Definito il libro mastro generale:che cos'è e perché ne hai bisogno

Se i singoli asset e account sono alberi, la contabilità generale è la foresta. È il documento principale di un team finanziario che mostra tutte le transazioni dell'azienda:debiti e crediti, soldi alla mano, capitale fisso, inventario, investimenti, passività, equità e altro.

La tecnologia alla base del libro mastro ha fatto molta strada dall'iconico libro rilegato in pelle con file di figure ben scritte. Ecco perché i team finanziari dovrebbero rivisitare il ruolo del GL, le migliori pratiche per uscire dallo stampo del libro mastro statico a favore di un modello dinamico e di modi per trarre nuove intuizioni che possono informare la strategia aziendale in un mondo in rapida evoluzione.

Che cos'è una contabilità generale (GL)?

Mentre i modi in cui i team finanziari raccolgono informazioni finanziarie sono cambiati, la definizione rimane la stessa. Un libro mastro generale è un registro di tutti i dati di un'azienda, e delle sue controllate', risorse, passività, spese, reddito e azioni. I libri mastri generali sono generalmente suddivisi in registrazioni di conti e saldi di conti e transazioni finanziarie e da lì, se necessario, in subledger. Il numero di categorie e subledger utilizzati dipende dalla complessità della struttura finanziaria dell'azienda.

Punti chiave

• Senza informazioni accurate nel libro mastro, tutti gli altri processi contabili e i loro risultati sono sospetti.
• Una contabilità generale ben tenuta è il fondamento delle buone pratiche contabili.
• Anche se mantenere un GL accurato e aggiornato richiede uno sforzo, il ritorno è intuizioni in tempo reale per l'azienda.

Spiegazione del libro mastro generale

La contabilità generale riassume la posizione finanziaria di una società. è il singolo, registrazione concordata dei dati per i team contabili incaricati di garantire il saldo contabile, fornire aggiornamenti di stato sulla posizione di cassa della società, registrazione delle informazioni necessarie per i rendiconti finanziari e avvio di audit trail.

I revisori devono essere in grado di seguire le transazioni dal libro mastro generale ai subledger fino alla documentazione di origine, come fatture o estratti conto.

Come funziona una contabilità generale

Nella contabilità cartacea, le transazioni sono state registrate su vari giornali. Queste voci del diario sono state quindi riassunte e i totali copiati, o pubblicato, alla contabilità generale.

Il piano dei conti fornisce un quadro per l'organizzazione dei dati finanziari nella contabilità generale. Le transazioni registrate nella contabilità generale includono codici conto che forniscono informazioni aggiuntive, ad esempio se la transazione riguarda beni, passività, equità, spese o entrate.

I libri mastri si basano sulla contabilità in partita doppia, in base alla quale ogni transazione deve accreditare un conto e addebitare un altro. Per verificare che gli addebiti corrispondano ai crediti, viene eseguito un bilancio di prova. Il software di contabilità automatizza la registrazione delle transazioni nel giornale e quindi la registrazione nella contabilità generale:il report del bilancio di verifica viene quindi utilizzato per verificare la presenza di errori e aiutare nella produzione di rendiconti finanziari.

Cosa è incluso in una contabilità generale?

Ricorda che la contabilità generale è l'archivio centrale di tutte le transazioni finanziarie. Ogni voce include la data, una descrizione della transazione, il codice di contabilità generale per registrare la registrazione prima nota su un conto specifico, l'importo addebitato e accreditato, e l'equilibrio.

Ciascun conto nel piano dei conti ha il proprio conto contabile o subledger in cui sono elencate tutte le transazioni che incidono su quel conto. Ad esempio, le società possono avere un subledger dei conti da pagare che confluisce nel conto delle passività della contabilità generale.

Cosa ti dice un libro mastro generale?

La contabilità generale fornisce un riepilogo della salute finanziaria dell'azienda. Il suo contenuto viene utilizzato per generare rendiconti finanziari, con le passività, patrimonio netto e attivo che si riflette in bilancio, e le entrate e le spese sul conto economico. Il moderno software di contabilità generale può automatizzare il reporting per la gestione e il reporting finanziario. Fornisce inoltre le informazioni dettagliate necessarie per analizzare un'anomalia nel business e i dati storici delle transazioni da utilizzare nei processi di budgeting annuale.

Perché la contabilità generale è importante?

preciso, dati completi è assolutamente essenziale per creare le previsioni finanziarie, proiezioni e dichiarazioni che i leader aziendali e finanziari, finanziatori, potenziali acquirenti, revisori e altre parti interessate dipendono per analizzare lo stato di salute dell'organizzazione.

In caso di discrepanze, un libro mastro generale consente a un revisore o ad un contabile di approfondire le singole voci di giornale per trovare l'origine del problema.

