Che cos'è una contingenza?

Una contingenza è la possibilità che un evento futuro provochi un impatto negativo su un'organizzazione o una persona. È una condizione o un probabile evento futuro che si verifica per caso, deliberatamente o no. Inoltre, il suo verificarsi e gli effetti che ne derivano richiederanno l'attuazione di misure speciali o straordinarie.

Esempi di contingenze

Nella gestione degli affari e dei progetti, la contingenza è spesso descritta come una copertura (finanziaria o di altro tipo) che isola un'entità commerciale o non commerciale in caso di evento imprevisto o incerto. Quindi, la spesa sostenuta nel momento in cui tale imprevisto si verifica effettivamente diventa un evento casuale.

La pianificazione delle contingenze diventa fondamentale indipendentemente dal fatto di non conoscere la natura o la portata dell'emergenza. Per misurare la natura e la portata delle probabili contingenze è necessaria un'analisi che preveda il futuro. L'analisi dovrebbe riguardare i possibili rimedi o misure protettive da attuare preventivamente per evitare o mitigare gli effetti negativi dell'eventualità.

In un'organizzazione, l'analisi è denominata piano di emergenza. Il suo unico scopo è fornire una rete di sicurezza o un'assicurazione per consentire a un'organizzazione di sopravvivere agli effetti potenzialmente negativi con il minor danno (o costo) possibile. I piani di emergenza negli affari sono spesso noti come piani di continuità aziendale.

Come funziona

La pianificazione è fondamentale per gli imprevisti, soprattutto negli affari. La pianificazione di emergenza comporta normalmente l'assegnazione di liquidità o riserve di capitale da parte di un'azienda per far fronte a eventi imprevisti. Si riduce alla capacità di resistere agli shock derivanti dal verificarsi di un evento imprevisto attraverso l'accesso alla liquiditàLiquiditàNei mercati finanziari, la liquidità si riferisce alla rapidità con cui un investimento può essere venduto senza incidere negativamente sul suo prezzo. Più un investimento è liquido, più velocemente può essere venduto (e viceversa), e più è facile venderlo per un valore equo. Tutto il resto è uguale, le attività più liquide vengono scambiate a premio e le attività illiquide vengono scambiate a sconto. per compensare gli impatti finanziari negativi, come un periodo prolungato di scarse vendite e aumento dei costi. Tre metodi comuni utilizzati per mitigare gli imprevisti includono:

1. Linee di credito

I piani tattici di emergenza comporteranno la creazione di linee di credito quando l'azienda è ancora in buona salute per garantire che il credito sia convenientemente accessibile nei momenti di bisogno, ovvero quando si verificano eventi negativi.

2. Assicurazione

Una società o organizzazione può anche stipulare una polizza assicurativa contro il verificarsi di tali contingenze. Una polizza assicurativa coprirà le perdite subite durante e dopo il verificarsi di un evento negativo.

3. Raccolta di capitali e ritenzione dei ricavi

Sebbene il metodo di cui sopra si riferisca normalmente alle banche, altre aziende e organizzazioni possono anche creare riserve di capitale attraverso la conservazione delle entrate e la raccolta di nuovo capitale. Rafforzerà i bilanci per assorbire gli effetti negativi degli imprevisti. Le banche normalmente adottano livelli minimi di requisiti patrimoniali in funzione delle loro attività ponderate per il rischioAttività ponderate per il rischioAttività ponderate per il rischio è un termine bancario che si riferisce a un sistema di classificazione delle attività utilizzato per determinare il capitale minimo che le banche dovrebbero tenere come riserva per ridurre il rischio di insolvenza. Il mantenimento di un capitale minimo aiuta a mitigare i rischi..

Pianificazione di emergenza

Un piano di emergenza è un progetto generato dalla direzione per aiutare un'organizzazione ad affrontare il verificarsi di eventi negativi imprevisti. È uno strumento di controllo preventivo progettato per mitigare il danno reputazionale o finanziario a un'organizzazione a causa di circostanze impreviste.

L'obiettivo principale del piano di emergenza è garantire la continuità operativa durante e dopo un evento catastrofico. Quindi, il piano aiuta le organizzazioni a riprendersi dagli effetti dei grandi rischi che minacciano la loro sopravvivenza. Dovrebbe anche essere in grado di contrastare qualsiasi pubblicità negativa che possa derivarne.

Un piano di emergenza assicura che un'organizzazione sia in grado di reagire in modo proattivo a eventi imprevisti al fine di limitare l'emorragia su ricavi e profitti. È anche conosciuto come Piano B, piano di riserva, piano di continuità aziendale, o piano di ripristino di emergenza. Di seguito è evidenziato un modello che delinea il processo di pianificazione di emergenza:

Passaggi nella creazione di un piano di emergenza

Un piano di emergenza efficace dovrebbe essere ben studiato e migliorato con la collaborazione dei dipendenti e delle parti interessate. I passi da compiere sono indicati di seguito:

1. Creare una politica di emergenza

Dovrebbe essere creata una dichiarazione della politica di emergenza per comunicare linee guida chiare da seguire durante la gestione di eventi di emergenza. La dichiarazione deve essere comunicata a tutti i dipendenti interessati per ottimizzare la qualità della risposta.

