4 Considerazioni contabili speciali per gli studi legali

Gli studi legali seguono regole contabili speciali per trattenere i fondi dei clienti. Ecco quattro aree della contabilità legale da conoscere prima di aprire uno studio legale.

Non sarei un grande avvocato difensore:piango quando discuto delle cose più insignificanti. Ma puoi lasciare a me la contabilità dello studio legale.

Panoramica:in che modo la contabilità degli studi legali differisce da altri tipi di contabilità?

Gli studi legali si destreggiano con i soldi dei loro clienti più che nella maggior parte dei settori. I contabili trascorrono gran parte del loro tempo a monitorare i soldi guadagnati dall'azienda e ciò che deve andare ai clienti, ai tribunali o a terzi.

Il denaro arriva negli studi legali da tutte le direzioni. Ad esempio, uno studio legale potrebbe guadagnare le sue entrate attraverso accordi, dove non vede mai un centesimo direttamente dal cliente. I clienti spesso pagano commissioni di trattenuta per dedicare il tempo del proprio consulente alle questioni legali. I metodi di pagamento unici rendono la contabilità degli studi legali diversa da altri tipi di contabilità.

A quali considerazioni speciali devono prestare attenzione i commercialisti per gli studi legali?

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1. Conti fiduciari dei clienti (CTA)

Qualsiasi denaro che la tua azienda trattiene per un cliente e non ha guadagnato va in un conto fiduciario del cliente (CTA). Puoi aprire una CTA presso banche che offrono conti bancari commerciali.

Supponiamo che il tuo cliente ti abbia pagato $ 20.000 in anticipo, sapendo che le spese legali supereranno di gran lunga tale importo. Dal momento che devi ancora guadagnare $ 20.000, devi inserirlo in un CTA. Molte CTA guadagnano interessi a vantaggio del cliente.

L'American Bar Association (ABA) afferma che gli studi legali spesso aprono CTA:

• Per trattenere i pagamenti anticipati delle spese legali
• Per tenere insediamenti, pagabili a un cliente oa una terza parte
• Gestire il patrimonio di un cliente

Gli studi legali possono finire nei guai quando ritirano fondi non guadagnati dalle CTA. I soldi in una CTA non sono immediatamente tuoi:sei chiamato fiduciario, che ti richiede di esercitare i più alti standard di cura con i fondi del tuo cliente. Puoi trasferire fondi CTA sul tuo conto operativo aziendale solo dopo che il tuo cliente ha approvato una fattura.

Come ogni conto bancario, le CTA sono dotate di spese per i servizi bancari. Alcuni stati impediscono agli studi legali di depositare i propri fondi nelle CTA, quindi li pagheresti dal tuo conto operativo. Negli stati che lo consentono, depositeresti quanto basta per coprire le commissioni. Sei libero di fatturare al cliente gli addebiti pagati dalla tua azienda.

Tutti i fondi che entrano in una CTA sono una passività sul tuo bilancio perché sono soldi che hai in mano ma non hai guadagnato. Ci occuperemo della contabilità di base più avanti.

2. Interessi sui conti fiduciari degli avvocati (IOLTA)

Gli interessi sui conti fiduciari degli avvocati (IOLTA) sono un tipo di CTA. Mentre altre CTA guadagnano interessi per i clienti, le IOLTA inviano l'interesse a programmi sponsorizzati dallo stato che finanziano borse di studio di giurisprudenza e servizi legali per i poveri.

È consuetudine utilizzare IOLTA quando depositi importi nominali che guadagnerebbero poco o nessun interesse. Lo stato mette insieme i fondi dei singoli IOLTA per generare entrate sufficienti per finanziare i programmi pubblici. Avrai bisogno di un tradizionale CTA fruttifero per depositi sostanziali o fondi che prevedi di detenere a lungo termine.

Alcuni stati obbligano gli studi legali a utilizzare gli IOLTA in determinate situazioni, quindi controlla con l'ordine degli avvocati statali le regole per il tuo studio.

Non puoi utilizzare i fondi IOLTA per pagare le commissioni bancarie. Se la banca non rinuncia o non copre le spese per servizi bancari IOLTA con gli interessi attivi, devi scrivere un assegno dal conto operativo della tua attività. Anche in questo caso, puoi fatturare al cliente il rimborso delle spese.

Puoi utilizzare la stessa IOLTA per più client, ma devi disporre di un metodo affidabile per tenere traccia del saldo corrente di ciascun client.

