La conformità è più rischiosa che mai

Di Gerry Zack, AMMINISTRATORE DELEGATO, Società di conformità ed etica aziendale

Negli anni, c'è stata una crescita costante dei rischi legati alla conformità che portano alla morte prematura di qualsiasi azienda abbastanza sfortunata da incrociarle. Le aziende investono tutti i loro soldi e tempo nei loro prodotti solo per essere ostacolate da inaspettati inconvenienti legali. In particolare, quattro di questi fattori hanno l'effetto più simile al domino sugli affari, ovvero:outsourcing e supply chain, procedimenti giudiziari, leggi sulla privacy, e social.

L'ultima cosa che un'azienda desidera è sviluppare e fornire un ottimo prodotto o servizio che i clienti amino, solo per essere colpiti da una massiccia multa da parte dei regolatori che scoprono che la società ha violato un'importante legge lungo la strada. Ma il rischio che ciò accada è più grande che mai, e questo rischio non è limitato alle grandi società quotate in borsa. Le organizzazioni di tutte le dimensioni devono assumere una posizione proattiva nella protezione dalle violazioni della conformità.

L'ultima cosa che un'azienda desidera è sviluppare e fornire un ottimo prodotto o servizio che i clienti amino, solo per essere colpiti da una massiccia multa da parte dei regolatori che scoprono che la società ha violato un'importante legge lungo la strada.

La necessità di un quadro organizzativo orientato al rispetto di leggi e regolamenti non è mai stata così grande. "Programma di conformità" è il termine utilizzato per descrivere tale quadro. Coinvolge diversi componenti interconnessi che funzionano sotto una struttura centralizzata, e richiede la cooperazione praticamente in ogni reparto all'interno di un'organizzazione.

Diversi fattori hanno contribuito all'aumento del livello di rischio correlato alla conformità per le organizzazioni. Tuttavia, quattro hanno avuto l'effetto più drammatico.

L'outsourcing e la catena di approvvigionamento stanno aumentando i rischi di conformità

I tentacoli del rischio di conformità si estendono ben oltre i corridoi e le fabbriche della tua azienda. Una delle tendenze più importanti nel rischio di conformità negli ultimi anni è l'aumento del numero di casi in cui le aziende sono ritenute responsabili per violazioni della conformità commesse da terze parti chiave, come fornitori, partner, e agenti di vendita.

Per molti anni, le autorità di regolamentazione hanno ritenuto le aziende responsabili solo per le azioni commesse direttamente dai dipendenti, con poche eccezioni. che è cambiato, e in modo drammatico. fornitori, intermediari e agenti di vendita sono i soggetti terzi più comunemente citati le cui violazioni possono essere attribuite a un'organizzazione. Ciò ha notevolmente aumentato l'importanza di controllare le terze parti e monitorare attivamente le attività a più alto rischio per le quali un'azienda utilizza terze parti.

Un'azienda situata nel Paese "A" che viola una legge nel Paese "B" in relazione a un prodotto spedito a un cliente nel Paese "C" ora potrebbe trovarsi sotto indagine contemporaneamente da tutti e tre i Paesi.

I processi non si fermano più al confine

Alla complessità della gestione del rischio di conformità si aggiunge una crescente tendenza verso la cooperazione intergiurisdizionale tra le autorità di regolamentazione e la comunità delle forze dell'ordine. Per molti anni, le organizzazioni multinazionali sono state protette da alcuni rischi perché gli investigatori di un paese raramente hanno condiviso le loro informazioni o hanno collaborato alle indagini con investigatori di un altro paese.

Questo è cambiato. Ora, è diventato molto comune per gli investigatori di un'autorità di regolamentazione in un paese cooperare con quelli di altri paesi nel perseguimento di violazioni della conformità. Un'azienda situata nel Paese "A" che viola una legge nel Paese "B" in relazione a un prodotto spedito a un cliente nel Paese "C" ora potrebbe trovarsi sotto indagine contemporaneamente da tutti e tre i Paesi. E poiché i tre paesi condividono tra loro i dettagli delle loro indagini, consente a tutti e tre di costruire cause più grandi e più forti contro un'azienda.

I regimi sulla privacy stanno creando il doppio della complessità

L'implementazione del GDPR e di molte altre leggi sulla privacy a livello globale hanno avuto un duplice effetto sulla conformità. Primo, c'è il problema del rispetto delle stesse leggi sulla privacy. Queste leggi sono spesso complicate o formulate in modo vago, lasciando molta interpretazione alla singola organizzazione.

