Che cos'è un conto di compensazione e come utilizzarlo per scopi commerciali di e-commerce

Se ti gira la testa dal numero di account che la tua attività ha, questo articolo ti fornirà un po' di sollievo. Almeno, quando si tratta di capire cos'è un conto di compensazione e in che modo qualsiasi attività di e-commerce può trarne vantaggio.

Contenuti:

Cos'è un conto di compensazione?

Come funziona un conto di compensazione?

Differenza tra conto di compensazione e conto corrente

Vantaggi dell'utilizzo di un conto di compensazione per la tua attività di e-commerce

Creazione di un conto di compensazione

Come riconciliare in QuickBooks utilizzando un conto di compensazione

Cos'è un conto di compensazione?

A volte è necessario uno spazio buffer sicuro per diversi tipi di transazioni che non sono ancora avvenute o richiedono un qualche tipo di elaborazione o dettaglio specifico.

Qui, le informazioni sul movimento delle finanze vengono conservate temporaneamente solo fino a quando non vengono trasferite senza problemi sul conto principale.

Pertanto, un conto di compensazione aiuta a separare le transazioni dal libro mastro contabile principale.

Definizione conto di compensazione

Secondo il dizionario Accounting Coach, un conto di compensazione è:

In genere, i conti di compensazione contengono importi che devono essere trasferiti su un altro conto in un secondo momento. Ad esempio, un conto con importi di entrate e spese che devono essere trasferiti agli utili non distribuiti alla chiusura di un periodo fiscale.

Termini correlati per un conto di compensazione che puoi incontrare:

• conto a saldo zero
• account temporaneo
• account buffer
• lavare l'account
• Riepilogo account
• conto di deposito

Questi conti di compensazione (possono essere solo uno o più) possono essere creati automaticamente per te da software di integrazione come Synder.

Quando si utilizzano sistemi contabili, come QuickBooks o Xero, un conto di compensazione è creato nella sezione Piano dei conti. Conserva temporaneamente i record delle transazioni sincronizzate nel sistema, ad esempio da una piattaforma di e-commerce o da un elaboratore di pagamenti.

Lo scopo di un conto di compensazione

Lo scopo di questo tipo di account è quello di mettere da parte i dettagli di pagamento prima della finalizzazione finale della transazione.

I contabili utilizzano i conti di compensazione per archiviare informazioni su entrate e uscite di denaro per un breve periodo di tempo fino a quando tutto è pronto per essere registrato ufficialmente nei registri permanenti.

Le aziende possono utilizzare i conti di compensazione per documentare tutte le vendite, gli articoli, le commissioni e i dettagli di spedizione, le tasse o altre spese che non sono state ancora completamente e adeguatamente contabilizzate. Un conto di compensazione diventa molto utile anche nella gestione dei crediti (diciamo, nel caso di fatture non pagate).

In generale, un conto di compensazione è utile ogni volta che un'azienda o un contabile desidera gestire determinati tipi di transazioni o mantenere separati alcuni dettagli specifici del flusso di denaro prima di bilanciare i conti.

Il flusso generale è simile al seguente:

1. Inserisci le transazioni in uno spazio buffer sicuro
2. Azzera il saldo
3. Sposta le transazioni sul conto principale

Ma vediamolo più nel dettaglio.

Come funziona un conto di compensazione?

Un conto di compensazione è una contabilità generale, che aiuta le aziende e i contabili a mantenere i dettagli sulle transazioni finanziarie su base temporanea. Viene creato per registrare solo le entrate o le spese prima che vengano spostate negli utili non distribuiti nel bilancio.

I conti di compensazione vengono "cancellati" sistematicamente. Significa che tutti i dati di questo account vengono trasferiti in un altro luogo e il saldo diventa uguale a zero. L'account può essere cancellato alla fine dell'anno fiscale, mensilmente o talvolta anche giornalmente. Ad esempio, un conto di compensazione utilizzato per registrare le spese di utilità può essere chiuso mensilmente, mentre un conto di incassi giornalieri potrebbe essere chiuso ogni giorno.

Quando il saldo del conto di compensazione è perfettamente azzerato, allora sai che la tua contabilità è eseguita correttamente. Tutte le informazioni possono essere registrate nella contabilità generale senza errori.

Cancellazione conti per gateway di pagamento

Synder crea conti di compensazione nel tuo sistema contabile (QuickBooks o Xero) che riproducono i flussi di denaro reale da qualsiasi gateway di pagamento.

