Una guida per le piccole imprese ai rendiconti finanziari pro forma

Le dichiarazioni pro forma aiutano gli imprenditori a definire il futuro risultato delle loro decisioni. La prossima volta che consideri l'assunzione di un nuovo debito, crea dichiarazioni pro forma per vedere l'impatto sul reddito futuro.

In contabilità, pro forma si riferisce a relazioni finanziarie basate su ipotesi e situazioni ipotetiche, non sulla realtà. Le aziende utilizzano documenti finanziari pro forma internamente per facilitare il processo decisionale ed esternamente per mostrare l'effetto delle decisioni aziendali.

Prima di acquisire un'altra attività, investire in nuove attrezzature o assumere nuovi debiti, le aziende redigono bilanci pro-forma previsionali per comprenderne l'effetto. A differenza dei rendiconti finanziari tradizionali che spiegano il passato, i documenti pro-forma di solito guardano avanti e si basano su modelli finanziari e speculazioni.

Le dichiarazioni pro forma assumono un significato leggermente nuovo con le società pubbliche. Dopo un'acquisizione importante, una società pubblica deve preparare uno stato patrimoniale e un conto economico secondari come se l'acquisto fosse avvenuto all'inizio dell'anno. Abbiamo messo l'etichetta "pro forma" su questi documenti finanziari perché c'è un sacco di "e se" coinvolti nella loro realizzazione.

"E se" non è in contrasto con i principi contabili generalmente accettati (GAAP). Allontanandosi ulteriormente dai GAAP, i dati finanziari pro forma escludono spese una tantum insolite, come i costi di ristrutturazione. I critici affermano che i bilanci pro forma sono stratagemmi per entusiasmare gli investitori sui vantaggi di una combinazione aziendale, ciò che i nerd della finanza chiamano "sinergie".

La Securities and Exchange Commission (SEC) aggiorna costantemente le sue rigide regole sulla preparazione di dichiarazioni pro forma per il pubblico. Tuttavia, i dati finanziari pro forma non sono regolamentati nella stessa misura dei bilanci storici.

3 tipi di dichiarazioni pro forma

I proprietari di piccole imprese possono utilizzare i rendiconti pro-forma per redigere rendiconti finanziari, budget e preventivi previsti.

1. Bilancio previsionale

I proprietari di piccole imprese redigono bilanci pro-forma per quantificare l'impatto di potenziali decisioni aziendali, come l'assunzione di un prestito per far crescere la propria attività. I rendiconti finanziari pro forma offrono a te e al tuo team qualcosa da considerare prima di firmare sulla linea tratteggiata.

I rendiconti finanziari pro-forma più comuni sono i bilanci previsti, i rendiconti economici e i rendiconti finanziari. Insieme, i documenti ti aiutano a valutare se la salute finanziaria della tua attività migliora, diminuisce o rimane la stessa dopo la decisione.

Supponiamo che tu sia un imprenditore e stai pensando a un prestito per investire in attrezzature più efficienti. La tua attrezzatura attuale funziona ancora, ma la tecnologia all'avanguardia nelle macchine più recenti può accelerare la produzione del 20%. Non sei sicuro di cosa fare.

Guida il tuo processo decisionale creando due serie di rendiconti finanziari previsionali:il primo per proiettare l'utile netto del prossimo anno se prendi il prestito, il secondo in caso contrario.

Se prendi il prestito, potresti condividere i rendiconti finanziari pro forma con il prestatore per dimostrare la tua capacità di rimborsare il prestito. Le aziende utilizzano anche i bilanci pro forma per incitare gli investitori a fornire capitale.

Dal momento che non possiamo prevedere il futuro, non fare affidamento esclusivamente sui rendiconti finanziari pro-forma. Le tue ipotesi potrebbero finire errate, vanificando le tue proiezioni finanziarie.

2. Budget

Le aziende creano budget annuali in linea con la redditività e gli obiettivi di produzione di un'azienda.

I budget e le previsioni finanziarie sono simili in quanto entrambi tengono conto di ipotesi e scenari che restano da vedere. Dove differiscono:i budget sono documenti contabili gestionali, il che significa che hanno lo scopo di guidare le decisioni aziendali e non devono essere condivisi pubblicamente. I budget forniscono più dettagli di quelli che vorresti condividere con un prestatore e sono più miopi, di solito si concentrano un anno avanti.

3. Fatture pro forma

Il modo migliore per confezionare un preventivo per i tuoi beni e servizi è utilizzare una fattura pro forma, chiamata anche bozza di fattura.

