Un lento processo di ordine di acquisto può paralizzare le aziende. I sistemi manuali e gli strumenti arcaici possono avere effetti negativi sulla produttività e sui profitti di qualsiasi organizzazione, non importa quanto possano sembrare efficienti. Non sorprende quindi che le aziende multinazionali abbiano dedicato dipendenti a gestire una rete di fornitori, rivedere e rilasciare richieste di acquisto, accelerare gli ordini di acquisto, risolvere problemi, determinare nuove quantità di scorte e ridurre le scorte in eccesso.

Ciò può sembrare irraggiungibile e persino "eccessivo" per molte PMI. In effetti, fino a quando non raggiungi un fatturato di circa $ 100.000, un foglio di calcolo potrebbe essere sufficientemente adeguato per le tue semplici esigenze di inventario. Ma molte PMI con un fatturato compreso tra $ 100.000 e $ 100 milioni scoprono che la complessità dell'inventario viene alleviata con uno strumento più potente.

Quando si tratta di gestione degli ordini di acquisto:da un ottimo strumento derivano grandi responsabilità. Ma le PMI possono esercitare lo stesso potere delle grandi imprese?

Prima di farlo, esaminiamo l'aspetto di un tipico processo di gestione degli acquisti.

• Allineare l'inventario e le vendite dei clienti attraverso i canali di vendita
• Gestione di spedizione e trasporto
• Tracciamento dell'adempimento
• Report e analisi dei dati generati

La gestione degli ordini d'acquisto (o la gestione degli approvvigionamenti) è un'attività piuttosto impegnativa da eseguire manualmente:può portare al burnout dei dipendenti e all'abbandono dei clienti. Quindi la maggior parte si rivolge a un sistema di gestione degli ordini per gestire il volume di lavoro nel modo più efficiente possibile, accelerando i tempi di elaborazione degli ordini e riducendo gli errori.

Questo è fondamentale per offrire ai consumatori un'esperienza eccezionale. Con molte opzioni per l'acquisto online, il percorso del cliente fino al punto in cui riceve l'articolo è un pezzo importante del puzzle da risolvere.

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Qual ​​è il ciclo dell'ordine di acquisto?

Il tempo di ciclo dell'ordine di acquisto è una misura chiave del tempo di ciclo di approvvigionamento. Questa misura viene calcolata come tempo di ciclo in ore dal ricevimento di un elemento pubblicitario della richiesta di acquisto alla trasmissione dell'ordine di acquisto al fornitore/fornitore.

Tale calcolo dovrebbe includere tutte le attività associate all'elaborazione di un ordine di acquisto, nonché l'inserimento dei dati, il tempo impiegato per confermare la ricezione da parte del fornitore e il tempo impiegato per rispondere con la conferma del prezzo e della consegna.

La capacità di trasformare le richieste dei dipendenti in ordini di acquisto è fondamentale per il controllo finanziario, la gestione di un'azienda agile e la soddisfazione dei dipendenti. Nel 2006, APCQ ha condotto uno studio che ha valutato il costo degli ordini manuali tra $ 35,88 e $ 506,52.

Si tratta di costi molto reali associati all'elaborazione manuale degli ordini di acquisto.

L'accelerazione dei cicli degli ordini di acquisto richiede una strategia che sfrutti la tecnologia e estenda la fiducia ai tuoi dipendenti.

Come accelerare il ciclo del tuo ordine di acquisto

1. Automatizzare, automatizzare, automatizzare
L'automazione velocizza la richiesta di acquisto fornendo a utenti e approvatori l'accesso istantaneo a qualsiasi richiesta/ordine nel sistema. La tecnologia può anche generare rapporti immediati, consentendoti di tracciare, monitorare e analizzare i costi aziendali al volo.

Ma soprattutto, la tecnologia può fornire a te e al tuo team maggiore visibilità e controllo su cicli e approvazioni.

Un processo automatizzato fornisce:

• Risparmio sui costi :la tua azienda e i tuoi dipendenti possono risparmiare tempo (e sanità mentale) evitando compiti manuali e umili. Si concentrano invece su attività a maggior valore aggiunto. Nel 2014, il costo di elaborazione medio complessivo era di $ 411 secondo CAPS Research.
• Maggiore visibilità :avere una spesa visibile farà molto, consentendo alle aziende di gestire efficacemente il proprio flusso di cassa.
• Miglior controllo :coloro che richiedono il pagamento verranno presentati solo con centri di costo e conti approvati, dando ai tuoi responsabili finanziari un maggiore controllo.
• Maggiore precisione :elimini le possibilità di errori come la partita doppia. Inoltre, le regole all'interno della piattaforma tecnologica possono prevenire errori di routine.
• Conformità :il flusso di lavoro può essere configurato in base alle tue regole aziendali e conforme al tuo ordine di acquisto e alle politiche di fornitore/venditore.

Alcuni esempi su come sfruttare la tecnologia per abbreviare le catene di approvazione e ottenere il controllo sul processo:

• Avvia contratti con i fornitori per articoli specifici in modo che siano "pre-approvati".
• Imposta i budget in modo che siano visibili ai dipendenti e osserva come i diversi team e dipartimenti stanno andando contro il budget.
• Aggiungi altre 2-3 persone al processo come osservatori anziché approvatori. In questo modo, nessuno blocca il processo e gli osservatori possono intervenire quando è presente un problema.
• Imposta flussi di lavoro

2. Ottimizzazione della catena di fornitura
Oggi la filiera è un complesso ecosistema di persone, processi e tecnologie.

Prima, le grandi aziende e le imprese avrebbero voluto consolidare la propria base di fornitori, negoziare sconti contrattuali più forti e incoraggiare i dipendenti ad acquistare da questa rosa di fornitori preferiti. Ma con fluttuazioni altamente volatili per i prodotti, il consolidamento dei fornitori potrebbe non essere il migliore. Invece vorrai la diversità dei fornitori.

L'ottimizzazione, tuttavia, richiede l'analisi della spesa, delle capacità e delle prestazioni dei fornitori, pur mantenendo la qualità. Rivedi i tuoi punti di forza principali e affida tutte le altre attività ai tuoi partner fornitori specializzati.

Migliora i tassi di evasione e la disponibilità dei prodotti al momento dell'acquisto e garantisci una catena di approvvigionamento snella, migliorando i margini e la redditività. Oggi la tecnologia consente collaborazioni e risposte in tempo reale.

Un buon sistema di gestione degli ordini aiuta con:

• Elaborazione di ordini e pagamenti in qualsiasi valuta, tramite qualsiasi canale di vendita;
• Invio dei dettagli dell'ordine al magazzino o 3PL;
• Abbinamento del magazzino più vicino alla destinazione del prodotto;
• Aggiornamento istantaneo dell'inventario su tutti i canali di vendita;
• Tracciare l'avanzamento dell'ordine in modo che sia il cliente che l'azienda possano vederlo;
• Previsione della domanda e dei livelli delle scorte per creare un avviso quando è necessario un rifornimento;
• Integrazione con altre app e piattaforme per collegare funzioni di amministrazione come contabilità, fatturazione ed elaborazione dei pagamenti.

Gli ordini di acquisto sono un aspetto quotidiano di qualsiasi attività commerciale. Ma se gestito male, può causare ritardi, consegne in ritardo, spese eccessive, frustrando tutte le parti.

La nostra piattaforma basata su cloud libera i fondatori dalle sfide operative (soprattutto come la gestione degli ordini di acquisto) della creazione di attività commerciali e consente loro di concentrarsi su ciò che amano e sanno fare meglio:creare attività straordinarie.

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