Come monitorare le spese aziendali:passo dopo passo

Il monitoraggio delle spese aziendali è una parte importante del mantenimento di una piccola impresa e, in quanto proprietario di una piccola impresa, puoi' permetterti di ignorarlo. Scopri come iniziare a monitorare le spese con questi passaggi.

Puoi utilizzare una varietà di metodi per tenere traccia delle spese aziendali, ma per gestire adeguatamente la tua attività, tenere traccia delle spese e garantire che le spese siano contabilizzate accuratamente, dovrai creare un sistema di monitoraggio delle spese che funzioni per te.

Ecco come puoi monitorare le tue spese aziendali:

1. Apri un conto bancario aziendale
2. Scegli un sistema di contabilità appropriato
3. Scegli la contabilità per cassa o per competenza
4. Collega le istituzioni finanziarie
5. Inizia a gestire correttamente le ricevute
6. Registra tutte le spese prontamente
7. Considera l'utilizzo di un'app per le spese

Panoramica:cosa sono le spese aziendali?

Parte del processo di contabilità è il monitoraggio corretto delle spese aziendali. Qualsiasi spesa correlata alla tua attività è considerata una spesa aziendale.

Ecco alcune spese aziendali comuni che potresti incontrare:

• Pubblicità
• Commissioni bancarie
• Commissioni
• Commissioni di consulenza
• Lavoro a contratto
• Tariffe e abbonamenti
• Chilometraggio
• Forniture per ufficio
• Affrancatura e consegna
• Stampa e copia
• Stipendi
• Software
• Viaggi
• Utilità

Sebbene queste siano le categorie di spese aziendali più comuni, qualsiasi acquisto associato alla tua attività può essere classificato come una spesa aziendale legittima.

Come tenere traccia delle spese della tua piccola impresa

Il modo migliore per tenere traccia delle spese aziendali è utilizzare un software di contabilità per piccole imprese, che rende molto più semplice tenere traccia delle spese, classificarle correttamente e avere accesso a informazioni finanziarie aggiornate. Questo è particolarmente importante al momento delle tasse, dal momento che vorrai essere sicuro di prendere tutte le detrazioni di spesa che puoi.

Esistono modi per tenere traccia delle spese manualmente, anche se questo è consigliato solo se hai poche spese aziendali da monitorare.

Fase 1:apri un conto bancario aziendale

Come nuovo imprenditore, dovrai aprire un conto bancario aziendale. Una volta che l'account è operativo, dovrebbe essere utilizzato esclusivamente per transazioni commerciali.

Sebbene possa verificarsi un'istanza in cui utilizzi il tuo conto bancario personale per scopi commerciali, avere un conto aziendale separato renderà molto più facile tracciare e registrare correttamente le tue spese.

Fase 2:scegli un sistema di contabilità appropriato

Puoi scegliere quale tipo di sistema contabile utilizzare per la tua attività. Sebbene l'opzione migliore sia scegliere un'applicazione software di contabilità che funzioni per la tua attività, puoi anche utilizzare un foglio di calcolo, come Microsoft Excel, per registrare entrate e spese per la tua attività.

Se il tuo cuore è concentrato sull'utilizzo di software di contabilità, ma non rientra nel budget della tua azienda, opta per un'applicazione gratuita come GnuCash o Wave Accounting.

Fase 3:scegli la contabilità per cassa o per competenza

Quando imposti il ​​tuo sistema di contabilità, dovrai anche scegliere la contabilità di cassa o la contabilità per competenza.

La maggior parte delle aziende molto piccole, i proprietari individuali e i liberi professionisti utilizzano la contabilità di cassa in quanto è molto semplice. Quando utilizzi la contabilità di cassa, registri semplicemente le transazioni quando si verificano. Ad esempio, registri le entrate quando vengono ricevute e registri i pagamenti quando vengono effettuati.

La contabilità per competenza è più approfondita ed è una necessità per le aziende in crescita, le aziende con dipendenti o le aziende più grandi. Con la contabilità per competenza, registri le entrate quando un prodotto viene venduto, non quando ricevi il pagamento per quel prodotto. Lo stesso vale per le spese, che vengono registrate quando ricevi la fattura, non quando la paghi.

Fase 4:collega le tue istituzioni finanziarie

Il monitoraggio delle spese delle piccole imprese può essere semplificato collegando i tuoi istituti finanziari al tuo software di contabilità. Anche se alcuni potrebbero non sentirsi a proprio agio con questa opzione, in realtà è molto sicura, con misure di sicurezza integrate per proteggere i tuoi dati.

Se colleghi la tua banca, potrai scaricare automaticamente tutte le transazioni bancarie direttamente sul tuo software di contabilità e, in molti casi, farle registrare automaticamente sul conto appropriato.

Questo processo semplifica la contabilizzazione di ogni spesa sostenuta dalla tua attività.

Molte applicazioni software di contabilità popolari, tra cui QuickBooks Online, Xero e FreshBooks, insieme a molte altre, ti consentono di collegare facilmente i tuoi conti bancari per un facile monitoraggio delle spese aziendali.

