36 categorie di spesa aziendale per piccole imprese e startup

L'attenzione alle detrazioni delle spese potrebbe non svolgere un ruolo di primo piano nel processo di pianificazione finanziaria per le piccole imprese e le startup, e questo potrebbe costare loro. Sicuro, sei concentrato sul servizio clienti e sul miglioramento dei tuoi prodotti e servizi. Ma alcune semplici mosse potrebbero ridurre significativamente la tua bolletta fiscale.

Per esempio, diciamo che stai percorrendo 250 miglia a settimana sul tuo veicolo privato per far arrivare i prodotti ai clienti. Può sembrare dispendioso in termini di tempo tenere un registro che separi l'uso aziendale e personale, ma stai perdendo quasi $ 600 in detrazioni. O forse hai chiuso il tuo ufficio e hai iniziato a gestire la tua azienda da una stanza degli ospiti. Fintanto che lo spazio è utilizzato esclusivamente per affari, puoi detrarre $ 5 per ogni piede quadrato, fino a $ 1, 500.

Le spese aziendali sono i costi di gestione di un'azienda e di generazione di vendite. Dato questo ampio mandato, l'IRS non fornisce un elenco principale delle detrazioni consentite per le piccole imprese e le startup. Finché una spesa è "ordinaria e necessaria" per gestire un'attività nel tuo settore, è deducibile. Ciò vale la pena dedicare del tempo a organizzare le tue spese in modo che la tua attività prenda tutte le storniture legittime, crea un piano finanziario efficace, paga l'importo adeguato in tasse trimestrali e non ha bisogno di sudare un audit.

Che cos'è una spesa aziendale deducibile dalle tasse?

Le spese che possono essere ammortizzate variano a seconda della natura della tua attività. Inizia esaminando la pubblicazione 535 dell'Internal Revenue Service, che discute la deducibilità delle spese aziendali comuni e le regole generali per la presentazione delle tasse.

Tali spese “ordinarie e necessarie” devono essere sostenute in un'organizzazione motivata dal profitto. Anche se la tua piccola impresa deve affrontare problemi finanziari e non genera effettivamente un profitto, l'intento deve essere lì. Altrimenti, l'IRS può determinare che la tua attività è un hobby e non ammettere le spese.

L'IRS suggerisce anche di distinguere le normali spese aziendali dalle categorie che rientrano nel costo delle merci vendute (COG) e le spese in conto capitale per garantire l'accuratezza, poiché alcune spese aziendali non possono essere detratte nell'anno in cui sono state sostenute.

Cosa sono le categorie di spesa aziendale?

Sviluppando categorie di spesa adatte alla tua attività e registrando e organizzando le spese mentre procedi, troverai più facile ottenere tutte le detrazioni che ti spettano.

Risparmierai anche notevoli grattacapi per il tuo contabile o preparatore fiscale. Parlando di, vale la pena passare del tempo con un consulente finanziario per capire i tipi di spese che puoi e non puoi includere in una categoria specifica.

Di seguito è riportato un esempio di elenco di categorie di spesa per piccole imprese che si applica alla maggior parte delle aziende, spiegando cosa è incluso e come puoi beneficiare di una detrazione. Aggiungi a queste categorie specifiche del settore, come i costi di ricerca e sviluppo o la spesa per cercare finanziamenti di capitale di rischio.

36 categorie di spesa aziendale per piccole imprese e startup

1. Pubblicità: Questo copre il costo di articoli e servizi per promuovere o commercializzare direttamente la tua attività. Esempi includono commissioni pagate a società pubblicitarie o di marketing per produrre materiali promozionali, cartelloni, opuscoli, manifesti, siti web e immagini dei social media. Puoi anche detrarre la spesa per una campagna di pubbliche relazioni.

2. Formazione continua: Ciò può includere corsi di formazione continua o seminari per rimanere aggiornati sulle tendenze del settore. Materiali rilevanti, libri e tasse di registrazione per te e i tuoi dipendenti sono deducibili dalle tasse. È inoltre possibile detrarre i pagamenti effettuati ai dipendenti per rimborsarli delle relative spese educative.

