Come scegliere il giusto metodo di contabilità nel 2022

Ogni piccolo imprenditore deve decidere quale metodo di contabilità è il migliore per la propria attività. Spiegheremo ogni metodo e ti aiuteremo a decidere quale dovresti usare.

Proprio come ci sono diversi tipi di contabilità, esistono anche diversi tipi di metodi di contabilità, con il metodo di cassa e il metodo di competenza utilizzati più frequentemente. Quando imposti la contabilità per la tua piccola impresa, dovrai scegliere quale utilizzare.

Panoramica:che cos'è un metodo di contabilità?

Un metodo di contabilità si basa sulle regole che un'azienda deve seguire quando riporta sia i ricavi che le spese. I due metodi contabili principali, contanti e competenza, sono simili per alcuni aspetti, ma variano ampiamente in altri.

È anche possibile utilizzare un metodo ibrido, ma non è consigliato per i proprietari di piccole imprese con esperienza contabile limitata. Una volta scelto un metodo di contabilità, devi continuare a utilizzarlo fino alla fine del tuo anno fiscale, dove puoi passare a un metodo diverso se lo desideri.

Cosa considerare quando si scelgono i metodi contabili

Sia che tu scelga il metodo di contabilità in contanti o il metodo di competenza, puoi comunque tenere traccia delle tue spese operative e gestire le spese aziendali di base. Puoi persino creare un budget utilizzando entrambi i metodi. Ecco alcuni fattori aggiuntivi da considerare quando si decide tra questi diversi metodi contabili:

1. La dimensione attuale della tua attività

Se sei un libero professionista o un unico proprietario, le tue esigenze di contabilità sono molto diverse dalle esigenze di un'azienda in crescita. Tienilo a mente quando scegli un metodo di contabilità per la tua attività.

2. Progetti per il futuro

La tua attività potrebbe essere piccola ora, ma i tuoi piani includono crescita ed espansione? In tal caso, potresti essere meglio servito scegliendo un metodo di contabilità adatto a ciò che desideri che la tua attività diventi, piuttosto che alle dimensioni che è in questo momento. Anche l'assunzione di dipendenti può influire sulla scelta che fai.

3. La struttura giuridica della tua attività

Se la tua attività è una società C o guadagni più di $ 25 milioni di entrate lorde all'anno, devi utilizzare la contabilità per competenza. Ovviamente, se stai guadagnando milioni di dollari di entrate, è probabile che tu non sia una piccola impresa. Qualsiasi società quotata in borsa deve anche utilizzare il metodo di contabilità per competenza.

4. Vuoi coinvolgere gli investitori nel business?

Gestire un'attività individuale ti dà la libertà di scegliere il metodo di contabilità con cui ti senti più a tuo agio. Tuttavia, se parte della tua strategia di crescita consiste nell'attirare investitori o richiedere un prestito bancario, devi scegliere il metodo contabile con cui sarebbero più a loro agio.

Come scegliere il metodo di contabilità giusto per la tua piccola impresa

Le dimensioni della tua attività svolgono un ruolo importante nel determinare quale metodo di contabilità alla fine scegli. Tuttavia, se desideri avere un bilancio più accurato, tenere traccia degli utili non distribuiti o gestire meglio le spese aziendali in modo proattivo, dovrai utilizzare il metodo di competenza.

Metodo 1:contanti

Il metodo del contante riconosce i ricavi quando vengono ricevuti contanti e quando vengono pagate le spese. In altre parole, quando ricevi una fattura da un fornitore con scadenza il mese prossimo, tale spesa non viene riconosciuta finché non viene pagata.

Il metodo in contanti è in genere utilizzato da aziende molto piccole, semplicemente perché è più semplice e non richiede il tracciamento dei conti attivi e passivi. Il metodo in contanti elimina anche la necessità di registrazioni prima nota.

Un altro notevole vantaggio dell'utilizzo del metodo di pagamento in contanti è il monitoraggio più semplice del flusso di cassa, poiché saprai sempre quanti contanti hai in qualsiasi momento.

Quando utilizzare il metodo contanti

Il metodo in contanti è il metodo più semplice da utilizzare quando si è appena agli inizi. Il metodo del contante può essere vantaggioso anche per coloro che hanno pochi soldi a disposizione, poiché le tasse sarebbero dovute sulle entrate quando vengono ricevute, non quando vengono resi i servizi.

