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Che cos'è il software di gestione delle spese e perché è importante?

La gestione delle spese aziendali è una preoccupazione fondamentale per tutte le aziende, e uno che è difficile da orchestrare con processi manuali, ricevute cartacee e note scritte a mano. Utilizzando un software per tracciare e monitorare la spesa dei dipendenti, le aziende possono accelerare il processo di gestione delle spese, ridurre gli errori e distribuire i rimborsi più velocemente.

Che cos'è la gestione delle spese?

La gestione delle spese non solo tiene traccia delle spese dei dipendenti, ma determina anche come l'organizzazione rimborserà i costi sostenuti. Applica anche le procedure e le politiche utilizzate per controllare questo tipo di spesa. Per esempio, se i dipendenti ricevono un'indennità giornaliera per i pasti durante il viaggio, quindi il processo di gestione delle spese tiene conto di tali limiti nella generazione dei rimborsi per i lavoratori.

Perché la gestione delle spese è importante?

Tutte le aziende devono essere in grado di pagare le bollette in tempo per rimanere in attività, e le spese dei dipendenti sono una di quelle fatture. Per qualsiasi azienda con dipendenti che svolgono attività al di fuori dell'ufficio, la gestione delle spese sarà sempre vitale. Anche qualcosa di semplice come un pranzo per un cliente pagato da un responsabile delle vendite esterno deve essere documentato, approvato e rimborsato.

Con efficaci processi di gestione delle spese in atto, le aziende possono emettere tali rimborsi in modo rapido e preciso. Ai dipendenti non piace aspettare mesi dopo aver coperto una spesa per essere rimborsati.

Tipi di gestione delle spese

Le aziende hanno modi diversi di gestire le spese, Compreso:

  • Tracciamento cartaceo. Questo è il modo tradizionale e obsoleto di gestire le spese, con i dipendenti che raccolgono le ricevute cartacee e le sottopongono all'ufficio contabilità per l'approvazione su base mensile o trimestrale.
  • Fogli di calcolo. Questa è una scelta popolare tra le aziende che cercano di ridurre la loro dipendenza dalla carta che devono ancora passare a un sistema automatizzato di gestione delle spese.
  • Software per la gestione delle spese. Questo approccio semplifica il processo di gestione delle spese. Il software avvisa i manager delle note spese che necessitano di revisione, permettendo loro di accettare o rifiutare la richiesta. Le spese approvate vengono quindi indirizzate automaticamente alla contabilità per il rimborso.

Processo di gestione delle spese

La gestione delle spese è un processo in più fasi che include l'acquisizione e l'invio delle spese, che può comportare:presentazione di richieste di rimborso, approvare o negare tali affermazioni, programmare le richieste di pagamento, e, finalmente, rimborsare il lavoratore.

Con il giusto processo in atto, le aziende possono monitorare la loro spesa, assicurarsi che i dipendenti non abusino del sistema, e intraprendere un'azione correttiva rapida se lo sono (ad es. far sapere ai singoli dipendenti che stanno spendendo più di quanto dovrebbero in aree specifiche). Se, Per esempio, un venditore ha volato in prima classe senza previa autorizzazione a farlo, un rapido controllo delle sue ricevute rivelerà la violazione.

Può essere difficile trovare questi problemi con i sistemi manuali, in particolare per un'azienda con un team in crescita di lavoratori sul campo. Informazione mancante, l'approvazione della spesa senza una revisione approfondita e le approvazioni lente sono tutti problemi comuni. Questo non solo fa perdere tempo ai dipendenti, ma lascia anche i dipendenti a chiedersi dove siano i loro controlli delle spese (spesso perché stanno già accumulando nuove spese per il prossimo periodo di chiusura).

Come per tutti i processi aziendali manuali, gestire le spese manualmente può essere inefficiente, dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori. Però, un recente sondaggio ha rilevato che un'ampia percentuale di aziende lo fa ancora e non raccoglie i vantaggi della gestione automatizzata delle spese:

  • Quasi la metà delle organizzazioni (46%) non tiene traccia dei costi di elaborazione delle note spese.
  • Il 43% delle aziende gestisce ancora manualmente la rendicontazione delle spese.
  • Il 44% delle aziende che non prevede di investire in una soluzione dedicata per la gestione dei viaggi e delle spese perché "i nostri processi attuali funzionano abbastanza bene".

I vantaggi dell'automazione di questo aspetto delle operazioni di un'azienda sono ben documentati. Delle aziende che hanno investito o intendono investire in tecnologia per facilitare la gestione delle spese, L'82% afferma che la semplificazione del processo di rendicontazione delle spese per dipendenti e dirigenti è una delle ragioni principali del trasloco.

Altre motivazioni chiave includono la necessità di approfondimenti in tempo reale sulla spesa e la necessità di avere l'intera attività di gestione della spesa dell'azienda su un'unica piattaforma anziché distribuita su vari fogli di calcolo e documenti.

Politica di gestione delle spese

Uno dei modi migliori per controllare la spesa dei dipendenti è implementare una politica di gestione delle spese che tutti possano seguire. Una politica può giustificare il motivo per cui una spesa viene respinta o messa in discussione e aiuta a prendere la decisione finale se rimborsare i costi.

Tutte le politiche di gestione delle spese dovrebbero includere:

  • Un elenco completo delle spese sostenute dall'azienda.
  • Un elenco completo delle spese che l'azienda non pagherà.
  • Linguaggio chiaro e conciso (quindi non ci sono domande su cosa è/non è ammissibile).

