Come creare una nota spese (+ modelli)

Forse hai l'errata impressione che le note spese siano necessarie solo per le grandi aziende con migliaia di dipendenti.

Sebbene sia vero che le aziende di medie e grandi dimensioni elaborano migliaia di note spese ogni anno, una nota spese è altrettanto importante per le piccole imprese e, in qualche modo, potrebbe essere ancora più importante.

Un altro mito è che le note spese siano solo una necessità per i tuoi dipendenti. Non è vero.

Una nota spese è una necessità per qualsiasi dipendente che desidera essere rimborsato per le spese aziendali sostenute come chilometraggio, benzina o pasti.

Ma in qualità di proprietario dell'attività, dovresti anche tenere traccia delle spese aziendali che potresti sostenere tu stesso.

Sebbene la necessità possa essere diversa, la creazione di una nota spese può aiutarti immensamente nelle normali operazioni aziendali, facendoti sapere esattamente quanto hai speso per benzina, chilometraggio o trasporti durante l'anno.

Queste informazioni possono essere preziose durante la preparazione delle dichiarazioni dei redditi aziendali o anche per la creazione di proiezioni finanziarie per l'anno successivo.

Come puoi creare la tua nota spese

• Le note spese non sono solo per i tuoi dipendenti. Completare una nota spese per le tue spese ti aiuterà a monitorare meglio i tuoi livelli di spesa.
• La maggior parte delle applicazioni software di contabilità non offre la possibilità di creare una nota spese. Al contrario, lavorano con applicazioni di terze parti per acquisire immagini di ricevute, registrare le spese e creare note spese.
• Se stai cercando modelli di note spese gratuiti, dai un'occhiata a quelli offerti in Microsoft Excel. Ha diverse varianti disponibili per il monitoraggio delle spese e offre anche un registro del chilometraggio e un modello per stimare i costi.

Cos'è una nota spese?

Una nota spese tiene traccia delle spese sostenute durante l'esecuzione delle necessarie mansioni lavorative. Una nota spese può essere molte cose:un registro del chilometraggio utilizzato per il rimborso, una ricevuta delle spese di hotel e parcheggio, o un conto di pasti e spese di intrattenimento.

Quali informazioni si trovano comunemente in una nota spese?

• Data di spesa
• Tipo di spesa (pasti, alloggio, parcheggio, chilometraggio, ecc.)
• Importo totale della spesa
• Il conto su cui addebitare la spesa
• Un totale parziale per ciascuna spesa per categoria
• Un totale complessivo di tutte le spese
• Una sottrazione di eventuali anticipi in contanti
• Il totale dovuto al dipendente

In passato, creare una nota spese era un compito temuto, ma l'introduzione di app per note spese, oltre a modelli facili da usare, ha reso il processo meno noioso.

In molti casi, le note spese vengono in genere utilizzate per dettagliare le spese dei dipendenti per le quali quel dipendente sta chiedendo il rimborso, ma le note spese possono essere utilizzate anche per giustificare le spese sostenute quando si utilizzano anche carte di credito fornite dall'azienda.

Vantaggi dell'utilizzo di una nota spese

Ci sono più di 30,2 milioni di proprietari di piccole imprese nel 2018 e probabilmente stanno producendo molte note spese.

Naturalmente, gli imprenditori sono i principali beneficiari delle note spese. Avere un rapporto dettagliato dai tuoi dipendenti (o da te stesso) ti consente di vedere esattamente quanto ammontano effettivamente le tue spese di viaggio.

Avere queste informazioni a portata di mano ti consente anche di pianificare meglio quelle spese, o forse di ridurre i viaggi se i costi sono eccessivi.

Come creare una nota spese

Se utilizzi software di contabilità per piccole imprese come QuickBooks Online, Xero o FreshBooks, probabilmente saprai che non è possibile creare una nota spese in queste e applicazioni simili.

Al contrario, la maggior parte delle applicazioni software di contabilità per piccole imprese ha collaborato con app di note spese di terze parti create appositamente per gestire le spese e creare note spese.

Potresti anche utilizzare uno dei modelli gratuiti che puoi trovare su Internet o un modello di Microsoft Excel.

Esistono vari modi per creare una nota spese a seconda della tua attività, del software di contabilità che utilizzi e di quanto desideri automatizzare il processo. Indipendentemente dagli strumenti che stai utilizzando, la cosa più importante è crearne uno.

