I 13 principali errori sui salari delle piccole imprese e come evitarli

La gestione del libro paga è una delle funzioni più importanti per un'azienda in crescita. Ma è anche sorprendentemente complesso, ed è facile commettere errori che possono avere conseguenze costose e dolorose.

Gli errori comuni del libro paga includono la classificazione errata dei lavoratori, calcolo scorretto degli stipendi, tasse o detrazioni, e maltrattamento del risarcimento per la formazione o infortuni sul lavoro. Questo articolo tratterà alcuni degli errori spesso commessi dalle piccole imprese e come evitarli.

Cosa succede se si commette un errore sul libro paga?

Gli errori del libro paga possono comportare sanzioni pecuniarie sostanziali, così come cause legali e controlli. Potresti dover affrontare un'indagine da parte dell'IRS o del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti, così come gli enti statali e locali. E se i tuoi errori comportano un calcolo errato dei salari o un impatto negativo sui dipendenti, possono danneggiare il morale della forza lavoro che porta a ulteriori problemi come una minore produttività.

Queste potrebbero essere sviste innocenti. Le piccole imprese devono affrontare molte sfide relative al libro paga. Ma ciò non cambia il fatto che gli errori del libro paga sono dannosi per il business e causano danni permanenti, quindi le organizzazioni devono fare tutto il possibile per evitarli. E per farlo, devono essere consapevoli degli errori più comuni che potrebbero commettere.

Principali problemi ed errori relativi alle buste paga

Ecco 13 degli errori più comuni del libro paga delle piccole imprese e come la tua azienda può evitarli.

1. Non classificare correttamente i lavoratori. Ci sono due classificazioni principali da considerare con il tuo personale:se i lavoratori sono appaltatori indipendenti o dipendenti, e se i dipendenti sono esenti o non esenti ai sensi del Fair Labor Standards Act (FLSA).

   A volte può essere difficile determinare se il lavoratore debba essere classificato come dipendente o appaltatore. Il Dipartimento del Lavoro (DOL) offre una guida in sei fasi per aiutarti a determinare la designazione corretta, ma tra i fattori decisivi c'è il periodo di tempo in cui qualcuno lavora per l'azienda, se usano la propria attrezzatura e chi determina il loro programma. In alternativa, puoi presentare il modulo SS-8 per chiedere all'IRS di determinarlo per te. È importante ottenere la classificazione corretta:i dipendenti possono avere diritto al salario minimo e agli straordinari, mentre gli appaltatori no. Se qualcuno è un dipendente, devi pagare la quota del datore di lavoro delle imposte sui salari e trattenere l'imposta sul reddito dalle loro buste paga. L'errata classificazione potrebbe comportare sanzioni oltre alla necessità di rimborsare eventuali imposte con gli interessi.

   I lavoratori esenti dall'FLSA non hanno diritto ad alcune delle tutele previste dalla legge. Per esempio, non sono obbligati per legge a ricevere la retribuzione per gli straordinari. I dipendenti esenti in genere includono dirigenti e alcuni altri dipendenti stipendiati, ma dovresti rivedere attentamente le linee guida del DOL prima di prendere una decisione.

2. Calcolare male gli stipendi degli straordinari. Generalmente, la FLSA richiede alle aziende di compensare i dipendenti non esenti a 1,5 volte (tempo e mezzo) la loro tariffa standard se lavorano più di 40 ore a settimana. Ma alcuni stati impongono requisiti aggiuntivi che possono sostituire la legge federale. Nell'Alaska, California e Nevada, Per esempio, i datori di lavoro devono pagare gli straordinari se i dipendenti lavorano più di otto ore al giorno. Comprendere le leggi locali è fondamentale per evitare sanzioni, interesse, arretrati e potenziali azioni legali.

3. Pagare aliquote fiscali errate. Gli errori fiscali sono uno degli errori più comuni sul libro paga. Questo perché le tasse sui salari sono complicate e cambiano frequentemente. La tua attività potrebbe essere soggetta a normative locali, stato, e tasse federali, ed è necessario tenere traccia dei cambiamenti ad ogni livello. Per di più, le passività fiscali possono essere diverse per i dipendenti che vivono in giurisdizioni diverse.

