Come funziona la ricerca di uno spazio in ufficio

Ulteriori informazioni Come funziona la politica d'ufficio Come funziona il principio di Peter PlanetGreen.com: Go Green al lavoro

Il tuo business plan è stato scritto, hai ottenuto un prestito, stai assumendo dipendenti... ma dove si svolgerà tutto il duro lavoro e il successo? Nel tuo garage? Forse. Ha funzionato per molti. Guarda Computer Apple. Ma... forse il garage non è la scelta migliore per la tua attività. Inoltre, dove vivrebbe la tua macchina? Quali sono le tue opzioni quando si tratta di spazio ufficio? Dovresti acquistare o affittare il tuo spazio? Un ufficio virtuale funzionerebbe? I tuoi dipendenti potrebbero telelavorare? E la posizione?

In questa edizione di HowStuffWorks , ti guideremo attraverso il processo per capire quanto spazio ti serve, trovare la posizione giusta, ispezionare il luogo e negoziare l'affare. E come sempre, ti forniremo molti link a risorse che possono aiutarti a realizzarlo.

Tendenze attuali degli spazi per uffici

Per prima cosa, iniziamo con quello che stanno facendo gli altri ragazzi. Intorno al volgere del secolo (questo sarebbe questo), non potresti ottenere spazio per uffici a San Francisco senza prima mostrare al tuo potenziale padrone di casa il tuo piano aziendale e offrire stock option. Dovevi presentare il tuo padrone di casa allo stesso modo in cui hai fatto con i tuoi venture capitalist. I proprietari si sono resi conto che potevano scegliere e scegliere gli inquilini e intervistarli, piuttosto che viceversa. Dal fallimento delle dot-com, tuttavia, le cose sono cambiate drasticamente. Il tasso di posti vacanti a San Francisco è balzato dal 2% nel 2000 al 9% nel 2001. Ora, i proprietari sono meno esigenti e spesso dividono i piani dei loro edifici per soddisfare gli inquilini più piccoli. Ecco alcuni numeri per la statistica felice tra di voi...

A fine 2000, le regioni con il tasso medio di sfitto più basso erano:

• Nordest con un tasso di sfitto del 4,7%
• Ovest con un tasso di posti vacanti del 6,9%
• Sud Atlantico con un tasso di sfitto del 7%
• Midwest con un tasso di posti vacanti dell'8,9%
• Sud-ovest con un tasso di sfitto dell'11%

Fonte:REIS, Inc.

Alcuni dei canoni di locazione in più rapida crescita alla fine del 2000 erano in queste città:

• San Francisco:quasi il doppio rispetto al 1999 (tariffa media di noleggio di $ 63,65 psf)
• San Jose:aumento del 41% rispetto al 1999 (tariffa media di noleggio di $ 46,73 psf)
• Seattle:aumento del 16,2% rispetto al 1999 (tariffa di noleggio media di $ 31,62 psf)
• Oakland-East Bay:aumento del 25,2% rispetto al 1999 (tariffa media di noleggio di $ 31,61 psf)
• San Diego:aumento del 14,7% rispetto al 1999 (tariffa media di noleggio di $ 24,07 psf)

• Austin:aumento del 16,7% rispetto al 1999 (tariffa media di noleggio di $ 26,17 psf)

• DC:aumento del 7,7% rispetto al 1999 (tariffa di noleggio media di $ 35,82 psf)
• Boston -- aumento del 19,2 rispetto al 1999 (tariffa di noleggio media di $ 42,09 psf)
• New York:aumento del 23,4% rispetto al 1999 (tariffa media di noleggio di $ 50,82 psf)

Fonte:REIS, Inc.

Quindi, puoi vedere che alla fine dello scorso anno le cose erano ancora in piena espansione nel mondo degli immobili commerciali, anche se leggermente meno che nel 1999 e nel 2000. Significa che avrai difficoltà a trovare un ufficio spazio? Dipende da dove stai guardando. Nella maggior parte dei mercati, lo spazio è facilmente disponibile (San Francisco è il mercato meno facile). L'area stessa determinerà ciò che devi pagare, quindi controlla i prezzi medi per metro quadrato e pensa alle esigenze di localizzazione della tua attività a lungo e intensamente prima di fare la tua mossa.

Altre tendenze includono più telelavoro e lavoro da casa. Secondo il William Olsten Center for Workforce Strategies, oltre il 50% delle aziende del Nord America offre una qualche forma di telelavoro ai propri dipendenti e circa il 75% ha in programma di espandere i programmi. Secondo l'US Census Bureau, anche gli uffici domestici sono passati da 4 milioni nel 1990 a 11 milioni nel 1997. Si prevede che il numero aumenterà a 20 milioni nel 2001. Consentire il telelavoro ha un netto impatto sulle esigenze di spazio dell'ufficio. Quei lavoratori hanno ancora bisogno di spazio quando vengono in ufficio, ma non hanno bisogno di una scrivania designata che rimanga vuota tre giorni alla settimana. La chiave è avere a disposizione workstation centrali a cui chiunque possa collegarsi quando è in ufficio. Ciò riduce i requisiti di spazio per il tuo ufficio e consente comunque ai tuoi telelavoratori di svolgere il lavoro mentre sono in ufficio.

