18 modi per automatizzare la tua attività per la crescita

Ogni leader aziendale sa che c'è una differenza tra un lavoro intenso e un lavoro produttivo. Il primo tende ad essere un dissipatore di tempo ripetitivo che richiede poco pensiero o talento. Quest'ultimo produce un risultato significativo che avvantaggia l'azienda ed è soddisfacente per i lavoratori.

La maggior parte di noi preferirebbe trascorrere le proprie giornate sul secondo piuttosto che sul primo. I tuoi dipendenti la pensano così, pure. Infatti, il coinvolgimento guida la vera produttività. L'automazione dei processi aziendali (BPA) è il mezzo con cui le aziende trasferiscono il lavoro intenso alle macchine e consentono al personale di esprimere la propria creatività e capacità di risoluzione dei problemi.

BPA è una categoria di software ma può includere anche tecnologie meccaniche, come la robotica. L'obiettivo è completare processi e azioni ripetitivi fisici o digitali con un intervento minimo o nullo da parte dell'uomo. BPA può essere acquistato e utilizzato come pacchetto software autonomo, oppure può essere integrato o incorporato in altri software come funzionalità. Spesso è un sottoinsieme di suite di gestione dei processi aziendali (BPM), che a sua volta può essere una componente della gestione dell'infrastruttura.

Potresti sentire i termini "BPA" e "BPM" usati in modo intercambiabile, ma non sono la stessa cosa. BPA si concentra su come l'automazione può semplificare e ottimizzare i processi aziendali, mentre BPM, che può o meno includere l'automazione, utilizza una varietà di metodi per scoprire, modello, analizzare, modificare e ottimizzare i processi aziendali end-to-end.

Però, BPA si sta evolvendo, e il termine si sta trasformando per riflettere cambiamenti significativi lungo la strada. Per esempio, L'automazione dei processi robotici (RPA) è una forma di BPA che utilizza l'intelligenza artificiale per completare, flussi di lavoro in più fasi, spesso attraverso una varietà di applicazioni. Per esempio, La società di ricerche di mercato IDC definisce il BPM con funzionalità di intelligenza artificiale "automazione intelligente dei processi, ” o IPA.

Perché automatizzare i processi aziendali?

In breve, tutte le aziende vogliono fare di più con meno. Il BPA consente di svolgere più lavoro con meno persone e di liberare tempo nella giornata lavorativa per creare nuovi prodotti e servizi innovativi e generare più profitti.

Il BPA aggiunge anche efficienze che fanno risparmiare tempo e denaro, riduce gli errori umani, e spesso sfrutta meglio le risorse e le risorse aziendali.

5 vantaggi del BPA

Ci sono molti modi in cui le aziende traggono vantaggio dall'uso strategico del BPA. I cinque più comuni sono:

1. Aumento della produttività

Proprietari di piccole imprese, e lavoratori in imprese di qualsiasi dimensione, possono concentrarsi sul fare ciò che sanno fare meglio e affidarsi alle macchine per fare il resto. Il lavoro viene completato più velocemente e con pochi o nessun errore. Quando i sistemi robotici svolgono compiti che in precedenza causavano lesioni, come cadute o strappi, aumenta il benessere dei dipendenti.

2. Comunicazioni assistite

Con BPA, le comunicazioni possono essere instradate su un canale preferito, o un rappresentante del servizio clienti potrebbe, Per esempio, seguire una conversazione attraverso i canali. Inoltre, un rappresentante potrebbe prelevare dati di supporto da una varietà di applicazioni per rendere le comunicazioni più produttive. Un manager potrebbe utilizzare il BPA per tenere traccia delle attività in modo che tutte le parti sappiano dove si trovano in un progetto o processo su cui stanno lavorando.

3. Maggiore visibilità del processo

Ogni volta che si automatizza un processo, hai l'opportunità di osservare da vicino il flusso e decidere quali passaggi vale la pena mantenere e cosa si potrebbe fare per migliorare la procedura. Il risultato, processi più snelli accelereranno ulteriormente la produzione.