4. Esecuzione di buste paga in ritardo. I dipendenti si affidano a ricevere i loro stipendi in tempo in modo che possano pagare le proprie bollette. Pagare in ritardo può erodere la fiducia dei dipendenti e causare problemi con le autorità statali. Quindi è importante monitorare il flusso di cassa in modo da avere fondi sufficienti per pagare prontamente i dipendenti il ​​giorno di paga. L'automazione del libro paga con un software o un servizio in outsourcing può essere d'aiuto. Se sorgono problemi, informare i dipendenti il ​​prima possibile in modo che possano pianificare di conseguenza.

5. Pagare importi errati. I dipendenti sottopagati potrebbero essere più comuni di quanto si pensi:nel 2019, il DOL ha raccolto $ 322 milioni di salari dovuti ai lavoratori. Se scopri di aver sottopagato un lavoratore, è meglio correggere immediatamente gli errori per mantenere una relazione positiva ed evitare potenziali reclami e danni alla reputazione. È importante mantenere una documentazione chiara del problema e della sua risoluzione.

   Pagare in eccesso un dipendente può essere un problema più complicato da affrontare. Ancora, registrazioni chiare e complete sono fondamentali. Nessuno vuole sentire di dover rimborsare il proprio datore di lavoro, ma mostrare ai dipendenti una prova chiara dell'errore può essere d'aiuto. Se il pagamento in eccesso è sostanziale, è consigliabile stipulare un accordo con il dipendente per la restituzione del denaro tramite una somma forfettaria o piccole rate.

6. Scarsa pianificazione delle vacanze. È fondamentale pianificare le vacanze e farlo con largo anticipo. Dovrai informare i dipendenti di eventuali chiusure in anticipo. Secondo la legge federale, non sei tenuto a fornire ferie pagate o a pagare gli straordinari dei dipendenti se lavorano in quei giorni federali, anche se molte aziende scelgono di farlo. Ma in ogni caso, è una buona idea pubblicare gli orari delle festività con largo anticipo ed essere chiari su eventuali modifiche associate al libro paga.

   Si noti che se un giorno di paga regolarmente programmato è un giorno festivo, i dipendenti pagati tramite deposito diretto non riceveranno il pagamento fino al giorno successivo. Per garantire che i dipendenti siano pagati in tempo e abbiano i soldi di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno, dovrai programmare il pagamento un giorno lavorativo prima.

7. Non pagare entro il periodo minimo di paga. La maggior parte degli stati ha leggi che determinano la frequenza minima per il pagamento dei dipendenti, come settimanale, semestrale o mensile; in alcuni stati, come la California, la frequenza minima dipende dall'occupazione. La mancata osservanza dei requisiti del tuo stato può portare a multe e possibilmente cause legali dei dipendenti. Il DOL fornisce un grafico che espone chiaramente i requisiti in ogni stato.

8. Confondere il salario lordo contro netto. È importante distinguere tra retribuzione lorda e netta e calcolare di conseguenza i costi aziendali. La retribuzione lorda si riferisce alla retribuzione percepita da tutti i dipendenti al lordo di imposte e detrazioni. Per determinare i costi totali del personale per la tua azienda, dovrai anche tenere conto del contributo del datore di lavoro alle imposte sui salari e di eventuali benefici. La retribuzione netta è l'importo percepito dai dipendenti, dopo le detrazioni federali, stato, e tasse locali, nonché ogni altra ritenuta obbligatoria o facoltativa.

9. Non pagare dipendenti non esenti per cose come la formazione. Generalmente, devi pagare i dipendenti non esenti per le ore che trascorrono frequentando corsi di formazione legati al lavoro o altre attività come la partecipazione a conferenze e riunioni. Ciò include il tempo dedicato alla formazione online relativa al lavoro, anche se svolto al di fuori del normale orario di lavoro. Sotto la FLSA, per un'attività non da considerare parte delle ore lavorate, deve essere volontario, non legato al lavoro, non eseguiti in concomitanza con altri lavori e che si svolgano al di fuori del normale orario.