Che dire degli uffici virtuali
Hai davvero bisogno di immobili per il successo della tua attività? Ovviamente, se stai pianificando una grande impresa manifatturiera, avrai bisogno di uno spazio commerciale o industriale in cui farlo. Ma che dire dei ragazzi più piccoli che stanno iniziando un servizio di consulenza? Quante ore trascorrereste comunque voi o i vostri dipendenti in un ufficio? Hai bisogno di un contatto diretto con i tuoi dipendenti o telefono ed e-mail sarebbero sufficienti? Anche la videoconferenza è ampiamente disponibile. Un ufficio fisico vale davvero la spesa e la manutenzione? Forse un buon ufficio virtuale sarebbe davvero il massimo di cui hai bisogno. Sfruttando la tecnologia e altri nuovi servizi d'ufficio, puoi offrire ai tuoi clienti molti degli stessi vantaggi delle tue controparti di leasing immobiliare. Puoi persino avere un indirizzo dal suono prestigioso completo di un numero di suite disponibile in luoghi come Mailboxes Etc. e altre attività di imballaggio e spedizione. La maggior parte di queste attività offre l'equivalente di una casella postale, ma con un "numero di suite" anziché un numero postale. Puoi ricevere pacchi e avere accesso 24 ore su 24 alla tua casella.

Opzioni per lo spazio ufficio
Se il tuo lavoro prevede un viaggio, hai molte opzioni su dove svolgere il tuo lavoro. Il più ovvio, e meno comodo, è il parcheggio fuori dall'edificio del tuo cliente, o il posto che trovi in ​​aeroporto mentre aspetti di salire sull'aereo. Altre opzioni più comode includono:

• Telecentri Questo è un business center che affitta spazio insieme all'accesso all'assistenza del personale, e-mail, segreteria telefonica, servizi fax e receptionist. Questi sono utili per le forze di lavoro che viaggiano per la maggior parte del tempo. La maggior parte delle grandi città ha diversi di questi centri.
• Spazio inquilino Si tratta di spazi in affitto che vengono utilizzati per progetti specifici per brevi periodi di tempo (di solito settimane o mesi).
• Alberghi Popolare nei settori della consulenza, della finanza e dell'alta tecnologia, questo sistema ti consente di acquistare o affittare uno spazio più piccolo di quello di cui avresti bisogno. Funziona per le aziende che hanno la maggior parte dei loro dipendenti in viaggio per la maggior parte del tempo. Con questo sistema, i dipendenti riservano spazi di lavoro per periodi di tempo specifici e conservano tutti i propri file su un personal computer o un altro dispositivo elettronico. L'intero processo è facilitato da un "portiere".
• Suite Executive Questi possono essere affittati per un minimo di $ 100-200 al mese. (Per un uso molto limitato.) Questo tipo di accordo fornisce un addetto alla reception, segreteria telefonica, e-mail e altri servizi, oltre all'accesso a uffici privati, un'area reception, una sala riunioni e altro ancora condiviso con altri imprese e gestiti da una società di gestione.
• Incubatori di imprese Si tratta di gruppi che promuovono l'avvio di nuove imprese fornendo i consueti spazi e servizi per uffici, nonché assistenza gestionale e finanziaria.
• Il massimo dell'home office In un futuro non molto lontano, si prevede che molte aree urbane disporranno di quelli che vengono chiamati Live-Work Condominium. L'idea è quella di sfruttare lo spazio ufficio utilizzato solo 8-10 ore al giorno e trasformarlo in ambienti abitativi e di lavoro combinati.

Per quelli di voi che sanno di aver bisogno di un qualche tipo di spazio ufficio permanente, diamo un'occhiata alle possibili funzioni che potrebbero essere necessarie nello spazio ufficio.

Quali funzioni deve svolgere lo spazio

Quando decidi quali scopi devi riempire lo spazio del tuo ufficio, pensa alle tue attività quotidiane previste. Per esempio:

• Ti aspetti clienti per visitare il tuo ufficio? -- Pensa a.... una bella reception, parcheggio facile, aree espositive prodotti, aree conferenze

• Saranno quei clienti rimanere per lunghi periodi di tempo? -- Pensa a.... sale riunioni più grandi, sale audiovisive, l'impatto e le impressioni che il resto del tuo spazio ufficio su di loro... Dovrebbe esserci un'area chiusa che i clienti visitano?

• I gruppi di volontà dei tuoi dipendenti tengono regolarmente riunioni di progetto ? -- Pensa a.... avere diverse piccole sale riunioni con lavagne bianche, collegamenti per computer, sistemi di proiezione dall'alto, ecc.

