6 problemi comuni di fatturazione e come risolverli

La tua azienda può fare un lavoro eccellente, avere membri del team dedicati e servire un grande gruppo di clienti, ma se la sua funzione di fatturazione non funziona correttamente, non sarai in affari a lungo.

La fatturazione è fondamentale per qualsiasi azienda. Il processo richiede anche accuratezza e tempestività. Sbagli, e non verrai pagato o verrai pagato in ritardo per i tuoi prodotti o servizi, che influisce davvero sul tuo flusso di cassa. E quando non vieni pagato, non puoi compensare i tuoi dipendenti o coprire le tue spese generali.

Errori nel processo di fatturazione possono anche suscitare sospetti dei clienti sulle tue pratiche commerciali. Errori ripetuti aumenteranno ulteriormente queste potenziali bandiere rosse e costringeranno i tuoi clienti a ripensare se vogliono fare affari con te (o meno).

La buona notizia è che ci sono misure che puoi adottare per ridurre gli errori di fatturazione e infondere un alto tasso di fiducia nella tua base di clienti.

6 Problemi di fatturazione e soluzioni

1. Fatture mancanti

   Se le fatture non arrivano ai destinatari previsti, non verranno pagati. E se stai utilizzando termini di pagamento di 30 netti con i tuoi clienti e non ricevi conferme automatiche di ricezione, potrebbe passare un mese o più prima che ti rendi conto che manca la fattura. Questo può avere un impatto significativo sul flusso di cassa, per non parlare dell'obbligo di ricominciare da capo il processo di fatturazione.

   Evita questo problema utilizzando un software finanziario che non solo spedisce o invia automaticamente le fatture direttamente alla persona giusta nel reparto contabilità fornitori del tuo cliente, ma che ti avvisa anche quando la fattura è stata aperta e visualizzata. Assicurati che l'indirizzo email corretto sia associato all'account di ciascun cliente e che controlli regolarmente le fatture "non visualizzate". Questo è un segnale che non vengono ricevuti o esaminati. Cerca un sistema automatizzato che possa essere impostato per segnalare e avvisarti quando le fatture non sono state visualizzate per un certo periodo di tempo.

2. Fatture confuse

   Anche se la lingua utilizzata nelle fatture potrebbe essere sufficientemente chiara per te (abbiamo eseguito X lavori in cambio di X numero di dollari), i tuoi clienti potrebbero vedere quel messaggio attraverso una lente diversa. Questo può portare a confusione sulle fatture, ed è particolarmente problematico se vendi più prodotti o servizi diversi allo stesso cliente, e fatturandoli più volte.

   Eludere questo problema essendo il più chiaro possibile con la lingua e il formato di fatturazione e utilizzando l'ordine di acquisto originale (PO), preventivo di lavoro o altra documentazione per elaborare le tue descrizioni. Rendendo la fattura il più semplice possibile da capire, il processo di approvazione andrà più agevolmente perché sia ​​il reparto contabilità che l'approvatore capiscono esattamente per cosa stanno pagando.

3. Dati mancanti

   Se desideri che le tue fatture vengano pagate in tempo e senza la necessità di ulteriori interventi umani, devono essere precisi. Quando mancano i dati che i clienti richiedono per poter elaborare le fatture, c'è una buona probabilità che il tuo pagamento cadrà in fondo alla linea fino a quando qualcuno non capirà il problema.

   Per esempio, invece di utilizzare semplicemente "al ricevimento" come data di scadenza, essere molto precisi su esattamente quando una fattura è dovuta. Ciò aiuterà i tuoi clienti a gestire i propri piani di pagamento senza dover indovinare quando una fattura è effettivamente dovuta. Prendere nota di eventuali sconti o incentivi per il pagamento anticipato e ritardato delle penali e dei tipi di pagamento accettati.

   Avere coerente, i dati aggiornati nei tuoi sistemi sono fondamentali, ecco perché è utile avere un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) per legare tutto insieme. Il tuo sistema automatizzato dovrebbe segnalare questi tipi di problemi per te, oppure puoi rivederli manualmente per assicurarti che tutti i campi siano compilati con logica, informazioni rilevanti. In entrambi i casi, disporre di un processo per rivedere a fondo i dati della fattura prima di premere "invia".

