Come creare il flusso di lavoro del software di inventario ideale

Quattro elementi che dovrebbero essere inclusi in ogni configurazione del flusso di lavoro del software di inventario.

In un mondo in cui la gestione accurata dell'inventario è diventata un imperativo per tutte le aziende incentrate sui prodotti, la creazione del flusso di lavoro del software di inventario ideale è un passaggio fondamentale nell'ottimizzazione di questa risorsa chiave.

Un modello ripetibile dei passaggi o della sequenza di attività che vengono completati regolarmente, il flusso di lavoro del software definisce chiaramente le attività, informazione, dati o documenti che passano da un reparto (o dipendente) al successivo.

Utilizzando il software di inventario, le organizzazioni organizzano e tracciano in modo efficiente tutti i beni che hanno in loro possesso in un dato momento. Quindi, una volta che quei beni sono venduti, quell'inventario diventa reddito.

Un'azienda di distribuzione all'ingrosso specializzata in manutenzione, prodotti di riparazione e operazioni (MRO), Per esempio, si basa sul buon funzionamento di più aree funzionali, Compreso:

• Gestione del magazzino
• Gestione delle scorte
• Spedizione/ricezione
• Trasferimenti di inventario
• Ciclo conta
• Compimento
• Pagamento

Quando si sviluppa il flusso di lavoro software ideale, inizia identificando i punti di inizio e fine per la tua specifica operazione. Quindi, determinare cosa deve accadere per completare il processo, delineare i relativi compiti e attività, e identificare l'ordine in cui tali attività devono essere completate.

Specifico per il software di inventario, questi compiti dovrebbero includere:

1. Imposta punti di riordino, livelli delle scorte di sicurezza, livelli di stock preferiti e tempi di consegna per tutti gli articoli di inventario. Stabilire un punto di riordino della posizione dell'inventario, livello delle scorte di sicurezza, livello di stock preferito e tempi di consegna per ogni articolo di inventario. Ciò elimina le congetture dal processo di approvvigionamento e consente al software di inventario di creare automaticamente ordini di acquisto (PO) per gli articoli quando i livelli delle scorte iniziano a scarseggiare. Se sono disponibili meno di sei mesi di cronologia delle transazioni, utilizzare valori statici per definire tali soglie. Se hai più di sei mesi di cronologia delle transazioni, utilizzare il calcolo automatico per determinare i valori preimpostati per ogni articolo di inventario.

2. Stabilire ordini di trasferimento per i movimenti di inventario all'interno dell'azienda. Questo passaggio riguarda le merci che vengono spostate tra le sedi e non richiedono azioni di spedizione e ricezione "ufficiali". Per esempio, puoi utilizzare gli ordini di trasferimento per gestire i movimenti dei prodotti all'interno del tuo magazzino per monitorare il movimento delle risorse tra i magazzini aziendali. Ti consigliamo di utilizzare il costo dell'articolo per tutti gli ordini di trasferimento (quando possibile) e definire i prezzi nella tua piattaforma software di inventario. Se il processo dell'ordine di trasferimento della tua azienda richiede l'autorizzazione di un certo livello di criteri e/o se desideri essere in grado di differenziare le responsabilità tra i diversi utenti (ad es. la persona che inserisce l'ordine di trasferimento nei confronti della persona che lo elabora), creare un flusso di lavoro di approvazione per applicare sistematicamente questo processo.

3. Utilizzare le rettifiche di inventario per tenere conto del furto, perdita, rotture ed errori. Le rettifiche dell'inventario ti aiutano a far corrispondere i livelli di inventario con la quantità effettiva disponibile di un particolare articolo. Questo aiuta ad alleviare la preoccupazione se un articolo è effettivamente sullo scaffale del magazzino quando è il momento di ritirarlo (o, se è stato danneggiato e gettato in un mucchio in un angolo). Incorporando le regolazioni dell'inventario nel flusso di lavoro del software, qualsiasi aumento o diminuzione dell'articolo apportato all'inventario corrisponderà automaticamente a ciò che hai in magazzino (fino al livello del singolo articolo).

4. Sviluppare una strategia di conteggio dei cicli per classificare chiaramente gli articoli, in base alla velocità di movimento e alla frequenza con cui tali elementi dovrebbero essere contati. Un processo di controllo dell'inventario in base al quale un piccolo sottoinsieme di inventario, situato in un luogo specifico, viene conteggiato in un determinato giorno, il conteggio del ciclo ti aiuta a determinare se i tuoi record di inventario sono allineati con ciò che è effettivamente in magazzino. Rendendo il conteggio dei cicli una parte del flusso di lavoro del software di inventario, sarai in grado di contare con precisione una piccola quantità di inventario e più frequentemente. Puoi, Per esempio, dividere quell'inventario in gruppi (cioè, per località o tipo di prodotto), imposta un programma per contare un gruppo a settimana, e quindi attenersi a tale programma.

Prendi l'approccio olistico

All'interno del tuo software di inventario, è possibile utilizzare la funzionalità di pianificazione della domanda per generare piani formali di domanda e fornitura e per guidare le attività di approvvigionamento. Una torre di controllo della catena di approvvigionamento fornisce una chiara istantanea degli attuali livelli di inventario di articoli specifici, sulla base delle transazioni esistenti all'interno del software di inventario.

Finalmente, stabilire indicatori chiave di prestazione (KPI) e sfruttare i rapporti per tenere traccia delle prestazioni degli articoli, e utilizzare dashboard a 360 gradi per monitorare le prestazioni operative complessive e la disponibilità degli articoli.

Adottando un approccio olistico ai flussi di lavoro del software di inventario, le organizzazioni si stanno sviluppando in modo molto efficiente, approcci di gestione dell'inventario personalizzati che soddisfano le loro esigenze individuali. In cambio, stanno vedendo vantaggi reali sotto forma di una migliore visibilità aziendale, una migliore gestione finanziaria, completamenti di audit più rapidi e costi IT inferiori.