Esempio di contabilità generale

La contabilità generale si basa sulla contabilità in partita doppia, dove ogni transazione è registrata sia come dare che come credito; questo metodo riduce al minimo gli errori contabili registrando ogni transazione finanziaria due volte e verificando che questi conti siano sempre uguali tra loro.

Una registrazione di base del diario nella contabilità generale per una transazione di $ 500 per forniture per ufficio sarebbe simile a questa:

Data GL
Tipo di account GL
nome utente GL
numero di conto Addebito Credito 1 febbraio Spese Forniture per ufficio #5000 $100 1 febbraio Controllo dei beni #1000 $100

4 motivi per cui hai bisogno di una contabilità generale

Le aziende con solide pratiche di tenuta dei registri sono in grado di fornire informazioni dettagliate sul loro stato finanziario e probabilmente godranno di una valutazione più elevata e di audit più semplici. Una contabilità generale completa è un elemento fondamentale della contabilità.

1. Precisione della transazione finanziaria: Un libro mastro generale viene utilizzato per registrare transazioni e dati statistici per un'azienda, e alcuni sistemi con modelli di dati unificati collegano i dettagli della transazione alle informazioni sui clienti, ordini e inventario. Il monitoraggio di queste informazioni aiuta a pianificare le esigenze aziendali come acquisti di inventario, come valutare i prodotti e come l'azienda finanzierà tali esigenze.
2. Bilanciamento libri: Soprattutto, una contabilità generale assicura il saldo dei libri. Il bilancio di verifica assicura che i contabili possano individuare eventuali errori e correggerli, oltre a catturare attività fraudolente prima che diventino problemi importanti.
3. Facilità di dichiarazione delle tasse: Una buona contabilità è essenziale per assicurarsi che l'azienda effettui i pagamenti per le licenze commerciali e l'assicurazione necessaria per la conformità fiscale. Assicura che tutte le informazioni finanziarie siano corrette per rendiconti finanziari accurati che consentano all'azienda di fare proiezioni e piani finanziari. Fornisce all'azienda le informazioni dettagliate necessarie ai fini fiscali e una traccia cartacea in caso di verifica dell'IRS.
4. Identificazione e arresto delle frodi: Mantenere una buona documentazione finanziaria aiuta l'azienda a identificare le transazioni fraudolente e a porvi rimedio prima che diventino problemi importanti.

Che cos'è il processo di contabilità generale?

1. Crea contabilità generale: Imposta la contabilità generale secondo il piano dei conti della società.
2. Crea una registrazione a giornale o un registro dei dettagli delle transazioni commerciali man mano che si verifica ogni transazione: Questo include la data, il conto e l'importo addebitato, il conto e l'importo accreditato, e una descrizione della transazione.
3. Classificare ogni transazione in un account pertinente come vendite, denaro contante, PA: Ogni voce di diario viene riportata sotto i piani dei conti utilizzati dalla società, e sono raggruppati sotto i tipi di attività del conto di contabilità generale, passività, equità, entrate e/o spese.
4. Riconciliare le informazioni: Il contabile prepara un bilancio di prova per assicurarsi che i debiti siano uguali ai crediti. Se i numeri sono spenti, il team finanziario deve tornare nel registro o nel diario per trovare e correggere l'errore e preparare il bilancio di verifica rettificato.
5. Trasferisci le registrazioni prima nota alla contabilità generale: Una volta verificata l'accuratezza, la registrazione prima nota viene registrata nella contabilità generale.

5 passaggi nel processo di riconciliazione della contabilità generale

La riconciliazione della contabilità generale è una parte fondamentale della chiusura dei libri. I team contabili devono verificare regolarmente che le voci di contabilità generale siano accurate riconciliando i saldi dei conti con i documenti giustificativi, come estratti conto mensili.

Riconciliare regolarmente la contabilità generale in modo che gli errori non si aggravino, i seguenti passaggi per riconciliare la contabilità generale a livello di conto:

1. Abbina il saldo iniziale del conto ai dettagli della riconciliazione finale del periodo precedente.
2. Abbina le transazioni all'interno dei conti alle singole transazioni.
3. Esaminare eventuali registrazioni a giornale di rettifica. Corporate Finance Institute afferma che questi adeguamenti sono stati effettuati per ratei e risconti, nonché stime o per correggere errori contabili.
4. Rivedere le voci di inversione e assicurarsi che siano corrette.
5. Assicurati che i dettagli finali del conto corrispondano al saldo finale del conto.

Contabilità generale e contabilità in partita doppia

Il libro mastro generale, se completato manualmente, richiede la contabilità in partita doppia. Ciò significa che ogni transazione deve accreditare un conto e addebitarne un altro. Il software di contabilità dovrebbe registrare automaticamente addebiti e accrediti sui conti corretti e aggiornare i saldi dei conti in tempo reale.