4. Costi ridotti

Gli studi dimostrano costantemente che l'aggiunta di automazione è notevolmente meno costosa rispetto al pagamento di una persona per svolgere lo stesso lavoro. Ulteriore, l'automazione porta sia a economie di scala sia a una maggiore economia di scopo; questo è, la capacità di produrre una più ampia varietà di prodotti. Come sanno i leader aziendali, entrambi possono portare a margini unitari più favorevoli ea una maggiore redditività.

5. Maggiore efficienza operativa

La società di analisi Forrester suggerisce che l'automazione può ridurre i costi operativi del 90% e afferma che l'uso dell'automazione intelligente rilascerà $ 134 miliardi di valore del lavoro entro il 2022. una maggiore visibilità sui processi porterà a una maggiore innovazione.

Ulteriore, l'automazione consente tempi di consegna più brevi, consegna più rapida e uso più efficiente di scorte e contanti, secondo Economics Help.

9 aree chiave della tua attività da automatizzare

Sebbene la maggior parte delle aziende sia in grado di identificare il lavoro ripetitivo che potrebbe essere automatizzato per rendere le operazioni più efficienti, ci sono alcune aree in cui gli esperti affermano che le aziende possono ottenere vantaggi immediati. Questi includono:

1. Marketing

L'automazione del marketing coordina i messaggi di marketing e ne orchestra la consegna tempestiva su canali designati. L'automazione del marketing determina un aumento medio del 14,5% della produttività delle vendite e una riduzione del 12,2% delle spese generali di marketing, secondo invesp.

L'automazione del marketing può essere utilizzata su più canali, compreso l'email marketing, servizio di messaggi brevi (SMS), ricerca a pagamento, display e pubblicità social. Può essere utilizzato anche per consigli di upselling su acquisti mobili e online.

2. Finanza

La natura delle funzioni finanziarie è altamente strutturata e consiste principalmente nel lavorare con valori numerici. Ulteriore, i dati vengono spesso trasferiti tra report e reparti per mantenere l'azienda su basi finanziarie sicure. Questi attributi combinati rendono la finanza un'area adatta all'automazione.

La creazione di qualsiasi report finanziario può essere parzialmente o completamente automatizzata. Un esempio è l'automazione della contabilità fornitori (AP). Un processo AP spesso automatizzato è la fatturazione. Ciò può ridurre i costi, aumentare l'efficienza e ridurre gli errori. I processi di fatturazione possono essere integrati con altri processi come i dati della catena di approvvigionamento o le ricevute di spedizione.

3. Vendite

Molti processi utilizzati nelle vendite esterne e interne possono essere parzialmente o completamente automatizzati. Ma l'obiettivo è lo stesso:chiudere più vendite in una tipica giornata lavorativa di quanto fosse possibile senza la velocità e l'efficienza dell'automazione.

Esempi di automazione della forza vendita includono la generazione di lead, messaggistica di contatto con il cliente, sviluppo della proposta, gestione dei contratti, gestione delle quote di vendita e delle commissioni e monitoraggio dei dettagli delle transazioni.

4. Sviluppo del prodotto

Esempi di casi d'uso includono progetti di ricerca e sviluppo (R&S), sviluppo software e sviluppo di nuovi prodotti. In tutti i casi, l'automazione aumenta la produttività e l'efficienza dei dipendenti altamente qualificati e consente loro di produrre risultati più velocemente senza tagliare scorciatoie o aumentare i rischi. Per esempio, le case automobilistiche sono già grandi utilizzatori di BPA. Ora, i gruppi industriali chiedono un maggiore uso dell'automazione nella ricerca e sviluppo per i veicoli elettrici e autonomi.

5. Prodotto

L'automazione può essere utilizzata per rilevare i difetti del prodotto nell'area di produzione e regolare la robotica di produzione per correggere il difetto nelle unità successive sulla linea di produzione.