Utilizza uno dei modelli disponibili online

Molte piccole imprese scelgono di utilizzare un modello di nota spese comune come quello offerto da Excel. I modelli di Excel possono essere scaricati facilmente e ti consentono di inserire i dati degli elementi pubblicitari nelle colonne appropriate, dove verranno calcolati automaticamente.

Questo foglio di calcolo Excel può essere particolarmente utile per le piccole imprese che desiderano tenere traccia delle spese senza il costo aggiuntivo dell'acquisto di software aggiuntivo.

Le categorie di spesa aziendali predefinite incluse nel modello sono convenienti e possono essere facilmente modificate se lo desideri. Puoi sempre aggiungere una colonna aggiuntiva se hai altre spese che non rientrano in queste categorie.

Ovviamente, le informazioni sul foglio di calcolo dovranno essere inserite nel tuo software di contabilità per elaborare eventuali rimborsi dovuti ai tuoi dipendenti e per garantire che le tue spese aziendali siano accurate e aggiornate nell'applicazione del tuo software di contabilità.

Utilizza il software di contabilità

Sebbene il software di contabilità svolga un ruolo fondamentale nel processo di gestione delle spese, la maggior parte delle applicazioni software di contabilità per piccole imprese oggi sul mercato non offrono un modo per creare una nota spese.

Invece, puoi scegliere di utilizzare una delle tante app di gestione delle spese di terze parti progettate proprio per questo scopo.

Utilizza il software di gestione delle spese

Certify offre un'integrazione diretta con QuickBooks Online, mentre Abacus si integra con QuickBooks Online, Sage e Xero.

ReceiptBank è un'altra applicazione software per la gestione delle spese a un prezzo accessibile che automatizza l'intero processo di creazione dei report. Anche Zoho offre un'app di gestione delle spese progettata per integrarsi con Zoho Books.

Il vantaggio dell'utilizzo di queste applicazioni di terze parti è il livello di automazione che apportano al processo di creazione di una nota spese.

Queste applicazioni sono progettate per eseguire le seguenti operazioni:

• Acquisisci le immagini della ricevuta
• Riconciliare le spese con gli istituti finanziari
• Crea automaticamente note spese
• Indirizzare le persone appropriate per l'approvazione

Modelli di note spese

Sebbene su Internet siano disponibili molti modelli di note spese, la soluzione migliore potrebbe essere utilizzare uno dei tanti modelli di note spese disponibili in Excel.

Resoconto spese di Excel con chilometraggio

Il modello Nota spese con chilometraggio ti offre la possibilità di monitorare adeguatamente le spese comuni inclusi hotel, pasti e trasporti, ma la parte davvero utile è la sua capacità di tenere traccia dei costi relativi al trasporto.

Puoi inserire il tuo chilometraggio iniziale e finale e il foglio di calcolo calcolerà automaticamente il relativo costo del chilometraggio. L'interfaccia è ben strutturata e mostra i totali per ciascuna delle categorie incluse nella parte superiore del foglio di calcolo che possono essere facilmente inseriti nel software di contabilità per elaborare i rimborsi o semplicemente tenere traccia degli addebiti.

Calcolatore delle spese di viaggio di Excel

Pur non essendo un modello di nota spese, il Calcolatore delle spese di viaggio offre a te e ai tuoi dipendenti un modo semplice per calcolare le spese potenziali inserendo le spese di trasporto, alloggio e pasti, con colonne per ciascuna. Questo può rivelarsi uno strumento utile per determinare se un viaggio è finanziariamente fattibile prima di sostenere i costi e può essere particolarmente utile se la tua azienda opera con un budget limitato.

Registro del chilometraggio e nota spese di Excel

Il Registro chilometrico e la nota spese possono essere uno strumento indispensabile per chi trascorre molto tempo in viaggio ed è disponibile sia per te che per i tuoi dipendenti.

Rendiconto spese per la tua attività

Che tu sia un'operazione con una sola persona o gestisci uno staff di 10 persone, la rendicontazione delle spese è una parte essenziale della tua attività aziendale. Se tu o i tuoi dipendenti vi trovate molto in viaggio (o in aeroporto), vale la pena cercare il modo migliore per creare note spese.

Sarà tempo ben speso!