• Molti dei tuoi dipendenti viaggeranno molto o telelavoro ? -- Pensa a.... configurazione di workstation centrali non assegnate in cui chiunque può collegarsi e svolgere il proprio lavoro con l'accesso alla posta elettronica e alla segreteria telefonica.

• Avrai bisogno di spazi aperti che promuoverà il pensiero creativo e il lavoro di squadra? -- Pensa a.... creare aree separate in cui gli sforzi di collaborazione possono essere facilmente discussi e scambiati idee senza disturbare gli altri.

• Avrai dipendenti coinvolti in trattative telefoniche, studi di ricerca e altre attività che richiedono una concentrazione più tranquilla? -- Pensa a.... uffici privati dove possono aver luogo lavoro più indipendente e discussioni private.

• Avrai dipendenti o clienti con problemi di vista o udito, problemi fisici, ecc.? -- Pensa a.... alloggi speciali per dipendenti o clienti con esigenze particolari.

• Avrai bisogno di una sala pausa ? -- Pensa a.... spazio nella sala da pranzo, elettrodomestici da cucina, giochi e attività per alleviare lo stress e favorire il pensiero creativo, un arredamento riposante, un arredamento energico, ecc.

• Farà rumore essere un problema in qualche modo? -- Pensa a.... insonorizzate sale riunioni, sale pausa, aree di sviluppo prodotto, aree di produzione, ecc.

• Avrai bisogno di aree di carico e spedizione? -- Pensa a.... avventure future in linee di prodotti che potresti non offrire ora, ricevere grandi ordini di forniture, ecc.

Probabilmente ci sono altri usi per il tuo spazio ufficio, quindi assicurati di aver riflettuto a fondo su tutte le attività che vedi essere eseguite su base di routine (e anche non di routine) e annotale. Il tuo spazio finale selezionato dovrebbe soddisfare la maggior parte, se non tutte, di queste esigenze.

Quindi ora conosci gli usi che avrà lo spazio, ma quanta metratura dovresti cercare? Passiamo alla prossima sessione per scoprire come stimare la dimensione dell'ufficio di cui hai bisogno.

Quanto spazio è abbastanza spazio?

Se sai che hai bisogno di uno spazio fisico per la tua attività e sai di quali funzionalità hai bisogno in quello spazio, allora la tua prossima domanda è probabilmente:"quanto spazio ho bisogno?" Secondo OfficeFinder.com, negli scenari tipici dell'ufficio, puoi stimare 175-250 piedi quadrati per dipendente. Se sai, tuttavia, che avrai bisogno di un paio di grandi uffici direzionali quindi è necessario stimare più metratura per quelli. I tipici uffici "presidenziali" vanno da 150-400 piedi quadrati. Lo spazio di segreteria e amministrativo, d'altra parte, varierà da 60 a 110 piedi quadrati.

Non dimenticare lo spazio nella sala riunioni . Le sale conferenze dovrebbero consentire 25-30 piedi quadrati a persona per una sistemazione tradizionale della sala conferenze. Se lo stai usando in una configurazione in stile aula (o teatro), puoi stimare 15 piedi quadrati a persona.

La tua area reception dovrebbe ospitare il tuo addetto alla reception, così come il numero medio di persone che ti aspetteresti di entrare in un dato momento. Se prevedi di avere regolarmente gruppi di 6-9 persone che arrivano e aspettano nella tua area della reception, assicurati di avere almeno 300 piedi quadrati. Per gruppi più piccoli di 3-5, hai bisogno di almeno 200 piedi quadrati.

Anche altri requisiti di spazio, come le aree di archiviazione, lo spazio della biblioteca, le sale relax, le sale postali e lo spazio di archiviazione generale non dovrebbero essere tralasciati. I requisiti di spazio per questi tipi di aree variano a seconda dell'uso e delle esigenze. Ecco alcune altre linee guida:

• Per gli schedari, prevedere 7 piedi quadrati per armadietto.
• Nella tua raccolta, ricorda di tenere conto delle persone e dei tuoi scaffali multimediali.
• Lo spazio per le persone può essere generalmente stimato a 15 piedi quadrati a persona per sedersi ai tavoli delle sale relax, delle biblioteche e delle sale riunioni.

Ricordarsi di pianificare di conseguenza per i telelavoratori e altri lavoratori "transitori". Se una gran parte dei tuoi dipendenti fa il telelavoro o è fuori ufficio per la maggior parte del tempo, imposta workstation non assegnate che possono utilizzare quando entrano. Nella maggior parte dei casi, lo spazio ufficio designato non è necessario per i dipendenti che lavorare da molte località. Puoi risparmiare enormemente sulla tua metratura utilizzando questo tipo di sistema. Può significare che sono necessari più schedari, stampanti, ecc. nelle case dei dipendenti, ma a lungo termine ne uscirai comunque meglio.

Queste sono solo alcune linee guida per determinare le tue esigenze di spazio. Molti siti web offrono calcolatori di spazio. La sezione Collegamenti di questo seminario fornisce collegamenti che ti porteranno a più di questi siti.

