5 consigli CRM per una gestione efficace dei dati

Best Practice per la gestione dei dati CRM

Anche quando implementi un software di gestione delle relazioni con i clienti per aiutarti a segmentare tutti i tuoi dati e ad allineare i tuoi team, il successo non è garantito.

L'origine del tuo fallimento potrebbe essere riconducibile alla qualità dei dati raccolti e alla riluttanza del tuo dipendente a utilizzare il nuovo software.

La realtà è che due terzi del tempo dei rappresentanti di vendita viene speso in attività che non sono vendite. Trascorrono il loro tempo in attività amministrative che dovrebbero essere svolte con una qualche forma di automazione. Ciò è ancora più spaventoso se si tiene conto del fatto che questa ricerca copre solo gli utenti che utilizzano attivamente il CRM.

Qui esamineremo cinque modi su come rendere i tuoi dati più puliti, più affidabili e il tuo team più incline ad accettare il nuovo concetto in modo che possa concentrarsi maggiormente sulle vendite.

1. Crea una strategia

Ogni decisione di gestione dovrebbe essere supportata da una strategia che avvantaggia l'obiettivo finale della tua attività. Utilizzando semplicemente il software CRM e non seguendo la corretta implementazione, puoi fare più danni che benefici.

Avere un'idea chiara del motivo per cui stai raccogliendo i dati in primo luogo ti aiuterà a evitare di raccogliere dati non necessari che potrebbero solo intasare il tuo sistema e ostacolare l'efficienza dei tuoi venditori.

Ecco alcuni obiettivi efficaci che dovrebbero aiutarti a definire una strategia solida:

• Migliora il processo di automazione
• Crea acquirenti persona
• Analizza i modelli di acquirenti dei clienti
• Forma i tuoi team sull'utilizzo dei dati
• Crea KPI per la qualità dei dati

2. Standardizza i tuoi dati

Questo è il primo passo per ricevere dati puliti. Se stai raccogliendo dati dal Web, la preoccupazione principale è sapere quali sono questi dati e come vengono raccolti. Gli standard guidano le informazioni nel tuo database in modo invariabile e prevedibile.

Le fonti dei tuoi dati sono punti di approvvigionamento da cui i dati vengono trasferiti al tuo database. Per lo più i team di marketing e vendita hanno la propria fonte di dati che estraggono e mantengono. Ma anche altri team potrebbero avere le proprie origini dati, quindi è importante essere trasparenti e riunirli tutti.

Per creare standard validi, è necessario conoscere ciascuna fonte, la frequenza con cui forniscono dati, quali team possiedono quali fonti e sono le fonti prime, seconde o di terze parti.

Con l'aumento del volume dei dati, della velocità e della varietà, i tuoi standard potrebbero diventare inefficienti e lasciarti con un'enorme quantità di dati non necessari.

Per questo motivo, è molto importante che i tuoi standard siano adattabili e prevedibili. Una start-up potrebbe non avere un'enorme quantità di dati, ma se colpisci in grande non farti cogliere alla sprovvista. Traccia i tuoi standard per i dati attualmente inseriti tenendo conto di un futuro aumento.

Tipi di origini dati:

• Top-funnel
• Pulsanti della pagina web incorporati
• Moduli pop-up di lead gen
• Moduli pagina di destinazione
• Questionari
• Chiamate di follow-up

È molto importante che i tuoi standard siano adattabili e previsionali. Una start-up potrebbe non avere un'enorme quantità di dati, ma se colpisci in grande non vuoi essere colto alla sprovvista. Quindi traccia i tuoi standard per i dati che vengono inseriti, ma anche per ciò che potrebbe arrivare in futuro.

3. Pulisci i tuoi dati

Per dati puliti intendiamo dati aggiornati in tempo reale. Circa il 30% dei dipendenti della gestione dei dati ritiene che i propri dati siano imprecisi e obsoleti.

Questo è un problema enorme in quanto ha un impatto negativo sulla fiducia e sulla soddisfazione dei clienti, che a sua volta riduce i profitti. Ciò significa che dovresti convalidare e aggiornare le email, i numeri di telefono e gli indirizzi dei tuoi clienti. Inoltre, rimuovi i duplicati ed elimina i contatti che sono rimasti inattivi per molto tempo.

Esistono strumenti di convalida dei dati che possono essere integrati con il tuo CRM e aiutare i tuoi dipendenti a eliminare questo compito ripetitivo.

Alcuni suggerimenti per la pulizia dei dati:

• Esegui un controllo dei dati corrente
• Evita silos di dati
• Disponi di un formato dati coerente

Oltre a pulire i tuoi dati, assicurati di avere un piano di backup dei dati in atto.

4. Usa Cloud CRM per sicurezza e backup

Uno dei maggiori vantaggi dell'utilizzo di un sistema CRM basato su cloud è il suo elevato livello di sicurezza.

Molte aziende temono ancora che una soluzione basata su cloud sia ancora inferiore a una on-premise. Ma questo è tutt'altro che vero. In realtà, le soluzioni basate su cloud hanno uno standard di sicurezza molto più elevato rispetto al tuo team IT on-premise medio.

Poiché il pane quotidiano dei fornitori di cloud è la garanzia che il suo utilizzo è più sicuro e accessibile, utilizzano i più recenti sistemi di crittografia per mantenere i tuoi dati al sicuro.

Un altro vantaggio rispetto a un sistema on-premise è il tempo necessario per fermare un possibile attacco informatico. Se vengono rilevate minacce 24 ore su 24, un team di esperti sarà lì per agire immediatamente. Se il sistema si arresta in modo anomalo, possono utilizzare i backup per ripristinare immediatamente i dati. Questo è difficile da ottenere con un team in sede poiché non lavorerà 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

A parte la sicurezza, un CRM basato su cloud è molto più agile, poiché i tuoi dipendenti possono accedervi da qualsiasi luogo.

5. Assicurati che i tuoi dipendenti vedano il valore

Tutte le tue decisioni di gestione e i preparativi andranno sprecati se non hai i tuoi dipendenti sulla stessa pagina.

Proprio come con qualsiasi nuova tecnologia, l'adattamento dell'utente finale potrebbe essere complicato. Se i tuoi dipendenti non hanno familiarità con i vantaggi del CRM, eviteranno di inserire dati al suo interno. Ciò può causare ancora più difficoltà poiché i manager potrebbero redigere report alla vecchia maniera poiché non si fidano dei dati forniti dai rappresentanti di vendita.

Per creare fiducia nel tuo CRM appena implementato, devi condurre riunioni del personale che ne evidenzino tutti i vantaggi. La chiave qui è che i tuoi manager di linea accettino la nuova strategia e influenzino il resto della forza lavoro.

Se questo non funziona, il tuo prossimo passo è cambiare le strutture degli incentivi introducendo dashboard e schede dei punteggi che mostreranno chi sono i leader dell'adozione. Ciò contribuirà a creare un ambiente competitivo sano.

Se tutto fallisce, dovrai puntare i piedi e tagliare i bonus a quei dipendenti che sono ancora riluttanti a cambiare le loro vecchie abitudini di lavoro.

Da asporto

Seguendo queste pratiche, i tuoi team di vendita, marketing e gestione saranno sulla buona strada per ottimizzare l'intero processo di vendita.

Un'efficace gestione dei dati consente campagne di marketing personalizzate rivolte a specifici acquirenti e canalizzazioni di vendita ottimizzate. Ciò non solo aumenterà le tue possibilità di acquisire nuovi clienti, ma miglioreranno anche i tuoi tassi di fidelizzazione e il profitto.