3. Commissioni di accredito e riscossione: Le aziende che utilizzano la contabilità per competenza, dove le entrate e le spese sono registrate quando sono guadagnate o sostenute anche se nessun denaro passa di mano in quel momento, può detrarre le fatture non pagate come crediti inesigibili. Eventuali commissioni spese nel tentativo di riscuotere debiti, come assumere una società esterna per riscuotere ciò che è dovuto, anche contare. Una scommessa migliore:ridurre al minimo i crediti inesigibili e aumentare il flusso di cassa ottimizzando i processi di fatturazione.

4. Tasse bancarie: Interessi pagati sui prestiti alle imprese, le linee di credito in corso e le carte di credito aziendali sono spese fiscalmente deducibili. Tasse bancarie, come la manutenzione mensile o le spese di scoperto, anche contare.

5. Quote e sottoscrizioni: Gli abbonamenti a riviste di settore o giornali relativi alla tua attività possono essere detratti dalle tasse. Le quote associative includono quelle pagate ad associazioni professionali o di categoria che possono aiutare a promuovere la tua attività e persino alla tua Camera di Commercio locale.

6. Programmi di benefici per i dipendenti: I pagamenti effettuati per prestazioni quali l'assicurazione invalidità, assicurazione sulla vita, assistenza per la non autosufficienza, i piani sanitari per te e per i tuoi dipendenti e l'assistenza all'adozione sono deducibili dalle tasse. Nota che questa è un'area, insieme all'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, dove le aziende tendono a spendere più del necessario.

7. Assicurazione: Oltre all'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, puoi detrarre i premi per le assicurazioni legate all'attività, anche per responsabilità, malcostume e immobiliare. I premi dell'assicurazione auto su un veicolo personale sono un po' più complicati:se si sottrae una tariffa fissa di chilometraggio, non puoi elencare e devi utilizzare il metodo della spesa effettiva, dove determini quanto costa effettivamente far funzionare l'auto per la parte dell'uso complessivo dell'auto che è uso aziendale.

8. Manutenzione e riparazioni: Le aziende che utilizzano veicoli della flotta come parte delle loro operazioni possono detrarre la parte utilizzata per le attività. Le spese deducibili comprendono le spese di parcheggio e gas. Altrimenti, puoi scegliere di utilizzare la tariffa chilometrica standard. Inoltre, può contare anche la riparazione e la manutenzione di altri tipi di attrezzature e macchinari utilizzati nella tua attività.

   Sotto i calcoli delle spese effettive per i veicoli, puoi includere il gas, olio, riparazioni, pneumatici, assicurazione, costi di iscrizione, licenze e ammortamenti (o canoni di locazione) proporzionali alle miglia aziendali totali percorse.

9. Spese legali e professionali: Questi possono includere le tasse pagate ai contabili pubblici certificati (CPA), pianificatori finanziari, avvocati o altri tipi di professionisti.

10. Spese d'ufficio e forniture: Articoli come prodotti per la pulizia, carta, i Quaderni, cancelleria e anche snack e bevande per i dipendenti possono essere detratti come forniture. Il spese la categoria include i costi relativi alla gestione della tua attività, come hosting di siti Web e software.

11. Telefono: I canoni mensili di telecomunicazione in uno spazio commerciale possono essere detratti, così come le linee telefoniche aggiuntive in un ufficio a casa e i contratti di telefonia cellulare come sottocategoria delle spese d'ufficio.

12. Utilità: Per uno spazio commerciale, utenze come elettricità, Internet, le tasse di raccolta delle acque reflue e dei rifiuti sono completamente deducibili. Per un ufficio in casa, puoi detrarre le utenze in proporzione a quanto la tua casa viene utilizzata per il lavoro.

13. Affrancatura e spedizione: Francobolli, spese di spedizione e di spedizione per la posta di articoli relativi all'attività commerciale, compresi i prodotti ai clienti e le etichette di spedizione per la restituzione, contare. Buste e materiali di imballaggio sono inclusi nelle forniture per ufficio.

14. Stampa: Elementi come cartucce di inchiostro, stampanti o pagamenti per servizi di stampa possono essere inclusi in questa categoria di spesa aziendale. Nota che se decidi di fare del marketing per posta diretta, puoi detrarre il costo di produzione dei materiali qui, ma l'affrancatura deve essere elencata separatamente anche se la stampante ha gestito gli invii.