Per garantire che lo spazio sia misurato in modo coerente, la maggior parte dei proprietari di edifici segue il metodo standard BOMA (Building Owners and Managers Association Guidelines) per la misurazione della superficie degli uffici negli edifici commerciali. Assicurati che la proprietà che ti interessa sia stata misurata utilizzando queste linee guida in modo da non dover pagare per lo spazio che non hai.

Quindi, passiamo al tuo lasso di tempo. Quanto tempo ci vorrà per tutto questo processo? Probabilmente più a lungo di quanto pensi!

Quanto tempo ci vorrà?

Prima ancora di iniziare a cercare spazio, assicurati di aver pensato esattamente a ciò di cui hai bisogno. Risparmierai un po' di tempo a martellare il marciapiede ed eliminerai un sacco di fatica sprecata. Inoltre, inizia il processo il prima possibile per evitare di essere costretto a prendere la decisione sbagliata.

1. Stima le tue esigenze di spazio nel modo più accurato possibile, ma tieni presente la crescita futura e tieni conto anche di quella.
2. Scopri quali funzionalità ti servono nello spazio. (Consulta la nostra barra laterale per ulteriori funzioni dell'ufficio a cui potresti non aver pensato)
3. Prendi in mente un lasso di tempo "ideale", ma ricorda che potrebbe non essere fattibile.
4. Conosci il tuo budget. Se conosci il limite massimo di ciò che puoi spendere, non perderai tempo a guardare gli spazi fuori dal tuo campo da baseball.
5. Conosci la durata del contratto di locazione di cui hai bisogno. Non lasciarti vincolare da un lungo contratto per uno spazio che sai che diventerai troppo grande.
6. Acquisisci familiarità con il gergo. Non lasciare che un'interruzione della comunicazione porti a pagare troppo per il tuo spazio. Scopri cosa intendono quando dicono "piedi quadrati utilizzabili" rispetto a "piedi quadrati affittabili."
7. Avere un elenco di domande pronte da porre su ciascuna sede che include elementi come "quali utenze sono incluse nel contratto di locazione?" o "quali sono le tue responsabilità di manutenzione?" Avere un elenco pronto ti aiuterà a confrontare in modo più efficiente ogni proprietà e a non tralasciare elementi.

OK. Quindi, ora sei un po' più preparato per iniziare questo processo. Per darti un'idea del tempo necessario, ecco alcune linee guida per spazi fino a 50.000 piedi quadrati. (Programmi più dettagliati sono pubblicati da TenantWise, una società che ti aiuterà a cercare, negoziare e finalizzare il tuo affare immobiliare, e OfficeFinder)

• Determina le tue esigenze:stima da 2-3 giorni a due settimane.
• Esegui la ricerca -- 1-4 settimane
• Cammina negli spazi e restringe le tue scelte -- 1-4 settimane
• affittalo! -- 2-4 settimane (include negoziazione e lavoro legale)
• Modifica lo spazio:4-5 settimane per semplici modifiche costruttive o 6-12 settimane per grandi modifiche costruttive

Quindi, estraendo la vecchia calcolatrice, puoi vedere che questo sforzo potrebbe finire in appena un mese o potrebbe protrarsi per quasi 7 mesi. Pianificare ciò di cui hai bisogno e che puoi permetterti insieme alla comprensione dei termini del leasing e degli immobili in generale sarà di grande aiuto.

Leasing vs. Acquisto

Dovresti confrontare i vantaggi del locazione con l'acquisto la tua proprietà dal punto di vista del contante, così come le esigenze più ovvie, come i requisiti di spazio a lungo termine e le possibilità di espansione. Sebbene ci siano vantaggi per entrambe le opzioni, per le startup sembrano esserci più vantaggi nel leasing che nell'acquisto. Il flusso di cassa è, ovviamente, un problema e l'acquisto richiede una parte maggiore del tuo denaro duramente guadagnato in anticipo.

Ecco alcuni altri monetari vantaggi del leasing :

• Il tuo rating di credito non sarà così critico per il leasing come lo sarebbe per l'acquisto. Quindi, ancora una volta, per le startup, questo potrebbe essere un punto critico.
• Il canone mensile è deducibile dalle tasse perché è una spesa aziendale.
• Potresti essere libero dal pagare per la manutenzione dell'edificio.

Eccone alcuni non monetari vantaggi del leasing.

• Libertà di subaffittare e trasferirti in un altro luogo se ne trovi la necessità.
• Nessun problema di vendita prima di poterti trasferire in un'altra sede.
• Nessuna perdita derivante dal possedere un edificio in un pessimo mercato immobiliare.
• Nessun incarico di personale per supervisionare le questioni relative alla proprietà che il proprietario dovrebbe supervisionare.

Anche l'acquisto ha i suoi vantaggi. Tutto dipende dalla tua situazione e dal tipo di attività in cui ti trovi. Ecco alcuni dei monetari vantaggi dell'acquisto .