È fondamentale che le organizzazioni aggiornino regolarmente la loro politica di gestione delle spese. Man mano che la tua azienda cresce e si espande in nuove linee di business, sarà necessario modificare questa politica per accogliere tali modifiche.

Non dimenticare di incorporare le migliori pratiche come la richiesta di pre-approvazioni per determinate spese, definire chiaramente le fasi del processo di approvazione e altri elementi che possono aiutare a ridurre al minimo i potenziali problemi quando qualcuno segnala le spese.

Che cos'è un sistema di gestione delle spese?

Un sistema di gestione delle spese è un software che semplifica il processo di rimborso delle spese dei dipendenti automatizzandone gran parte. Il software riduce la necessità di carta, riduce il tempo dedicato alla gestione delle spese e riduce al minimo gli errori.

Cosa fa un sistema di gestione delle spese?

Questo sistema automatizza la registrazione, monitoraggio, approvazione e pagamento delle spese rimborsabili sostenute dai dipendenti. Il software di gestione delle spese si allinea con la politica di gestione delle spese dell'azienda per garantire che l'azienda non spenda troppo per le spese approvate (o non approvate).

Un sistema di gestione delle spese fornisce anche strumenti analitici che aiutano l'organizzazione a prendere decisioni migliori in merito alla spesa futura e informano eventuali adeguamenti necessari alla sua politica. Finalmente, il sistema aiuta le organizzazioni a mantenere la conformità e la responsabilità riportando accuratamente tutte le spese.

L'integrazione del software di gestione delle spese con un sistema ERP o contabile offre ulteriori vantaggi. Per uno, elimina la necessità per il personale contabile di caricare o inserire manualmente i dati delle note spese, risparmiando tempo e riducendo il rischio di errori. Una volta approvato, le spese vengono quindi automaticamente programmate per il pagamento, con conseguente rimborso più rapido dei dipendenti.

La combinazione dei dati delle note spese con i dati ERP porta anche a un'analisi più ricca in tutte le categorie di spesa, oltre che per regione, marchio o altro settore di attività. Ad esempio, l'integrazione consente alle società di servizi di legare più facilmente le spese ai singoli progetti, eliminando le domande su come dovrebbero essere allocate le spese o a quale cliente dovrebbero essere fatturate.

Funzionalità e capacità del software di gestione delle spese

Ecco alcune delle principali caratteristiche e capacità del software di gestione delle spese:

  • Tieni traccia di tutte le ricevute dei dipendenti
  • Consenti ai dipendenti di utilizzare i propri smartphone per acquisire le ricevute
  • Metti le ricevute su una dashboard centralizzata
  • Documentare limiti di spesa e policy aziendali
  • Consenti alle aziende di modificare questi limiti e politiche secondo necessità
  • Integrazione con carte di credito aziendali (se applicabile)
  • Invia le ricevute agli approvatori appropriati
  • Gestisci quelle approvazioni o segnala quelle che richiedono maggiore attenzione
  • Verifica la presenza di violazioni delle norme
  • Pianifica controlli di rimborso per il pagamento

Perché utilizzare un sistema di gestione delle spese?

La gestione manuale delle note spese è sia costosa che dispendiosa in termini di tempo. Secondo la Global Business Travel Association, ci vuole una media:

  • 20 minuti per completare una nota spese
  • 18 minuti per correggere una nota spese
  • $58 per elaborare una nota spese
  • $ 52 per correggere una nota spese

Le aziende che automatizzano il processo di gestione delle spese possono ridurre drasticamente la quantità di tempo e denaro spesi per questo importante compito. Allo stesso tempo, acquisiscono una migliore comprensione delle abitudini di spesa dei singoli dipendenti, rendendo più facile individuare le spese insolitamente elevate in modo che possano essere affrontate.

Vantaggi del software di gestione delle spese

Il software di gestione delle spese aiuta le aziende ad automatizzare un processo che richiede tempo, ottenere un migliore controllo sulle spese dei singoli dipendenti (non sulle spese generali dell'azienda) e ridurre gli errori. Il software fornisce anche un monitoraggio affidabile (ad es. notifiche istantanee quando un collaboratore inserisce le ricevute utilizzando il proprio smartphone), reportistica più rapida e migliore compliance alle policy aziendali.

Utilizzando flussi di lavoro personalizzati, il software semplifica inoltre il processo di approvazione delle spese indirizzando automaticamente tali attività alle persone giuste. Finalmente, queste soluzioni incorporano analisi in grado di rilevare rapidamente potenziali problemi e migliorare il processo decisionale.

Scegliere un sistema di gestione delle spese

Oggi sono disponibili molti diversi sistemi di gestione delle spese, e non tutti sono creati uguali. Come per qualsiasi acquisto di tecnologia, vorrai assicurarti che la soluzione offra il giusto livello di funzionalità, può soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda e viene fornito con un elevato livello di supporto post-vendita.

Le funzionalità comuni da cercare e confrontare tra i fornitori includono:

  • Gestione documentale per creare audit trail.
  • Facile, processi di approvazione personalizzabili.
  • Politiche di spesa personalizzabili, con controlli in tempo reale per la conformità dei dipendenti.
  • Accessibilità mobile su molti tipi di dispositivi.
  • Analisi e reportistica.
  • Integrazione con altri sistemi software.

Una volta individuate le esigenze della tua azienda, esplora le tue opzioni e richiedi dimostrazioni. Parla con altre aziende (preferibilmente del tuo settore) che utilizzano con successo un sistema di gestione delle spese, e assicurati di valutare più opzioni prima di prendere la decisione finale.