15. Affitto: Eventuali canoni di locazione effettuati per occupare un magazzino per l'inventario o uno spazio ufficio per condurre affari sono deducibili dalle tasse. La tua struttura aziendale, società C (C-corp) o società S (S-corp), stabilisce se puoi pagare un importo ragionevole per affittare una proprietà dagli azionisti.

16. Stipendi e altri compensi: Gli stipendi dei dipendenti, salari lordi, commissioni, bonus e altri tipi di compensazione contano come spese deducibili dalle tasse. L'indennità può estendersi anche agli stipendi corrisposti a figli e coniugi, a condizione che i pagamenti siano stati effettuati tramite buste paga e che tali individui fornissero servizi per la tua attività. L'importo pagato deve essere considerato ragionevole.

17. Viaggiare: Le spese di viaggio per affari includono voli, hotel e pasti, ma tieni presente che solo il 50% del costo dei pasti per dipendenti e clienti è deducibile. I costi per i candidati che viaggiano per un colloquio sono deducibili. Gli esempi includono tariffe di parcheggio e voli.

18. Utilità: I costi includono cellulare, elettricità, Internet, tassa di raccolta fognature e rifiuti (per spazi commerciali).

19. Pasti di lavoro: Puoi detrarre il 50% degli acquisti di cibo e bevande idonei. Deve essere collegato all'attività, come conferenze di lavoro e pasti durante i viaggi di lavoro. Come piccola impresa, puoi detrarre il 50% degli acquisti di cibo e bevande idonei.

20. Uso professionale della tua auto: Potresti essere in grado di ammortizzare i costi di manutenzione e funzionamento del tuo veicolo se è strettamente per uso aziendale. Però, se è misto, puoi richiedere il chilometraggio relativo all'uso aziendale.

21. Spese di trasloco: Per le spese di trasloco legate al lavoro, potresti essere in grado di detrarre il 100% dei costi relativi al tuo trasloco. Dovrai superare il test a distanza, ad esempio la tua nuova sede di lavoro si trova ad almeno 50 miglia dalla tua posizione precedente.

22. Ammortamento: Questi sono i costi per articoli di grandi dimensioni come macchinari o un veicolo durante il suo utilizzo a vita, invece di esso su un singolo anno fiscale.

23. Contributi di beneficenza: Puoi detrarre i contributi di beneficenza fatti alle organizzazioni qualificate:potresti dover elencare queste detrazioni.

24. Affidamento del figlio e/o a carico: I costi ammissibili associati alla cura dei figli o a carico possono essere ammortizzati, anche se dovrai soddisfare i requisiti dell'IRS.

25. Spese di avviamento: Le aziende che hanno lanciato una nuova impresa possono essere in grado di detrarre fino a $ 5, 000 in spese di avvio che hanno portato al lancio. Gli esempi includono i costi di marketing e formazione dei dipendenti.

26. Interesse ipotecario: Se stai acquistando un edificio o chiedendo un prestito per costruire o migliorare la tua casa per motivi di lavoro, potresti essere in grado di detrarre gli interessi maturati.

27. Software: Quelli, come software di contabilità o abbonamento ricorrente con società SaaS, utilizzati per scopi commerciali possono essere completamente deducibili dalle tasse.

28. Abbonamenti libri e riviste: Rivista, libri e riviste specializzate e direttamente alla tua attività possono essere deducibili dalle tasse. Ad esempio, i giornali potrebbero non essere, ma le riviste di settore lo farebbero.

29. Reddito da lavoro estero: Se hai un'attività con sede all'estero potresti essere in grado di escludere qualsiasi reddito estero guadagnato dalla tua dichiarazione dei redditi, nota come esclusione del reddito da lavoro estero. Dovrai soddisfare determinati requisiti come essere al di sotto di una certa soglia di reddito.

30. Spese mediche: Lavoratori autonomi, che pagano le proprie spese mediche o i premi assicurativi, possono detrarre tali spese dalla dichiarazione dei redditi. Gli esempi includono gli onorari del medico e i farmaci da prescrizione.

