Come eseguire una riconciliazione bancaria:passo dopo passo (2022)

Uno dei passaggi più trascurati nel processo contabile è il completamento di una riconciliazione bancaria. Ti guideremo passo dopo passo attraverso il processo di completamento delle riconciliazioni bancarie per la tua attività.

In questo giorno di banca elettronica, molte persone credono che il completamento di una riconciliazione bancaria non sia più necessario. Tuttavia, i proprietari di piccole imprese e i contabili devono ricordare che sì, le banche commettono errori e uno dei modi migliori per trovarli è riconciliare tutti i conti bancari mensilmente.

Il completamento di una riconciliazione bancaria comporta l'abbinamento dei saldi sul tuo estratto conto con le voci corrispondenti nelle tue scritture contabili. Il processo può aiutarti a correggere errori, individuare fondi mancanti e identificare attività fraudolente.

È vero che la maggior parte delle applicazioni software di contabilità offre connettività bancaria, che può accelerare enormemente il processo di riconciliazione. Tuttavia, collegare il tuo software di contabilità alla tua banca o istituto finanziario non sostituisce una riconciliazione bancaria di fine mese.

In questa guida spiegheremo esattamente perché eseguire una riconciliazione bancaria è così importante e ti forniremo istruzioni dettagliate su come completarne una.

Panoramica:cos'è la riconciliazione bancaria?

Una riconciliazione bancaria aiuta a garantire che l'estratto conto finale e il conto di contabilità generale siano in equilibrio.

Ricorda, i tuoi conti in contanti o bancari nella tua contabilità generale dovrebbero riflettere la stessa attività che si trova sul tuo estratto conto. In caso contrario, è necessario determinare cosa manca. Scopri se manca dal saldo dell'estratto conto o dal saldo della contabilità generale, quindi riconcilia i due numeri.

Come eseguire una riconciliazione bancaria

La maggior parte degli imprenditori riceve un estratto conto, online o per posta, alla fine del mese. La maggior parte degli account aziendali è impostata per essere eseguita mensilmente, anche se alcuni account meno recenti potrebbero avere una data di fine a metà mese.

In tal caso, l'estratto conto può ancora essere riconciliato, dovrai solo eseguire un rapporto di contabilità generale che termina lo stesso giorno dell'estratto conto. Ad esempio, se il periodo dell'estratto conto va dall'11/01/2020 al 10/02/2020, eseguiresti una contabilità generale o un saldo di prova per lo stesso periodo.

Fortunatamente, molte applicazioni software di contabilità includono un modello o un modulo di riconciliazione bancaria nell'applicazione, che ti consente di riconciliare facilmente tutti i tuoi conti bancari collegati al tuo software.

Tuttavia, per coloro che preferiscono non collegare i propri conti bancari al proprio software o per qualsiasi attività commerciale che utilizza un software che non offre un'opzione di connettività, ecco i passaggi da seguire per riconciliare tutti i propri conti bancari.

Fase 1:prepara il modulo di riconciliazione

Il tuo modulo di riconciliazione bancaria può essere semplice o dettagliato come preferisci. Di seguito è riportato un buon esempio di un semplice modulo di riconciliazione. Ad esempio, il tuo estratto conto mostra che il tuo saldo finale è di $ 11.450, mentre il tuo saldo G/L in base al tuo saldo di prova è di $ 10.850.

L'obiettivo è far coincidere il saldo bancario finale e il saldo CoGe finale.

Riconciliazione bancaria

Per il periodo che termina il 31/01/2020

	Saldo bancario	Saldo G/L
Saldo finale al 31/01/2020	$ 11.450	$ 10.850
Saldo finale

Suggerimenti per la preparazione del modulo di riconciliazione

Sebbene il completamento di una riconciliazione bancaria non sia difficile, richiede che tu presti attenzione ai dettagli. Prestare particolare attenzione a quanto segue:

• Controlla che le date corrispondano: Non sarai mai in grado di riconciliare correttamente i tuoi account se le tue date non corrispondono. Se il tuo estratto conto è datato 30/01/2020, ti consigliamo di eseguire il saldo di prova a partire dal 30/01/2020. In caso contrario, trascorrerai molto tempo in una riconciliazione che probabilmente non riuscirai mai a bilanciare.
• Assicurati di utilizzare il saldo bancario finale: Se sei nuovo nella riconciliazione degli estratti conto, è facile annotare il saldo iniziale piuttosto che il saldo finale. Anche in questo caso, l'attenzione ai dettagli aiuterà.