• Gli interessi sul mutuo ipotecario sono deducibili dalle tasse.
• Puoi prelevare detrazioni annuali dall'ammortamento sulle tue tasse.
• A lungo termine, probabilmente uscirai in vantaggio perché non incontrerai aumenti dell'affitto.
• Ne trarrai vantaggio finanziario se il mercato immobiliare è buono quando vendi.
• Potresti essere in grado di affittare una parte dell'edificio se ritieni di avere spazio in eccesso.
• Se devi apportare modifiche sostanziali all'edificio per ospitare la tua attività, tali modifiche sono di tua proprietà e non del tuo padrone di casa.

Non monetario i vantaggi dell'acquisto includono:

• Puoi apportare le modifiche che desideri alla proprietà.
• L'orario della tua attività può essere quello che vuoi tu.
• Sei libero di rimanere nella stessa posizione per tutto il tempo che desideri.

Analisi del flusso di cassa
Se non riesci a prendere una decisione sulla base di questi vantaggi e svantaggi, puoi (e probabilmente dovresti) eseguire un'analisi del flusso di cassa per vedere quale opzione ha più senso dal punto di vista dei contanti. Prima di poterlo fare, però, devi avere tutte le informazioni necessarie per fare il tuo confronto. Ciò include informazioni come l'intero costo di acquisto, i termini del contratto di locazione, il valore ammortizzato della proprietà nel momento in cui vorresti trasferirti, una stima del valore della proprietà in quel momento, stime dei costi di manutenzione e le tue aliquote fiscali .

Per eseguire l'analisi del flusso di cassa, completare i budget di flusso di cassa (esempio di foglio di lavoro del flusso di cassa in formato Microsoft Excel) che includono tutte le spese che si dovrebbero sostenere per l'acquisto o il leasing in un determinato periodo di tempo. Per l'analisi del contratto di locazione, dovrai determinare il tuo esborso di cassa netto, che è l'importo che finisci per spendere per il contratto di locazione una volta sottratto i risparmi fiscali che ricevi da esso. (Ricorda che il canone di locazione è considerato una spesa aziendale.)

Per confrontare le mele con le mele dal punto di vista del flusso di cassa, devi anche prendere in considerazione la variazione del valore del dollaro odierno rispetto a un dollaro tra cinque anni. Questo è noto come fattore di sconto e può essere calcolato utilizzando la maggior parte delle applicazioni per fogli di calcolo.

Dovrai anche conoscere l'importo della detrazione degli interessi che otterrai sulle tasse della tua attività. Puoi arrivare a questo numero moltiplicando il tasso di interesse del prestito per il saldo di ogni mese precedente.

Ora per la parte difficile... ricordi sopra dove ho menzionato la stima del valore della proprietà quando l'avresti venduta? Questo è il numero che alla fine determinerà chi vincerà nella battaglia dei vantaggi dell'acquisto rispetto al leasing. Ovviamente più a lungo rimani nell'edificio, meglio starai perché guadagnerai sempre più equità. Tuttavia, sai per quanto tempo sarai effettivamente lì? Sai cosa farà il mercato immobiliare in quel periodo? No, a meno che tu non abbia una sfera di cristallo.

Quindi, studia il mercato attuale, nonché le tendenze e le previsioni per il futuro più lontano possibile. Tieni presente che più la previsione è lontana, meno affidabile sarà. Armati di quanta più conoscenza puoi e poi fai la tua migliore stima. Conosci la tua attività e dovresti avere una buona idea di dove è diretta. Se sai che vuoi essere in un'area per il futuro previsto (diciamo 10 o più anni), il mercato è forte e hai identificato un edificio che soddisferà le tue esigenze per quel lasso di tempo, allora fallo. Dieci anni di equità possono essere sostanziali. Se riesci a fare un buon affare sulla proprietà (al valore di mercato o al di sotto), allora ha sicuramente senso acquistare se rimarrai lì per dieci anni. Se sai che il prezzo dell'edificio è pari o superiore al valore di mercato equo, o se pensi che cinque anni potrebbero essere più lunghi della tua permanenza lì, allora pensa di offrire in affitto.

Passiamo al processo di leasing e come puoi istruirti ed evitare alcune insidie.

Avvisi di locazione

Perdere la guerra di terminologia
Ricordi quando ho detto che devi familiarizzare con il gergo immobiliare commerciale? Bene, ecco perché. Quando chiedi di vedere proprietà di una certa dimensione, ciò che l'agente ti mostrerà è spazio utilizzabile . Ma lo spazio utilizzabile è solo lo spazio che occupi effettivamente fisicamente. Sono escluse le aree comuni come il disimpegno d'ingresso nell'edificio, i servizi igienici, ecc. La metratura occupata da queste aree è indicata come percentuale dello spazio utilizzabile, e se per questo si aggiunge la metratura spazio comune allo spazio utilizzabile che stai chiedendo di vedere, otterrai lo spazio affittabile (aka spazio affittabile) QUAL È QUELLO CHE PAGHERETE . Quindi, non andare in giro con l'agente immobiliare mentre calcoli il prezzo nella tua testa in base alla quantità di spazio che stai chiedendo e supponi che sia quello che pagherai, perché non lo è. Devi pagare anche per lo spazio dell'area comune. Questo è il nostro primo avvertimento.

