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Come fare la contabilità per il tuo negozio di e-commerce

I titolari di attività di e-commerce devono affrontare sfide uniche quando si tratta di stabilire i prezzi e fornire i loro prodotti. Acquisisci familiarità con questi sei concetti per gestire con successo la tua attività di e-commerce.

I proprietari di attività di e-commerce hanno un grado di flessibilità non consentito a chi ha vetrine fisiche. Più interessante dell'evitare l'affitto in un negozio, essere in grado di evadere gli ordini da casa indossando i pantaloni della tuta mi porterebbe a optare per un modello di e-commerce.

Impostare il tuo sistema contabile può essere una delle parti più stressanti dell'apertura di una nuova attività. Quando crei la tua impresa online, familiarizza con i problemi contabili più comuni per i titolari di attività di e-commerce.

In che modo la contabilità e-commerce differisce dalla contabilità standard?

Un'attività di e-commerce deve affrontare situazioni fiscali e contabili diverse rispetto a un negozio fisico, ma non è nulla che tu non possa gestire.

  • Imposta sulle vendite: Un negozio fisico addebita l'imposta sulle vendite in base alle leggi dello stato in cui si trova il negozio. D'altra parte, i clienti delle attività di e-commerce pagano l'imposta sulle vendite solo quando l'azienda ha un collegamento commerciale significativo, chiamato nesso di imposta sulle vendite, nello stato del cliente. Consulta la nostra guida sull'imposta sulle vendite dell'e-commerce per sapere quando è necessario addebitare e versare l'imposta sulle vendite. La maggior parte delle piattaforme per punti vendita (POS), come Shopify POS, impongono agli imprenditori di addebitare l'imposta sulle vendite quando richiesto.
  • Dazi e tasse internazionali: Le aziende di e-commerce che spediscono all'estero devono garantire il rispetto delle normative internazionali. Comunica ai tuoi clienti i dazi e le tasse applicabili ai loro ordini.
  • Spedizione: A differenza degli imprenditori fisici, la spedizione può rappresentare una percentuale elevata delle tue spese totali. Hai bisogno di un sistema per stimare e tenere traccia di queste spese nel tuo software di contabilità. Inoltre, decidi se trasferire questi costi ai tuoi clienti.

I 6 principi contabili che dovresti conoscere per gestire un'attività di e-commerce di successo

Non è necessario essere un esperto contabile per aprire un'attività di e-commerce. Una volta che avrai familiarizzato con alcuni concetti di contabilità, sarai pronto per creare un sistema di contabilità per piccole imprese organizzato in modo impeccabile per aiutarti a gestire un'attività redditizia di e-commerce.

1. Contabilità iniziale

Ripassa le basi della contabilità mentre crei la tua attività di e-commerce. Il software di contabilità può generare registrazioni prima nota e rendiconti finanziari, ma la sua configurazione corretta richiede una comprensione pratica di questi concetti fondamentali.

La contabilità iniziale comprende più di semplici procedure contabili. Ad esempio, devi scegliere un metodo di contabilità dell'inventario e la base di contabilità per cassa o per competenza.

A causa di tutti i costi associati all'avvio di un'impresa, prestare particolare attenzione al flusso di cassa nelle prime fasi. Monitora il rendiconto finanziario nel tuo software di contabilità e completa regolarmente le riconciliazioni bancarie per mantenere a galla la tua attività prima che inizino le vendite.

Dopo aver appreso le basi della contabilità, puoi passare ad argomenti più complessi, come le previsioni finanziarie, per aiutarti a elaborare un piano di crescita realistico.

2. Costo della merce venduta

Il costo del venduto (COGS) si riferisce ai tre costi del prodotto:materiale diretto, manodopera diretta e spese generali di produzione.

  • Materiale diretto include il costo delle materie prime dei tuoi prodotti. Se la tua azienda produce tazze da caffè, le tue materie prime sono ceramica e vernice. Includere le tasse e la spedizione dal fornitore alla fabbrica nel costo diretto dei materiali.
  • Lavoro diretto si riferisce al costo del lavoro per i lavoratori per trasformare il prodotto in un bene finito.
  • Spese di produzione aggiunge l'affitto della fabbrica, le utenze e i costi del personale di supervisione ai costi dei prodotti. Ha elementi fissi e variabili.

Il costo della spedizione dei prodotti ai tuoi clienti non fa parte del calcolo COGS. La spedizione ai clienti deve essere contabilizzata separatamente, cosa che esploreremo in seguito.

3. Spedizione ai clienti

L'evasione degli ordini di e-commerce dovrebbe essere uno dei primi processi che perfezioni. Quando le tue vendite si basano sulla spedizione dei prodotti, devi essere veloce ed efficiente.

Il costo della spedizione ai clienti non fa parte del costo della merce venduta, perché è distinto dal prodotto stesso, ma gioca un ruolo nel costo totale delle vendite. Il monitoraggio accurato di questi costi ti consente di decidere quanto addebitare per la spedizione.

Dì che apro Book Me, un fornitore di libri lunghi e corti, pesanti e leggeri. I clienti pagano una tassa di spedizione fissa di $ 10 per ogni ordine, indipendentemente dal peso o dal numero di libri.

Dovresti registrare immediatamente una vendita quando qualcuno effettua un ordine. Immagina che uno studente universitario ordini due libri di testo pesanti per $ 250. Ignorando l'imposta sulle vendite e le commissioni di elaborazione delle carte di credito, la registrazione prima nota vendite è:

Account Addebito Credito
Contanti $ 260
Spese di spedizione $ 10
Entrate 250

Potresti ricordare dalla contabilità 101 che addebiti spese e ricavi da credito, con pochissime eccezioni. Stiamo per infrangere questa regola:accreditare le spese di spedizione per l'importo che la tua azienda addebita ai clienti. Crea un saldo negativo nel tuo conto spese di spedizione, da compensare con i costi di spedizione effettivi nella registrazione prima nota.

