Che cos'è la chiusura finanziaria e perché è importante?

Indipendentemente dalle dimensioni o dalla complessità finanziaria di un'azienda, il processo di chiusura finanziaria può diventare contorto. I passaggi sequenziali, dalla registrazione delle transazioni alla generazione dei rendiconti finanziari, devono essere eseguiti in modo efficiente, in modo collaborativo e accurato prima che i contabili possano chiudere i libri contabili del periodo fiscale in corso. Fortunatamente, esistono modi per rendere più gestibile questo processo ricorrente e dare ai team finanziari e alle parti interessate il tempo necessario per condurre analisi e prendere decisioni aziendali strategiche.

Che cos'è la chiusura finanziaria?

Il termine "chiusura finanziaria" descrive tutti i processi finanziari e contabili che si verificano regolarmente in un'azienda fino a, e compreso, chiusura dei libri contabili del mese precedente, trimestre o anno. Gli otto passaggi fondamentali sono l'identificazione delle transazioni, registrazione delle transazioni in un diario, affissione in contabilità generale, preparare un bilancio di prova non rettificato, conciliare debiti e crediti, creazione di scritture contabili di rettifica, l'esecuzione di un bilancio di verifica rettificato e rendiconti finanziari, e chiudere i libri per azzerare i conti del conto economico e bloccare i conti di bilancio alla fine del periodo.

Nelle società con più filiali, la chiusura finanziaria include anche il consolidamento del bilancio della divisione, analizzando le elisioni infragruppo e altre rettifiche post-chiusura. Per i bilanci esterni, vengono generati anche i dati per le note a piè di pagina e altre informative.

I rendiconti finanziari risultanti sono utilizzati dalla direzione per generare analisi dell'andamento storico, confronti con periodi e budget precedenti, e per generare KPI. Nelle aziende con sistemi in tempo reale, questa analisi potrebbe essere in corso. Vengono utilizzati anche i rendiconti finanziari, e talvolta richiesto, da soggetti esterni, come investitori, finanziatori e agenzie di regolamentazione pubbliche.

Chiusura finanziaria vs chiusura dei libri

Alcuni team finanziari usano i termini "chiusura finanziaria" e "chiusura dei libri" in qualche modo come sinonimi. Però, c'è una distinzione fondamentale tra i due:

• La chiusura finanziaria è un termine ampio che riflette tutti i processi contabili per il mese inclusi, ma non limitato a, chiudendo i libri. La chiusura finanziaria comprende l'intero ciclo contabile, culminando con la generazione di rendiconti finanziari e la chiusura dei libri contabili.

• Chiudere i libri è l'ultimo passo nel processo di chiusura finanziaria e ha due obiettivi. Uno, la chiusura dei libri azzera i conti temporanei e blocca il saldo del periodo precedente. Conti temporanei, detti anche conti nominali, sono quelli rilevati a conto economico per cumulare i ricavi del periodo, spese, guadagni e perdite.

  Il risultato netto viene trasferito al bilancio come parte del secondo obiettivo:aggiornare gli utili portati a nuovo per riflettere i risultati operativi di quel periodo. Gli utili non distribuiti sono un conto di capitale che si trova nello stato patrimoniale, che detiene utili o perdite non distribuiti. È un conto importante, poiché rappresenta fondi disponibili per il reinvestimento.

Anche i contabili potrebbero usare casualmente i termini "chiusura finanziaria" e "chiusura dei libri contabili" come sinonimi, ma la chiara distinzione è che la chiusura dei libri contabili è un passo all'interno della chiusura finanziaria. Tuttavia, tutte le fasi del processo di chiusura finanziaria sono interdipendenti; errori in un solo passaggio si ripercuotono sull'intero processo, quindi è importante farlo bene.

Punti chiave

• La chiusura finanziaria è un processo aziendale chiave che alla fine fornisce un'istantanea accurata della salute finanziaria di un'azienda.
• La chiusura dei libri contabili è un passaggio all'interno del processo di chiusura finanziaria. ritardi, dati inaccessibili, set di dati complessi e la mancanza di rigore di processo rendono difficile ottenere una chiusura finanziaria tempestiva e accurata. Più velocemente un'azienda può chiudere i libri, meglio è. Ma le aziende non dovrebbero mai sacrificare la precisione per la velocità.
• Miglioramenti del processo, come la contabilità continua, combinato con un software di contabilità automatizzata può aiutare a rendere più gestibile l'intera chiusura finanziaria.