• Se sei un libero professionista: Se sei un libero professionista, le tue esigenze di contabilità si concentreranno principalmente sulla fatturazione dei tuoi clienti e sul pagamento. La contabilità di cassa può essere gestita facilmente e non dovrai pagare le tasse sul reddito fino a quando non le avrai ricevute, una componente importante se hai clienti che pagano lentamente.
• Se sei un nuovo imprenditore: I nuovi imprenditori e le ditte individuali spesso scoprono che iniziare con la contabilità di cassa è molto più semplice della contabilità per competenza. Le esigenze di reporting sono minori, non hai bisogno di gestire la tua contabilità generale con numerosi aggiustamenti e avrai sempre una buona idea di quali siano realmente i tuoi totali di cassa.

Metodo 2:Accumulo

Il metodo di contabilità per competenza è più complesso della sua controparte in contanti. La contabilità per competenza è anche il metodo consigliato da CPA e altri professionisti della contabilità.

A differenza del metodo in contanti, il metodo di contabilità per competenza richiede di registrare le entrate e le spese quando vengono guadagnate, non quando vengono ricevute o pagate. Uno dei principali vantaggi della contabilità per competenza è che fornisce una visione più realistica delle entrate e delle spese della tua attività.

Ci sono alcuni aspetti negativi della contabilità per competenza. Il flusso di cassa può essere monitorato meglio utilizzando il metodo di contabilità di cassa e dovrai pagare le tasse sul reddito che potrebbero non essere state ancora percepite, il che può essere potenzialmente disastroso per le piccole imprese che hanno un flusso di cassa limitato.

Quando utilizzare il metodo di maturazione

La tua impresa un tempo piccola ora ha cinque dipendenti e uno spazio ufficio appena affittato. Stai iniziando a cercare potenziali investitori o forse a richiedere finanziamenti bancari. Ora è il momento di passare alla contabilità per competenza.

• Quando vuoi espandere: Il metodo in contanti è di gran lunga il metodo migliore per le imprese molto piccole, ma anche le piccole imprese possono trarre vantaggio dall'utilizzo del metodo della contabilità per competenza. Ciò è particolarmente vero quando vuoi assumere dipendenti, cercare investitori o ottenere finanziamenti bancari.
• Quando fatturate ai vostri clienti: Sebbene i rivenditori possano trovare più utile il metodo in contanti, se addebiti spesso i tuoi servizi ai tuoi clienti, è meglio utilizzare la contabilità per competenza. L'utilizzo del metodo di contabilità per competenza ti consente di registrare le tue entrate al momento del servizio, non quando paga il tuo cliente; fornendoti un quadro finanziario molto più accurato.

Se la tua azienda attualmente immagazzina scorte, puoi anche scegliere di utilizzare un metodo di contabilità ibrido, che combina l'uso del metodo di cassa per tenere traccia di entrate e spese e utilizza il metodo di competenza per tenere traccia delle scorte. Tuttavia, il metodo ibrido può creare confusione, in particolare per i proprietari di piccole imprese che hanno un'esperienza di contabilità o contabilità limitata.

Il miglior software di contabilità per la tua piccola impresa

Il modo migliore per tenere traccia della tua attività è utilizzare un software di contabilità, in particolare per le aziende che desiderano utilizzare la contabilità per competenza.

1. FreshBook

FreshBooks è l'opzione perfetta per coloro che effettuano la transizione dalla contabilità su fogli di calcolo o passano per la prima volta alla contabilità per competenza. Particolarmente adatto per le ditte individuali o le piccole imprese, FreshBooks offre una facile configurazione del prodotto, così puoi essere subito operativo.

Ideale per le piccole imprese che hanno bisogno di fatturare ai clienti, FreshBooks offre le seguenti funzionalità:

• Fatturazione rapida e personalizzata:la creazione di una fattura dall'aspetto professionale in FreshBooks richiede circa un minuto e l'applicazione offre diverse opzioni di personalizzazione. Dopo aver creato una fattura, puoi anche impostare un promemoria in FreshBooks per avvisarti quando il pagamento è in ritardo.
• Tracciamento del tempo:un'altra grande funzionalità per ditte individuali, liberi professionisti e piccole imprese è la capacità di tracciamento del tempo che si trova in FreshBooks. Puoi registrare le tue ore in qualsiasi momento o utilizzare l'app mobile per il monitoraggio del tempo per tenere traccia del tempo da qualsiasi luogo.
• Stime e proposte dei clienti:solo perché puoi lavorare da solo non significa che non puoi creare proposte di prim'ordine per i tuoi clienti. FreshBooks ti permette di creare una proposta formale o un preventivo veloce, a seconda delle tue esigenze.
• Supporto telefonico:questa funzione è rara nelle applicazioni di contabilità di livello base, ma FreshBooks offre supporto telefonico, oltre a opzioni di supporto tramite e-mail e chat.

FreshBooks offre quattro piani:Lite, Plus, Premium e Select, con fatture personalizzabili, accettazione di pagamenti online e con carta di credito, dashboard e preventivi inclusi in tutti i piani. Il prezzo del piano si basa sul numero di clienti, non sul numero di utenti.