Leasing striscianti
Non dimenticare che il tuo contratto di locazione avrà probabilmente anche un aumento annuale integrato fin dall'inizio. Giusto. Queste sono chiamate clausole di escalation . Il proprietario deve tenere conto dell'inflazione, dell'aumento del valore di mercato, ecc. Il proprietario può offrire un aumento fisso o una percentuale basata sull'indice dei prezzi al consumo. Non esitate a negoziare quei punti.

Leggi la stampa fine!
Assicurati di aver letto ogni parola del tuo contratto di locazione prima di firmarlo e negozia con il proprietario per riformulare tutte le sezioni che saranno irrealisticamente difficili da rispettare. Ricorda che il contratto di locazione è stato scritto tenendo conto degli interessi del proprietario. Fai attenzione a cose come:

• limiti sugli orari di utilizzo dell'immobile
• requisiti che stabiliscono che devi lasciare la proprietà esattamente come l'hai trovata senza tenere conto dell'usura tipica
• limitazioni alle alterazioni dell'immobile
• restrizioni al subaffitto (ricorda che potresti non aver bisogno di tutto lo spazio che hai affittato, oppure potresti essere acquisito o fuso con un'altra società cambiando la tua proprietà legale.)
• restrizioni ai rinnovi di locazione. Assicurati che ci sia una disposizione che ti permetta di rinnovare il contratto di locazione se lo desideri, in modo che l'edificio venga rilasciato a qualcun altro fuori di te.
• Manutenzione aree comuni. Negoziare, negoziare, negoziare.
• oneri amministrativi del locatore. Potresti riuscire a convincere il padrone di casa a lasciar perdere.

Guarda le tue bollette!
Secondo un articolo intitolato "Immobili commerciali" di Ed Eriksen pubblicato nell'Online Women's Business Center, il tuo padrone di casa potrebbe addebitarti aumenti fuori orario dei costi delle utenze come riscaldamento e aria condizionata. Se ritieni che sia così, assicurati di rivedere attentamente la bolletta e assicurati che la tariffa elettrica che ti viene addebitata sia veramente la tariffa per quel periodo di tempo. In genere, le tariffe fuori orario sono inferiori. Verificare con la società di servizi pubblici locale per verificare gli addebiti prima di pagare.

Se stai entrando in un edificio che ospita aziende molto più grandi della tua, assicurati anche di non pagare alcune delle loro spese. I proprietari avranno spesso accordi speciali con inquilini di grandi dimensioni che forniscono loro orari di apertura più lunghi, il che a sua volta significherà bollette più elevate, bollette di sicurezza più elevate, ecc. Assicurati di non pagare per quei servizi. Controlla le bollette che ricevi dal tuo padrone di casa e assicurati che tutte le spese siano tue.

Posizione, posizione, posizione

Decidere dove posizionare la valigetta è una decisione difficile da prendere. Dove può la tua azienda trovare le migliori opportunità? Se sei un piede libero e libero di fantasia, potresti essere in grado di raccogliere e andare ovunque ti aspetti di trovare quella pentola d'oro. Se è così, fai i compiti. Controlla i dati di mercato disponibili su molti siti web di immobili commerciali. Vai allo US Census Bureau e scopri quali aree hanno la crescita maggiore e il numero più alto del tuo pubblico di destinazione.

Se rimani dove sei, devi comunque fare i compiti quando si tratta di localizzare la tua attività. Dove sono i tuoi clienti? Questa è probabilmente la tua sfida più grande. Se vengono da te, devi essere in una posizione comoda. Se vai da loro, considera ciò che è conveniente per te e i tuoi dipendenti. Gran parte della decisione viene presa dal tipo di attività in cui ti trovi. Ecco alcuni altri problemi di posizione da considerare:

• Dov'è la tua concorrenza? Importa? Forse, forse no.
• Riuscirai a trovare buoni dipendenti nelle vicinanze? Anche la comodità della posizione è importante per loro.
• L'edificio che stai considerando si trova in un'area in crescita?
• Gli edifici circostanti sono in buone condizioni e attraenti?
• È una zona sicura?
• C'è un parcheggio gratuito sufficiente o dovrai pagare per affittare spazi per i tuoi dipendenti?
• Ci sono restrizioni di zonizzazione che potrebbero incidere su ciò che puoi fare con la tua attività?
• L'edificio che stai considerando di affittare è al prezzo corrente?
• Avrai un comodo accesso ai fornitori e agli altri fornitori di cui la tua azienda avrà bisogno?
• È la zona accessibile con i mezzi pubblici?
• Ci sono ristoranti e altri servizi nelle vicinanze per te e il tuo staff?