Spiegazione della chiusura finanziaria

Il processo di chiusura finanziaria è parte integrante di tutte le organizzazioni perché mira a fornire alle parti interessate - manager di linea di business, analisti finanziari, dirigenti, membri del consiglio di amministrazione, investitori, finanziatori - con un resoconto accurato della posizione finanziaria della società su base mensile, base trimestrale e annuale.

I bilanci prodotti durante il processo di chiusura finanziaria sono utilizzati dalla direzione interna per comunicare lo stato di salute dell'azienda agli stakeholder esterni e per misurare i risultati rispetto agli obiettivi prefissati. In combinazione con altri dati operativi, i dati storici sottostanti nei libri della società sono utilizzati per l'analisi finanziaria, budget e previsioni.

Si dice spesso che i CFO aiutano a guidare la salute economica delle loro aziende con un occhio allo specchietto retrovisore e uno sulla strada da percorrere. Il processo di chiusura finanziaria è un processo notoriamente noioso e dispendioso in termini di tempo, e i rendiconti finanziari, un risultato chiave, sono preziosi solo se accurati e tempestivi. Sfortunatamente, in molte organizzazioni, il processo di chiusura finanziaria è disgiunto, inefficiente e laborioso. Infatti, un KPI comune che i CFO monitorano è il tempo di ciclo per la chiusura mensile, nel tentativo di ottenere più rapidamente dati finanziari e rendiconti nelle mani degli utenti e di ridistribuire le risorse contabili a progetti di maggior valore.

Sfide di chiusura finanziaria

Il processo di chiusura finanziaria, per sua natura, può essere difficile. Anche le piccole imprese possono avere dozzine di account da monitorare e riconciliare, e diventa solo più complicato man mano che le aziende crescono. Le imprese e le aziende internazionali con team finanziari molto dispersi hanno le loro sfide.

Ecco sei le principali sfide di chiusura finanziaria:

1. Necessità di velocità: Quando si tratta del processo di chiusura finanziaria, esiste una tensione tra portare a termine il lavoro velocemente e farlo bene. I team di contabilità possono accedere più facilmente ai dati finanziari chiave, più velocemente possono chiudere i libri.

2. Dati di scarsa qualità o mancanti: Che si tratti di dati duplicati, pagamenti non registrati, fatture mancanti, semplici errori di battitura o di calcolo, trovare e risolvere dati imprecisi o incompleti costa tempo e fatica.

3. Sistemi diversi: Non è sempre facile rintracciare tutte le informazioni necessarie e garantire che tutte le transazioni di ogni reparto aziendale siano state registrate accuratamente in un'unica sede aziendale. Ulteriore, le aziende con più entità operative utilizzano in genere sistemi di contabilità locale, e quelli potrebbero non integrarsi bene nella sede centrale. Per esempio, sedi diverse possono utilizzare versioni diverse di software di contabilità o anche sistemi completamente diversi. Maggiore è il numero di istanze locali, i problemi di integrazione più probabili possono sorgere, causati da piani dei conti incoerenti o applicati in modo incoerente e altre disparità di formattazione. Le aziende internazionali con più sedi in tutto il mondo e in diversi fusi orari possono affrontare ancora più sfide, soprattutto in assenza di orari rigidi. Sistemi diversi possono aumentare la probabilità di errore, aumentare il numero di problemi di chiusura, che riduce l'efficienza del personale contabile e tutto ciò può in ultima analisi ritardare la produzione di bilanci consolidati.

4. Team a distanza: come i dati, i team di contabilità possono essere dispersi e lavorare in remoto. Alcuni team hanno chiuso i libri virtualmente per la prima volta nel 2020 e hanno scoperto che alcune strategie chiave hanno contribuito a rendere più agevoli le loro chiusure a distanza. Questi includevano sistemi di collaborazione efficaci, processi tracciati e solide pratiche di sicurezza.

