Come gestire con successo un'associazione condominiale

Essere a capo di un'associazione condominiale non è un compito facile. In qualità di amministratore o azienda, sei generalmente responsabile della manutenzione degli edifici, piscine e altre aree comuni. Devi anche far rispettare le regole su ciò che i proprietari di casa possono fare con la loro proprietà, e questo può causare molte polemiche. I proprietari di abitazione pagano ovunque da $ 100 a $ 10, 000 all'anno per vivere in una comunità gestita, secondo CNNMoney.com, e questo crea un'enorme pressione sull'associazione per essere finanziariamente responsabile, soddisfare gli standard di manutenzione e pulizia e migliorare il valore complessivo dei condomini.

Passo 1

Identifica le operazioni chiave di cui sarai responsabile. Utilizzando un software di elaborazione testi, documentare gli ambiti di obbligo del condominio. Questi possono includere:manutenzione di edifici, paesaggistica, piscine, sale ricreative e altre strutture pubbliche condivise; ritiro della spazzatura; pulizia di emergenza, come neve o ghiaccio, e sicurezza degli edifici. Prendere nota di altre aree di gestione, come far rispettare le regole comunitarie per i proprietari di casa, rispondere ai reclami, tenere riunioni periodiche dell'associazione e riscuotere quote mensili o annuali.

Passo 2

Determinare la manodopera necessaria per far funzionare l'impianto. Costruire relazioni con i fornitori locali per fornire i servizi di manutenzione. Preparati ad assumere un consulente in caso di azioni legali.

Passaggio 3

Pianifica attentamente il budget annuale. Creare un modello in un programma per fogli di calcolo, come Microsoft Excel. Inizia con il livello più alto di riparazioni, come la sostituzione del tetto, quindi allocati in modo appropriato per i servizi di pulizia, sostituzione dell'asfalto, paesaggistica, controllo dei parassiti, riscaldamento e aria condizionata, tinteggiatura esterna e altro. Esamina tutte le unità per determinare ciò che è necessario, e lasciare riserve per tenere conto di scenari di calamità naturali.

Passaggio 4

Documentare una serie di standard di riparazione e manutenzione. Questo è fondamentale per la pianificazione della manutenzione a lungo termine delle tipiche operazioni di costruzione. Pensa a cosa significa "pulito". Stabilisci uno standard per ciò che ritieni necessario per programmare il controllo dei parassiti, servizio di riscaldamento/condizionamento, e altre manutenzioni regolari. Decidendo sull'urgenza di alcune riparazioni, riduci la possibilità di superare il tuo budget. Anche, questo ti permette di concentrarti sulle operazioni essenziali necessarie per far funzionare la community.

Passaggio 5

Sii il più diplomatico possibile con i proprietari di casa. Le controversie sulle regole dell'associazione possono portare rapidamente a battaglie legali. Le riunioni dell'associazione sono forum aperti in cui i proprietari di case possono sollevare questioni. Quando i reclami sono presentati di persona o per iscritto, rispondere in modo efficiente e rispettoso.

Passaggio 6

Documentare e valutare regolarmente tutte le operazioni. Una valutazione di fine anno del budget e delle operazioni ti aiuta a determinare cosa ha funzionato, e se hai bisogno di cambiare il tuo approccio l'anno prossimo. Conserva tutte le ricevute di manutenzione, contratti legali, informazioni assicurative e documenti finanziari insieme in un sistema di archiviazione organizzato per riferimento futuro.

Consiglio

Se la tua comunità ha 30 o più unità, può avere senso assumere una società di gestione immobiliare, in quanto sarà difficile per un individuo gestire in modo efficiente tutte le operazioni condominiali.

Si consideri l'appartenenza all'Istituto delle Associazioni di Comunità (CAI). Questa organizzazione nazionale fornisce risorse educative, newsletter, opportunità di workshop e altri strumenti per la gestione delle associazioni condominiali.

Avvertimento

Potresti affrontare costose azioni legali se non riesci a tenere il passo con i regolamenti edilizi o non tieni un registro accurato dell'attività finanziaria.

Cose di cui avrai bisogno

• Software di elaborazione testi

• Software per fogli di calcolo

• Schedario