3. Spese di mantenimento

La maggior parte degli studi legali accetta spese di trattenuta che garantiscono la disponibilità degli avvocati per le questioni legali di un cliente. Le tasse di mantenimento vengono pagate in anticipo e di solito si ripetono mensilmente. La modalità di contabilizzazione delle fideiussioni dipende dall'accordo.

I veri fermi non sono rimborsabili e contano immediatamente come entrate per l'azienda. Non devi mettere i fondi in un CTA e attingere lentamente da esso mentre i tuoi associati si affaticano. È tutto tuo dal salto.

Le trattenute rimborsabili - in cui il cliente può avere un rimborso per le ore prepagate ma non lavorate durante il mese - sono ciò che i contabili chiamano entrate non guadagnate o differite. La commissione di trattenuta va in una CTA e puoi trarre da essa quando il cliente approva le fatture per i servizi resi.

Gli accordi di mantenimento possono diventare complessi, ma non c'è bisogno che te lo dica. Il fattore di differenziazione per la contabilità è se ci sono contingenze o clausole di rimborsabilità nel contratto di fermo.

4. Compenso del partner

La struttura aziendale standard dello studio legale è una società a responsabilità limitata (LLP). I proprietari, chiamati partner, godono dei vantaggi della tassazione pass-through sotto uno scudo che protegge i loro beni personali dalle passività aziendali. I partner sono pagati in modo diverso dai dipendenti.

Gli avvocati usano il termine "partner" più liberamente dei contabili. Alcune aziende promuovono gli avvocati a titolo di partner senza renderli un comproprietario nell'attività. Dal punto di vista contabile, un partner senza partecipazione nell'azienda è ancora un dipendente.

La distinzione è importante perché i partner di equità non possono guadagnare stipendi come i dipendenti. Sono tassati in base alla loro parte dei guadagni dell'azienda e si pagano tramite l'estrazione di un proprietario. Alcuni partner guadagnano anche pagamenti garantiti per garantire un reddito stabile anche se l'azienda opera in perdita.

Al contrario, i dipendenti guadagnano salari e le aziende devono trattenere le tasse sui salari dai loro salari. I partner non azionari devono essere tassati come dipendenti.

Migliori pratiche contabili per gli studi legali

Segui questi suggerimenti per garantire la conformità con la contabilità dello studio legale.

1. Non confondere fondi operativi e CTA

Non ti è permesso avere i fondi del tuo cliente e della tua attività nello stesso account. In altri settori, puoi mantenere i pagamenti anticipati dei clienti nel tuo conto operativo e utilizzare il denaro per finanziare i progetti dei clienti e pagare l'affitto. Gli studi legali non ottengono quel lusso.

È allettante prendere in prestito denaro da un CTA, sapendo che parte del denaro sarà presto tuo. Non farlo:puoi essere radiato dall'albo, incapace di esercitare la professione forense.

Accelera la fatturazione per evitare un problema di flusso di cassa in cui stai spendendo denaro per conto del tuo cliente senza recuperarlo.

2. Formare contabili nella contabilità degli studi legali

Assicurati che il tuo personale addetto alla contabilità conosca le procedure contabili dello studio legale. La tua licenza è in gioco ogni volta che la tua azienda sposta in modo improprio i fondi dei clienti, anche se non l'hai fatto tu.

3. Crea conti attivi e passivi per la tua CTA

Devi creare due account per ogni CTA. L'attività è il conto bancario, proprio come il tuo conto in contanti, e la passività riconosce che il saldo del conto bancario non appartiene alla tua attività. Gli importi dell'attivo e del passivo devono sempre corrispondere, senza alcun impatto sul tuo bilancio.

Ogni volta che depositi denaro in una CTA, registra questa voce nel tuo software di contabilità:

Account	Addebito	Credito
Conto bancario fiduciario	$XXX
Responsabilità fiduciaria del cliente		$XXX

Per riconoscere le entrate e trasferire fondi CTA nella tua attività:

Account	Addebito	Credito
Responsabilità fiduciaria del cliente	$XXX
Conto bancario fiduciario		$XXX
Contanti	$XXX
Entrate		$XXX

Non respingere questa questione

Gli studi legali devono dedicare più tempo alla configurazione del loro software di contabilità prima di aprire l'attività. Per assicurarti di impostare correttamente il tracciamento delle CTA e dei pagamenti di trattenuta, rivolgiti a un commercialista.

Corte respinta. Porta le aragoste danzanti.