5. Errore umano: Per molti contabili, una combinazione di scadenze pressanti e compiti ripetitivi rende il processo di chiusura uno degli aspetti meno piacevoli del lavoro. Per esempio, i contabili potrebbero trascorrere ore o addirittura giorni facendo poco più che trasferire numeri e ricontrollare i calcoli, con il rischio di errori che aumenta quanto più il processo di chiusura finanziaria si basa sull'inserimento manuale dei dati.

6. Squadre sotto-supportate: Alcune organizzazioni non hanno tempo, sistemi e/o personale per lavorare su una chiusura continua e sono bloccati con processi manuali, sistemi batch antiquati e documenti cartacei. Un supporto inadeguato può portare a un circolo vizioso che richiede più tempo e manodopera e porta comunque a informazioni intempestive di scarso valore. A sua volta, alcune aziende resistono agli investimenti in quelle che sono state viste come informazioni inutili e nel processo che le supporta. L'impatto sui dipendenti contabili è significativo e aumenta la probabilità di errori in quanto i lavoratori potrebbero saltare intenzionalmente o involontariamente passaggi importanti solo per essere fatti.

6 sfide comuni di chiusura finanziaria

1. Richiede tempo: La chiusura è spesso noiosa, processo che richiede tempo. Ma prima è fatto, prima le imprese senza solide, i sistemi finanziari in tempo reale possono iniziare a utilizzare i dati contabili.

2. Dati errati: I dati finanziari accurati dipendono da dati accurati. Ma il processo di chiusura può essere soggetto a errori come errori di battitura e di formula, soprattutto se gestiti manualmente o con fogli di calcolo.

3. MIA registra: Chiudere, i team finanziari necessitano di input tempestivi da una varietà di reparti. è impegnativo, soprattutto se altre squadre mancano delle risorse o del senso di urgenza o vedono il valore nel risultato finale.

4. Squadre lontane: Quando i capi dipartimento e la contabilità non sono nello stesso ufficio, che aggiunge un nuovo livello di difficoltà.

5. Si commettono errori: Il processo di chiusura è famigerato ad alta intensità di lavoro e ripetitivo con ore, o giorni, trascorsi a trasferire numeri e ricontrollare i calcoli. Ancora, si verificano errori.

6. Mancanza di risorse: Senza personale sufficiente e il software giusto, il processo di chiusura può essere inefficiente e demoralizzante per il personale contabile.

5 problemi comuni relativi al processo di chiusura finanziaria

Sebbene il processo di chiusura finanziaria sia per sua natura impegnativo, molte organizzazioni affrontano problemi di processo evitabili che contribuiscono inutilmente alla difficoltà. Affrontare i seguenti cinque problemi comuni di chiusura finanziaria potrebbe migliorare drasticamente il ciclo di chiusura finanziaria.

1. Il processo manca di definizione e organizzazione: Il processo di chiusura finanziaria è spesso gestito dalla memoria istituzionale invece che dal chiaro, specifica, protocolli documentati. Molti contabili conoscono processi ravvicinati e lo fanno allo stesso modo da anni, il che significa che le procedure operative standard rigorose (SOP) sembrano inutili. Ma solo perché sanno come farlo non significa che non ci sia spazio per miglioramenti.

   Allo stesso modo, i dipendenti potrebbero avere i propri modi per dichiarare le spese sostenute, Per esempio, contribuendo ulteriormente alla sfida di ottenere tutte le informazioni giuste nel posto giusto al momento della chiusura. Non importa cosa, la mancanza di un processo uniforme genera disorganizzazione e potenziali errori, entrambi aumentano il tempo e lo sforzo necessari per lavorare attraverso il processo di chiusura.

2. Il processo manca di automazione: Più attività all'interno del processo di chiusura finanziaria vengono eseguite manualmente, più tempo ci vorrà e maggiori saranno le opportunità di errore. Il software di automazione e contabilità riduce la necessità di fare affidamento su flussi di lavoro manuali.

