spese di T&E?

Le aziende che tracciano efficacemente le spese di T&E tendono a individuare più facilmente violazioni delle policy e frodi, evitare il dolore dell'audit, controllare i costi e rimanere conformi alle regole dell'IRS.

Con la giusta strategia di gestione delle spese, i team finanziari possono monitorare da vicino quanto stanno spendendo in articoli, dai viaggi e intrattenere i clienti agli acquisti da casa, e quindi utilizzare tali informazioni per creare o perfezionare le politiche di spesa e identificare le aree in cui possono ridurre i costi.

Ma controllare i flussi di cassa non è l'unico motivo per padroneggiare T&E.

T&E e tasse

La rendicontazione delle spese T&E è molto importante ai fini fiscali. L'IRS riconosce molte spese aziendali come deducibili dalle tasse purché siano "ordinarie e necessarie", ovvero comune e accettato all'interno del vostro settore o commercio, e utile o appropriato per l'attività.

Però, mentre le spese aziendali legate ai viaggi come voli, alloggio, pasti e chilometraggio sono generalmente deducibili, le aziende devono essere in grado di esibire la documentazione che categorizzi tali spese e ne specifichi lo scopo.

È anche importante notare che dal 2017 Tax Cuts &Jobs Act (TCJA), la maggior parte delle spese di intrattenimento non sono più deducibili dalle tasse. I CFO devono essere in grado di dimostrare che una spesa di intrattenimento si qualifica come un'eccezione se la società viene verificata dall'IRS. Fanno eccezione le spese ricreative per i dipendenti, come feste e spese relative alla partecipazione a riunioni di lavoro o conferenze.

Come puoi segnalare le spese di T&E?

Esistono molti modi per gestire i resoconti di viaggio e spese. Tradizionalmente, le aziende richiedevano ai propri dipendenti di compilare rapporti cartacei, allegare ricevute fisiche e consegnare i moduli compilati all'ufficio contabilità.

Oggi, la maggior parte delle aziende utilizza la tecnologia, dai fogli di calcolo al software di gestione automatizzata delle spese, per gestire le spese. Con il software di rendicontazione delle spese, i dipendenti compilano i moduli di spesa online e allegano le immagini delle ricevute. Il software può anche controllare le spese per la conformità alla politica aziendale e approvarle o negarle automaticamente di conseguenza.

Come posso automatizzare la gestione dei rapporti T&E?

Il modo più semplice per automatizzare la gestione di viaggi e note spese è scegliere una soluzione che offra la possibilità di impostare regole aziendali personalizzate, creare note spese con il minor attrito possibile per i dipendenti, caricare facilmente la documentazione appropriata e quindi tenere traccia dei report durante il loro ciclo di vita. Puoi anche automatizzare i flussi di lavoro di approvazione, integrazione diretta con debiti e pagamenti elettronici.

Idealmente, la soluzione includerà un'app mobile con un semplice, interfaccia intuitiva per facilitare l'invio della documentazione da parte dei dipendenti, da casa per ora ma eventualmente anche in viaggio.

Vantaggi dell'automazione della rendicontazione delle spese T&E

L'automazione delle note spese T&E non avvantaggia solo i dipendenti. Può aiutare i team finanziari a risparmiare tempo al personale, mitigare le frodi e creare audit trail più completi.

I costi dell'elaborazione manuale delle note spese e di viaggio possono aumentare rapidamente:pensate al tempo che i dipendenti dedicano all'inserimento dei dati, revisione dei rapporti per errori e/o non conformità e monitoraggio dell'approvazione dei moduli T&E. Politiche e software e processi di spesa più semplici significano anche che c'è meno lavoro da parte dei team finanziari migliorando la produttività, consentendo un migliore monitoraggio e conformità, massimizzando l'accuratezza e la tempestività della rendicontazione delle spese e migliorando l'esperienza complessiva.

L'automazione della rendicontazione delle spese può anche aiutare le aziende a individuare le frodi. Uno studio dell'Association of Certified Fraud Examiners ha rilevato che i rimborsi spese rappresentano il 21% percento delle frodi nelle aziende con meno di 100 dipendenti. Ciò potrebbe includere resoconti di spesa falsificati, voci duplicate o spese false aggiunte nei report. Le soluzioni di automazione della rendicontazione delle spese consentono alle aziende di definire politiche per le spese ammissibili, scansiona automaticamente le anomalie e segnala le spese non conformi a tali politiche.

Forse è per questo che le frodi T&E scendono all'11% tra le aziende con più di 100 dipendenti, che hanno maggiori probabilità di essere automatizzati rispetto alle aziende più piccole, nonostante i vantaggi di una gestione delle spese ben gestita per le aziende più piccole.

Le soluzioni di automazione delle spese T&E semplificano inoltre ai dipendenti l'invio delle note spese da casa o in viaggio. Per esempio, i sistemi automatizzati di note spese T&E spesso includono la possibilità di scansionare o fotografare ricevute cartacee con un dispositivo mobile.

L'automazione può anche ridurre al minimo gli errori dei dati. Nelle aziende più grandi, i resoconti di viaggio e spese arrivano da una varietà di dipartimenti, per una miriade di progetti. Con tutti quei dati, l'inserimento e l'approvazione manuale dei rapporti T&E possono introdurre incongruenze. L'utilizzo di una soluzione automatizzata consente alle aziende di risparmiare denaro rilevando gli errori prima che si diffondano nel sistema.

