Gestisci una piccola/media azienda ma non utilizzi ordini di acquisto? Potrebbe essere più importante di quanto pensi.

Quando la maggior parte delle piccole imprese inizia, rinuncia agli ordini di acquisto a favore di strette di mano e processi informali. Un tacito accordo tra un fornitore di poco conto e un fornitore di fiducia.

Ma cosa succede se c'è mai una disputa, un disaccordo su un pagamento, standard di qualità o persino prestazioni. Hai bisogno di un documento a cui fare riferimento.

Man mano che l'azienda cresce in termini di dimensioni e complessità, un sistema formalizzato garantisce che i tuoi acquisti vengano ordinati, preventivati ​​ed evasi di conseguenza. È qui che entrano in gioco gli ordini di acquisto.

Gli ordini di acquisto sono uno strumento importante che le aziende come la tua dovrebbero utilizzare per garantire che la spesa rientri nel budget. Senza gli ordini di acquisto, il monitoraggio delle spese è più difficile, soggetto a errori e la convalida dei rapporti di consegna diventa un incubo.

7 elementi importanti di un PO

1. Nome dell'azienda che produce i beni o servizi

• Assicura che entrambe le parti sappiano esattamente chi è coinvolto in ogni acquisto.

• Un riferimento univoco che consente di abbinare gli acquisti a ciò che viene ordinato e ciò che verrà consegnato. Il numero dell'ordine di acquisto consente di vedere più facilmente quali acquisti sono stati effettuati, quali sono stati pagati e quali articoli consegnati entro quale data con il numero corrispondente.
• Un numero PO garantisce che la tua fattura venga elaborata rapidamente e riduce al minimo il rischio di pagamenti errati.

• Una registrazione ufficiale su quando è stato effettuato un ordine e quando è stato consegnato.

• Assicura che tutta la corrispondenza e le consegne vengano inviate al posto giusto, per evitare consegne o pagamenti in ritardo.

• Garantisce che non siano stati effettuati raddoppiamenti o acquisti errati.
• Include le specifiche tecniche.

• Non lascia spazio di manovra per aumenti di prezzo a tua insaputa. Avere i prezzi elencati nel tuo PO ti consente anche di tenere traccia della cronologia dei prezzi con i fornitori e vedere se è necessario rinegoziare o cercare un nuovo affare.
• Include tasse e prezzo totale

• Consente agli acquirenti di sapere dove devono essere effettuati esattamente gli acquisti per evitare ritardi nel processo.

Altri motivi importanti per cui gli ordini di acquisto sono importanti

• Semplificano il tracciamento degli ordini;
• Garantiscono una comunicazione chiara;
• Semplificano la vita ai tuoi fornitori;
• Ti aiutano a evitare problemi di audit;
• Un ordine di acquisto fornisce una protezione contrattuale e legale per l'acquirente e il fornitore. Proteggono sia gli acquirenti che i fornitori.

Gli ordini di acquisto assicurano che la spesa rientri nel budget. Senza gli ordini di acquisto, il monitoraggio delle spese è più difficile, soggetto a errori e la convalida dei rapporti di consegna diventa un incubo.

Potresti dire:"Un ordine di acquisto non è la stessa cosa di una fattura?" In realtà, no.

In che modo gli ordini di acquisto (PO) sono diversi dalle fatture

Un ordine di acquisto viene creato da un acquirente , che vuole assicurarsi di aver ricevuto esattamente ciò che ha ordinato. Nel frattempo, viene emessa una fattura da un fornitore o fornitore chi richiede il pagamento.

Una fattura è una dichiarazione di denaro dovuto, la data di scadenza e gli eventuali sconti disponibili (ad es. pagamento anticipato).

La maggior parte delle piccole e medie imprese e imprese che conosciamo utilizza ancora fogli di calcolo per gestire gli ordini di acquisto.

Ma lo sapevi... ? Tutte le grandi aziende utilizzano un sistema di ordini di acquisto.

L'utilizzo di processi manuali con gli ordini di acquisto mette a rischio le finanze della tua azienda perché non puoi:

• Controlla le tue spese in modo accurato e tempestivo
• Prevenire gli errori di perdita di denaro
• Rimani entro i tuoi budget

È inefficiente e, francamente, poco saggio per un'azienda in crescita.

Buone notizie. Il software di gestione dell'inventario di TradeGecko è progettato per semplificare il processo di gestione degli ordini di acquisto.

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In che modo TradeGecko può semplificare e gestire gli ordini di acquisto?

Le nostre funzioni per gli ordini di acquisto consentono alle aziende di:

• Crea e modifica ordini di acquisto indipendentemente o direttamente da un rapporto di previsione;
• Ricevi Aggiungi articoli all'ordine di acquisto tramite gli scanner di codici a barre dell'app per la ricezione delle scorte;
• Salva e invia tramite e-mail o stampa gli ordini di acquisto;
• Completa il flusso di lavoro di acquisto;
• Segna gli ordini di acquisto come ricevuti o parzialmente ricevuti;
• Genera facilmente rapporti sui riordini e previsioni della domanda per sapere esattamente quando è necessario riordinare;
• Controlla rapidamente tutti gli ordini di acquisto generati all'interno del sistema, indipendentemente dallo stato.

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Con un approccio integrato alla gestione dell'inventario, TradeGecko rende la creazione e la gestione degli ordini di acquisto semplice e facilmente referenziabile, tracciabile e super semplice.

Dalla dashboard puoi creare, rivedere e aggiornare facilmente tutti gli ordini d'acquisto in sospeso, con i livelli delle scorte e le informazioni sui fornitori precaricate, tutto in un unico posto. I prezzi vengono inoltre regolati automaticamente in base alle diverse quantità secondo necessità.

Come tutte le funzionalità di TradeGecko, la dashboard di gestione degli ordini di acquisto consente alle aziende in crescita di lavorare in modo più intelligente, pianificare con precisione il futuro e fornire una migliore esperienza al cliente.

Se vuoi indietro il tuo tempo e vuoi ridurre al minimo il rischio di errore umano, usa un sistema di gestione degli ordini di acquisto. TradeGecko rende estremamente semplice la creazione e la gestione degli ordini di acquisto.