Una guida senza scopo di lucro alla contabilità dei fondi nel 2022

Se non sei ancora sicuro di quale sia la contabilità dei fondi, ti abbiamo fornito le nozioni di base necessarie per il tuo organizzazione non profit.

La contabilità dei fondi è un metodo di contabilità utilizzato per determinare la responsabilità piuttosto che la redditività di un'organizzazione. La contabilità dei fondi aiuta le organizzazioni a riconoscere correttamente le entrate e le spese per ogni singolo programma.

Cos'è la contabilità dei fondi?

La contabilità del fondo o la contabilità senza scopo di lucro sottolinea la responsabilità. Viene utilizzato da organizzazioni non profit, organizzazioni di servizi ed enti governativi per contabilizzare adeguatamente i fondi ricevuti da varie fonti.

Poiché i finanziamenti per le organizzazioni senza scopo di lucro e gli enti governativi provengono dai contribuenti, dalle fondazioni o dal pubblico, viene posta maggiore enfasi sulla contabilizzazione corretta di tali fondi, ed è qui che entra in gioco la contabilità dei fondi.

Ad esempio, quando un'organizzazione no profit conduce una campagna per i soccorsi sismici, i fondi raccolti devono essere destinati ai soccorsi sismici, a meno che il donatore non dichiari diversamente.

Se l'organizzazione no profit in seguito organizza una campagna di soccorso alla fame, i fondi raccolti da tale campagna devono essere detenuti e contabilizzati separatamente dai fondi raccolti dalla campagna di soccorso contro il terremoto.

Questo stesso principio si applica alla contabilità dei fondi pubblici. Se guardi la tua tassa sulla proprietà, vedrai che la tua tassa viene applicata a vari programmi governativi. Tutti questi programmi devono essere contabilizzati separatamente per garantire che i soldi delle tue tasse vengano utilizzati correttamente.

Le organizzazioni non profit hanno anche il compito di gestire correttamente i fondi delle sovvenzioni, in particolare perché le organizzazioni non profit sono generalmente tenute a fornire un rapporto alla fondazione di finanziamento che descriva in dettaglio come sono stati utilizzati i fondi. Anche le dotazioni ricevute dai benefattori dovranno essere adeguatamente gestite.

Quali organizzazioni utilizzano la contabilità dei fondi?

La contabilità dei fondi viene utilizzata nelle organizzazioni senza scopo di lucro e negli enti governativi. Attualmente negli Stati Uniti operano 1,5 milioni di organizzazioni senza scopo di lucro, che vanno dall'educazione della prima infanzia all'assistenza alla fame.

Anche le leghe sportive amatoriali sono senza scopo di lucro, così come le organizzazioni per il benessere degli animali. Sono tutti diversi, ma l'unica cosa che hanno in comune sono i loro flussi di finanziamento. La maggior parte di queste organizzazioni, e migliaia di altre come loro, riceve i propri fondi attraverso il sostegno pubblico o tramite sovvenzioni.

A differenza di un'azienda a scopo di lucro che riferisce a proprietari o azionisti, le organizzazioni non profit e gli enti governativi riferiscono al pubblico, motivo per cui hanno bisogno di uno strumento contabile che li aiuti a contabilizzare correttamente i fondi che ricevono.

Tipi di categorie di fondi per organizzazioni senza scopo di lucro

Le organizzazioni non profit utilizzano in genere tre tipi di fondi, con più flussi di entrate gestiti in ogni tipo di fondo. Ad esempio, se la tua organizzazione non profit ha ricevuto tre sovvenzioni, ciascuna di queste sovvenzioni dovrà essere registrata nel conto del fondo temporaneamente limitato, poiché la sovvenzione ha una data di scadenza (spiegheremo perché più avanti).

Ma avrai anche il compito di creare un centro di costo separato per ciascuna sovvenzione al fine di gestire correttamente i fondi. Ogni fondo viene gestito come verrebbero gestite più società in un'attività a scopo di lucro, con il proprio budget e rendiconti finanziari.