Fase 5:inizia a gestire correttamente le ricevute

Un altro modo per assicurarti di monitorare correttamente le spese aziendali è utilizzare l'app mobile disponibile con l'applicazione software di contabilità. Se il tuo software non offre tale app, puoi scegliere di utilizzare un'applicazione di gestione delle spese che si integrerà con il tuo software.

Queste app in genere consentono la gestione delle spese in movimento, consentendoti di scattare una foto di una ricevuta e caricare l'immagine sul tuo software, dove verrà archiviata e successivamente allegata alla spesa appropriata. Se si tratta di una spesa rimborsabile, la ricevuta può essere utilizzata per creare una nota spese.

Fase 6:registra tempestivamente tutte le spese

Hai imparato in Contabilità 101 che tutte le entrate e le spese devono essere contabilizzate. Questo può essere fatto in molti modi. Se scegli di collegare i tuoi istituti finanziari alla tua applicazione software, questo processo diventa abbastanza automatizzato, anche se dovrai configurare i tuoi account correttamente per assicurare la corretta allocazione delle transazioni caricate.

Alcune applicazioni offrono la possibilità di inserire le spese manualmente. Questa è una buona alternativa per coloro che scelgono di non importare automaticamente le transazioni. Nella maggior parte dei casi, puoi anche scegliere di importare il tuo estratto conto alla fine del mese e registrare le tue spese in quel momento.

Infine, completare la riconciliazione bancaria su base mensile aiuta a garantire che tutte le transazioni siano state contabilizzate correttamente.

Passaggio 7:prendi in considerazione l'utilizzo di un'app per le spese

Sebbene non sia necessario per tutti, se viaggi molto per lavoro, potrebbe valere la pena esaminare alcune delle app di spesa sul mercato. Queste app sono progettate per tenere traccia delle spese di viaggio come chilometraggio, spese di volo, pasti e spese di intrattenimento e qualsiasi altra spesa aziendale correlata.

Dovresti utilizzare un software di contabilità per tenere traccia delle spese aziendali?

Come puoi vedere, hai molti modi per tenere traccia delle tue spese aziendali, sia manualmente che utilizzando un software di contabilità.

Quando un software di contabilità è il migliore:

Sebbene l'utilizzo di un software di contabilità sia sempre il migliore per qualsiasi tipo di monitoraggio aziendale, inclusi entrate e spese, ci sono momenti in cui è d'obbligo.

Se una delle seguenti situazioni si applica a te o alla tua azienda, ti consigliamo vivamente di utilizzare un software di contabilità se non lo stai già facendo:

• Viaggi spesso per affari: Ammettiamolo, tutti perdono gli scontrini. Se sei stanco di portare una pila di ricevute nel portafoglio o nella borsa, il software di contabilità è la soluzione migliore. Ciò è particolarmente importante se la tua attività richiede di viaggiare frequentemente.
• Hai più dipendenti che devono tenere traccia delle spese: Se hai più dipendenti che devono tenere traccia delle spese aziendali, è indispensabile utilizzare un software di contabilità. Sebbene un foglio di calcolo possa essere adeguato per un'operazione da parte di una sola persona, semplicemente non funzionerà se stai monitorando le spese per più dipendenti.
• La tua attività sta attraversando una fase di crescita: Potresti essere piccolo ora, ma se stai pianificando o stai attraversando una fase di crescita, ti consigliamo di investire in software di contabilità e iniziare a monitorare correttamente le tue spese.
• Hai più conti bancari aziendali: Il monitoraggio delle spese di un istituto può richiedere molto tempo se eseguito manualmente. È quasi impossibile se hai più di un conto bancario aziendale. Quindi fatti un favore e usa un software di contabilità.

Quando cercare altri metodi:

Sebbene il software di contabilità sia la migliore soluzione di monitoraggio delle spese aziendali, ci sono occasioni in cui è possibile ottenere utilizzando un software per fogli di calcolo.

Se si verifica una delle seguenti situazioni, il monitoraggio manuale delle spese aziendali potrebbe essere la scelta giusta.

• Sostieni poche spese: Se hai appena iniziato e hai solo bisogno di tenere traccia delle spese occasionali, l'utilizzo di un foglio di calcolo potrebbe essere adeguato. Ma se le spese aziendali iniziano ad aumentare, dovresti considerare di passare a un'applicazione software.
• Sei un mago di Excel: Non è un segreto che Excel può eseguire molti calcoli. Se sei un mago di Excel, è probabile che tu possa impostare un foglio di calcolo che funzioni per la tua attività. Tuttavia, poiché la maggior parte di noi non è un mago di Excel, il software di contabilità potrebbe comunque essere la soluzione migliore.
• La tua attività è più un hobby: Se sei un dilettante e non ti sei ancora completamente impegnato nella tua attività, il monitoraggio manuale delle spese potrebbe andare bene. Ma per tutti gli altri, il software di contabilità dovrebbe essere in cima alla tua lista.

Il monitoraggio delle spese aziendali è una parte importante della tua attività

Sia che tu stia appena iniziando, stia costruendo la tua attività o sia un'attività consolidata, devi tenere traccia delle tue spese aziendali.

Quindi prenditi qualche minuto e metti in atto un piano che ti consentirà di tenere traccia delle spese aziendali in modo semplice e accurato.