Allo stesso modo, dati del sensore IoT, o note di tecnici riparatori umani, possono essere analizzati e le intuizioni utilizzate per correggere un difetto ricorrente o inviare automaticamente un lavoratore a sostituire una parte difettosa prima che un pezzo importante dell'attrezzatura si guasti. Scenari come questi riducono i richiami di prodotti costosi e dannosi per la reputazione. Inoltre, mantengono alti i punteggi di soddisfazione dei clienti e di fedeltà al marchio.

6. Catena di fornitura

Molti dei processi aziendali coinvolti nell'ordinazione, ricevere, pagando, lo stoccaggio e la gestione in altro modo della catena di approvvigionamento possono essere parzialmente o completamente automatizzati, anche quando un processo coinvolge più di un'applicazione software.

Per esempio, gli ordini di acquisto possono essere compilati automaticamente e inviati a un fornitore preapprovato quando le forniture per ufficio scendono al di sotto di una certa soglia. Le materie prime possono essere riordinate automaticamente dai produttori per garantire un approvvigionamento adeguato ai programmi di produzione. E un drugstore può essere rifornito automaticamente di medicinali soggetti a prescrizione medica su base "just-in-time" per soddisfare la domanda attuale e limitare i rischi di furto e frode.

Tale automazione, alimentata dalla visibilità della catena di approvvigionamento, si traduce in un minor numero di interruzioni, maggiore soddisfazione del cliente e riduzione dei costi.

7. Servizio clienti

L'automazione può fare molto per migliorare la soddisfazione del cliente e allo stesso tempo ridurre i costi. Per esempio, i chatbot sui siti di e-commerce possono rispondere in modo rapido ed economico alle domande dei clienti di livello inferiore, risparmiando rappresentanti del servizio umano per problemi più complessi.

Quando un cliente ha bisogno di supporto umano, la cronologia degli acquisti e i dati sui prodotti possono essere inseriti automaticamente negli script del call center in modo che gli agenti possano fornire risposte più pertinenti.

Con IoT, gli aggiornamenti del firmware e le patch di sicurezza possono essere implementati automaticamente per qualsiasi cosa, dai lampioni intelligenti ai sistemi di gestione della flotta. Come per il supporto del prodotto, il rilevamento dei problemi seguito da riparazioni automatizzate può prevenire interruzioni del servizio e ridurre il numero di chiamate dei clienti.

8. IT

Le aziende diventano più competitive quando l'IT agisce più come un conduttore nell'orchestrazione IT che come un meccanico dell'albero delle ombre. È quindi un'ottima notizia che i processi informatici, dalla gestione dell'infrastruttura e del cloud all'ottimizzazione dell'IT e all'applicazione di patch di sicurezza, siano oggi automatizzati. Ciò consente al personale IT di lavorare sull'innovazione e di armeggiare con il mix di servizi IT per aiutare le proprie aziende a soddisfare la domanda dei clienti e ad adattarsi ai cambiamenti del mercato.

Un uso economico dell'automazione IT:piattaforme di gestione del cloud che aiutano a controllare i costi del cloud computing, prestazioni e sicurezza. Queste piattaforme spesso includono strumenti di analisi predittiva in grado di prevedere le esigenze future e identificare e disattivare le risorse inutilizzate senza l'intervento umano.

9. Funzioni aziendali generali

Automatizzando il maggior numero possibile di processi della tua azienda, compresa la finanza, Gestione delle risorse umane e delle spese, puoi aumentare le informazioni fornite ai leader aziendali e ridurre al minimo le inefficienze, errori e problemi di conformità.

Esempi di casi d'uso in tutta l'azienda includono:previsioni di vendita; prevenzione dell'abbandono dei clienti; inserimento dei dipendenti, libro paga e programmazione; pianificazione di viaggi d'affari; e l'evasione degli ordini e la gestione dell'inventario.

Finalmente, l'automazione non è solo per le grandi imprese. Anche le piccole imprese possono trarre vantaggio da, Per esempio, aumentare le opportunità di upsell o cross-sell fornendo automaticamente consigli ai clienti.