Fase 2:confronta i depositi

Se effettui comunemente depositi sul tuo conto, ti consigliamo di confrontare i totali dei depositi del tuo conto bancario con quelli elencati nella tua contabilità generale. Ricorda, anche le banche commettono errori con errori di trasposizione comuni. Assicurati che tutti i tuoi depositi bancari corrispondano.

Suggerimenti per la verifica dei depositi bancari

Questo è un passo importante. Ad esempio, cosa succede se hai un deposito dell'importo di $ 850 che è registrato correttamente nel G/L, ma la banca lascia lo zero, registrando invece il deposito come $ 85?

Ciò significa che il tuo account potrebbe essere rapidamente scoperto, con sanzioni e commissioni che si sommano nel giro di pochi giorni. Questo è probabilmente il passaggio più importante dell'intero processo di riconciliazione bancaria.

• Registra i tuoi depositi in contanti nel CoGe per lo stesso importo del deposito: Anche se questo può sembrare confuso, ciò che significa è non registrare tre depositi insieme in un'unica somma nel tuo G/L mantenendoli separati durante il deposito. Ad esempio, il 15 gennaio hai tre depositi separati per un importo di $ 250, $ 600 e $ 99,50. Invece di registrarli come $ 949,50, registrali separatamente, nello stesso modo in cui sono stati depositati.
• Non dare per scontato che la banca abbia sempre ragione: Ogni giorno affidiamo i nostri soldi alle banche e, per la maggior parte, non ci sono problemi. Tuttavia, bastano pochi minuti per verificare l'accuratezza dei tuoi depositi. Non presumere nulla.

Fase 3:confronta gli assegni e modifica il totale bancario

È normale che il tuo estratto conto abbia un saldo finale più alto di quello mostrato dal tuo conto CoGe. Anche se potrebbe essere allettante presumere che tu abbia più soldi in banca di quanto pensi, è una scommessa sicura che la differenza sono gli assegni e altri pagamenti effettuati che non sono ancora arrivati ​​in banca.

Il modo più semplice per verificarlo è stampare un registro degli assegni per il mese e confrontarlo con gli assegni che hanno autorizzato la banca. Tutti gli assegni emessi che non hanno autorizzato la banca devono essere contabilizzati nella colonna del saldo bancario.

Ad esempio, hai pagato due fornitori con assegno il 31 gennaio. Tali pagamenti sono registrati nel tuo Co.Ge., ma devono ancora arrivare alla banca. Devi sottrarre entrambi gli assegni dal tuo saldo bancario, così come tutti gli altri assegni elencati nel tuo registro degli assegni che non sono stati cancellati.

Riconciliazione bancaria

Per il periodo che termina il 31/01/2020

	Saldo bancario	Saldo G/L
Saldo finale al 31/01/2020	$ 11.450	$ 10.850
Assegno # 2100	(   $ 400)
Assegno # 2101	(   $ 425)
Saldo finale

Suggerimenti per trovare assegni in sospeso

Quando stai completando una riconciliazione bancaria, la differenza maggiore tra il saldo bancario e il saldo Co.Ge. sono gli assegni in sospeso.

• Stampa un registro degli assegni e confrontalo con gli assegni che hanno cancellato: Il modo più semplice per verificare la presenza di assegni in sospeso è stampare un registro degli assegni e confrontarlo con gli assegni che sono stati cancellati. Se questo passaggio non viene completato, il saldo bancario verrà sopravvalutato.
• Controlla anche i trasferimenti ACH: Non tutti i pagamenti ACH avvengono immediatamente. Se paghi i fornitori tramite bonifico ACH, è possibile che un pagamento effettuato alla fine del mese non cancelli la banca fino al mese successivo. Assicurati di controllare tutti i pagamenti in uscita, indipendentemente dalla forma che possono assumere.
• Assicurati di includere gli assegni in sospeso dei mesi precedenti: Ricordati di controllare ogni mese per assicurarti che eventuali assegni in sospeso del mese precedente abbiano autorizzato la banca. In caso contrario, dovrai continuare a inserirli nel modulo di riconciliazione bancaria fino a quando non saranno cancellati o fino a quando non annullerai l'assegno per riemetterne uno nuovo.

Fase 4:trova gli aggiustamenti CoGe

Si noti che il modulo di riconciliazione bancaria di cui sopra continua a non bilanciare, anche dopo aver incluso gli assegni in sospeso. Ciò significa che la banca ha apportato una rettifica al tuo conto che non è stata registrata nel tuo C/G.

Questi elementi sono in genere commissioni di servizio, commissioni di scoperto e interessi attivi. Dovrai contabilizzare queste commissioni nel tuo C/G per completare il processo di riconciliazione.