31. Licenze e permessi: Eventuali licenze e permessi richiesti possono essere deducibili dalle tasse. Gli esempi includono permessi di costruzione e licenze per esercitare la professione legale nel tuo stato.

32. Produzione o materie prime: Questi sono direttamente correlati al costo delle merci vendute o degli articoli e dello stoccaggio pagati per vendere i tuoi prodotti.

33. Contributi pensione: Contribuire a un conto agevolato fiscale, come un IRA o 401k, può ridurre il reddito imponibile, un ottimo modo per i lavoratori autonomi di risparmiare sulle tasse.

34. Tasse immobiliari: Se hai un Ministero degli Interni e specifichi le tue tasse, potresti essere in grado di detrarre alcune delle tasse che paghi.

35. Regali per i clienti: Regali per dipendenti, clienti o fornitori possono essere completamente deducibili dalle tasse. Per esempio, regali ai tuoi dipendenti cesti regalo durante le festività natalizie o invii buoni regalo ai fornitori.

36. Prestiti dipendenti: Se paghi un anticipo a un dipendente e ti aspetti che ti rimborsi (come in, non hanno fatto alcun lavoro extra per guadagnare questo reddito "extra"), puoi detrarre questo importo. Però, qualsiasi interesse pagato può essere considerato reddito d'impresa.

Salta il golf?

Spese Importo Deducibile Festa o grigliata per i dipendenti 100% Pasti rimborsabili per i dipendenti 50% Pasti con clienti o potenziali clienti 50% Altri intrattenimenti per clienti o potenziali clienti, come un evento sportivo o una partita di golf 0%

Se hai dipendenti che viaggiano spesso per lavoro, assicurati di seguire le migliori pratiche di gestione delle spese delle piccole imprese, ad esempio semplificando il caricamento delle ricevute richieste dall'IRS.

3 passaggi per classificare le spese per la tua piccola impresa o avvio

La scarsa conformità fiscale e il flusso di cassa incoerente sono tra le prime 10 sfide finanziarie per le piccole imprese. Puoi rompere questo stampo essendo coerente nella categorizzazione delle spese. Ciò ti consente di vedere dove e quanto stai spendendo per gestire la tua azienda mentre ti prepari al momento delle tasse.

Raccoglierai anche approfondimenti che ti consentiranno di creare un rendiconto finanziario che aggiunge visibilità alla redditività e al flusso di cassa. Queste dichiarazioni sono necessarie per gli audit e sono spesso richieste dagli investitori.

Ecco tre passaggi per classificare le spese aziendali.

1. Determina le categorie corrette per la tua attività specifica. La scelta delle categorie giuste dipenderà dal tuo settore. Per esempio, un'attività di biglietti di auguri può avere categorie dedicate per la spedizione e il noleggio del deposito, considerando che le società di software-as-a-service (SaaS) possono avere categorie per i servizi digitali.

   Inizia identificando le categorie di spesa che la tua azienda utilizza di più (quel rendiconto finanziario ti aiuterà qui) e quelle di cui avrai bisogno per crescere. Fare riferimento all'elenco sopra per iniziare.

2. Riconciliare e rivedere regolarmente i conti finanziari. La revisione dei conti finanziari è una buona abitudine che ti incoraggerà a tenere sotto controllo le tue spese. La riconciliazione degli estratti conto bancari può essere eseguita facilmente utilizzando un software di contabilità. Se ti accorgi di avere delle sfide, una carta di credito solo business è una delle migliori pratiche di gestione delle spese.

3. Assegna una categoria a tutte le transazioni. Utilizzando l'elenco delle categorie che hai creato, guarda i dettagli della tua spesa e assegna la franchigia. Prestare particolare attenzione a dove sono richieste le ricevute. Tieni presente che tenere separate le finanze aziendali e personali è un ottimo consiglio finanziario per le piccole imprese e ti protegge dalla responsabilità, quindi mentre assegni una spesa, assicurati che sia correlato al business.

Cos'altro posso detrarre come spesa aziendale?

Come abbiamo accennato, la tua casa può dare molte opportunità di detrazione, in base alla percentuale di spazio occupato dal tuo ufficio, ma dovrai elencare gli interessi ipotecari, servizi di pubblica utilità, assicurazioni e tasse di proprietà. O, puoi richiedere la detrazione standardizzata, che è $ 5 per piede quadrato fino a 200 piedi quadrati.

