Come iniziare con la contabilità delle piccole imprese nel 2022

Forse la contabilità non è la parte più divertente della gestione di una piccola impresa, ma avere un sistema per organizzarla lo farà assicurati che non sia la parte più stressante. Lascia che The Ascent ti aiuti a iniziare.

Parte del ciclo contabile, la contabilità è l'atto di tracciare, gestire e registrare tutte le transazioni finanziarie per la tua attività.

Se il pensiero della contabilità è spaventoso, stai tranquillo, ci sono una varietà di applicazioni software di contabilità per piccole imprese oggi sul mercato che semplificano il processo, anche se non hai mai registrato una transazione finanziaria prima.

Panoramica:cos'è la contabilità?

La contabilità è la corretta registrazione di tutte le transazioni finanziarie per la tua attività. La contabilità comporta molta attenzione ai dettagli; tutto, dall'identificazione e codifica corretta di fatture, ordini di acquisto e fatture fornitore, alla garanzia che le fatture vengano pagate tempestivamente.

Mentre molte piccole imprese utilizzano software di contabilità per gestire le basi contabili, altre continuano a fare affidamento su fogli di calcolo per tenere traccia delle proprie entrate e spese.

Di cosa è responsabile un contabile?

I contabili sono responsabili della registrazione accurata di tutte le transazioni finanziarie per un'azienda.

Sebbene i compiti specifici di un contabile possano variare ampiamente a seconda delle esigenze specifiche dell'azienda, possono includere quanto segue:

• Categorizza le transazioni finanziarie
• Inserisci e paga le fatture fornitore in modo tempestivo
• Scrivere fatture per clienti/clienti per beni o servizi forniti
• Registra i pagamenti dei clienti/clienti sull'account appropriato
• Esamina le note spese dei dipendenti
• Mantieni un piccolo fondo di cassa
• Inserisci le voci del diario secondo necessità
• Riconcilia mensilmente tutti i conti bancari
• Esegui le voci di rettifica di fine mese
• Prepara le proiezioni finanziarie
• Aiutare nella preparazione di un budget aziendale
• Preparare i rendiconti finanziari

Perché la tua piccola impresa ha bisogno di contabilità

È quasi impossibile gestire correttamente la tua attività senza la contabilità.

Immagina di provare a gestire la tua attività senza sapere quanto stai spendendo per le spese ogni mese o senza sapere quanti soldi i tuoi clienti ti devono. Immagina di non contabilizzare adeguatamente quelle spese e di provare a preparare la tua dichiarazione dei redditi l'anno successivo.

Infine, immagina di rivolgerti al tuo istituto finanziario per un prestito o una linea di credito senza disporre della documentazione adeguata che mostri esattamente come sta andando la tua attività.

Devi sapere quanti soldi hai

Una volta avviata un'attività, diventi responsabile di molte cose.

Come imprenditore, devi sapere quanti soldi ti devono i tuoi clienti e quanto è stato ricevuto. Devi anche sapere quanti soldi devi spendere per mantenere la tua attività senza intoppi.

I pagamenti imprevisti dei clienti possono esaurire gravemente il flusso di cassa previsto, mentre un pagamento in ritardo può mettere a repentaglio la tua solvibilità con un fornitore.

Pagamenti fiscali accurati e tempestivi

Tutti noi dobbiamo pagare le tasse e per evitare sanzioni, interessi e altre attività di riscossione da parte dell'IRS e di altre agenzie fiscali, vorrai pagarle in tempo e vorrai pagarle in modo accurato.

Avere un solido processo di contabilità in atto ti consentirà di fare proprio questo, tenendo anche traccia di tutte le detrazioni delle spese aziendali, una necessità nel caso in cui la tua attività venga verificata.

Potenziale crescita aziendale

Se hai intenzione di far crescere la tua attività, devi disporre di un buon sistema di contabilità.

La contabilità non solo ti aiuta a gestire correttamente le tue transazioni, ma fornisce anche le informazioni necessarie per ottenere finanziamenti aggiuntivi per la tua attività.

Banche, investitori e persino tuo cognato vorranno vedere come si è comportata la tua attività nell'ultimo anno prima di accettare di prestarti denaro. Se non puoi fornire queste informazioni, sarà difficile, se non impossibile, ottenere finanziamenti esterni.

Budget accurato

La creazione di un budget è una delle cose più importanti che un piccolo imprenditore può fare. Tuttavia, per creare un budget accurato, dovrai essere in grado di accedere a informazioni come i totali dei crediti, i pagamenti dei fornitori e il flusso di cassa.

Come saprai che devi ridurre le spese se non sai quali sono queste spese? La contabilità ti fornisce tali informazioni.

