Guida per principianti alla contabilità per le organizzazioni senza scopo di lucro

Questa guida insegna alle organizzazioni senza scopo di lucro gli standard contabili, regole e come gestire i problemi comuni. Gli esperti contabili condividono concetti, formule, rendiconti finanziari di esempio e una guida introduttiva gratuita.

• Principi contabili
• Esempio di piano dei conti per organizzazioni non profit
• Iniziare con la contabilità senza scopo di lucro
• Consulenza di esperti contabili senza scopo di lucro

Contabilità per organizzazioni senza scopo di lucro

Un'organizzazione senza scopo di lucro è un'azienda il cui obiettivo principale è promuovere una missione, piuttosto che guadagnare entrate a beneficio degli stakeholder. Gli obiettivi possono essere caritatevoli, religioso, scientifica o didattica, e molte organizzazioni non profit sono esenti dal pagamento delle tasse federali.

Senza interessi di proprietà, un consiglio o membri votanti governano un'organizzazione senza scopo di lucro. Per mantenere lo stato di non profit, le aziende devono attenersi a normative specifiche. Per esempio, tengono registri secondo i requisiti codificati dell'Internal Revenue Service (IRS), sono finanziariamente trasparenti e garantiscono che i loro registri finanziari mostrino una linea diretta con il loro scopo di beneficenza. Persone o aziende contribuiscono a un'organizzazione non profit senza alcuna aspettativa di rendimento. Esistono 27 tipi di organizzazioni senza scopo di lucro, e ciascuno ha regole specifiche che ne regolano l'ammissibilità, elezioni, contributi deducibili dalle tasse e come esercitano pressioni.

Jill Foley, Socio amministratore e fondatore di Four Leaf Financial &Accounting, PLL, discute la necessità per le organizzazioni non profit di realizzare un profitto.

“Naturalmente le organizzazioni non profit devono guadagnare soldi! È per il bene della loro stessa sostenibilità, " lei dice. “Anche se la classe no profit è esente da tasse sui profitti, è fondamentale che ottengano profitti per cose come un fondo per i giorni di pioggia o per espandere i loro programmi e servizi”.

Che cos'è la contabilità senza scopo di lucro?

La contabilità non profit è il sistema di registrazione e rendicontazione finanziaria utilizzato dalle organizzazioni non profit. Spesso chiamato contabilità dei fondi, richiede conti bilanciati basati su restrizioni imposte dal fornitore. La contabilità senza scopo di lucro tiene traccia di come un'azienda spende denaro per raggiungere i propri obiettivi.

I fondi che le organizzazioni non profit raccolgono provengono da contributi, entrate programmatiche, raccolta fondi, investimenti e quote. Alcune delle loro registrazioni finanziarie sono uniche rispetto a quelle delle imprese a scopo di lucro.

I donatori senza scopo di lucro vogliono vedere i loro contributi andare direttamente ai programmi supportati dalle organizzazioni. I donatori vogliono anche vedere bassi costi generali perché molti credono erroneamente che sia una misura del successo organizzativo. Il grafico seguente elenca altre categorie in cui le organizzazioni non profit differiscono dalle società a scopo di lucro.

Per maggiori informazioni sul non profit, stato di esenzione fiscale, rivedere la pubblicazione 557 dell'Internal Revenue Service, "Stato di esenzione fiscale per la tua organizzazione".

Piano dei conti senza scopo di lucro per le organizzazioni

Un piano dei conti senza scopo di lucro è un elenco di ogni account che riceve o invia denaro. Un'organizzazione creerà un piano dei conti unico, elencare ciascun conto in una delle principali categorie di attività, passività, equità, entrate e spese.

Esistono intervalli di numeri standard per ogni categoria. L'azienda decide dove rientra ogni sottocategoria all'interno di tale intervallo e le assegna un numero. Le categorie numeriche sono:

• Risorse: 1000 – 1999
• Responsabilità: 2000 – 2999
• Patrimonio netto: 3000 – 3999
• Reddito: 4000 – 4999
• Spese: 5000+

Esempio di piano dei conti per un'organizzazione senza scopo di lucro

Imposta il piano dei conti (COA) di un'organizzazione senza scopo di lucro compilando un elenco dei conti necessari dell'azienda e organizzandolo in cinque categorie. Quindi, creare sottocategorie dall'elenco degli account, titolazione di ciascun account in modo comprensibile. Elimina gli account inutilizzati ogni anno.