9 modi per automatizzare la tua attività

Ci sono una serie di opzioni quando si tratta di automatizzare vari processi nella tua azienda. Spesso, una qualche forma di BPA è una caratteristica o una funzione inclusa nel software commerciale. A volte è un prodotto autonomo, e a volte è uno di una serie di moduli in una suite software più grande. Altri tempi, l'automazione è qualcosa che i tuoi sviluppatori o quelli di terze parti creano appositamente per la tua azienda.

Ma comunque scegli di usare il BPA, ecco le chiavi per farlo funzionare per te:

1. Strumenti di automazione

Esistono molti strumenti sul mercato per automatizzare i processi aziendali. In genere, sono classificati in base allo scopo del processo che intendono automatizzare, la quantità di codifica o abilità IT richiesta per usarli e se sono processi generali o strumenti cognitivi (AI).

Categorie di processo generale, gli strumenti di automazione che non richiedono codifica includono i social media, flusso di lavoro e gestione del progetto, e-commerce e marketing.

La maggior parte delle aziende dovrebbe cercare strumenti di automazione che non richiedano competenze di codifica. Assicurati che l'interfaccia sia utilizzabile da non esperti. Garantire inoltre che i processi siano trasparenti, in modo che il tuo team possa dettare e capire come il sistema intende svolgere un'attività. I bot dovrebbero essere facili da dirigere e gestire.

2. AI e apprendimento automatico

Usiamo i conti fornitori (AP) come esempio di come l'apprendimento automatico e l'intelligenza artificiale possono automatizzare i processi aziendali.

I sistemi di apprendimento automatico esaminano molti dati e imparano da essi. Nel caso dell'AP, un'azienda potrebbe inserire tutte le sue fatture digitalizzate nel sistema con l'obiettivo di insegnarle a sapere cosa è "normale". Più dati AP il sistema deve studiare, meglio individuerà anomalie che potrebbero indicare una frode o un fornitore che ha aumentato i prezzi in modo tale da influire sulla redditività.

La differenza tra ML, che esamina i dati esistenti e impara a individuare i valori anomali, e l'intelligenza artificiale è che l'intelligenza artificiale alza la posta aggiungendo contesto. Per esempio, un vero sistema AP abilitato per l'intelligenza artificiale potrebbe essere in grado di interrogare fonti di dati interne ed esterne per conoscere il prezzo medio della benzina a New York a settembre, l'MPG medio atteso della tua flotta di veicoli di consegna e quante miglia sono state coperte per servire i clienti. Con quei dati, potresti automatizzare l'approvazione delle fatture per gli acquisti di carburante di settembre se gli importi rientrano nei parametri previsti.

Sforzati di comprendere il tipo di intuizioni che un determinato sistema emerga e se tali risultati valgano la pena considerando il costo del sistema. In termini di automazione, l'obiettivo è ridurre il più possibile la necessità di interventi manuali e di monitoraggio.

3. Creare processi/trovare ripetizioni

Uno dei modi più semplici per le piccole imprese di iniziare a eliminare le ripetizioni e adottare processi semplificati è passare a software commerciali, che ha processi ottimizzati pre-automatizzati per te.

Non è necessario creare qualcosa da zero quando il software popolare offre i processi che cerchi, affinato da esperti e decenni di esperienza e spesso disponibile in un comodo modello software-as-a-service.

Se è necessario creare processi, forse perché hai bisogno di personalizzare le connessioni tra sistemi disparati, puoi utilizzare strumenti come Zapier e IFTTT per connettere piattaforme ed eliminare attività ripetitive dai tuoi flussi di lavoro.

4. Semplifica la comunicazione e la gestione delle attività

Tutto questo riguarda la gestione del progetto. L'automazione può eliminare la duplicazione degli sforzi tra i team di produzione, ora spesso operando da più sedi, compresi quelli che lavorano da casa. Come abbiamo discusso, l'automazione consiste nel trasferire attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo da un essere umano a una macchina e non molte attività di progetto sono più ripetitive dell'assegnazione di job ticket e dell'invio di aggiornamenti di stato regolari.