1. Piano Lite:$ 6/mese per 5 clienti fatturabili
2. In più:$ 10/mese per 50 clienti fatturabili
3. Premium:$ 20/mese per 500 clienti fatturabili
4. Seleziona:prezzi disponibili su richiesta per oltre 500 clienti fatturabili

2. Sage 50Contabilità cloud

Se stai cercando di passare a un software di contabilità più potente, Sage 50cloud Accounting potrebbe essere una buona scelta. Ideale sia per le piccole che per le aziende in crescita, Sage 50cloud Accounting offre una struttura ibrida unica che combina la stabilità in sede con la comodità dell'accessibilità al cloud.

Ecco solo alcune delle funzionalità che troverai in Sage 50cloud Accounting:

• Feed bancari automatizzati:puoi scegliere di collegare Sage 50cloud Accounting al tuo istituto bancario per i feed bancari automatici o semplicemente utilizzarlo per riconciliare i tuoi conti bancari a fine mese.
• Clienti e vendite:Sage 50cloud Accounting offre eccellenti capacità di gestione dei clienti, così puoi assegnare termini di pagamento e limiti di credito e offrire sconti a clienti specifici. Puoi anche creare fatture personalizzate, registrare i pagamenti dei clienti e persino accettare pagamenti online.
• Inventario:un vero vantaggio per qualsiasi azienda che venda prodotti, Sage 50cloud Accounting offre un eccellente monitoraggio dell'inventario, supporta più livelli di prezzo e supporta persino gli assemblaggi nei piani Premium e Quantum.
• Reporting solido:Sage 50cloud Accounting offre un'eccellente selezione di opzioni di reporting standard come l'utile netto e l'utile netto, con tutti i report facilmente personalizzabili. Tutti i report possono essere esportati in Microsoft Excel per ulteriori personalizzazioni, se lo si desidera.

Sage 50cloud Accounting attualmente costa $ 278,95 all'anno per un sistema a utente singolo, con il piano Premium che costa $ 431,95 all'anno, che supporta fino a cinque utenti. Per le aziende con più di cinque utenti, controlla il piano Quantum, con prezzi disponibili su richiesta.

3. AccountEdge Pro

Se stai cercando una potente capacità di contabilità, non cercare oltre AccountEdge Pro. Adatto per le aziende in crescita che hanno superato le applicazioni entry-level, AccountEdge Pro offre opzioni di distribuzione sia on-premise che su cloud, nonché un'applicazione di livello enterprise per le aziende più grandi.

Ecco alcune delle funzionalità che puoi trovare in AccountEdge Pro:

• Modelli multipli di piano dei conti:AccountEdge Pro include 100 modelli di piano dei conti con l'applicazione, che puoi personalizzare secondo necessità.
• Fatturazione del tempo:una delle funzionalità che non si trovano frequentemente nelle applicazioni di contabilità per piccole imprese è la fatturazione del tempo. AccountEdge Pro ti consente di tenere traccia delle ore fatturabili e non fatturabili, tenere traccia del tempo trascorso dai dipendenti presso l'ufficio di un cliente o su un progetto e gestire i lavori in corso per progetti più grandi.
• Pagamenti:invece di integrarsi con servizi di gestione stipendi esterni, AccountEdge Pro offre un modulo di gestione stipendi nell'applicazione.
• Portale clienti:il portale clienti è un bel tocco e una necessità per le aziende che apprezzano essere pagate tempestivamente.

Il prezzo di AccountEdge Pro è di $ 399 per un singolo utente, con ogni utente aggiuntivo che costa $ 249 ciascuno. Si tratta di commissioni una tantum pagate al momento dell'acquisto di AccountEdge Pro per la prima volta. Coloro che cercano l'accessibilità al cloud vorranno dare un'occhiata a Priority Zoom, che supporta fino a cinque utenti al costo di $ 50 al mese.

Qualunque sia il metodo di contabilità scelto, gestire la tua attività sarà molto più semplice con il software di contabilità. Assicurati di controllare le recensioni del software di contabilità di The Ascent per trovare un'applicazione che funzioni per la tua attività.

Contanti o ratei:qual è il migliore per la tua attività?

Una parte importante dell'essere un imprenditore è determinare il metodo contabile più adatto alla tua attività. I liberi professionisti e i proprietari individuali probabilmente trarranno il massimo vantaggio dall'utilizzo del metodo di contabilità di cassa, ma se la tua attività è in crescita o desideri aggiungere investitori o richiedere un prestito bancario, sarai meglio servito utilizzando il metodo di contabilità per competenza.