Diverse grandi organizzazioni senza scopo di lucro hanno creato il piano dei conti unificato (UCOA) come piano dei conti standardizzato per uso non profit. L'UCOA si allinea con il modulo IRS 990, dove le organizzazioni non profit registrano le loro attività. Però, molti oppositori dell'UCOA si lamentano che è troppo complicato per la maggior parte delle organizzazioni non profit, e ogni organizzazione dovrebbe sviluppare un grafico basato sui suoi bisogni e attributi unici.

Le aziende utilizzano il piano dei conti per elencare come impostano i propri fondi. La tabella seguente è un esempio che le aziende possono utilizzare come riferimento.

Contabilità per competenza senza scopo di lucro

Quando un'organizzazione non profit utilizza il metodo di contabilizzazione per competenza, riconosce le spese quando le sostiene, non quando li paga, e riconosce il reddito quando le persone impegnano una donazione, non quando l'organizzazione non profit riceve i soldi. I pegni vanno in un conto crediti per contanti in sospeso in quel periodo.

La contabilità dei fondi è una forma di contabilità per competenza specifica per le organizzazioni non profit. La pratica porta a un quadro operativo più realistico che un'organizzazione non profit può utilizzare per avere successo. Per saperne di più sulla contabilità per competenza, vedere "Come utilizzare la contabilità per competenza nella tua attività in crescita".

Standard contabili per le organizzazioni senza scopo di lucro

Gli standard contabili aiutano le organizzazioni non profit a gestire e contabilizzare correttamente i fondi. Gli standard forniscono facili confronti tra diverse organizzazioni dando ai revisori e a coloro che hanno interesse per l'azienda la capacità di comprenderne le attività e il relativo successo.

Le organizzazioni non profit riportano i propri bilanci utilizzando i Principi contabili generalmente accettati (GAAP) dell'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) e del Financial Accounting Standards Board (FASB). FASB è l'ente standard principale negli Stati Uniti. Questi gruppi pubblicano principi per le organizzazioni non profit per aiutare a prevenire errori e discrepanze nei rendiconti finanziari.

L'International Accounting Standards Board (IASB) stabilisce gli standard internazionali nella contabilizzazione delle organizzazioni non profit con gli International Financial Reporting Standards (IFRS). Lo IASB e il FASB sperano di far convergere i loro standard per ridurre al minimo le loro differenze.

Contabilità senza scopo di lucro FASB

FASB è un'organizzazione privata senza scopo di lucro che sovrintende agli standard contabili per la contabilità senza scopo di lucro. FASB ha sviluppato standard contabili per la presentazione di audit relativi ad attività nette limitate e non vincolate, informazioni sulla liquidità e spese funzionali. Questi standard sono entrati in vigore dopo dicembre 2017 per le organizzazioni senza scopo di lucro.

La contabilità senza scopo di lucro opera secondo due standard primari del FASB, entrambi introdotti nel giugno 1993. Si tratta dello Statement of Financial Accounting Standards n. 116 (SFAS 116) e dello Statement of Financial Accounting Standards n. 117 (SFAS 117). Lo SFAS 116 riguarda la registrazione e la rendicontazione delle entrate e degli impegni conferiti, e SFAS 117 richiede alle organizzazioni non profit di riferire utilizzando specifici rendiconti finanziari:

• Prospetti patrimoniali
• Rendiconto finanziario
• Dichiarazioni di attività
• Rendiconto delle spese funzionali (per alcune organizzazioni)

Gli aggiornamenti di dicembre 2017 si applicano alle organizzazioni senza scopo di lucro che necessitano di revisione contabile indipendente o rendiconti finanziari certificati preparati annualmente. Lo stato e alcune fonti di finanziamento determinano se un'azienda ha bisogno di questo controllo. Per coloro che rientrano in questo requisito, le modifiche sono:

A luglio 2019, il presidente ha firmato un'ulteriore modifica alla legge:l'H.R. 3151, il primo atto del contribuente. Questa legge richiede a tutte le organizzazioni esenti da imposta di presentare elettronicamente la serie di moduli 990. La legge copre anche alcune questioni relative alla sicurezza informatica e al furto di identità, oltre a rendere i dati leggibili da una macchina.