3. Al processo mancano i dati completi: La chiusura richiede la compilazione di dati provenienti da tutta l'azienda, un processo che può rapidamente diventare caotico, soprattutto se i dati della transazione non sono completi. Esempi come ordini di acquisto mancanti, fatture e note spese possono causare errati saldi dei conti se non archiviati secondo le politiche aziendali. In alternativa, dati incompleti fanno perdere tempo ed efficienza al team di contabilità mentre rintraccia i dettagli critici nel bel mezzo del processo di chiusura finanziaria.

4. Il processo è affrettato: Quanto prima il processo di chiusura finanziaria è completo, quanto prima il bilancio può essere rilasciato ai vari portatori di interessi, i dati sottostanti utilizzati per l'analisi storica e il team di contabilità possono passare a compiti più a valore aggiunto. Ma questa non è una scusa per prendere scorciatoie. Il risultato finale della chiusura finanziaria, il bilancio, sono spesso il volto dell'azienda verso soggetti esterni, e gli errori possono minare la reputazione dell'azienda.

5. Il processo manca di integrazione: Quando i dati necessari per completare la chiusura si trovano in sistemi disparati, i team di contabilità sono costretti a raccogliere e compilare manualmente le informazioni. Ciò aggiunge più tempo e rischio di errore nel processo di chiusura finanziaria.

7 modi per migliorare la chiusura finanziaria

Migliorare il processo di chiusura finanziaria non semplifica la vita solo ai contabili, CFO e team finanziari più ampi. Può anche fornire ai dirigenti e ad altri stakeholder aziendali un accesso più tempestivo ai dati finanziari rilevanti per aiutare a informare i responsabili delle decisioni.

Il minor tempo speso in chiusura, più tempo hanno le organizzazioni per analizzare le operazioni, riallocare le risorse e valutare se hanno i soldi per sfruttare nuove opportunità. Ancora, la precisione non può essere sacrificata per la velocità, il che significa che le organizzazioni devono lavorare in modo più intelligente, non più difficile.

Ecco sette modi in cui le aziende possono migliorare il processo di chiusura finanziaria:

1. Identificare le inefficienze: Il primo passo che ogni organizzazione dovrebbe compiere è trovare colli di bottiglia e inefficienze. Per esempio, stai aspettando la fine del mese per riconciliare i conti? Hai indicato a dipendenti e fornitori di inviare le fatture in formato elettronico, in un formato che può essere importato direttamente nel tuo sistema di contabilità? Il tuo piano dei conti è diventato troppo grande e complesso? Conoscere le cause alla radice dei problemi di processo ti metterà sulla strada giusta.

2. Creare e mantenere procedure operative standard (SOP): Una chiusura finanziaria che manca di un documentato, procedura operativa passo-passo sarà inefficiente. Per snellire il processo, ogni individuo o team coinvolto nella chiusura, che si tratti di un contabile che lavora direttamente alla chiusura o di un dipendente che tiene traccia delle spese del pranzo, dovrebbe seguire un SOP chiaro e preciso. Le SOP forniscono standard, istruzioni dettagliate per garantire che tutte le fasi di un processo di chiusura finanziaria siano allineate e ottimizzate per ridurre gli errori e accedere più facilmente alle informazioni. Le SOP dovrebbero indicare quali attività devono essere completate quando e per quale ruolo e includere scadenze rigide in modo che i team di contabilità non siano bloccati in attesa di ricevere i dati all'ultimo minuto.

3. Accesso aperto alle informazioni: Per completare una chiusura, i team di contabilità hanno bisogno di dati da tutti i reparti aziendali:vendite, spedizione, Approvvigionamento, marketing, risorse umane. Certo, queste squadre potrebbero non provare lo stesso senso di urgenza o attenzione ai dettagli dei contabili. Anche se le scadenze rigide possono aiutare, è anche importante che il personale contabile autorizzato abbia accesso diretto ai sistemi in cui sono archiviate queste informazioni in modo che non facciano affidamento sui reparti per gli aggiornamenti.