Alcuni altri elementi che potresti non aver considerato:

Il Credito d'imposta per opportunità di lavoro (WOTC) è un credito d'imposta federale disponibile per i datori di lavoro per l'assunzione di individui da determinati gruppi, compresi alcuni veterani e disabili, che affrontano ostacoli significativi all'occupazione.

Costi per proteggere la proprietà intellettuale creato da te o dai tuoi dipendenti, come codice software, un logo per la tua attività o un brevetto per un nuovo prodotto o servizio.

Perdite dovute a disastri naturali o crimini. Se un incendio o un'inondazione distruggono il tuo bestiame, o gli oggetti vengono rubati, puoi detrarre le perdite non coperte dalla tua assicurazione.

Utilizzare il software di contabilità per tenere traccia delle spese e classificare le spese aziendali

Uno dei modi più semplici per gli imprenditori per classificare le spese e tenere traccia delle spese è utilizzare un software di contabilità, che spesso ha categorie di attività prepopolate. Puoi modificare o aggiungere se necessario, e compilerà automaticamente le transazioni.

Il software di contabilità ti aiuta anche a utilizzare i dati delle tue spese per eseguire rapporti su profitti e perdite. In questo modo ti viene mostrato l'importo che stai spendendo in ciascuna categoria in modo da poter valutare se è necessario tenere sotto controllo i costi o se sei sulla buona strada. Puoi suddividere la spesa a intervalli di tempo specifici per vedere come cambiano le spese. Questi rapporti semplificano il processo di detrazione e rivelano le spese aziendali annuali.

Foglio di lavoro gratuito per le spese aziendali

Una delle guide più esaurienti su quali requisiti devono essere soddisfatti per qualificare le spese aziendali è la pubblicazione IRS 535. Tuttavia, se vuoi una risorsa che sia più facile da guadare, scarica la nostra guida panoramica gratuita. È possibile rivedere un elenco di categorie di spese aziendali comuni e di voci non deducibili.

Domande frequenti sulle piccole imprese e sulle spese di avvio

Cosa può essere cancellato come spesa aziendale?

In genere, se una spesa conta come ordinaria e necessaria per condurre affari, puoi detrarlo come spesa aziendale. Non esiste un elenco completo perché ciò che conta come "ordinario e necessario" dipende fortemente dall'industria.

Cosa non può essere cancellato come spesa aziendale?

Qualsiasi spesa considerata una spesa personale non può essere ammortizzata. Inoltre, non puoi detrarre le spese relative all'intrattenimento del cliente, ad eccezione dei pasti; multe o sanzioni per violazione di una legge; quote del country club; e pagamenti illegali.

Puoi detrarre le spese di lavoro?

A partire dal 2018, spese di lavoro, come per un trasferimento o altri costi pagati dai lavoratori ma non rimborsati dai datori di lavoro, non sono più ammissibili. Però, se un'impresa rimborsa un dipendente, allora il datore di lavoro può detrarre tale rimborso come spesa.

Posso ammortizzare i costi di avvio della mia attività?

Le aziende possono ammortizzare i costi di avvio, a seconda del tipo di spesa. Le detrazioni ammissibili devono essere direttamente correlate alla messa in funzione dell'attività e alla natura organizzativa, come il personale di formazione e le tasse di costituzione. Potresti essere in grado di detrarre fino a $ 5, 000 per l'avvio e altri $ 5, 000 per i costi organizzativi.

Posso usufruire della detrazione standard e comunque detrarre le spese aziendali?

Sì, puoi detrarre le spese aziendali anche se prendi la detrazione standard.

Quali sono i tre principali tipi di spese?

I tre tipi principali sono fissi, variabile e periodico.

• Spese fisse sono quelli che non cambiano per il prossimo futuro. Questi possono includere pagamenti di leasing auto o affitto.
• Spese variabili sono spese come utenze, che può cambiare di mese in mese.
• Spese periodiche sono quelli che accadono occasionalmente, come viaggi d'affari o riparazioni auto di emergenza.