Transazioni a partita doppia

Contabilità in partita doppia significa che le transazioni devono essere registrate in due conti e che gli importi registrati come debiti devono essere uguali agli importi registrati come crediti.

Utilizzando l'esempio nella tabella, sopra, quando l'azienda ha acquistato $ 100 in forniture per ufficio, ha addebitato alle spese il proprio conto forniture e accreditato all'attivo la contabilità di controllo. Gli addebiti devono sempre essere uguali agli accrediti.

Utilizzo dei codici di contabilità generale

Che cos'è un codice GL?

Ogni registrazione prima nota registrata nella contabilità generale utilizza un codice CoGe o un numero di conto per raggruppare gli articoli.

I codici di contabilità generale sono numeri univoci, lettere o una combinazione di numeri e lettere assegnati a ciascun conto in un determinato piano dei conti. Anche una piccola impresa può avere centinaia di codici GL, e i codici rendono meno probabile che le voci vengano assegnate all'account sbagliato. I nomi dei conti sono spesso associati ai numeri dei conti. Per esempio, ai beni possono essere assegnati codici numerici separati in 1, 000 gamma, passività nel 2, 000 gamma, patrimonio netto 3, 000, reddito 4, 000 e spese 5, 000. I conti sono spesso numerati nell'ordine in cui possono essere convertiti in contanti o scadono.

In contabilità, le spese e le attività sono aumentate dei debiti e diminuite dei crediti. Passività, il patrimonio e le entrate sono aumentati dai crediti e diminuiti dai debiti. Ad esempio, l'azienda spende $ 100 in forniture per ufficio, sta aumentando le forniture per ufficio, quindi addebita quel conto spese di $ 100. Per acquistare le forniture l'azienda utilizza un bene:contanti dal suo conto corrente. Sta diminuendo tale importo in quel conto di $ 100, quindi accredita quel conto di $ 100.

Le aziende che utilizzano software di contabilità possono essere in grado di consolidare subledger attivi, il che significa che ci sono meno elementi di contabilità generale da riconciliare.

Data GL
Tipo di account GL
nome utente GL
numero di conto Addebito Credito Spese del 1 febbraio Forniture per ufficio #5000 $ 100 1 febbraio Controllo dei beni $ 1000 $ 100

Utilizzo del software di contabilità con la contabilità generale

La maggior parte delle aziende utilizza software di contabilità per automatizzare i processi di base relativi alla creazione di transazioni e alla loro registrazione nella contabilità generale. Il software aiuta il team di contabilità a svolgere attività contabili, come l'impostazione e la chiusura di periodi contabili, compiti bancari, voci di diario e altro ancora. Il sistema calcolerà automaticamente addebiti e accrediti e ti consentirà di mettere in atto controlli per assicurarti che non possano essere inserite transazioni che non rispettano le linee guida.

Il software di contabilità mantiene tutte le informazioni finanziarie e i record in un unico database, che garantisce l'integrità dei dati, aiuta a stabilire e mantenere i controlli e rende il processo di riconciliazione significativamente più veloce e più facile. Ciò include la possibilità di creare voci e allocazioni ricorrenti, eseguire la pubblicazione, segnalazione, processi di traduzione e consolidamento in parallelo per velocizzare i tempi di reporting.

Che cos'è un piano dei conti?

Il piano dei conti è un elenco di tutti i conti in cui è possibile registrare le transazioni. Esistono cinque tipi di conto (Attività, Passività, Equità, Entrate e spese). Sotto ciascuno di questi, ci sono account primari e account secondari.

Qual è la differenza tra un diario e un libro mastro?

Una registrazione a giornale è una registrazione di una singola transazione. La contabilità generale riepiloga i totali delle transazioni per conto.

Con solide pratiche contabili di contabilità generale, l'azienda si predispone per una maggiore efficienza in molti processi contabili. Si assicura che il team finanziario e contabile sia pronto quando l'azienda richiede rapporti sull'invecchiamento dei debiti o crediti, desidera visualizzare la posizione di cassa o analizzare in che modo gli articoli a budget corrispondono alla spesa effettiva.

Cosa c'è di più, la contabilità generale è una parte del processo contabile che può trarre grandi vantaggi dalle tecnologie. Ad esempio, l'automazione dei processi robotici può ridurre i noiosi processi manuali, aumentare la precisione dal livello della transazione fino alla registrazione nella contabilità generale, e ridurre il rischio di errori e non conformità.

I processi coinvolti garantiscono la disponibilità alla chiusura, chiudere registri secondari, gestire la contabilità interaziendale e i prezzi di trasferimento, eseguire la contabilità generale e chiudere, riconciliare i conti, redigere bilanci, eseguire il riesame della direzione e calcolare le disposizioni relative all'imposta sul reddito.