Esiste un vasto elenco di piattaforme di e-commerce o fornitori di servizi di pagamento con cui Synder può integrarsi. In caso contrario, puoi sempre importare i pagamenti da Excel. Quindi, tecnicamente qualsiasi gateway da cui puoi ricevere pagamenti può essere contabilizzato da Synder.

Diciamo che la tua azienda riceve pagamenti tramite Stripe da un cliente. Il denaro viene trasferito dal conto Stripe del cliente al tuo e rimane lì per un po' di tempo. Non puoi vederli sul tuo conto bancario reale o gestire questi soldi per un momento.

È così che un conto di compensazione imita una situazione di vita reale e svolge il ruolo di fornitore di servizi di pagamento nel sistema contabile. I conti di compensazione creati da Synder avranno anche il nome del fornitore di servizi di pagamento, ad es. ilconto bancario Stripe .

Con il saldo di questo conto di compensazione, puoi facilmente monitorare se tutte le transazioni sono nella contabilità. A seconda delle impostazioni, possono essere conservati qui per un giorno, una settimana o un mese.

Se tutti i tipi di transazioni sono sincronizzati, tutte le vendite e i pagamenti, il saldo del conto di compensazione nei tuoi QuickBooks o Xero sarà uguale al saldo del conto Stripe (o qualunque gateway sia collegato).

Differenza tra conto di compensazione e conto corrente

Ora sai che i fondi vengono archiviati nel conto di compensazione per un breve periodo di tempo, prima di essere trasferiti altrove. Dove vanno?

In Synder, le transazioni dal conto di compensazione vanno al tuo conto corrente. Quindi, è importante capire la differenza tra questi due tipi di account.

Questo software di automazione della contabilità utilizza il flusso con un conto di compensazione invece di sincronizzare i depositi con un conto corrente. In questo modo, Synder raggiunge un elevato livello di accuratezza nella riconciliazione e semplifica il processo per gli utenti.

Verifica della definizione del conto

Un conto corrente è un conto bancario che ti consente di prelevare e depositare denaro.

I termini correlati per un conto corrente sono:

• conto corrente
• conto bancario
• conto transazioni
• conto di deposito

Nel tuo software di contabilità, un conto corrente è il tuo conto corrente bancario che colleghi al sistema contabile e che utilizzi per i trasferimenti di denaro e la riconciliazione.

Cancellazione conto vs. conto corrente

Vantaggi dell'utilizzo di un conto di compensazione per la tua attività di e-commerce

Le aziende di e-commerce possono trarre vantaggio in gran parte dall'utilizzo di conti di compensazione nella loro contabilità.

Ecco alcuni dei motivi:

1. Tracciamento dell'inventario più semplice . Ai fini del monitoraggio e dell'evasione dell'inventario, è normale che un'attività di e-commerce registri l'avvio del processo di vendita e lo sgravio dell'inventario ben prima del deposito finale.

1. Gestione di rimborsi e resi . Una volta salvate sul conto di compensazione, le informazioni sulle spese o sui rimborsi possono essere elaborate e abbinate alle transazioni esistenti prima che vengano infine depositate presso la banca o riconciliate.

1. Calcoli più semplici delle spese . I vantaggi del conto di compensazione si estendono a quasi tutti i tipi di spese e pagamenti, a partire dall'imposta sulle vendite e termina con l'elaborazione delle buste paga.

1. Errori e discrepanze in diminuzione. I conti di compensazione vengono utilizzati separatamente dal registro principale e dal conto corrente bancario corrente. Questo aiuta a ridurre al minimo la possibilità di errori indesiderati nella segnalazione.

1. Alto livello di dettaglio . L'utilizzo di un conto di compensazione come buffer consente a imprenditori e contabili di abbinare tutti i tipi di dettagli finanziari in una modalità "buffer". Il saldo del conto di compensazione aiuta a identificare i problemi, se questo è il caso. Se qualcosa non corrisponde, è più facile tenere traccia di ciò che manca.

1. Contabilità per più attività di e-commerce o fornitori di servizi di pagamento. Synder crea un conto di compensazione separato nel tuo sistema contabile per ogni attività di e-commerce (se ne hai molti) o un processore di pagamento. Ad esempio, puoi avere un conto di compensazione per i pagamenti Shopify, un altro per PayPal e uno diverso per le transazioni Stripe. Questa separazione dei flussi di denaro facilita il processo di contabilità aiutando a identificare con precisione i problemi e le discrepanze.

