Fatturazione:evita questi 8 problemi che influiscono sul tuo flusso di cassa

L'attività di e-commerce è il settore più promettente e in rapida crescita, tuttavia, avere clienti che ti pagano da remoto può diventare difficile. Questo è il momento in cui la fatturazione online può aiutarti. Sono disponibili diversi software di fatturazione che aiutano a creare fatture e inviare promemoria. Tuttavia, la contabilità delle fatture richiede molto tempo, fatica e pazienza. I proprietari di piccole imprese devono tenere conto delle tariffe dei canali di vendita, degli indirizzi di spedizione, dell'inventario e di altri dettagli di pagamento. Anche un piccolo errore nel processo di fatturazione può comportare grossi problemi nella gestione del flusso di cassa. Di seguito sono riportati i problemi più comuni relativi alla fatturazione che le aziende potrebbero dover affrontare.

Contenuti:

1. Che cos'è una fattura?

2. Come creare una fattura online

3. 8 problemi di fatturazione che influiscono sul tuo flusso di cassa

   • Fatturazione manuale
   • Informazioni mancanti
   • Tracciamento dei pagamenti in entrata
   • Monitoraggio dell'inventario
   • Gestione dei pagamenti multivaluta
   • Commissioni di conteggio
   • Pagamenti irregolari
   • Associazioni negative

4. Conclusione

Cos'è una fattura?

Per definizione di Investopedia, una fattura è un documento commerciale con marca temporale che dettaglia e registra una transazione tra un acquirente e un venditore. La fattura specifica tutti i dettagli del pagamento, come prodotto o servizio, prezzo, data di scadenza e altre informazioni su un acquirente e un venditore.

Le fatture sono estremamente utili per ricevere pagamenti con carta di credito. In questo caso, un cliente deve solo aprire la fattura e inserire i dettagli della carta di credito. Voilà, l'acquisto è fatto! Inoltre, le fatture migliorano il processo contabile poiché delineano informazioni su spedizione, ubicazione e tasse registrate nei libri contabili.

Recentemente, le fatture cartacee sono state sostituite da fatture elettroniche che richiedono meno tempo. Per gli imprenditori è molto più semplice aggiornare le informazioni o eliminare gli errori nelle fatture online. E per i clienti, il pagamento online richiede molto meno tempo e fatica rispetto all'utilizzo della fatturazione cartacea.

Come creare una fattura online

Esistono molte app di fatturazione che possono aiutarti ad automatizzare il processo di fatturazione. Puoi utilizzare un software specifico per questi scopi o utilizzare uno strumento "creatore di fatture" nel tuo account QuickBooks, Square o PayPal, ecc.

Uno degli strumenti più semplici per creare una fattura è fornito dal software di contabilità Synder. Synder collega processori di pagamento come Stripe, PayPal e Shopify con QuickBooks o Xero. Quindi, puoi ricevere pagamenti da piattaforme diverse contemporaneamente e registrarli automaticamente nei tuoi libri. Analizzeremo più da vicino come creare fatture in Synder per ottenere il massimo dall'automazione dei pagamenti più avanti in questo articolo

8 problemi di fatturazione che influiscono sul flusso di cassa

Se sei un principiante nella fatturazione elettronica, potresti incontrare alcune difficoltà nella gestione delle transazioni online. Anche alcuni piccoli e insignificanti errori possono causare grossi problemi con report e dichiarazioni. Di seguito è riportato un elenco dei problemi più comuni nella fatturazione che possono influire sulla gestione del flusso di cassa.

1. Fatturazione manuale

Molti imprenditori, che solo di recente hanno trasformato la loro attività in commercio online, non automatizzano il processo di fatturazione e creano manualmente ogni fattura. Un tale approccio ha senso quando hai solo poche transazioni al mese. Ma se miri ad aumentare le tue vendite, devi ridurre al minimo la fatturazione manuale il più possibile. Esistono molte app che forniscono semplici modelli di fattura per semplificare il processo di pagamento. Devi solo inserire le informazioni necessarie negli spazi vuoti e inviare la fattura al tuo cliente. I modelli di fattura ti faranno risparmiare tempo e ridurranno al minimo i rischi di perdere alcuni dati sulla transazione.

Ecco un esempio di fattura in Synder.

1. Informazioni mancanti

Anche quando si utilizzano i modelli di fattura è difficile essere sicuri al 100% di aver incluso tutti i dati nella fattura. Chiunque può sbagliare. Ad esempio, potresti dimenticare di inserire l'indirizzo di spedizione nella fattura e inviarlo al tuo cliente. Poiché nella fattura non sono presenti dati di spedizione, potresti avere problemi con il conteggio dell'importo dell'imposta e la registrazione di questa transazione nei tuoi libri.