Best practice per i rapporti T&E

Se eseguito correttamente, la rendicontazione di viaggi e spese aiuta le aziende a mantenere la conformità con i mandati dell'IRS e ad allocare meglio i propri budget. Ma per farlo, è importante seguire le migliori pratiche per i rapporti T&E. Ecco alcuni dei più importanti:

Semplifica la rendicontazione di viaggi e spese per i dipendenti. Questo non può essere sopravvalutato:se il sistema è difficile da usare per i dipendenti, metteranno i rapporti all'ultimo momento possibile o cercheranno di trovare soluzioni alternative. Quindi non sorprende che uno dei fattori principali per molte aziende che implementano il software T&E sia semplificare il processo di reporting per dipendenti e manager.

Molti CFO sono quindi piacevolmente sorpresi dal payoff per i team finanziari.

Includi funzionalità mobili. La maggior parte dei dipendenti ha telefoni cellulari, quindi ha senso che utilizzino i loro dispositivi per scansionare le ricevute o tenere traccia delle spese in altro modo. Alcune app calcolano anche automaticamente i tassi di cambio utilizzando le date sulle ricevute e aggiungono le tasse locali in base a dove sono state sostenute le spese e dove risiedono i dipendenti.

Creare e comunicare politiche chiare. Per semplificare i rapporti T&E, aiuta ad avere politiche di spesa chiaramente definite. Per esempio, l'azienda potrebbe avere una diaria per i rimborsi dei pasti quando i dipendenti si recano a conferenze. La sfida è comunicare tali politiche ai dipendenti. Coinvolgi i colleghi delle risorse umane in questo sforzo durante lo sviluppo delle politiche.

Definire un flusso di lavoro. Un flusso di lavoro di gestione delle spese delinea chiaramente il percorso che una ricevuta richiede dal momento in cui viene inserita nel sistema di gestione delle spese dell'azienda fino al rimborso del dipendente o al pagamento dell'addebito da parte dell'azienda. Un flusso di lavoro efficace è un elemento critico dell'automazione.

Automatizza il più possibile. L'automazione semplifica e riduce i costi di ciò che è stato tradizionalmente un processo manuale ad alta intensità di lavoro. Può anche migliorare la conformità.

Best practice per la politica T&E

È importante definire le aspettative su come vengono inviati i rapporti, cosa può essere rimborsato e come sarà impostata la catena di approvazione. Per esempio, a quale importo in dollari viene inoltrato un rapporto da un manager di prima linea?

Ancora, I professionisti e i manager delle risorse umane possono aiutare a spiegare e rafforzare le regole utilizzando un linguaggio non ambiguo, poiché è più probabile che i dipendenti rispettino una politica che comprendono.

Per esempio, le aziende devono specificare come i dipendenti prenotano i viaggi (come i siti web, agenzia di viaggi o altri metodi che possono utilizzare) e specificare la classe di hotel preferita, linee guida per il noleggio auto e indennità per i pasti. Le aziende potrebbero anche voler definire regole per aggiungere tempo personale a un viaggio, ad esempio se pagheranno comunque i voli o i soggiorni prolungati in hotel.

La tendenza al lavoro da casa e le preoccupazioni sull'estensione della pista di pagamento hanno aggiunto ancora più complessità.

Le politiche dovrebbero includere criteri specifici per l'approvazione o il rifiuto delle spese e le modalità di rimborso dei dipendenti. Definire quando devono essere presentate le richieste di viaggio, e quali sono le scadenze per la presentazione delle note di viaggio e spese.

Anche il "perché" deve essere parte della politica. Per esempio, l'inclusione dei requisiti dell'IRS per la segnalazione può aiutare a migliorare la conformità perché i dipendenti capiranno la logica di ciò che gli viene chiesto di fare.

Finalmente, Le politiche T&E non possono essere scolpite nella pietra. Rivisitare almeno una volta all'anno, o più spesso in caso di cambiamenti importanti, come un'acquisizione. Non limitarti a guardare la politica T&E; esamina i rapporti del tuo sistema di gestione delle spese per identificare dove stai spendendo più del previsto. Forse puoi risparmiare denaro, ad esempio aggiungendo un nuovo sito di prenotazione viaggi o ampliando l'elenco di hotel accettabili per includere strutture di una catena a basso costo.

5 suggerimenti per la gestione delle spese di T&E

Un'efficace rendicontazione dei viaggi e delle spese può essere ridotta a cinque suggerimenti principali:

1. Rendi più semplice possibile per i dipendenti segnalare i propri T&E
2. Definire politiche chiare per la rendicontazione delle spese T&E.
3. Tieniti aggiornato sulle nuove leggi fiscali per garantire la conformità.
4. Separare le spese di T&E per categoria in caso di audit.
5. Automatizza il più possibile per facilitare il processo e aiutare a prevenire le frodi.

Finalmente, iniziare presto. Anche le startup hanno bisogno di politiche T&E e best practice. Mettendo in atto regole fin dall'inizio, puoi eliminare le cattive abitudini, come consentire la spesa giornaliera oltre ciò che l'IRS consentirà all'azienda di detrarre.