4 modi per ottenere una collaborazione senza interruzioni quando si passa a un modello di lavoro ibrido

Come ottenere una collaborazione senza interruzioni in un modello di lavoro ibrido

Mescolare WFH con la vita in ufficio è la via da seguire, ma pone alcune sfide, in particolare per quanto riguarda la fluidità operativa. Consideriamo come superare questo ostacolo.

Nel 2019 quando Covid-19 solo nei pensieri dei virologi, il lavoro a distanza era ancora una rarità. In gran parte del mondo (almeno in quello occidentale), l'accesso a Internet è stato sufficientemente veloce e coerente per anni , eppure i datori di lavoro si sono opposti all'idea di concedere maggiore libertà ai propri lavoratori perché temevano cosa ne sarebbe stato fatto.

La storia dell'orrore che recitavano quando richiesto descriveva professionisti inattivi che usavano la loro relativa mancanza di supervisione per non fare nulla mentre affermavano di lavorare diligentemente. Credevano davvero che sarebbe successo? Alcuni lo hanno fatto, mentre altri lo hanno semplicemente ripetuto perché non volevano cambiare. Il cambiamento è complicato e imbarazzante, mentre lo status quo è confortevole.

Quindi, quando sono arrivati ​​i primi blocchi e ovunque i governi non hanno concesso alle aziende altra scelta che adottare metodi di lavoro a distanza, è stato un enorme cambiamento, simile a un improvviso salto generazionale della tecnologia. Tutti si aspettavano che il lavoro a distanza sarebbe diventato grande un giorno , ma non erano pronti per quel giorno per passare a oggi .

Salta fino a questo punto e abbiamo raccolto diverse informazioni chiave. Bene, due intuizioni che portano naturalmente a una terza:

1. Il lavoro da remoto è perfettamente fattibile. I timori che avrebbe portato al crollo della produttività erano chiaramente infondati. In alcuni casi è aumentato e marginalmente in altri, con la maggior parte delle aziende che sono più o meno produttive come prima del cambiamento.
2. La collaborazione soffre a distanza. Lavorare in luoghi separati è difficile per i team. La comunicazione online va solo così lontano ed è difficile essere motivati ​​quando trascorri ogni giorno nel tuo ufficio isolato a casa.
3. Un approccio ibrido è la strada da percorrere. Mantenendo uno spazio ufficio ma rendendo facoltativa la frequenza, un'azienda lungimirante può ottenere il meglio da entrambi i mondi:la libertà e l'economicità del lavoro a distanza e la soddisfazione della connessione di persona.

Il passaggio a un modello ibrido non sarà automatico portare a una collaborazione eccezionale, però. È un approccio nascente che richiede molta riflessione e impegno per essere ottimizzato. Detto questo, l'obiettivo di questo post è ottenere una collaborazione fluida con una struttura ibrida e esamineremo quattro modi in cui puoi realizzarlo. Veniamo a loro.

Sii coerente con i sistemi che utilizzi

In un dato giorno, rivedi il carico di lavoro e le abitudini di due lavoratori:uno che lavora in ufficio e l'altro che lavora da casa. Quali sono le differenze? Se fanno pause in orari diversi, strutturano le loro giornate in modo diverso e comunicano con i colleghi in misura diversa, non c'è problema. Ma cosa succede se fondamentalmente funzionano attraverso sistemi diversi?

Non è così poco plausibile come potrebbe sembrare. Uno strumento particolare potrebbe essere stato introdotto in ufficio, con il presupposto di fondo che i lavoratori remoti sarebbero stati informati rimanendo insoddisfatti. Inoltre, i lavoratori remoti, che si sentono disconnessi dai loro team, possono iniziare a dedicare più tempo agli strumenti che preferiscono usare, rifuggendo da quelli a loro consigliati.

Il problema con disparità di questo tipo è che generano confusione e lenta cooperazione. L'impiegato A consulta l'impiegato B su un determinato compito, ma utilizzano software diversi per gestire cose simili e non possono comunicare in modo efficace. Ecco perché è così importante per le aziende (in particolare le grandi aziende) investire in un software onnicomprensivo.

Ampi sistemi basati su cloud (come Really Simple Systems CRM, ovviamente) non sono solo più potenti delle alternative. Sono anche migliori per riunire le aziende, garantire che tutti siano d'accordo e ridurre gli ostacoli operativi. In breve, ogni lavoratore dovrebbe appoggiarsi agli stessi sistemi, in ufficio o fuori sede.

Fai lavorare le persone su attività a livello aziendale

È impossibile ottenere una collaborazione senza interruzioni se non ti impegni in nessuna collaborazione — e no, convincere numerose persone a lavorare per lo stesso obiettivo non richiede collaborazione. Staccare i dipendenti dalla classica struttura dell'ufficio rendendola facoltativa consente anche loro di rimanere in silos. Può anche accadere accidentalmente, con il dipendente A che vuole essere in ufficio il lunedì e il martedì e il dipendente B che preferisce il giovedì e il venerdì.