Ma un secondo problema è l'effetto che la conformità alle leggi sulla privacy ha su altri aspetti della conformità, in particolare nello svolgimento della due diligence, monitoraggio, e indagini. Parte di questo effetto è immaginato, poiché le persone leggono di più sul GDPR e su altre leggi di quanto dovrebbero. Ma una parte è reale. Il rispetto di leggi sulla privacy più severe può avere un impatto sulla capacità di un'organizzazione di impegnarsi in altri elementi del proprio programma di conformità.

Prendiamo ad esempio un'indagine di conformità. Mentre la maggior parte dei regimi sulla privacy prevede eccezioni per le indagini, c'è un ulteriore livello di documentazione e complessità che risulta quando alcuni dei documenti o record necessari per un'indagine sono soggetti a nuove leggi sulla privacy.

I social media non perdonano

La notizia dei problemi di conformità si diffonde più rapidamente che mai, e molto di esso è impreciso o pieno di opinioni piuttosto che di fatti. Peggio, più severo è il giudizio reso, più trazione ottiene online. Così, i difensori e le opinioni più moderate vengono rapidamente sopraffatti dai commenti più estremi.

A volte inizia con un dipendente che pubblica qualcosa mentre la notizia di un problema di conformità guadagna terreno in un ufficio, altre volte è dalla stampa, un concorrente, o qualche altra fonte. Senza riguardo, le prime informazioni sono quasi sempre imprecise, e spesso rende un problema peggiore di quello che è. Ma è tardi quando gli altri si uniscono alla conversazione.

La posta in gioco è più alta che mai, e i danni non si limitano alle sanzioni stabilite dai regolatori. Il danno finanziario derivante dal danno alla reputazione può aumentare più rapidamente che mai quando le informazioni si diffondono così rapidamente.

Il trend positivo

La buona notizia è che l'aumento del clima di rischio è mitigato dalle azioni del governo che stanno fornendo maggiori incentivi alle organizzazioni che dimostrano sforzi per conformarsi attraverso i loro programmi di conformità.

L'OCSE ha incoraggiato a lungo i suoi paesi membri ad adottare una legislazione anticorruzione e incoraggiare programmi di conformità. I governi stanno ascoltando, e ora non solo puoi trovare leggi che incoraggiano i programmi di conformità in molti stati, puoi anche trovare una consistenza sorprendente in loro. Sebbene le parole esatte possano variare, fanno eco agli stessi elementi comuni per i programmi di conformità:

1. Una serie di politiche e procedure volte alla condotta e alla conformità, sia politiche di alto livello come codici di condotta, così come procedure separate che stabiliscono forti controlli interni progettati per prevenire e rilevare la non conformità
2. Supervisione ad alto livello (alta dirigenza e consiglio di amministrazione) di una funzione di compliance
3. Due diligence nell'assunzione e promozione dei dipendenti, nonché di terzi, finalizzato allo screening di individui o società considerati ad alto rischio
4. Istruzione e formazione dei dipendenti e di alcune terze parti per migliorare la consapevolezza dei requisiti di conformità.
5. Monitoraggio e auditing su base continuativa, al fine di rilevare segni di violazioni procedurali o non conformità
6. Indagine su possibili non conformità, con conseguente applicazione e disciplina coerenti quando si scopre che dipendenti o terze parti hanno violato le leggi
7. Risanamento dei controlli interni, politiche e procedure ogni volta che è stata scoperta una non conformità, al fine di ridurre al minimo il rischio di recidiva
8. Esecuzione periodica di valutazioni del rischio di conformità, in modo che l'organizzazione adotti un approccio proattivo per anticipare dove emergono o cambiano i rischi di conformità e per dare priorità agli sforzi di mitigazione del rischio

Secondo, il Dipartimento di Giustizia degli Stati Uniti, ancora probabilmente il procuratore più aggressivo del mondo per illeciti aziendali, ha enfatizzato ancora di più il valore dei programmi di compliance negli ultimi anni. Il suo programma pilota per i trasgressori del Foreign Corrupt Practices Act, incoraggiandoli a farsi avanti da soli e dimostrare un programma di conformità efficace, non è più considerato un programma pilota ma una questione di pratica. Un approccio simile è stato adottato anche per le violazioni del diritto anticoncorrenziale. Inoltre, Le linee guida del DOJ per i pubblici ministeri prendono molto sul serio i programmi di conformità e si concentrano su di essi quando si determinano i fattori che possono ridurre gli importi delle transazioni.

Insomma, mentre i rischi non sono mai stati più significativi, i programmi di conformità ora offrono alle aziende opportunità ancora maggiori per mitigare quegli stessi rischi.