Spedire due libri di testo pesanti non è economico e la spedizione finisce per costare $ 25. Registra le spese di spedizione come sostenute.

Account Addebito Credito
Spese di spedizione $ 25
Contanti $ 25

Il saldo delle spese di spedizione della contabilità generale indica $ 15, il costo netto della spedizione ($ 25 costi di spedizione effettivi - $ 10 costi trasferiti al cliente).

A volte una tassa di spedizione pagata dal cliente supera i costi di spedizione effettivi, guadagnandoti un reddito extra. Supponiamo che il costo di spedizione effettivo sia di soli $ 7. Per prima cosa registreresti le spese di spedizione effettive:

Account Addebito Credito
Spese di spedizione $ 7
Contanti $ 7

Quindi, riconosci il reddito aggiuntivo:

Account Addebito Credito
Spese di spedizione $ 3
Altre entrate $ 3

4. Sconti sulle vendite, resi e abbuoni

Qualsiasi attività di vendita al dettaglio dovrebbe avere familiarità con la contabilizzazione di sconti sulle vendite, resi e abbuoni.

Per registrare le rettifiche alle vendite, devi aggiungere due conti al piano dei conti nel tuo software di contabilità:"sconti sulle vendite" e "resi sulle vendite e abbuoni".

Quando sottrai questi due account dal tuo numero totale di vendite, ottieni vendite nette. Le vendite nette riflettono i ricavi totali delle vendite dopo aver sottratto resi, sconti e abbuoni, che sono sconti praticati per la merce difettosa che i clienti conservano.

Dovresti tenere traccia di tutti gli sconti nel tuo software di contabilità. Supponiamo che la mia libreria online effettui una vendita con il 15% di sconto e la spedizione gratuita e che un cliente acquisti un libro che di solito viene venduto a $ 10. Ignorando l'imposta sulle vendite e le commissioni di elaborazione delle carte di credito, la registrazione prima nota vendite è:

Account Addebito Credito
Contanti $ 8,50
Sconti sulle vendite $ 1,50
Vendite $ 10

La vendita netta è di $ 8,50 ($ 10 prezzo originale - $ 1,50 di sconto).

Le aziende di e-commerce, in particolare quelle che vendono vestiti, dovrebbero aspettarsi una discreta quantità di ritorni. Crea una politica di restituzione esplicita che elenca la finestra di restituzione.

Registra i resi e gli sconti sulla merce difettosa utilizzando l'account "Resi di vendita e abbuoni". Supponiamo che un cliente restituisca un libro per il quale ha pagato $ 20. La voce di diario recita:

Account Addebito Credito
Resi e indennità di vendita $ 20
Contanti $ 20

Si noti che in tutti questi esempi non riduciamo mai il saldo del conto "vendite". Al contrario, sconti, resi e abbuoni vengono registrati separatamente e sottratti dall'account di vendita, semplificando il monitoraggio dell'attività di vendita.

5. Redditività

Le aziende di e-commerce operano in un mercato internazionale, provocando una forte concorrenza per i clienti. Le vendite e la riduzione dei prezzi possono aumentare il tuo vantaggio sul mercato, ma devi misurare la tua redditività prima di offrire un affare o ridurre il prezzo dei tuoi prodotti.

Utilizza le seguenti metriche per misurare la redditività della tua attività:

  • Punto di pareggio ti dice quanti prodotti deve vendere la tua attività per neutralizzare i costi.
  • Margine di contribuzione misura la redditività dei tuoi prodotti dopo aver sottratto i costi variabili. I principali costi variabili sono i materiali diretti, la manodopera diretta, la parte variabile delle spese generali di produzione e la spedizione ai clienti.
  • Margine di profitto lordo valuta la redditività dei tuoi prodotti dopo aver sottratto tutti i costi del prodotto. Questa metrica include la parte fissa delle spese generali di produzione, l'unica differenza tra il margine di contribuzione e il margine di profitto lordo per le attività di e-commerce.
  • Margine operativo si riferisce ai guadagni della tua azienda dopo aver dedotto le spese delle tue attività commerciali primarie.
  • Margine di profitto netto , più spesso chiamato reddito netto, è il guadagno finale della tua attività. Quando si sottraggono le spese non aziendali e l'imposta sul reddito dal margine operativo, si ottiene un margine di profitto netto. Il margine di profitto netto è il determinante finale se la tua attività è in nero o in rosso.

Le metriche di redditività possono informare il budget della tua attività e aiutarti a creare una struttura dei prezzi che produca i massimi profitti.

6. Detrazioni fiscali per le imprese

I nuovi imprenditori potrebbero non avere familiarità con le detrazioni fiscali aziendali che possono assumere sulla dichiarazione dei redditi aziendale. A differenza delle detrazioni fiscali personali, le aziende possono detrarre la maggior parte delle spese aziendali ordinarie e necessarie.

Consulta la nostra guida alle detrazioni fiscali per le piccole imprese per un elenco considerevole di spese che dovresti detrarre dalla tua dichiarazione dei redditi.

Puoi gestire un'attività di e-commerce da qualsiasi luogo. Chi dedica una parte della propria casa ad un'attività di e-commerce può usufruire della detrazione home office.

Aggiungi questi 6 concetti al tuo carrello

Non lasciare che la paura della contabilità ti impedisca di creare una fiorente attività di e-commerce. Dopo aver imparato questi sei concetti, puoi rivolgere la tua attenzione al lato creativo della gestione di un'azienda, come la progettazione di prodotti e la creazione di una strategia di marketing per l'e-commerce.