Trovare e Ispezionare il tuo spazio

Trovare la giusta proprietà negli immobili residenziali è un po' più facile che negli immobili commerciali. Per prima cosa, molte proprietà commerciali non sono elencate nel servizio di annunci multipli. Ciò rende difficile vedere effettivamente tutto là fuori senza parlare con molti agenti immobiliari. Ha senso per la maggior parte arruolare i servizi di un agente dell'acquirente per aiutarti a trovare tutto ciò che è disponibile. Le commissioni degli agenti negli immobili commerciali sono molto più negoziabili rispetto agli immobili residenziali. Saranno anche in grado di aiutarti a determinare le proprietà che sono suddivise in zone per il tipo di attività in cui ti trovi, i requisiti per i parcheggi, le normative pubblicitarie, ecc.

Classi di uffici . Le lezioni si basano sull'età dell'edificio, sul tipo di costruzione, sull'ubicazione, sulla quantità di lavori di ristrutturazione e sui servizi offerti dall'edificio. In alcune città potresti anche imbatterti in quello che ora viene chiamato spazio per uffici di classe E. Si tratta di vecchi edifici di classe B che vengono notevolmente ristrutturati per diventare spazi con un aspetto totalmente diverso. Di solito hanno soffitti molto alti, molte grandi finestre e molto legno. Sembrano attrarre i gruppi high tech e dot-com. (Da qui la designazione "E".)

I dollari per metro quadrato variano un po' da una classe all'altra, quindi considera i servizi, la posizione e il "look" di cui hai bisogno prima di iniziare la ricerca.

Visualizza il maggior numero di spazi possibile ed estrai l'elenco che hai creato in precedenza nel processo di pianificazione. Assicurati di aver dato la priorità alle caratteristiche che sono più importanti per te e per la tua attività e tienile in massima considerazione quando esamini le proprietà. Non lasciarti accecare da una caratteristica spettacolare in una proprietà quando alcune delle altre caratteristiche ugualmente importanti sono meno spettacolari di ciò di cui hai bisogno. Puoi anche creare un sistema di punteggio per aiutarti a confrontare equamente ogni proprietà. Indipendentemente dal sistema che utilizzi, prendi appunti sui vantaggi e gli svantaggi di ciascun sito e scatta foto per mantenerli dritti nella tua testa. Visita spesso i siti della tua lista breve e in diversi momenti della giornata per osservare i cambiamenti nel traffico, il rumore e altri potenziali problemi. Non lasciare che le tue emozioni governino la tua decisione!

Non dimenticare di indagare anche sulle opzioni "build-to-lease" chiamate anche "locazioni build-to-suit". Se trovi lo sviluppatore giusto, puoi adattare lo spazio alle tue esigenze e poi affittarlo. Questa opzione richiederà molto lavoro da parte tua per assicurarti di ottenere la qualità e la struttura adatte alle tue esigenze. Tieni inoltre presente che lo sviluppatore con cui lavori probabilmente non sarà proprietario dell'edificio per la durata del contratto di locazione.

Funzionalità ed extra fantastici Oltre ai servizi tipici della maggior parte degli uffici, ci sono anche molte nuove fantastiche funzionalità che possono aiutare a rendere il tuo ufficio più efficiente e sicuro dal punto di vista energetico. Ecco alcuni degli ultimi: Rivestimento fonoisolante/colorante/riflesso per finestre Ascensori programmabili e ad alta velocità Illuminazione attivata da movimento/sensore Comandi energetici programmabili Sistemi di accesso tramite smart card per l'ingresso sicuro dei dipendenti Sistemi di accesso con scansione palmare per un accesso ancora più sicuro da parte dei dipendenti

Ispeziona la proprietà
Quindi hai trovato un buon posto - pensi. Ti piace la posizione. Ha superato tutti i test finora. Quindi cos'altro devi guardare prima di firmare sulla linea tratteggiata? Ecco alcune cose per assicurarti che siano nel tuo elenco di domande.

• Prima di tutto, quanti anni ha l'edificio? Con l'età possono sorgere problemi e difficoltà nell'incorporare le nuove tecnologie.
• Ci sono problemi strutturali? Parla con altri inquilini e verifica se hanno avuto problemi con l'edificio stesso o anche con il proprietario.
• Il tetto perde?
• Quanti anni hanno i sistemi HVAC? Will you be dealing with periods of no air in the summer and no heat in the winter?
• Is it wired for computer networks, Internet access, or other electronic items? If not, will you have difficulty wiring it because of the types of wall materials or ceiling?

Is there adequate security? Security features can include:

• steel security doors
• security gates that fold out of the way during office hours
• alarm systems that can be monitored by a security firm or the local police department
• video cameras to watch entrances and exits
• bullet-proof glass
• fenced parking
• external lighting all around the building
• security guards

If you're buying the property you need to dig even deeper. Sometimes literally! For instance, you may need to do a Phase 1, 2, or 3 site assessment to make sure there is no environmental contamination that you will be dealing with. Sometimes the lending institute you are getting your loan from will require it.