Suggerimenti per trovare gli aggiustamenti CoGe

Il modo più semplice per trovare questi aggiustamenti quando si completa una riconciliazione bancaria è guardare le commissioni bancarie. Ti consigliamo anche di esaminare eventuali depositi vari che non sono stati contabilizzati. Una volta individuati questi articoli, dovrai regolare il tuo saldo CoGe per rispecchiarli.

Ad esempio, la banca ha addebitato alla tua azienda $ 30 di commissioni di servizio, ma ti ha anche pagato $ 5 di interessi. Di seguito è riportato un esempio di un estratto conto di riconciliazione bancaria completato.

Riconciliazione bancaria

Per il periodo che termina il 31/01/2020

	Saldo bancario	Saldo G/L
Saldo finale al 31/01/2020	$ 11.450	$ 10.850
Assegno # 2100	(   $ 400)
Assegno # 2101	(   $ 225)
Commissioni bancarie		(     $ 30)
Interessi attivi		$ 5
Saldo finale	$ 10.825	$ 10.825

• Controlla la banca per eventuali commissioni di servizio: Le commissioni di servizio non saranno incluse nel tuo saldo Co.Ge. poiché non sono state addebitate sul tuo conto fino alla fine del periodo dell'estratto conto. Questi dovranno essere modificati nel tuo C/G.
• Controlla anche eventuali depositi non contabilizzati: La tua banca potrebbe pagarti un interesse mensile o qualcuno potrebbe aver trasferito denaro sul tuo conto che non è stato contabilizzato nel tuo CoGe. Tutti i depositi in transito che non sono già registrati nel tuo Co.Ge. dovranno essere aggiunti e creare una registrazione prima nota affinché la tua riconciliazione venga bilanciata.

Fase 5:crea voci di diario

Il passaggio finale del processo di riconciliazione bancaria consiste nel registrare le prime note per completare il processo di bilanciamento.

Data	Account	Addebito	Credito
31/01/2020	Contanti	$ 5
31/01/2020	Reddito da interessi		$ 5
31/01/2020	Commissioni bancarie	$ 30
31/01/2020	Contanti		$ 30

Aumenterai il tuo conto in contanti di $ 5 per contabilizzare il reddito da interessi, mentre ridurrai il tuo conto in contanti di $ 30 per tenere conto della commissione per i servizi bancari.

Suggerimenti per la creazione di voci di diario

Ricorda che gli elementi come gli assegni in sospeso non devono essere registrati nel G/L poiché sono già presenti. Tuttavia, tutto ciò che influisca sui G/L come depositi imprevisti, interessi attivi o commissioni di servizio dovrà essere registrato.

• Cerca gli elementi non ancora contabilizzati: Poiché parte del processo di riconciliazione bancaria include assegni e depositi corrispondenti, ti consigliamo di cercare qualsiasi cosa che non rientri in queste categorie, nonché elementi come un assegno che non appartiene alla tua attività o un deposito che tu non ha fatto.
• Non dimenticare di completare le voci di diario necessarie: Sebbene sia entusiasmante ottenere il saldo del modulo di riconciliazione bancaria, è facile trascurare le voci di giornale di riconciliazione bancaria. Assicurati di portare a termine il processo e che il tuo nuovo rapporto C/G rifletta le nuove voci prima che le voci di chiusura siano completate.

Domande frequenti

• Eventuali conti attivi dovrebbero essere riconciliati a fine mese, anche se sono presenti solo poche transazioni.

• Se hai inserito rettifiche sia per il tuo saldo bancario che per il tuo saldo CoGe e c'è ancora un problema di riconciliazione bancaria, dovrai continuare a rivedere sia l'estratto conto che il tuo CoGe per individuare l'elemento mancante.

  Potrebbe essere necessario tornare indietro di diversi mesi per trovare il problema, motivo per cui riconciliarsi ogni mese è così importante.

• Se stai effettuando una riconciliazione bancaria per la prima volta, può essere utile guardare un esempio di riconciliazione bancaria per assicurarti di farlo correttamente.

Le riconciliazioni bancarie sono d'obbligo

Tra i vari termini e processi contabili che devi comprendere, come la preparazione di un budget o il monitoraggio delle spese aziendali, forse uno dei più importanti è il completamento del processo di riconciliazione bancaria per tutti i tuoi conti bancari attivi.

Progettato per mantenere in equilibrio la tua banca e il tuo G/L, il processo di riconciliazione bancaria ti aiuta anche a correggere possibili errori, tenere conto degli assegni non incassati e persino individuare i depositi mancanti. Non sottovalutare l'importanza di questo importantissimo strumento.

Se sei interessato ad automatizzare il processo di riconciliazione bancaria, assicurati di controllare alcune opzioni del software di contabilità.