4. Documentare in modo completo: Un migliore processo di chiusura finanziaria inizia con voci di diario migliori. Creare un elenco di controllo per la registrazione del diario che deve essere seguito ogni mese per garantire che ogni bit di informazione sia documentato e contabilizzato. Le scritture contabili dovrebbero includere il tipo di transazione, la data di esecuzione, Quantità, una breve descrizione, un identificatore del numero di giornale e qualsiasi altra informazione rilevante per la tua attività e il processo di chiusura. Prendere in considerazione l'utilizzo di un modello di registrazione del diario per garantire che ogni voce del diario venga registrata in modo completo.

5. Riduci al minimo l'immissione di dati: Gli errori di immissione dei dati possono essere ridotti evitando la carta quando possibile. Oltre alle fatture elettroniche importabili direttamente nei sistemi contabili, evitare di utilizzare fogli di calcolo quando possibile. Sebbene conveniente per la gestione di calcoli come l'ammortamento e le allocazioni, è più efficiente inserire i dati direttamente nei sistemi di contabilità in grado di automatizzare queste attività.

6. Utilizzare pratiche contabili continue: Contabilità continua, o un processo di chiusura continuo, distribuisce il carico di lavoro sull'intero mese, invece di accumularli per la fine del mese. Per esempio, responsabilità come la registrazione di voci del diario e la riconciliazione dei conti potrebbero essere incorporate nelle attività quotidiane, che manterrà aggiornata la contabilità generale. In questo modo, un'azienda è in grado di eseguire una "chiusura graduale" in qualsiasi momento durante il mese e ridurrà notevolmente il carico di lavoro durante una "chiusura forzata". Cosa c'è di più, i team di contabilità che utilizzano la contabilità continua possono individuare prima gli errori in modo da non ritardare la chiusura dei libri contabili.

7. Tenere riunioni dopo la chiusura: Finché sono tenuti in modo tempestivo in modo che tutte le informazioni siano ancora fresche nella mente e i partecipanti non siano già concentrati sul ciclo successivo, le riunioni successive alla chiusura possono essere utili per esaminare i problemi, tenere traccia dei KPI e discutere di argomenti che potrebbero aiutare l'organizzazione a migliorare il suo prossimo ciclo di chiusura.

7 passaggi per migliori chiusure finanziarie

1. Rompi i colli di bottiglia: Trova i fattori che rallentano il processo e correggili. Potrebbe essere necessario che ciò avvenga gradualmente.

2. Attenersi alle SOP: Annota le procedure operative standard che definiscono chiaramente il ruolo di ciascun individuo e le scadenze per ogni fase del processo di chiusura finanziaria.

3. Distribuisci i dati: Assicurati che i team di contabilità abbiano accesso a tutte le fonti che alimentano la chiusura e che i reparti abbiano scadenze rigide per l'immissione dei dati.

4. Modello journaling: Crea un elenco di controllo o un modello per la registrazione del diario per garantire che ogni piccola informazione importante sia documentata e contabilizzata.

5. Riduci al minimo l'immissione manuale dei dati: Il rischio di errore umano aumenta ad ogni pressione di un tasto. Quando possibile, inserire i dati direttamente nei sistemi di contabilità e automatizzare le attività di immissione dei dati.

6. Abbraccia la contabilità continua: Da fare:distribuire il carico di lavoro di chiusura sull'intero periodo finanziario. No:salvare tutte le attività per la fine del periodo.

7. Tenere riunioni dopo la chiusura: Nessuno vuole un altro incontro, ma vale la pena dedicare un po' di tempo per discutere i problemi di processo, analizzare i KPI e trovare modi per migliorare.

Semplifica il processo di chiusura finanziaria con il software di contabilità

Con il giusto software di contabilità aziendale, come il software di gestione finanziaria basato su cloud che può integrarsi con i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), le aziende possono migliorare i processi e dedicare più tempo a attività preziose, quali analisi e previsioni finanziarie. Per esempio, il software di contabilità aziendale può:

1. Trasforma le attività monotone in funzioni automatizzate ripetibili eliminando molti lavori manuali, come trasferire le voci del diario nella contabilità generale, riducendo così l'errore umano.

2. Migliora il processo di riconciliazione allineando automaticamente i dati da fonti discrete, fogli di calcolo e sistemi. Il software di contabilità può anche rilevare rapidamente gli errori in modo che possano essere mitigati il ​​più rapidamente possibile.