Iniziare con la contabilità senza scopo di lucro

La contabilità senza scopo di lucro presenta sfide uniche. Il primo passo nella contabilità senza scopo di lucro è richiedere un'esenzione fiscale. Per richiedere lo status di esenzione fiscale federale, l'organizzazione deve registrarsi presso il proprio stato come non profit utilizzando una delle tre applicazioni:

• Modulo 1023
  Applicabile alla beneficenza, istituti religiosi e scolastici, per l'esenzione ai sensi della Sezione 501(c)(3).
• Modulo 1024A
  Applicabile alle organizzazioni di assistenza sociale, per l'esenzione ai sensi della Sezione 501(c)(4).
• Modulo 1024
  Applicabile ad altre organizzazioni senza scopo di lucro o esenti da tasse, per l'esenzione ai sensi della Sezione 501 (a).

Dovrai anche conoscere le responsabilità fiscali, i rendiconti finanziari necessari e aprire un conto bancario dedicato. Scegli un metodo di contabilità, una struttura del piano dei conti e un sistema per registrare le operazioni contabili.

Foglio informativo sulla contabilità senza scopo di lucro

Usa questo cheat sheet gratuito per avviare la tua azienda con la contabilità senza scopo di lucro.

Le opzioni per la registrazione delle transazioni includono libri mastri cartacei, software senza scopo di lucro o un servizio di contabilità. I contabili dovrebbero essere in grado di registrare transazioni quali donazioni in natura utilizzando il valore equo di mercato, se sono per soldi, beni o servizi. Dovrebbero anche essere in grado di creare ordini di acquisto per l'acquisizione di beni e servizi dalle imprese.

Inizia a fare budget per il non profit. I budget sono il piano finanziario per le entrate e le spese previste. Il reddito può includere contributi, donazioni, raccolta fondi, sovvenzioni e ricavi. Le spese includono buste paga, spese di raccolta fondi e altre spese generali. Raggruppali in base al tuo piano dei conti. Per creare un budget:

• Decidi cosa realizzerà l'organizzazione non profit nel prossimo anno. Questi obiettivi possono provenire dal fondatore e dal management o come parte di un processo di qualità aziendale.
• Sviluppare costi realistici per raggiungere gli obiettivi.
• Stimare il reddito per il prossimo anno.
• Allineare i costi previsti con il reddito previsto.

Bilanci senza scopo di lucro

I bilanci delle organizzazioni non profit sono diversi da quelli delle aziende a scopo di lucro, sebbene entrambi riportino generalmente gli stessi elementi. Tutte le società riportano un bilancio, conto economico e rendiconto finanziario. Inoltre, le organizzazioni non profit riportano il loro rendiconto delle spese funzionali.

Foley spiega i nomi dei rendiconti finanziari per le organizzazioni non profit:

“Il bilancio si chiama stato patrimoniale. Il conto economico è il rendiconto delle attività. E c'è un nuovo requisito contabile che le organizzazioni non profit dovrebbero utilizzare chiamato rendiconto delle spese funzionali. Questa dichiarazione suddivide i dati finanziari in base al fatto che siano un programma, gestione o raccolta fondi. La sua inclusione ha lo scopo di dare ai lettori maggiore chiarezza e maggiori informazioni su come la società ha utilizzato i fondi".

Lo stato patrimoniale, di solito chiamato un bilancio, è leggermente diverso in un'organizzazione no profit. Poiché un'organizzazione non profit non ha un proprietario, dichiara il proprio patrimonio netto, che è lo stesso del capitale in una società a scopo di lucro.

Formula del patrimonio netto

Il patrimonio netto è ciò che rimane una volta che l'azienda elimina le sue passività:

Esistono due tipi di attività nette:attività vincolate e non vincolate. Le attività nette vincolate sono i fondi dei donatori che hanno regole o condizioni allegate. Queste donazioni richiedono procedure contabili speciali, e i contabili di solito li segnalano separatamente dalle altre attività nette. Le attività nette illimitate sono le donazioni o i fondi che non hanno alcuna condizione allegata ad essi, come donazioni in denaro.