   7 Fatturazione Must Haves

   Ecco come costruire una fattura efficace

   
   • dettagliato, elenco dettagliato degli articoli fatturati.
   • La data di emissione della fattura.
   • Ripartizione della fatturazione:hai addebitato un costo orario o in base al progetto? Ci sono tasse addebitate?
   • I tipi di pagamenti accettati e come pagare esattamente.
   • La data di scadenza e la chiarezza sono la chiave qui. Frasi comuni che possono causare confusione includono:"Due X giorni dalla ricezione.", "primo giorno lavorativo" e "fine mese". Tutti sono vaghi. Anziché, utilizzare "Scaduti X giorni dalla data di emissione della fattura".
   • Eventuali sconti o altri incentivi per il pagamento anticipato.
   • Dettagli penalità tardiva, se applicabile.

4. Errori nella fattura

   Gli errori accadono. Forse hai dimenticato di elencare i servizi prestati dai membri del team, o forse non ti sei reso conto che il tuo cliente aveva bisogno del suo ordine di acquisto stampato sulla fattura in un modo specifico. Forse hai addebitato due volte lo stesso prodotto o servizio, o forse hai messo il punto decimale nel posto sbagliato, trasformando effettivamente quel $ 1, 000.00 servizio in $ 10, 000 obbligo.

   Puoi ridurre al minimo o eliminare gli errori di fatturazione utilizzando una piattaforma finanziaria automatizzata che fa i conti per te, ti avvisa quando i campi del modulo sono lasciati vacanti e incorpora i requisiti specifici del cliente, come quel numero di PO richiesto. Se gestisci le fatture manualmente, assicurati di ricontrollare i tuoi calcoli e assicurati che tutti i campi siano stati compilati prima di inviare.

   Dando questo "ultimo sguardo" al tuo lavoro, potrai ridurre notevolmente il numero di rimesse ritardate a causa di errori di fatturazione.

5. Errori ricorrenti nella fattura

   Come accennato, prezzo errato, matematica imprecisa, scadenze di pagamento mancanti e altre sviste possono portare a ritardi di pagamento che nessuna azienda può permettersi. Quando questi errori si ripetono, portano alla sfiducia all'interno della tua base di clienti. Quando un addetto alle finanze deve prendersi il tempo per tornare indietro e capire il problema, determinare quanti cicli sono stati interessati, calcolare gli aggiustamenti necessari e assicurarsi che non accada di nuovo, stai costando molto tempo a quel cliente. Anche quando gli errori non sono intenzionali, potresti danneggiare la relazione o addirittura perdere quel cliente.

   Per evitare errori ricorrenti, scavare e capire le cause alla radice. Le correzioni una tantum stanno semplicemente facendo perdere tempo a tutti. Per esempio, se il tuo sistema automatizzato estrae informazioni sui prezzi da un database che non è stato aggiornato da sei mesi, staccare la spina dall'emissione delle fatture fino a quando il database non può essere aggiornato. O, se le fatture generate manualmente sono soggette a problemi di matematica, ricontrollare ciascuno prima di inviare. Avere un cliente felice che paga prontamente varrà la pena del tempo extra speso.

6. Informazioni di contatto errate o mancanti

   La maggior parte delle aziende dispone di una casella di posta elettronica o di un dipendente specifico per ricevere tutte le fatture in entrata. Le aziende più grandi possono avere più persone che gestiscono questo compito in varie divisioni aziendali. Se la tua fattura non arriva alla persona giusta, ci sono buone probabilità che finisca nella "pila di lettere perse" di fatture che non vengono mai pagate. Se non ti aspettavi di essere pagato fino a 30+ giorni dopo l'invio della fattura, ci vorrà almeno un mese prima che ti accorga del problema.

   Risolvi il problema in modo proattivo confermando e riconfermando il destinatario corretto per le tue fatture, sapendo che potrebbero esserci più dipendenti diversi assegnati al tuo account, a seconda della diversificazione dei vostri prodotti e servizi. Renditi conto anche che le persone si trasferiscono in nuove posizioni o lasciano del tutto le aziende, quindi rivedi e aggiorna i contatti regolarmente, diciamo ogni sei o dodici mesi.

Se stai commettendo uno o tutti gli errori di fatturazione descritti in questo articolo, pensa a come questi errori apparentemente minori influiscono sul flusso di cassa e sui profitti. Forse ancora più importante, considera come stanno influenzando negativamente le tue relazioni con i clienti. Seguendo i consigli qui delineati, puoi evitare molti di questi problemi, migliora le tue relazioni con i clienti e gestisci un'organizzazione più redditizia.