10. Non mantenere i registri delle buste paga. La mancata conservazione di registri accurati dei dipendenti e delle buste paga può portare a controlli e multe sostanziali:si noti che l'IRS ha multato le società per un totale di 13,7 miliardi di dollari nel 2019 per non aver aderito alle leggi sull'imposta sui salari. L'IRS richiede che tu tenga un registro per tutti i dipendenti, comprese informazioni come gli importi e le date di tutti i salari e le copie dei moduli di ritenuta fiscale W-4. Inoltre, la FLSA richiede che tu conservi informazioni ancora più dettagliate per tutti i dipendenti non esenti, comprese le ore lavorate. Per conformarsi alla FLSA, è necessario conservare tali registri per almeno tre anni.

11. Non pagare il tempo speso per riprendersi dagli infortuni. La maggior parte dei datori di lavoro è tenuta dalla legge statale a portare un'assicurazione contro gli indennizzi dei lavoratori, che paga una parte del salario regolare di un dipendente se è assente dal lavoro mentre si sta riprendendo da un infortunio o una malattia sul lavoro. Inoltre, ai sensi della FLSA, un datore di lavoro è tenuto a risarcire i dipendenti per il tempo che trascorrono nell'attesa e nel ricevere cure mediche nei luoghi di lavoro o su indicazione del datore di lavoro.

12. Mancato aggiornamento sulle leggi sui salari. Molte leggi, a livello federale, livello statale e locale:stabilisci regole su come assumere le persone e pagarle. Oltre alla FLSA, le principali leggi federali includono:

    • La legge sul congedo familiare e medico (FMLA), che dà diritto ai dipendenti idonei fino a 12 settimane di congedo non retribuito per esigenze mediche e familiari.
    • Leggi sulle pari opportunità di lavoro come il Civil Rights Act, che esclude molte forme di discriminazione, e la legge sulla parità retributiva, che richiede che le donne ricevano lo stesso salario degli uomini per lo stesso lavoro.
    • La legge sulla sicurezza e la salute sul lavoro (OSHA), che è progettato per garantire la sicurezza sul lavoro.

    Quando gestisci una piccola azienda, può essere difficile rimanere aggiornati su tutte le leggi pertinenti, soprattutto se non hai risorse umane e competenze legali dedicate. Potrebbe essere utile aderire ad associazioni professionali che tengono traccia delle leggi relative al tuo settore.

13. Dimenticando di affiggere la segnaletica del diritto del lavoro. Per legge, devi pubblicare avvisi che informino i dipendenti dei loro diritti. Per esempio, il DOL richiede al datore di lavoro di pubblicare le disposizioni della FMLA e della FLSA e i passaggi che un dipendente deve seguire per presentare un reclamo. Per aiutare con questo, il DOL ti consiglia di quali poster avrai bisogno e ti consente di ordinarli gratuitamente.

Evita errori e problemi relativi alle buste paga con il software per le buste paga

Il software per il libro paga può ridurre notevolmente la possibilità di errori del libro paga automatizzando calcoli complessi, dichiarazioni fiscali e pagamenti dei dipendenti. Dovrebbe applicare automaticamente l'ultima versione federale, tasse statali e locali, alleviandoti dai mal di testa e dai rischi di cercare di tenere traccia dei cambiamenti nelle normative fiscali e del lavoro. Può automatizzare il processo di conservazione dei registri delle buste paga come richiesto dalla legge.

La selezione di un software per il libro paga che fa parte di una suite integrata di applicazioni aziendali può semplificare la contabilità aggiornando automaticamente la contabilità generale e gestendo le riconciliazioni. Questa connettività consente inoltre report e analisi più veloci basati su dati in tempo reale. Consente inoltre alle aziende di evitare integrazioni, che sono costosi e comportano rischi aggiuntivi, e offre loro un'unica risorsa di supporto in caso di problemi.

Il complesso compito della gestione delle buste paga presenta numerose potenziali insidie. Per molte piccole imprese, è difficile tenere sotto controllo i mutevoli requisiti e assicurarsi di gestire correttamente ogni aspetto del libro paga, ogni volta. Il software per le buste paga può alleviare gran parte dell'onere rimanendo automaticamente al passo con le modifiche alle normative e assicurando che paghiate i dipendenti in modo accurato e puntuale.