Inoltre, la natura della maggior parte delle aziende lascia un'ampia collaborazione come principalmente un optional in più:qualcosa che tende a spuntare a causa di discussioni casuali durante le riunioni d'ufficio. Quindi quando è una necessità (quando arriva un progetto che richiede legittimamente gli sforzi congiunti di tutti i lavoratori dell'azienda), è strano e difficile da capire per le persone.

Se vuoi migliorare nel nuoto, devi nuotare regolarmente e se vuoi diventare bravo a collaborare, devi collaborare di più. Per questo motivo, è importante fornire semi-frequentemente compiti a livello aziendale, per quanto artificiosi, che possano far lavorare insieme le persone e migliorare le proprie capacità comunicative.

Idealmente, tali attività saranno davvero utili per l'azienda nel suo insieme. Le risorse sono grandi investimenti, ad esempio:coinvolgere tutti per contribuire a una base di conoscenza (un sito accessibile destinato a rispondere alle domande dei clienti senza richiedere la comunicazione diretta) è un'opzione, così come la revisione del sito Web aziendale in modo da riflettere le personalità dietro il struttura aziendale (le persone vogliono supportare aziende che sembrano fondamentalmente umane).

Assicurati che tutti siano a conoscenza della pianificazione

Il dipendente A termina la sua parte di un progetto, ma potrebbe davvero trarre vantaggio dalla valutazione del dipendente B prima di sottoporlo all'approvazione. Il giorno successivo si dirigono in ufficio per discuterne direttamente con loro, solo per scoprire che l'impiegato B non si trova da nessuna parte. A quanto pare, il dipendente B ha deciso di confondere la propria routine lavorativa ibrida e lavorerà da casa per il resto della settimana, richiedendo che la discussione si svolga online (o per niente).

Non sembra un grosso problema, ma stiamo parlando di senza soluzione di continuità la collaborazione come obiettivo, e perdere tempo cercando di mettersi al passo con qualcuno non è geloso. I lavoratori sapranno quali conversazioni è meglio gestire di persona e quali sono migliori come chat online:devono solo sapere cosa faranno i loro colleghi per poter essere accomodanti.

Di conseguenza, il maggior numero possibile di persone dovrebbe avere i propri programmi stabiliti in modo abbastanza chiaro in anticipo, con gli adeguamenti dell'ultimo minuto ridotti al minimo. Se ci sono dipendenti che non usano il modello ibrido (lavorano esclusivamente dall'ufficio o da casa) allora possono ovviamente essere esclusi dall'equazione, ma quelli che combinano e abbinano dovrebbero essere chiari sui loro piani in modo che i colleghi possano prendere le decisioni appropriate.

Inoltre, incoraggiare le persone ad abbracciare la flessibilità collaborativa aiuterà davvero. In altre parole, è meglio avere lavoratori disposti a modificare i propri orari al volo piuttosto che avere lavoratori che stabiliscono rigidamente i propri orari e non li cambieranno mai. Non puoi imporre questo e non dovresti provare, ma è molto probabilmente vero che i tuoi dipendenti saranno disposti a cambiare leggermente se sanno che è a vantaggio dei loro colleghi.

Semplifica i contorni del tuo progetto

L'andirivieni di progetti collaborativi ha sempre avuto il potenziale di causare problemi e l'introduzione del lavoro a distanza non ha fatto altro che aggiungersi a questo. Puoi metterlo in relazione con l'elemento del passaggio di consegne di una staffetta:anche il passaggio di consegne più grazioso aumenta il tempo complessivo e ogni tappa aggiuntiva riduce l'efficienza generale. Considera come questo aggrava i problemi che abbiamo già affrontato, come la programmazione poco chiara che interferisce con la comunicazione.

Un progetto che fa leva sulle competenze di dieci persone non dovrebbe essere delineato con una serie contorta di scambi, con l'impiegato A che lo passa all'impiegato B che lo passa all'impiegato C che poi deve ritrasmetterlo all'impiegato B. Qualsiasi collaborazione che adotta questo approccio assorbirà molto più tempo e fatica di quanto non ne abbia effettivamente bisogno.

Pianificando ogni progetto per ridurre gli scambi e ridurre al minimo le riunioni (una riunione lunga con tutti in ufficio è preferibile a sei riunioni brevi che possono essere facilmente ritardate), puoi eliminare l'amministratore inutile e saltare molti dei danni che possono causare orari contrastanti. In breve? Mantieni le cose semplici .

Pensieri finali

In definitiva, ci sono due chiavi per una forte collaborazione:comunicazione e programmazione. Più puoi fare per abituare i membri del tuo team a lavorare insieme e ad allineare i loro programmi, più facilmente e fruttuosamente saranno in grado di unire i loro sforzi. Seguendo i suggerimenti che abbiamo trattato qui, avrai maggiori possibilità di sfruttare al meglio l'approccio ibrido al lavoro che presto sarà standard.