Così, Per esempio, un project manager potrebbe specificare che quando una prova grafica viene archiviata in un sistema di gestione dei documenti, viene generato automaticamente un ticket per consentire a un approvatore di dare un'occhiata. Ciò evita che un artista debba richiedere manualmente una revisione, o peggio, inviare un'e-mail.

Oppure prendi ERP. Qualsiasi azienda con più di pochi dipendenti beneficia di una connessione più stretta tra i suoi dati e funzioni operativi e finanziari. E più automatizzati sono questi collegamenti, meglio è. Questa è l'idea alla base della pianificazione delle risorse aziendali basata su cloud.

5. Semplifica la condivisione dei documenti

La condivisione dei documenti è essenziale per un'attività efficiente. BPA e soprattutto RPA possono recuperare automaticamente interi documenti, o dati da campi specifici in molti documenti, e condividilo con i membri del team o altre applicazioni. Questo fa risparmiare tempo, Certo, ma ridurrai anche al minimo i problemi di non conformità dovuti a errori e sviste delle regole chiave all'interno dei documenti.

Cerca modi per condividere facilmente i documenti in una varietà di dashboard quando si considera la business intelligence (BI), automazione delle vendite, teleconferenza, e-mail batch e altri software aziendali.

6. Integra app e dispositivi

Alcuni sistemi utilizzano interfacce di programmazione delle applicazioni (API), che sono essenzialmente connettori universali per integrare il software. Sono disponibili altri strumenti che sincronizzeranno automaticamente i dati tra i dispositivi per mantenere le informazioni aggiornate e facilmente accessibili. Un esempio è un provider di posta elettronica che sincronizza la tua posta sul desktop di lavoro, tablet e telefono. Spesso, la sincronizzazione e l'integrazione avanzate illumineranno ed elimineranno alcune ripetizioni nei processi aziendali.

7. Tieni traccia della corrispondenza

Una grande vittoria qui è la gestione delle relazioni con i clienti. Quando un'azienda può tenere traccia di tutta la corrispondenza:email di marketing, fatture, offerte di upselling, richieste di assistenza e programmare risposte automatizzate, guadagnerà complimenti per avere un servizio eccellente. Un CRM avanzato può persino automatizzare la creazione di un portale clienti personalizzato e interattivo e riportare quante ore un professionista del servizio ha trascorso su quell'account.

8. Imposta obiettivi di automazione

Consigliamo di sviluppare un piano BPA per evitare di trascurare un processo che dovrebbe essere automatizzato, assumendo troppo troppo velocemente o creando lacune o sovrapposizioni nell'automazione in tutta la tua azienda.

Inizia automatizzando prima i processi più semplici e ovvi, il cosiddetto "frutto a bassa quota". Oppure segui la regola PITA e automatizza prima quei processi che sono più frustranti per te e il tuo personale.

Quindi avanzare costantemente nella catena e rivedere ogni processo aziendale per il suo potenziale di automazione, liberare le persone per lavorare su cose più importanti.

9. Creare una cultura dell'automazione in ufficio

È più probabile che la cultura faccia deragliare un'iniziativa di automazione rispetto alla tecnologia. I dirigenti devono rassicurare il personale sul fatto che l'automazione dei processi aziendali ha lo scopo di semplificare il lavoro, non di sostituirli. Quando le persone capiscono che il loro lavoro non è a rischio, è più probabile che adottino nuovi processi e persino aiutino a identificare i miglioramenti necessari nei processi tradizionali.

In ogni caso, avere successo, avrai bisogno della collaborazione di tutti. La resistenza può essere inutile, ma spesso è anche distruttivo. Il lavoro sulle persone è importante nelle prime fasi dei tuoi piani di automazione.

Come NetSuite può automatizzare la tua attività

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