Categoria 1:Fondi illimitati

I fondi illimitati possono essere utilizzati per tutti i tipi di spese sostenute da un'organizzazione no profit, comprese le spese generali e amministrative come stipendi, affitto e utenze.

Poiché i fondi illimitati non sono stanziati per un particolare programma, sono molto ricercati. Le donazioni ricevute da una campagna annuale sono generalmente considerate fondi illimitati a meno che un donatore non specifichi che il denaro deve essere utilizzato per un programma o un acquisto specifico.

In tal caso, i fondi dovrebbero essere trasferiti al fondo temporaneamente limitato.

Categoria 2:temporaneamente limitato

I fondi temporaneamente limitati sono stati designati per un particolare programma o scopo. La differenza tra fondi temporaneamente limitati e fondi limitati è che un fondo temporaneamente limitato ha una data di scadenza, in genere entro un anno.

Ad esempio, un'organizzazione senza scopo di lucro può ricevere una donazione per un importo di $ 5.000 che gli stati donatori devono essere utilizzati per pagare un particolare programma entro la fine dell'anno. Anche le sovvenzioni sono considerate temporaneamente limitate in quanto hanno anche una data di scadenza.

Categoria 3:restrizione permanente

I fondi con limitazioni permanenti sono doni, come diritti immobiliari, fondiari o minerari, detenuti in modo permanente, con l'organizzazione non profit in grado di utilizzare il reddito derivante dall'uso del bene.

Tipi di categorie di fondi per le agenzie governative

Come le organizzazioni senza scopo di lucro, anche gli enti governativi utilizzano un tipo di contabilità dei fondi, solitamente denominata contabilità degli impegni, che preventiva e riserva fondi per spese specifiche. Sebbene i tipi di fondi governativi siano diversi, il loro scopo è simile.

La contabilità dei fondi governativi utilizza in genere cinque tipi di fondi:

1. Fondo generale:il fondo generale tiene traccia e registra le entrate e le spese che influiscono sulle normali operazioni del governo. Le entrate derivanti dalle entrate lorde, dall'imposta sulle vendite, dall'imposta sul reddito e dagli interessi generalmente vanno nel fondo generale.
2. Fondo permanente:un fondo permanente funziona come una dotazione, come i proventi guadagnati dalla vendita o dalla locazione di risorse naturali come petrolio e gas, con eventuali interessi o dividendi ricevuti dal contratto di locazione utilizzati per pagare obblighi specifici.
3. Fondo per entrate speciali:viene creato un fondo per entrate speciali per raccogliere fondi per un progetto specifico. Ad esempio, potrebbe essere applicata una tassa di $ 0,02 sul gas per pagare le riparazioni stradali. Potrebbe essere necessario gestire contemporaneamente diversi fondi per entrate speciali.
4. Fondo per progetti di capitale:il fondo per progetti di capitale tiene traccia delle risorse pubbliche utilizzate per finanziare un grande progetto di capitale, come una nuova centrale elettrica, un gasdotto o un edificio. Una volta completato il progetto di capitale, il fondo viene chiuso.
5. Fondo per il servizio del debito:i fondi trasferiti al fondo per il servizio del debito dalle entrate fiscali e da altre fonti vengono utilizzati esclusivamente per pagare il capitale e gli interessi su eventuali obbligazioni in essere.

Come funziona la contabilità dei fondi?

Se stai avviando un'organizzazione senza scopo di lucro, dovresti consultare un contabile o un CPA che abbia esperienza nei fondamenti della contabilità, in particolare nelle basi della contabilità dei fondi.

Una sfida anche per i contabili esperti, la contabilità dei fondi può rivelarsi particolarmente impegnativa per chi ha poca esperienza nel campo della contabilità.