Come prenotare per la tua piccola impresa

Se sei un unico proprietario o un libero professionista, è probabile che tu riesca a cavartela con un diario manuale o un foglio di calcolo per registrare la tua attività finanziaria. Ma anche un libero professionista potrebbe trarre vantaggio dall'utilizzo di un software di contabilità per registrare le proprie transazioni finanziarie.

Se sei pronto per iniziare, ci sono alcune cose che devi fare.

1. Decidi tra contabilità in partita singola e contabilità in partita doppia

Probabilmente ti starai chiedendo se la contabilità in partita singola o doppia è meglio per la tua attività?

La contabilità a partita singola è molto simile a quella che sembra. Si registra una singola voce in un diario o in un foglio di calcolo nello stesso modo utilizzato per registrare un check-in sul libretto degli assegni. Ecco come apparirà una singola voce nel tuo diario.

Data	Pagato a	Importo
15-1-2020	Nevada Power - Utilità	175.00

La contabilità in partita doppia utilizza un addebito e un credito quando si effettua una registrazione. Lo stesso pagamento a Nevada Power sarebbe simile a questo utilizzando la contabilità in partita doppia.

Data	Account	Addebito	Credito
15-1-2020	Utilità	175.00
	Contanti		175.00

L'uso della contabilità in partita doppia ti aiuta a monitorare meglio le entrate e le spese della tua attività, che è importante ai fini fiscali, nonché per la preparazione di budget e rendiconti finanziari.

Tieni presente che l'IRS disapprova i cambiamenti di metà anno, quindi quando prendi la tua decisione, preparati a mantenerla per almeno un anno.

Suggerimento per professionisti: Prima di dedicarti alla contabilità in partita singola, prova alcuni software di contabilità per piccole imprese e scopri di persona quanto può essere facile la contabilità in partita doppia.

2. Decidi tra contabilità per cassa o per competenza

Come per la contabilità in partita singola o in partita doppia, prima di iniziare il processo di contabilità devi decidere se desideri utilizzare la contabilità per cassa o per competenza.

La contabilità di cassa registra una transazione quando viene scambiato denaro. In altre parole, la spesa per la bolletta elettrica viene registrata al momento del pagamento della bolletta; non quando viene ricevuto.

La contabilità per competenza registrerebbe la spesa al ricevimento della fattura. Anche in questo caso, le aziende molto piccole potrebbero essere in grado di utilizzare la contabilità di cassa, ma la contabilità per competenza ti consente di contabilizzare le spese nel mese corretto, anziché quando vengono ricevute o pagate.

Suggerimento per professionisti: Se hai già un dipendente o prevedi di assumere dipendenti in futuro, dovrai utilizzare la contabilità per competenza.

3. Ulteriori informazioni sugli account di base

Ci sono tre conti di base che utilizzerai per tutte le tue transazioni contabili.

1. Attività: I beni sono qualsiasi cosa di valore che possiedi, come i tuoi conti di cassa, i tuoi crediti, il tuo edificio, i tuoi beni immateriali o il tuo inventario.
2. Responsabilità: Le passività sono ciò che devi, come debiti, prestiti e mutui.
3. Azioni: L'equità è la proprietà dell'azienda, indipendentemente dal fatto che tu sia solo tu come proprietario dell'attività o qualsiasi investitore o partner tu possa avere.

Suggerimento per professionisti: Se utilizzi un software di contabilità, valuta la possibilità di utilizzare il piano dei conti predefinito incluso nell'applicazione, che include i conti attivi, passivi e di capitale proprio.

4. Inizia a inserire correttamente le tue transazioni

Invece di gettare quella ricevuta sulla scrivania per dopo, è ora di iniziare a contabilizzarla correttamente.

Hai appena finito un lavoro per qualcuno? Scrivi una fattura e inviala al tuo cliente. Hai appena ricevuto la bolletta della luce?

Invece di metterlo da parte per pagare in seguito, inseriscilo nella tua contabilità fornitori da pagare entro la data di scadenza. Qualsiasi transazione finanziaria, non importa quanto piccola, dovrebbe essere registrata nel modo corretto.

Suggerimento per professionisti: Rivedere e approvare le transazioni finanziarie una volta ricevute e pubblicarle di conseguenza. Molti proprietari di piccole imprese scelgono un giorno della settimana in cui elaboreranno la contabilità fornitori o registreranno i pagamenti dei clienti.

5. Riconcilia i tuoi conti bancari

Se hai i tuoi conti bancari collegati al tuo software di contabilità, la riconciliazione è un processo semplice e veloce.

In caso contrario, probabilmente puoi ancora importare il tuo estratto conto nel tuo software di contabilità per semplificare il processo di riconciliazione. In caso contrario, dovrai attendere fino a quando non riceverai il tuo estratto conto per riconciliarti.

