Come scrivere una fattura:una guida passo passo

La scrittura di fatture può essere difficile da padroneggiare per gli imprenditori in erba, ma bastano pochi rapidi passaggi per farlo sembrare molto più facile. Ecco i cinque passaggi di The Ascent per scrivere una fattura eccezionale.

Probabilmente li hai ricevuti periodicamente per tutta la vita, prestando poca o nessuna attenzione al documento stesso. Ma se sei un imprenditore, un libero professionista o un unico proprietario, dovrai essere in grado di creare una fattura se vuoi essere pagato.

La buona notizia è che scrivere una fattura utilizzando un software è facile e molte delle migliori applicazioni software di contabilità lo hanno reso ancora più semplice con i modelli di fattura e la personalizzazione inclusi nei loro prodotti.

Ci sono cinque semplici passaggi per creare una fattura, ma è importante che ogni passaggio sia completato correttamente. Saltare un passaggio, come la compilazione della data di scadenza, può comportare un ritardo nel pagamento e l'inserimento di informazioni di rimessa errate può comportare l'invio di un pagamento all'indirizzo errato o il deposito sul conto bancario sbagliato.

In breve:come scrivere e inviare la prima fattura

• Passaggio 1: Personalizza la fattura per riflettere la tua attività.
• Passaggio 2: Inserisci tutte le informazioni necessarie sul cliente.
• Fase 3: Assegna i termini e inserisci la data di scadenza.
• Fase 4: Spiega a cosa serve la fattura.
• Passaggio 5: Includi informazioni sulla rimessa o un link per pagare online.

Nozioni di base sulla fatturazione:cosa devi sapere

Congratulazioni per avere un'attività in proprio! È un grande passo e probabilmente le tue giornate saranno piene di sfide e ricompense.

La buona notizia è che c'è un'enorme quantità di risorse disponibili per te come imprenditore. Probabilmente hai già deciso un nome e una struttura legale per la tua attività. Allora, qual è la prossima cosa che dovresti fare?

Se vuoi essere pagato (e chi no?), dovrai imparare a scrivere una fattura. Se hai già familiarità con il processo di creazione della fattura, è fantastico. Ma se non sai nulla sulla creazione di una fattura o desideri semplicemente un aggiornamento, continua a leggere.

Per coloro che non sanno esattamente cosa sia una fattura, è semplicemente un modo per riscuotere denaro dovuto alla tua attività. Ogni volta che vendi un articolo, che si tratti di un cappellino da baseball o di un paio di orecchini, e non riscuoti il ​​pagamento per quegli articoli al momento della vendita, ti consigliamo di creare una fattura.

Lo stesso vale per fornire un servizio, sia che si tratti di riparare un tubo rotto o di preparare un rapporto professionale per un cliente. Qualunque sia la tua attività, che tu stia vendendo prodotti o servizi, se sei disposto ad accettare il pagamento per tali articoli o servizi in un secondo momento, dovrai creare una fattura.

Come scrivere e inviare correttamente una fattura

Il tuo software di contabilità è il luogo più probabile da cui creerai una fattura. Se attualmente non utilizzi un software di contabilità, ti consiglio vivamente di farlo.

Tuttavia, in un pizzico, ci sono anche numerosi modelli di fattura che puoi scaricare da Internet o da un'applicazione come Microsoft Word che ti aiuterà a iniziare a fatturare ai tuoi clienti. In ogni caso, le stesse informazioni saranno necessarie per creare una fattura corretta.

Ecco di cosa avrai bisogno, in cinque semplici passaggi.

Fase 1:personalizza la fattura

Se stai utilizzando un software di contabilità o ne stai cercando uno per la tua attività, probabilmente preparerai le fatture utilizzandolo. La maggior parte delle applicazioni software di contabilità oggi sul mercato offrono un'eccellente capacità di fatturazione con un'opzione per personalizzare la fattura come meglio credi.

Nella maggior parte dei casi, le informazioni sull'attività che inserisci nel tuo software, come il nome dell'attività, l'indirizzo, il numero di telefono e l'indirizzo e-mail, compileranno automaticamente tutte le fatture che crei.