Prima di consegnare una fattura effettiva, invia a un cliente una fattura pro forma che indichi il costo dei beni e dei servizi che intendi fornire. Una fattura pro forma non è vincolante; è un modo per assicurarsi che tu e il cliente siate sulla stessa pagina prima di accettare la transazione. La trasparenza potrebbe farti guadagnare punti per la soddisfazione del cliente.

Il tuo software di contabilità può fare fatture pro forma.

Un esempio di pro forma

Russell gestisce un'attività di life coaching. Si è sparsa la voce che Russell sia il migliore in assoluto e che ha più potenziali clienti in fila di quanti ne abbia il tempo di affrontare. Russell sta valutando la possibilità di assumere un assistente per alleggerire il suo carico di lavoro amministrativo, ma non è sicuro di potersi permettere di pagare qualcuno a tempo pieno. Le sue opzioni sono:

• Non assumere un assistente
• Assunzione di un assistente part-time
• Assunzione di un assistente a tempo pieno

Russell crea un conto economico pro forma per il prossimo anno per informare la sua decisione. Dedica una colonna per ogni scenario che sta considerando. Russell segue la guida di The Ascent ai rendiconti finanziari previsti per generare il documento.

Secondo le proiezioni di Russell, raggiunge i guadagni più alti quando assume un assistente amministrativo a tempo pieno. Più significativamente, il conto economico pro forma rivela che assumere un assistente part-time è redditizio quasi quanto assumere qualcuno a tempo pieno.

Consiglierei a Russel di assumere un assistente part-time per ridurre il rischio di affondare quasi $ 60.000 in una nuova posizione quando non è sicuro di vedere l'aumento delle entrate che si aspetta. Può sempre offrire alla persona un lavoro a tempo pieno dopo che la sua proiezione si è realizzata.

Domande frequenti

• Non tutti i documenti pro forma sono uguali. I finanziari pro forma hanno il loro posto, ma alcune società per azioni hanno approfittato di regole vaghe per fuorviare i potenziali investitori.

  Per le piccole aziende private, i dati finanziari pro forma possono aiutarti a vedere l'impatto a lungo termine delle decisioni che stai prendendo in considerazione oggi. Nessuno sta disdegnando l'uso di rapporti pro forma qui.

  La bolla delle dot-com, in cui le società tecnologiche hanno goduto di valutazioni di mercato gonfiate prima di perdere tutto, ha dimostrato il danno dei finanziari pro forma. All'inizio degli anni 2000, Yahoo ha preso piede dopo anni di pubblicazione di rendiconti finanziari pro-forma che minimizzavano gli ingenti costi una tantum derivanti dalle acquisizioni di attività commerciali.

  Le società pubbliche rilasciano dati finanziari pro forma con il pretesto di chiarire la propria posizione finanziaria dopo l'acquisizione di un'azienda. Eliminano i costi una tantum o insoliti per offrire un quadro più completo dell'utile operativo dell'azienda. Per alcuni, i dati finanziari pro forma sembrano come se le aziende stessero creando le proprie regole di contabilità finanziaria per progettare risultati finanziari accattivanti.

  Da quando è scoppiata la bolla delle dot-com, la SEC ha represso l'utilizzo di dati finanziari pro forma per proteggere il pubblico dall'essere fuorviato.

• Prima di estendere il capitale o il credito, gli investitori e gli istituti di credito potrebbero richiedere dichiarazioni pro-forma per comprendere la tua visione della performance aziendale. Per le nuove attività senza rendiconti finanziari storici, gli istituti di credito esaminano i rendiconti pro forma per una visione realistica del futuro della tua azienda.

• Dopo aver creato i rendiconti finanziari pro-forma per prendere una decisione aziendale, esegui un'analisi pro-forma per valutare la redditività della tua azienda.

  Supponiamo che tu possieda un piccolo ristorante e stai pensando di prolungare l'orario di lavoro e assumere un nuovo cameriere. Hai redatto un bilancio, un conto economico e un rendiconto finanziario per il prossimo anno, presumendo un aumento delle spese di utilità, salari e cibo.

  Analizza i risultati utilizzando le metriche di redditività. Se le misure indicano una maggiore redditività, potresti aver colto un'opportunità vincente per il tuo ristorante.

Non si chiama "forma amatoriale" per un motivo

Costruire dati finanziari pro forma accurati richiede un'analisi finanziaria approfondita della tua attività attuale. Quando crei rendiconti finanziari pro forma, chiedi a un contabile di fornire ulteriori indicazioni.