2. Identificare le risorse

Un inventario delle risorse che l'organizzazione possiede e di quelle a cui può accedere dovrebbe essere preparato in anticipo. Sono risorse che aiutano a mitigare gli effetti di un disastro o di un'eventualità negativa.

3. Identificare i rischi chiave

L'identificazione dei rischi chiave che possono incidere sull'organizzazione è un passaggio cruciale. Dovrebbe essere un processo collaborativo attraverso il coinvolgimento dei capi dipartimento e anche di consulenti esterni.

Un'analisi dell'impatto aziendale (BIA) può anche essere impiegata per determinare la probabilità di accadimento di un particolare evento e il suo potenziale impatto sui processi aziendali critici. Una BIA aiuta anche nell'identificazione dei rischi futuri e delle loro priorità.

4. Dare priorità all'impatto del rischio

Una volta identificati tutti i rischi, il passaggio successivo consiste nel definire le priorità in base alla probabile gravità del loro impatto sull'organizzazione. Un parametro di priorità di follow-up è la probabilità di accadimento.

5. Redigere un piano di emergenza

L'esistenza di rischi diversi che minacciano l'organizzazione richiede piani diversi. Come sopra indicato, la priorità dei rischi in base al potenziale impatto è fondamentale. Il piano di emergenza dovrebbe fornire scenari multipli per coprire una gamma più ampia della portata dei rischi e delle circostanze.

L'attenzione dovrebbe anche essere enfatizzata sulla minimizzazione delle perdite. Il piano di emergenza dovrebbe delineare chiaramente le azioni da intraprendere prima e dopo il verificarsi degli eventi e garantire la ripresa delle normali operazioni. Le responsabilità di ogni dipendente, compresi i loro punti di azione e le tempistiche, dovrebbe essere ben articolato.

Le strategie per creare una riserva liquida di emergenza per assorbire potenziali perdite dovrebbero essere stabilite durante la fase di pianificazione. Includono l'istituzione di una linea di credito o la raccolta di fondi nel frattempo da costituire come riserve per imprevisti.

Fondamentale è anche l'acquisto di una copertura assicurativa, che tornerà utile in caso di perdite. Però, le polizze assicurative richiederanno premi anticipati o periodici che richiedono un'adeguata previsione preventivata nel piano di emergenza.

6. Condividi il piano

Il piano di emergenza dovrebbe essere condiviso tra tutti i dipendenti interessati e le parti interessate. Garantirà una risposta ottimizzata da parte di tutte le persone interessate quando sarà il momento.

7. Testa il piano

Un passo importante nella pianificazione di emergenza è la verifica del piano per misurarne l'efficacia. Dovrebbero essere condotti finti esercizi e simulazioni per testare la risposta e il tempo di esecuzione e prepareranno il personale per la cosa reale prima che accada.

I test possono rivelare punti deboli o vulnerabilità nel piano e indicare dove necessita di miglioramenti. Si può scoprire che sono necessarie risorse aggiuntive o formazione aggiuntiva del personale. Risolvere queste debolezze aumenterà l'efficacia del piano e la preparazione organizzativa.

8. Rivedere e aggiornare il piano

Il piano può essere reso meno efficace o inefficace nel tempo a causa di cambiamenti nel panorama ambientale e nella tecnologia. Quindi, è fondamentale rivedere, aggiornare e mantenere il piano di emergenza di volta in volta come giustificato.

Possibili azioni per mitigare i rischi di emergenza

Contingenze nella gestione dei progetti

Nella gestione del progetto, gli imprevisti normalmente si riferiscono al costo, ovvero fondi accantonati in riserva per far fronte ad eventi imprevisti. Però, si riferiscono anche ad altri aspetti del progetto, come la carenza di risorse e il rispetto delle scadenze. I piani di emergenza dovrebbero essere preparati per tutti i rischi menzionati nelle sezioni precedenti.

È consigliabile che i project manager non rivelino di detenere riserve per imprevisti ad altri membri del team di progetto. È perché la divulgazione può comportare un effetto opposto in cui le riserve per imprevisti saranno viste come una licenza per superare gli stanziamenti di bilancio.

Gli imprevisti del progetto sono generalmente espressi in termini percentuali. Le fasi iniziali del progetto sono in genere le più rischiose e vengono applicate percentuali più elevate di contingenze. Però, man mano che il progetto avanza, le percentuali sugli imprevisti si riducono gradualmente man mano che ci saranno meno incognite e una direzione di progetto più chiara.

La riduzione di un imprevisto durante un progetto in genere comporta i seguenti problemi:

• In fase di progettazione, le stime dei costi totali dovrebbero includere un premio aggiuntivo, ad es. 10% di contingenza.
• Dal 5% al ​​10% circa del valore del contratto può essere incluso come contingenza nel piano dei costi.
• Il proprietario del progetto trattiene spesso una certa percentuale dell'importo dovuto all'appaltatore. Si chiama ritenzione (normalmente 5%). La trattenuta è considerata un'assicurazione per assicurarsi che l'appaltatore esegua il progetto secondo i termini e le condizioni del contratto.

Altre risorse

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