In ogni caso, deve essere eseguito regolarmente per garantire che l'estratto conto finale corrisponda al saldo di cassa della contabilità generale.

Suggerimento per professionisti: Se stai utilizzando un software di contabilità, considera di collegarlo ai tuoi conti bancari. Il processo è sicuro quanto l'online banking e ti consente di registrare facilmente entrate e spese in modo tempestivo. Inoltre, esegue per te gran parte del processo di riconciliazione di fine mese.

6. Esegui i tuoi rendiconti finanziari

Certo, questo processo non sarà facile se non stai utilizzando un software di contabilità, ma per sapere come sta andando la tua attività, devi avere una rappresentazione accurata di tale performance. I rendiconti finanziari fanno proprio questo.

I tre principali rendiconti finanziari che dovrebbero essere eseguiti a fine mese includono:

• Bilancio: Un bilancio mostra le attività, le passività e il patrimonio netto della tua attività in una data particolare.
• Conto economico: Di particolare importanza se stai cercando di ottenere dati finanziari o investitori esterni, un conto economico mostra l'utile netto della tua attività in un determinato periodo di tempo.
• Rendiconto finanziario: I rendiconti finanziari sono progettati per fornirti dettagli sul flusso di cassa della tua attività, visualizzando i totali di cassa in entrata e in uscita per un periodo di tempo specifico.

Suggerimento per professionisti: Per rendiconti finanziari più accurati, il software di contabilità è la strada da percorrere.

Il miglior software di contabilità per le piccole imprese

Se non sei ancora sicuro di come tenere traccia delle spese aziendali utilizzando un'applicazione per fogli di calcolo, il software di contabilità potrebbe essere la risposta. Il software di contabilità è progettato per semplificare alle piccole imprese la gestione delle attività di contabilità e contabilità.

Assicurati di controllare le nostre revisioni del software di contabilità per determinare quale applicazione potrebbe essere adatta alla tua attività, ma qui ci sono alcune opzioni per iniziare.

Contabilità Wave

Perfetto per ditte individuali e liberi professionisti, Wave Accounting offre una varietà di funzionalità di contabilità, come vendite, acquisti, operazioni bancarie e opzioni di reporting.

La funzione Vendite semplifica la preparazione di una fattura personalizzata per i tuoi clienti, con la possibilità di accettare pagamenti online.

Puoi anche tenere traccia delle fatture e dei pagamenti dei fornitori in Wave, nonché tenere traccia delle spese aziendali semplicemente scattando una foto di una ricevuta con il tuo smartphone.

Per una facile riconciliazione bancaria, collega i tuoi istituti finanziari a Wave per un buon monitoraggio delle spese e una riconciliazione di fine mese.

Kashoo

Progettato per le piccole imprese, Kashoo offre una struttura tariffaria all-inclusive e puoi aggiungere utenti aggiuntivi a Kashoo senza costi aggiuntivi.

Appena rilasciato nella primavera del 2020, Kashoo 2.0 include un'interfaccia utente completamente aggiornata che sembra nuova e scintillante. Sebbene diverso nell'aspetto, Kashoo 2.0 include ancora le stesse funzionalità ma con alcune nuove aggiunte, tra cui pagamento delle bollette, contatti, account e tasse.

Una nuova aggiunta a Kashoo 2.0 è la Posta in arrivo, che funge da repository centrale per visualizzare le transazioni bancarie correnti che sono state importate dai conti bancari collegati, fornendoti una rapida visualizzazione di tutte le transazioni. Se non colleghi nessun conto bancario, la Posta in arrivo rimarrà vuota.

Sage Business Cloud Accounting

Una buona opzione per ditte individuali, liberi professionisti e consulenti, Sage Business Cloud Accounting include alcune fantastiche funzionalità di contabilità, come vendite, spese, contatti e operazioni bancarie.

L'applicazione include anche un discreto sistema di gestione dell'inventario, che la rende una buona opzione per coloro che vendono prodotti, in particolare i venditori online.

Insieme alla fatturazione, Sage Business Cloud Accounting ti consente di creare preventivi e stime, aggiungere note di credito a qualsiasi account cliente e persino pubblicare una serie di voci rapide.

Puoi collegare l'applicazione ai tuoi conti bancari e Sage Business Cloud Accounting offre anche la gestione delle fatture fornitore e una buona rendicontazione finanziaria.

La contabilità non deve essere per forza difficile

La contabilità per i principianti può creare confusione. Tuttavia, la maggior parte delle applicazioni software di contabilità online ha semplificato la gestione di tutte le nozioni di base sulla contabilità di cui la tua azienda avrà bisogno.

Se non sei ancora sicuro di come fare la contabilità, puoi scegliere di affidare la tua contabilità a un servizio di contabilità.