Secondo Foley, “Per il patrimonio netto in un'organizzazione non profit, i fondi possono essere limitati al donatore o senza restrizioni al donatore. L'IRS richiede all'organizzazione di mostrare come la società ha gestito questi fondi, se fosse per un periodo o per una limitazione dello scopo. L'IRS richiede anche alle organizzazioni non profit di registrare le promesse incondizionate da fare quando il donatore fa la promessa, non necessariamente quando l'organizzazione riceve il dono, anche se si tratta di diversi anni (e periodi contabili).

"Per esempio, l'organizzazione registra $ 10, 000 all'anno donazione per 10 anni promettono come $ 100, 000 nell'anno in cui il donatore lo aveva promesso, prenotando l'intero importo. Questo riconoscimento delle entrate non verrebbe distribuito su 10 anni”. Ci possono essere molti input sullo stato patrimoniale, ma ognuno rientra in una delle tre categorie:beni, attività e passività nette. Utilizzare la formula del patrimonio netto in modo leggermente diverso sullo stato patrimoniale:

Dichiarazione delle attività

Il rendiconto delle attività in un'organizzazione senza scopo di lucro, chiamato anche il resoconto operativo, è simile al conto economico di un'azienda a scopo di lucro. Questa dichiarazione si concentra su tutta l'azienda, non solo i suoi fondi. Riportare i ricavi, spese e variazioni del patrimonio netto nel periodo sul conto di esercizio.

Questo documento di una sola pagina racconta all'azienda quanto è stata redditizia nel periodo. La dichiarazione mostra i dettagli su come l'azienda finanzia i servizi che fornisce e come l'azienda finanzia eventuali differenze tra spese e ricavi.

Rendiconto finanziario

Il rendiconto finanziario è la sintesi della variazione delle disponibilità liquide e mezzi equivalenti per un periodo. Questo rendiconto finanziario senza scopo di lucro riporta la liquidità netta organizzata come proveniente da operazioni, attività di investimento e finanziamento.

I contabili calcolano il rendiconto finanziario sottraendo il saldo iniziale dal saldo finale sullo stato patrimoniale. Separano le attività nette vincolate e le riportano separatamente dal rendiconto finanziario, secondo i requisiti GAAP.

Tasse per le organizzazioni non profit

Spesso esenti dal pagamento delle tasse federali, le organizzazioni non profit spesso devono ancora presentare una dichiarazione dei redditi informativa all'IRS. La sezione 501 del codice fiscale specifica le organizzazioni esenti dal pagamento delle tasse federali, anche se lo stato determina quali società considera senza scopo di lucro. Alcune società esenti da tasse ai sensi della Sezione 501 devono comunque presentare il modulo 990. Questo modulo riporta le entrate dell'organizzazione non profit, spese e variazioni del patrimonio netto.

Best practice per la contabilità senza scopo di lucro

L'utilizzo delle migliori pratiche di contabilità senza scopo di lucro significa che le aziende avranno una migliore conformità con le leggi fiscali federali e statali. Alcuni stati hanno elaborato una lista di controllo delle migliori pratiche basate sul settore delle imprese, ma le aziende dovrebbero sempre iniziare con lo sviluppo di politiche e controlli interni.

L'IRS e i funzionari statali guardano con favore alle aziende che si impegnano nella prevenzione delle frodi. Poiché ogni azienda ha un certo grado di rischio di frode, altre buone pratiche per la prevenzione includono:

• Sviluppo di un codice etico aziendale:
  Questo codice ricorda ai funzionari, membri del consiglio di amministrazione e il personale dell'intento dell'organizzazione.
• Assegnazione di compiti finanziari diversi a persone diverse:
  Le discrepanze contabili sono più facili da identificare quando c'è più di una persona che controlla il lavoro e fornisce supervisione.
• Utilizzo di software di contabilità per organizzazioni non profit:
  Cerca di utilizzare un software specializzato sviluppato per le regole uniche di un'organizzazione non profit. Questo può aiutare a mitigare gli errori, soprattutto quando ci sono grandi, set di dati disparati. Guarda come Kiva e Foundation Center affrontano questo problema.
• Creazione di un budget annuale delle operazioni:
  Un budget realistico, approvato dal consiglio, garantisce trasparenza e consenso quando è necessario che si verifichi una flessione del budget.
• Avere spese realistiche per le operazioni:
  Foley dice, “Una volta che hai un realistico, bilancio equilibrato e un consiglio direttivo forte, cerca ciò che è di tendenza negli stipendi per i dirigenti e nelle percentuali programmatiche. Dovresti analizzare questi benchmark e tendenze per mantenere le spese ottimizzate.
• Comprensione delle leggi e dei regolamenti fiscali senza scopo di lucro:
  GAAP fornisce pratiche contabili consigliate, e l'IRS stabilisce i requisiti da seguire. Gli enti statali e federali possono penalizzare le organizzazioni non profit che non seguono questi regolamenti e leggi.
• Condurre la pianificazione futura:
  Abbina il piano strategico della tua azienda alla pianificazione finanziaria. Sostieni la crescita dell'azienda determinando la raccolta fondi o le azioni necessarie per realizzare gli obiettivi del prossimo piano strategico.
• Sviluppare relazioni:
  È logico che alcune organizzazioni lavorino insieme su obiettivi comuni o addirittura simili. Per esempio, un dipartimento della salute e il dipartimento dei parchi potrebbero entrambi lavorare per far sì che la loro comunità esca di più. Lavorare insieme e condividere le risorse fa risparmiare denaro e tempo del personale e produce risultati migliori.
• Garantire l'indipendenza del consiglio di amministrazione:
  Un consiglio senza un interesse acquisito nell'azienda assicura che voteranno per ciò che è meglio per l'organizzazione.
• Raccolta fondi strategicamente:
  Obiettivi realistici di raccolta fondi, impostato utilizzando dati storici o specifici del settore, può proteggere la tua azienda da spese eccessive per le spese di raccolta fondi o programmi mal pianificati.

Che è meglio:soluzione di contabilità non profit o sistemi di giornali?

Le organizzazioni non profit hanno scelte nel modo in cui elaborano la loro contabilità che vanno da completamente manuali a completamente automatizzate. Organizzazione no profit, pur avendo chiaro la loro missione, hanno pratiche contabili complesse. Queste organizzazioni spesso ricevono entrate e hanno la supervisione da più fonti.

Con budget complicati, una varietà di fonti di finanziamento ed esigenze di supporto operativo interno, molte aziende senza scopo di lucro utilizzano un certo livello di automazione, soprattutto se vogliono essere in grado di ridimensionare la loro organizzazione, come Insorgere contro la fame. I sistemi di giornali possono essere rapidamente sopraffatti e richiedere più personale per mantenerli coerenti, mettendo la busta paga più del necessario. Indipendentemente da quale azienda sceglie di utilizzare, qualsiasi soluzione deve includere la capacità di:

• Organizzare e registrare le ricevute.
• Registra gli esborsi.
• Tieni traccia della piccola cassa, libro paga, crediti e debiti.
• Eseguire la contabilità di base del fondo.

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Le organizzazioni senza scopo di lucro hanno una miriade di regole e regolamenti contabili che devono seguire. L'utilizzo di una soluzione basata su cloud progettata specificamente per le esigenze delle organizzazioni non profit può aiutarle a migliorare le operazioni e far crescere la loro missione. NetSuite per le organizzazioni non profit è un'applicazione cloud integrata che fornisce la gestione finanziaria in tempo reale per le organizzazioni non profit. Gestisci facilmente le relazioni con i costituenti e la raccolta fondi. Guadagna efficienza con un potente sistema di gestione e contabilità finanziaria senza scopo di lucro, e avere visibilità su tutte le spese. Utilizza gli strumenti di pianificazione finanziaria per il budget e le previsioni per garantire stabilità mentre cresci e raggiungi la tua missione. Potenti strumenti di e-commerce ti aiutano a ottenere il massimo dalla raccolta fondi online.

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