Perché il software per la gestione dell'inventario è fondamentale per un magazzino efficiente

Da quando le società agricole primitive iniziarono a immagazzinare semi e generi alimentari, le persone hanno cercato modi per gestire meglio il loro inventario.

Questi passi fecero un grande balzo in avanti nel 1973, con l'inizio dell'Universal Product Code nei negozi di alimentari negli Stati Uniti e in Canada. Rivenditori, distributori e produttori che erano alla ricerca di modi per monitorare meglio, gestire e comprendere il loro inventario ora almeno aveva uno standard concordato per la loro tecnologia. Attraverso il clamore dell'RFID tra la metà e la fine degli anni '90, ai progressi nella tecnologia dei sensori alla promessa dell'Internet delle cose, le modalità di gestione dell'inventario sono costantemente migliorate. Ancora, troppe organizzazioni sono ancora bloccate a condurre conteggi manuali, conservare le informazioni su fogli di calcolo, o peggio appunti, e riluttanti a fare investimenti in tecnologie che hanno dimostrato di migliorare la gestione dell'inventario.

Mentre gli scanner portatili e l'IoT possono sembrare più sexy, il primo punto di partenza è con il software per la gestione dell'inventario.

Che cos'è il software per la gestione dell'inventario?

Il software che tiene traccia dell'inventario fa molto di più che tenere conto di ciò che si trova su uno scaffale di un magazzino o su un pallet di magazzino. Il sofisticato software di monitoraggio dell'inventario terrà conto anche delle parti, cosa hanno a disposizione partner o clienti importanti e altro ancora. Altrettanto importante, il software di gestione dell'inventario non tiene conto solo del numero e della posizione. Adeguatamente integrato con un pacchetto software di contabilità o ERP, tiene traccia degli elementi durante l'acquisizione, vendita ed età per prodotti come merci deperibili. Da li, un sistema di gestione dell'inventario dovrebbe anche essere in grado di tenere traccia di articoli o parti in più magazzini ed essere in grado di effettuare conversioni di valuta per l'inventario situato all'estero.

Per i rivenditori, anche il software per la gestione dell'inventario dovrebbe essere integrato con i dati del punto vendita (POS) in modo che le organizzazioni abbiano informazioni in tempo reale sui livelli delle scorte e possano evitare l'impatto dell'esaurimento delle scorte sull'esperienza del cliente.

La funzionalità fornita dal software per la gestione dell'inventario include, ma non è limitato a:riordino del tracciamento dei punti, avvisare il manager quando l'inventario è troppo basso o troppo alto; monitoraggio delle risorse, utilizzando codici a barre, RFID o altri sensori per determinare l'esatta posizione di un pezzo di inventario; gestione del servizio, tenere traccia del costo dei materiali di servizio; identificazione prodotto; e identificazione dell'inventario, previsione automatizzata della domanda e monitoraggio delle principali metriche di gestione dell'inventario.

Cosa può fare il software di gestione dell'inventario per il magazzino?

La chiave per qualsiasi operazione di magazzino di successo è l'efficienza. Qualsiasi azienda che gestisce ancora il proprio inventario con carta e penna, la posta elettronica o anche i fogli di calcolo sono destinati a rimanere indietro rispetto ai concorrenti del settore a causa delle inefficienze che crea.

Ecco alcune delle inefficienze che i software per la gestione delle scorte possono affrontare in magazzino:

Errori e spedizioni mancate: Errori nel prelievo dell'inventario dovuti all'errore umano possono essere costosi per un magazzino in perdita di tempo. Quando questi articoli vengono poi spediti, diventa ancora più costoso con le spedizioni di ritorno, perdita di fiducia dei clienti e ordini affrettati. Il software può aiutare a eliminare la maggior parte, se non tutto, di questi errori con il codice a barre, QR e altre tecnologie di sensori, così come la gestione dei cassonetti, garantire che il personale di magazzino estragga l'inventario giusto al momento giusto, indipendentemente dalla formazione.

Errori di conteggio: I controlli di inventario annuali o semestrali in cui l'intero personale si riunisce per esaminare l'inventario tramite conti manuali devono diventare un ricordo del passato. Anche questi conteggi vengono fatti manualmente introducendo la possibilità di errori. E cosa succede il resto dell'anno? Le aziende sono soddisfatte di avere un conteggio accurato dell'inventario solo una parte del tempo? I sistemi automatizzati con scanner che archiviano i dati centralmente e vengono aggiornati in tempo reale garantiscono conteggi accurati ed eliminano costi amministrativi aggiuntivi e inefficienze.

Raccolta manuale. Una delle maggiori spese di qualsiasi magazzino è il personale. Perciò, essere efficienti con i tempi di prelievo è una delle aree che il software per la gestione dell'inventario può affrontare al meglio. I moderni pacchetti software non solo possono informare il personale dove si trova l'inventario, ma la strada migliore da prendere quando si effettuano più ordini. Armato di queste informazioni, il personale di magazzino può svolgere più lavoro in meno tempo. Inoltre, quando si verifica il turnover, non ci vogliono mesi ai nuovi membri del personale per capire la disposizione del magazzino e la posizione degli articoli.

Scorte in eccesso/sotto scorta: I magazzini affrontano un difficile dilemma su quanto inventario tengono a portata di mano. Trasporta troppe scorte e il tuo capitale è vincolato a prodotti che non vengono venduti. Inoltre, ci sono costi per immagazzinare e gestire quell'inventario, in particolare articoli con durata di conservazione limitata. Porta troppo poco però, e l'azienda corre il rischio di esaurimento scorte e l'incapacità di soddisfare la domanda dei clienti. Moderni sistemi di gestione dell'inventario, in particolare quelli strettamente integrati con il sistema ERP, può aiutare con la previsione e la pianificazione della domanda, assicurando che la quantità perfetta di inventario sia tenuta a portata di mano. E, man mano che si fanno progressi nell'intelligenza artificiale e la tecnologia raggiunge il magazzino, che può aiutare le aziende a tenere conto di circostanze precedentemente impreviste in base a fattori come il tempo, domanda del cliente o qualsiasi serie di eventi che possono influire sulla domanda del prodotto.

Riconciliazione delle spedizioni in arrivo. Troppi magazzini si affidano ancora a processi manuali per il conteggio e la riconciliazione delle spedizioni in entrata, che può essere soggetto a errori e costoso. Gli scanner di codici a barre e altri sensori collegati a un sistema di gestione del magazzino non solo riducono questi errori, ma migliorano le condizioni di lavoro per i dipendenti, portando a una maggiore fedeltà dei dipendenti, e meno turnover e formazione.