Ma molte applicazioni software di contabilità fanno un ulteriore passo avanti, offrendoti la possibilità di personalizzare la fattura aggiungendo il logo aziendale, lo slogan o la combinazione di colori. Sebbene non sia una necessità, personalizzare la fattura per riflettere meglio la tua attività la renderà più riconoscibile per i tuoi clienti e potrebbe aiutarti a essere pagato un po' più velocemente.

Fase 2:inserisci i dettagli del cliente

Una delle cose più importanti che vuoi fare è gestire correttamente i tuoi clienti o clienti. Se sei un piccolo negozio di articoli da regalo, gestire correttamente i tuoi clienti significa avere un modo per comunicare con loro su vendite e altre promozioni o campagne.

Lo stesso vale per le aziende di servizi, con la conclusione che se si estende il credito ai clienti, è necessario assicurarsi di disporre delle informazioni appropriate in archivio per quei clienti, inclusi un indirizzo postale, un indirizzo e-mail e un punto di contatto accurati.

Avere un indirizzo postale incompleto o un indirizzo e-mail errato può ritardare l'elaborazione dei pagamenti per settimane. Ti consigliamo inoltre di assegnare un numero personalizzato a ciascuna fattura che crei, ma in genere questo viene completato automaticamente dal tuo software di contabilità.

Fase 3:assegna i termini e la data di scadenza della fattura

Assegnare termini ai tuoi clienti significa semplicemente che stai decidendo per quanto tempo devono pagare. In molti casi, Net 30 è il termine predefinito, il che significa che il tuo cliente o cliente ha 30 giorni dalla data della fattura per pagarti.

Se non pagano prima che i 30 giorni siano scaduti, puoi quindi applicare addebiti in ritardo all'importo scaduto. Per i nuovi clienti, potresti voler utilizzare Dalla ricevuta come termine di pagamento, il che significa che la fattura è esigibile non appena viene ricevuta. Netto 10 anche i termini sono comuni, ma spetta a te come proprietario dell'attività determinare quali termini devono essere applicati a quali clienti.

Fase 4:spiega a cosa serve la fattura

Se vendi un prodotto, aggiungerai la descrizione del prodotto, la quantità e il prezzo per articolo.

Se vendi servizi, probabilmente vorrai includere una descrizione dettagliata dei servizi resi e di ciò che il cliente ha ricevuto in cambio. Se, come la fattura sopra, hai creato un rapporto personalizzato, tali informazioni dovrebbero essere visualizzate correttamente nella fattura.

Se stai fatturando le ore lavorate, probabilmente vorrai utilizzare uno stile di fattura che rifletta tali informazioni.

Passaggio 5:aggiungi le informazioni sulla rimessa o un link per il pagamento online

Una volta completata la fattura, puoi stamparla e inviarla per posta al cliente, oppure inviare direttamente la fattura tramite e-mail. La maggior parte delle applicazioni software di contabilità offre anche la possibilità di includere un'opzione di pagamento online, che consente ai tuoi clienti di pagare rapidamente e facilmente tramite carta di credito o bonifico ACH direttamente dalla fattura.

Anche se dovrai pagare commissioni di servizio se scegli di accettare pagamenti online, il vero vantaggio è che probabilmente verrai pagato molto più velocemente.

Tuttavia, se scegli di essere pagato in un modo più tradizionale, assicurati che le informazioni sulla tua rimessa siano corrette sulla fattura in modo che i tuoi clienti sappiano dove inviare i loro pagamenti.

Hai bisogno di un modello di fatturazione?

Sebbene ci siano molti modelli di fatturazione che possono essere utilizzati per fatturare i tuoi clienti, sarai in grado di gestire meglio l'intera attività utilizzando un software di contabilità.

Ci sono molte applicazioni disponibili. Alcuni dei nostri preferiti, Wave Accounting, Xero e QuickBooks Online, offrono straordinarie capacità di fatturazione, oltre alla possibilità di personalizzare le fatture.

Fatturazione migliore, pagamenti più rapidi

La fatturazione rimane una componente fondamentale per la gestione della tua attività. I proprietari di piccole imprese, in particolare, vorranno essere sicuri di fatturare tempestivamente e correttamente perché più velocemente invii una fattura, più velocemente sarai pagato.