So what do these assessments entail? A Phase 1 assessment involves reviewing the past uses of the land, and government environment records concerning the property, and a simple observation of the property. If this first assessment shows up any potential contamination or problems then a Phase 2 assessment is needed. Phase 2 involves air, water, and soil samples. The third type of assessment, sometimes referred to as a Transaction Assessment , only takes into account the use you are proposing for the site. It does not take into account any past uses or problems. This is the assessment you would need if the site has previously passed a Phase 1 assessment and had no problems.

It is also recommended by most in the real estate profession that any property, whether it is being leased or purchased, be inspected by a professional inspection firm.

Negotiating the Deal

­­Th­e most important thing to remember when signing a lease for commercial property is that the lease was written with your soon-to-be landlord in mind -- not you. Read it well and have your attorney and insurance broker read it as well. They can help you spot things that are not in your best interest. Remember that much of the success of your negotiating will depend on the current real estate market. Here are a few things to consider before signing:

• The longer the lease the more likely your landlord will be to negotiate on other items. (Just make sure you know the length that is best for your business and your realistic expectations.)
• Always ask for an option to sublet, so if your business does go belly up you have a way to get out of your lease payment.
• Always ask for a rent cap so your lease payment won't escalate too quickly.
• Always make sure you agree to everything that is included in the rent. Sometimes you come out better if those items (utilities, repairs, etc.) are separate.

Incentives
Work credit, cash allowances, or free rent can be used in the negotiating process too. If there are significant improvements that need to be made to the property before you can use it then these are all issues you should discuss as part of the negotiation process. The current market will probably play a part in which side of the fence you're on. If it's a tight market with low vacancy rates and high rents, you'll probably have a tougher time getting the landlord to pay very much for improvements. If there are a lot of empty buildings and the property needs a lot of work, the landlord may offer these allowances as incentives for you to sign the lease.

Cash allowances can be negotiated for things as simple as paint and carpeting. The points you need to cover when negotiating about improvements include who will be doing the work, who is responsible for damage, and what percentage of the total cost the landlord is willing to pay.

The landlord of the property may also offer additional incentives if the market is currently shaky, but always read the fine print and make sure you're protected. Read and review everything with the landlord to ensure total understanding and agreement of the terms, and bring in a real estate attorney to work out the details if there is any questionable issue.

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Glossario

Class A Office Space

Newer properties (built since 1980) of 100,000 square feet or larger in prime business districts. These buildings usually have at least five floors and are constructed of steel and concrete. They offer many business amenities and good access.

Class B Office Space

These properties are typically smaller, older and of wooden framed construction. They have usually been renovated and are in good locations. If the buildings are newer then they are typically smaller and not in a prime location.

Class C Office Space

Class C properties are older and have not been renovated. Their condition is typically fair but not considered good.

Escalation Clause

A clause that allows for increases in rent over time usually determined by an outside source such as the consumer price index.

Fixed Lease

A lease that does not include increases, but rather has a flat fixed rate over the term of the lease.

Gross Lease

A lease that includes utilities, repairs, taxes or insurance in the monthly payment.

Lease Term

The length of your lease.

Net Lease

A lease that does not include utilities, repairs, taxes and insurance in the monthly payment.

Step Lease

A lease that includes scheduled increases in rent over a specified period of time.

Percentage Lease

A lease that has a set rent amount with an additional amount that is determined by your business's sales.

Purchase Option

The right or requirement to purchase the property at the end of the lease.

Rentable Space (aka Leasable Space)

The total square footage rented. This includes all common areas so the number will be most likely be higher than what you requested to rent.

Usable Space

The space that your business physically occupies. This does not include common areas such as corridors, elevators, lobbies and rest rooms.

Links to help you Find Office Space

• Offices2Share
• OfficeFinder
• OfficeSpace.com
• Office Space Directory
• TenantWise.com
• Computer Associates:Surplus office space opportunities
• Facility City:Site Selection and Facility Management Information
• E-Suite:Listing and Location Services
• HQ:Global Workplace - Temporary office space, virtual mailing addresses, etc.
• High Tech Office Space
• Real Estate Leasing Tips
• LoopNet:Commercial Real Estate Marketplace
• Tenant Advocate:The Tenant Survival Institute

Real Estate Glossaries

• Grubb &Ellis:Real Estate Glossary
• Julien J. Studley, Inc.:Tenant Representation (See glossary at Market Information Link)
• OfficeFinder:Real Estate Glossary

Location Research Links

• Bureau of Labor Statistics:Regional Information
• REIS:Real Estate Investing Information
• Cush Wakeman Real Estate Market Research Information
• SiteNet:Commercial Real Estate News and Information

Links for Building

• Inspection Directory

Office Furniture and Supply Links

• Facility Furniture
• PacSmart:Packaging supplies