Il passaggio più importante nella contabilità dei fondi è la creazione di una struttura del piano dei conti che gestirà correttamente più fondi. Un piano dei conti standard sarebbe strutturato come segue:

XXXX

Ad esempio, il tuo conto di contabilità generale per le spese di forniture sarebbe:

6100 - Forniture

Per monitorare correttamente più sovvenzioni, programmi o campagne, dovresti strutturare il tuo piano dei conti in tre segmenti:

XX-XX-XXXX

Il primo segmento è il segmento dei fondi:

01 - Senza restrizioni

02 - Temporaneamente limitato

03 - Limitato permanentemente

Il segmento successivo è il centro di costo. Se la tua organizzazione non profit ha tre sovvenzioni e due programmi che devono essere monitorati separatamente, puoi creare i segmenti dei centri di costo in questo modo:

10 - Sovvenzione Fondazione A

20 - Contributo Fondazione B

30 - Contributo Fondazione C

40 - Programma di soccorso contro la fame

50 - Programma di assistenza abitativa

Infine, il piano dei conti utilizzerà la struttura standard del conto per registrare entrate e spese:

4110 - Entrate illimitate

4120 - Entrate temporaneamente limitate

4130 - Entrate con restrizioni permanenti

Il 10 maggio riceverai una sovvenzione per un importo di $ 25.000 dalla Fondazione C. La sovvenzione verrebbe registrata nella tua contabilità generale in questo modo:

Data	Account	Addebito	Credito
5-10-2020	1000 - Contanti	$ 25.000
5-10-2020	30-02-4120 - Entrate temporaneamente limitate		$ 25.000

Il 30 maggio, acquisti forniture per un importo di $ 230 mentre esegui la programmazione prevista nella Sovvenzione della Fondazione C:

Data	Account	Addebito	Credito
30-5-2020	30-02-6100 Forniture	$ 230
30-5-2020	Contanti		$ 230

La registrazione di una donazione è simile. Ad esempio, ricevi una donazione il 1 giugno per un importo di $ 20.000 da uno dei tuoi sostenitori. Stabiliscono che vogliono che la donazione sia destinata al programma di assistenza abitativa. Ecco come registreresti la donazione:

Data	Account	Addebito	Credito
1-6-2020	1000 - Contanti	$ 20.000
1-6-2020	02-50-4120 Entrate temporaneamente limitate		$ 20.000

L'utilizzo dei segmenti consente di monitorare facilmente le spese a fronte di eventuali donazioni limitate temporaneamente, consentendo a donatori e fondazioni di vedere esattamente come sono stati utilizzati i loro fondi.

È anche importante notare che le organizzazioni senza scopo di lucro utilizzano rendiconti finanziari diversi:

• Dichiarazione della posizione finanziaria:la situazione patrimoniale-finanziaria è simile a un bilancio, che mostra attività, passività e attività nette, comprese le attività limitate, temporaneamente limitate e permanentemente limitate.
• Rendiconto delle attività:il prospetto delle attività è simile a un conto economico, ma include dettagli aggiuntivi come i totali dell'anno corrente e dell'anno precedente, nonché eventuali totali preventivati ​​e scostamenti di budget.
• Dichiarazione delle spese funzionali:la dichiarazione delle spese funzionali viene utilizzata per rendicontare l'attività di ciascun programma gestito dall'organizzazione no profit.
• Rendiconto finanziario:il rendiconto finanziario è l'unico report comunemente utilizzato sia nelle organizzazioni a scopo di lucro che in quelle senza scopo di lucro, che riporta i contanti ricevuti da attività operative, di investimento e finanziarie.

La responsabilità è fondamentale nella contabilità dei fondi

Se vendi aquiloni o fornisci servizi di consulenza, è probabile che i tuoi clienti si preoccupino poco di come spendi i tuoi soldi. La contabilità per le organizzazioni non profit è diversa. Se accetti denaro dal pubblico in generale o da organizzazioni di concessione, devi fornire dettagli su come viene utilizzato quel denaro.

L'uso di metodi di contabilità manuale e fogli di calcolo può essere difficile per qualsiasi azienda e anche l'uso di conti T non farà molto per arginare la confusione che ne risulta se stai cercando di tracciare più fondi manualmente.

Se sei pronto per passare a un sistema automatizzato, assicurati di controllare le recensioni del software di contabilità di The Ascent e semplificarti la vita.