3. Integra i dati e mantieni tutte le informazioni coerenti. Ciò rende più facile per i team di contabilità l'accesso ai dati finanziari chiave in tempo reale, invece di aspettare che i colleghi condividano le informazioni necessarie per completare una chiusura. I sistemi ERP possono consentire a tutti i reparti di lavorare dalle stesse fonti di dati aggiornate.

4. Fornisci dashboard in tempo reale che danno ai team finanziari, la direzione e i dirigenti accedono ai numeri che devono vedere, quando hanno bisogno di vederli.

I moderni software di contabilità aziendale come parte di un sistema ERP integrato possono ridurre la quantità di tempo necessaria per completare il ciclo di chiusura finanziaria. A sua volta, questo consente ai professionisti della contabilità di dedicare tempo ad attività più preziose, come la pianificazione e l'analisi finanziaria, invece di giocare sempre a rincorrere.

La chiusura finanziaria è estremamente importante per l'azienda. Questi report forniscono una panoramica della salute finanziaria di un'azienda e supportano decisioni lungimiranti. Ma una chiusura finanziaria è un processo complicato:l'enorme quantità di dati che i team di finanza devono analizzare da soli può intimidire. Per migliorare il processo di chiusura finanziaria, le aziende dovrebbero considerare il processo in modo olistico sfruttando al tempo stesso il software di contabilità in grado di automatizzare le attività soggette a errori.

Domande frequenti sulla chiusura finanziaria

D:Qual è il processo di chiusura finanziaria?

UN: Ecco una semplice ripartizione del processo di chiusura finanziaria:

1. Identificare le transazioni.
2. Registrali in un diario. Idealmente, l'attività finanziaria dovrebbe essere automatizzata e registrata man mano che accade.
3. Registrare le transazioni nella contabilità generale.
4. Preparare un bilancio di prova non aggiustato.
5. Riconciliare tutti i conti per garantire che tutti i debiti siano uguali a tutti i crediti.
6. Creare registrazioni a giornale di rettifica. Le voci del diario devono includere il numero del diario, Data, descrizione e conti interessati.
7. Eseguire un bilancio di verifica rettificato e preparare rendiconti finanziari. Idealmente, le aziende dovrebbero mirare a generare questi report attraverso sistemi di contabilità che automatizzano l'attività per risparmiare tempo e ridurre al minimo gli errori.
8. Chiudere i libri per il periodo di tempo. Una volta che i rendiconti finanziari sono accurati e la direzione è soddisfatta dei risultati, il periodo contabile è chiuso, prevenire eventuali transazioni non autorizzate in un periodo che è già stato segnalato.

D:Cos'è la chiusura di fine mese?

UN: La chiusura di fine mese è la serie di passaggi che un'azienda intraprende per garantire che i suoi rendiconti finanziari mensili siano fedeli all'equazione contabile (Attività =Passività + Capitale). In altre parole, tutti i saldi dei conti temporanei per quel periodo vengono riportati a zero per prepararsi al periodo successivo, e i rendiconti finanziari mensili forniscono una panoramica delle transazioni del periodo.

D:Quanto tempo ci vuole per chiudere i libri?

UN: Quanto tempo ci vuole per chiudere i libri dipende dalla tua attività, quanto sono complesse le tue finanze, il tuo team di contabilità e se utilizzi l'automazione. Secondo uno studio, le aziende che utilizzano ampiamente i fogli di calcolo impiegano in media 8,2 giorni per chiudere, mentre quelli che automatizzano la maggior parte delle attività impiegano circa 6,2 giorni. Altri dati suggeriscono che i top performer impiegano 4,8 giorni per chiudere, mentre quelli a basso rendimento impiegano fino a 10 giorni.

D:Cosa significa Wd5?

UN: Wd5 si riferisce a "giorno lavorativo 5, ” o il quinto giorno lavorativo successivo alla fine del mese. La chiusura entro il Wd5 è un obiettivo comune a molte aziende di medie dimensioni, considerando che le organizzazioni di livello mondiale possono sforzarsi di chiudere entro Wd1, o il primo giorno lavorativo dopo la fine del mese.