In generale, dovresti ricordare i componenti chiave della fattura che sono essenziali per la tua contabilità:

• Date di scadenza
• Nomi e indirizzi di un acquirente e di un venditore
• Contatti
• Dettagli di vendita sul prodotto o servizio
• Dettagli di pagamento

1. Tracciamento dei pagamenti in entrata

La parte difficile dell'utilizzo di un generatore di fatture in PayPal, Square o altri processori di pagamento è che i dettagli della transazione non vengono registrati automaticamente nei tuoi libri. Devi tracciare e registrare manualmente i dati nel tuo account QuickBooks o Xero. In alternativa, Synder monitora lo stato della fattura e inserisce automaticamente i dati nei libri contabili. Non appena il tuo cliente paga la fattura, Synder sincronizzerà il pagamento con la tua piattaforma di contabilità. Inoltre, tutti i dettagli della transazione (nome del cliente, inventario, spedizione, sconto, tasse, ecc.) si rifletteranno automaticamente nel tuo account.

1. Monitoraggio dell'inventario

Un altro problema con i pagamenti online è come tenere traccia dell'inventario. Se i tuoi clienti non pagano le fatture in tempo, può essere difficile monitorare il numero di prodotti rimasti in magazzino. Ad esempio, se registri l'inventario in QuickBooks, non hai altra scelta che inserire manualmente tutte le modifiche agli importi dei prodotti. Synder può aiutarti ad automatizzare questo processo. Sincronizza le transazioni e cambia l'inventario in QuickBooks, così avrai un conto preciso dei prodotti in stock.

Come funziona? Synder prende il nome del prodotto nella fattura e lo confronta con tutti i prodotti in QuickBooks. Quando i nomi corrispondono, Synder riduce il numero di prodotti in QuickBooks.

1. Gestione dei pagamenti multivaluta

Se la tua azienda serve clienti utilizzando valute diverse, il processo di acquisto diventa molto più semplice per loro. Tuttavia, è un incubo per un imprenditore o un contabile di un'azienda registrare transazioni multivaluta nei libri contabili e contare le tasse. Alcuni processori di pagamento come Stripe applicano tassi di cambio per registrare il pagamento con precisione in Quickbooks o Xero. Sfortunatamente, questa funzione non funziona sempre correttamente. Di conseguenza, i proprietari di attività commerciali ricevono un rapporto con transazioni sincronizzate in modo errato.

In confronto, Synder utilizza un tasso di cambio bancario ufficiale, ricalcola l'importo del pagamento e applica tasse accurate. E avviene in modo assolutamente automatico!

1. Commissioni di conteggio

Uno dei maggiori problemi con le fatture è la commissione che un processore di pagamento addebita per effettuare un trasferimento di denaro. Se lavori con più piattaforme di pagamento contemporaneamente, ci vorranno ore per contare tutte le commissioni per ogni transazione. Synder trova automaticamente le informazioni sulle commissioni nella ricevuta di vendita e le registra nel tuo account QuickBooks o Xero. Entro la fine del mese, riceverai rapporti con informazioni separate su profitti e spese. Non dovrai riscuotere tutte le commissioni manualmente e cercare l'importo della commissione per una nuova piattaforma di pagamento. Synder lo farà per te!

1. Pagamenti irregolari

Per rendere redditizia la tua attività, è importante mantenere un equilibrio tra profitto e spese. È una situazione comune quando le aziende devono coprire le spese prima di ricevere denaro dai clienti. Idealmente, i pagamenti in entrata e in uscita dovrebbero essere paralleli. Tuttavia, nel mondo reale, è una sfida far pagare i clienti in tempo. Il monitoraggio dello stato dei pagamenti e l'esecuzione manuale di promemoria richiedono molto tempo e fatica. Synder fornisce una funzione speciale "Regole intelligenti" per evitare tali situazioni. Utilizzando questo strumento, puoi creare le tue regole per i clienti che non hanno pagato la fattura in tempo. Synder può inviare loro un'e-mail, un SMS in messenger o persino registrare un messaggio vocale per assicurarsi che un cliente abbia ricevuto la fattura e non si sia dimenticato di pagarla. Quando i tuoi pagamenti in entrata sono programmati, sarai in grado di pianificare le transazioni in uscita in modo più efficace.

1. Associazioni negative

Molte aziende spesso commettono un errore dopo aver ricevuto il pagamento:non dicono "grazie" ai loro clienti. Il business non è solo "vendere e dimenticare". Devi coinvolgere i tuoi clienti nel funnel di acquisto e farli acquistare di più e regolarmente. Uno dei momenti chiave è lasciare emozioni positive dopo l'acquisto. I clienti felici sono clienti abituali. Il software di fatturazione di solito consente di inviare un'e-mail di ringraziamento al cliente dopo che il pagamento è stato effettuato. Tuttavia, se vuoi rendere questo processo più personalizzato, dai un'occhiata al sistema di fatturazione di Synder.

Conclusione

Per riassumere, la fatturazione online è un must per lo sviluppo del business. Aiuta ad automatizzare il processo di pagamento e lo rende molto più veloce e semplice. Tuttavia, vale la pena prestare maggiore attenzione alla contabilità delle fatture. Per gestire un volume elevato di transazioni senza errori e rapidamente, dovresti prendere in considerazione l'utilizzo di un software di contabilità per le piccole imprese. Inizia subito una PROVA GRATUITA in Synder per raggiungere il livello successivo di contabilità e-commerce.