1. Riconciliazione accurata. Nella liquidazione dei conti, la riconciliazione è senza problemi, poiché non hai paura di rovinare i conti. Se ci sono problemi o transazioni mancanti, possono essere facilmente identificati. Se tutte le transazioni corrispondono e il conto si porta a un saldo zero, la riconciliazione ha esito positivo.

Impostazione di un conto di compensazione

È facile impostare un account di compensazione quando si utilizza Synder. Fondamentalmente, scegli semplicemente di collegare il tuo software di contabilità preferito:QuickBooks Online, QuickBooks Desktop o Xero. E il software fa tutto per te.

Controlli solo periodicamente lo stato del tuo conto e realizzi la riconciliazione del conto di compensazione. Un saldo pari a zero rimanente nel tuo conto di compensazione dopo questo periodo significa che la tua riconciliazione è stata completata con successo e non sono stati rilevati problemi nei tuoi libri contabili.

Cancellazione dell'account in QuickBooks

Synder può potenziare la tua contabilità e semplificare l'intero processo di contabilità e rendicontazione finanziaria per imprenditori e contabili professionisti.

Ecco uno schema di come funziona un conto di compensazione per l'integrazione di QuickBooks:

• Synder crea per te un conto di compensazione una volta effettuato il collegamento con le piattaforme di contabilità e pagamento.

• Questo account diventa uno dei due account con cui Synder lavora in QuickBooks:un conto di compensazione e un conto corrente a cui è collegato il feed della tua banca.

• Il software lo utilizza per registrare transazioni di vendita, commissioni e rimborsi (in modo da avere l'importo corretto del reddito lordo e netto registrato).

• Quindi questo conto di compensazione deve essere riconciliato con il processore di pagamento e il tuo conto corrente bancario.

Come riconciliare in QuickBooks utilizzando un conto di compensazione

Una volta che tutti i dettagli di pagamento, inclusi rimborsi, commissioni di pagamento e le informazioni di vendita originali, sono stati inseriti nel conto di compensazione nei tuoi QuickBooks, è il momento di abbinare le transazioni e riconciliare i dati di vendita.

Come succede:

• Quando un elaboratore di pagamenti (ad esempio, Stripe o PayPal) invia una transazione di pagamento alla tua banca, Synder riflette questo effettuando un trasferimento dalla compensazione al tuo conto corrente.

• Questo conto è riconciliato con la tua banca attuale.

• QuickBooks evidenzia automaticamente i pezzi che corrispondono e tutto ciò che devi fare è fare clic su Abbina o Conferma per completare il processo.

Transazioni sincronizzate rispetto a quelle cancellate e riconciliate

Ti starai chiedendo come trovare le transazioni che sono state appena sincronizzate da Synder nella tua contabilità e qual è il loro stato.

Cerca i risultati della sincronizzazione direttamente nel tuo sistema contabile:

1. Quando vedi le transazioni apparire in Synder con lo stato verde Sincronizzate , significa che la transazione è sincronizzata dal sistema. Ora puoi trovarlo nel conto di compensazione nel Piano dei conti in QuickBooks o Xero.

1. Dopo aver fatto clic per riconciliare le transazioni, vedrai lo stato Abbinato o Confermato . Significa che le transazioni sono riconciliate con il tuo conto corrente collegato alla contabilità.

1. Infine, una volta che le transazioni sono state riconciliate, passano dal conto di compensazione all'assegno, il che significa che vengono cancellate .

Riepilogo

La compensazione dei conti offre ai titolari di attività di e-commerce e ai contabili professionisti la flessibilità necessaria per ottenere le informazioni di vendita più accurate e approfondite.

È uno strumento utile per la memorizzazione di transazioni temporanee in uno spazio buffer, dove tutte le informazioni di vendita e di spesa inserite possono essere riconciliate in modo sicuro senza alcun danno ai libri contabili.

Inoltre, il conto di compensazione può segnalare se mancano alcune transazioni nel caso in cui il saldo non si azzeri o corrisponda al conto del fornitore di servizi di pagamento.

Diventa facile gestire le finanze, anche con più piattaforme di e-commerce e gateway di pagamento collegati, poiché Synder contabilizza ciascuna di esse in un conto di compensazione separato creato automaticamente per te.