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6 Best practice per la gestione delle spese:la guida completa per CFO ed esperti

Dopo il libro paga e i benefici dei dipendenti, i viaggi e l'intrattenimento (T&E) sono la seconda spesa controllabile per le aziende. Ciò consente di seguire le migliori pratiche di gestione delle spese:il processo e le tecnologie coinvolte nel rimborso dei viaggi ai lavoratori, alberghi, i pasti, intrattenimento e altre spese vive:un grosso problema.

La gestione automatizzata delle spese può semplificare il processo di invio dei report, ridurre al minimo la perdita di documentazione, ridurre gli errori e rimborsare i dipendenti più velocemente. Ancora, la tecnologia deve essere sostenuta dalla politica. Nello stabilire le procedure che disciplinano le note spese, le aziende di tutte le dimensioni dovrebbero seguire le migliori pratiche del settore. L'IRS e i revisori dei conti non si aspettano niente di meno.

Vantaggi del monitoraggio e della gestione efficaci delle spese dei dipendenti

Probabilmente hai alcune linee guida in atto per la rendicontazione delle spese, ma hanno tenuto il passo con le mutevoli realtà aziendali? Altrimenti, è ora di rinfrescarsi. Nel sostenere tale iniziativa, I CFO dovrebbero sottolineare che le organizzazioni che tracciano e gestiscono efficacemente le spese dei dipendenti possono:

  • Approfitta al massimo delle detrazioni fiscali . Mantenendo la giusta documentazione per il giusto periodo di tempo, e assicurando che tutte le detrazioni siano valide, le aziende possono essere sicure di poter prendere tutte le detrazioni consentite e avere il corretto livello di segnalazione per l'IRS.
  • Sviluppare budget e previsioni più accurati. Le spese di T&E costituiscono gran parte del budget operativo medio di un'azienda. Quando queste spese non sono adeguatamente tracciate ed elaborate, che possono interferire con la capacità di un CFO di definire con precisione il budget e le previsioni per il futuro.
  • Gestire le spese. Non sapere quanto spendono le persone mentre sono in viaggio (o a casa) per lavoro rende difficile gestire efficacemente il flusso di cassa. Con una migliore supervisione in questo settore, non solo saprai chi sta spendendo cosa, avrai anche un maggiore controllo su queste spese, rendendo più facile impedire ai dipendenti di abusare del sistema.
  • Riduci al minimo le frodi sulle spese aziendali. La frode professionale include l'esagerazione delle spese aziendali, presentare registrazioni fraudolente e altri abusi che possono essere ridotti attraverso una buona supervisione, politiche e controlli.

6 Best practice per la gestione delle spese

Forse hai già un piano di gestione delle spese in atto e hai bisogno di un approccio aggiornato a questo processo aziendale critico. O, forse hai operato per anni senza un piano ben congegnato e ora sei pronto per svilupparne uno da zero. Indipendentemente dall'estremità dello spettro in cui si trova la tua azienda, queste best practice ti aiuteranno a sviluppare un approccio efficace alla gestione delle spese.

1. Politica di spesa

Uno dei modi migliori per controllare la spesa dei dipendenti consiste nell'implementare una politica di gestione delle spese che tutti i membri dell'organizzazione devono seguire. La tua politica dovrebbe delineare esattamente ciò che è e non è una spesa approvabile in base alle normative IRS aggiornate che disciplinano i rimborsi e la cultura della tua azienda e la realtà del budget.

Una politica di spesa a livello aziendale aiuta anche il reparto contabilità e/o gli approvatori a decidere rapidamente e a creare regole automatizzate che regolino se una spesa è rimborsabile o meno. Assicurati di stabilire dei budget per ogni categoria; Per esempio, qualsiasi volo che superi una determinata soglia di costo richiede l'approvazione preventiva da parte di un supervisore.

La politica dovrebbe includere anche informazioni su quando i dipendenti possono aspettarsi di essere rimborsati per le loro spese, in genere 30 giorni o meno, a seconda dell'azienda, e quale ricorso hanno nel caso in cui una spesa venga respinta o messa in discussione. Quel modo, la tua polizza servirà come standard per prendere le decisioni finali sull'opportunità o meno di rimborsare i costi.

Cosa rende una buona politica di spesa?

In poche parole, equità, trasparenza, completezza e chiarezza.

Abbiamo già detto che tutti in azienda sono soggetti alla politica. Inoltre, rivedere le leggi statali e federali che disciplinano la rendicontazione delle spese e il rimborso e sviluppare una politica conforme a tali leggi. Chiedi ai tuoi dipendenti e ai dirigenti senior un contributo:quale tecnologia renderebbe loro il processo più semplice? Quali regole devono essere dichiarate più chiaramente? Usa questo input per creare un programma che soddisfi le esigenze di tutti.

2. Rendicontazione delle spese

Regola n. 1:se vuoi un prompt, reportistica completa, offrire ai dipendenti un modo semplice per inviare le proprie spese. Più fogli di calcolo Excel, forme, interfacce goffe e documentazione con cui le persone devono lottare, più tarderanno, più alto sarà il livello di frustrazione e più errori dovrai correggere.

Con la gestione tradizionale delle spese, le aziende utilizzano un sistema di elaborazione basato su carta e fogli di calcolo, pagare e controllare le spese dei propri dipendenti. Questo in genere copre i viaggi, alloggi, pasti e altre spese sostenute mentre un dipendente conduce "affari ufficiali".

In altre parole, mentre sono per strada. Perché non permettere loro di fotografare e inviare ricevute da un'app piuttosto che tenere traccia della carta?

3. Raccolta di informazioni sulle spese critiche

Mentre si lavora fuori sede, i tuoi dipendenti raccoglieranno ricevute in diversi formati per comprovare le loro spese e per essere rimborsati. Le ricevute elettroniche sono accettate dall'IRS; seguendo l'esempio, semplifichi il processo di accumulo, presentazione e revisione della documentazione di supporto.

Per controllare i costi operativi e ridurre al minimo la burocrazia, avrai bisogno di un modo automatizzato per raccogliere le fatture, ricevute e documentazione di supporto da parte dei dipendenti. Delinea chiaramente questo processo nella tua politica di gestione delle spese aziendali, cui gli associati possono fare riferimento per presentare la loro documentazione per l'approvazione.

4. Stabilire la responsabilità

I processi consolidati sono validi solo quanto le persone che vi si affidano e vi fanno riferimento regolarmente. Per garantire che il tuo piano di spesa aziendale e la relativa politica abbiano la priorità, dovrai ritenere i soci responsabili. Iniziare, i dirigenti e i supervisori devono essere a conoscenza delle politiche di spesa dell'organizzazione e, a sua volta, tengono le loro squadre responsabili di seguirli.

Per garantire elevati livelli di responsabilità in questo settore, offrire ai manager un modo semplice per accedere, rivedere e fornire feedback sulle note spese dei propri dipendenti. Utilizzando un software di gestione delle spese accessibile tramite un dispositivo mobile, Per esempio, mette più potere nelle mani dei tuoi manager e li aiuta a guidare i membri del loro team verso buoni processi di gestione delle spese aziendali.

5. Tempestività

Nessuno vuole pagare $ 1, 000 in spese di viaggio di tasca propria per un viaggio d'affari e poi aspettare per mesi mentre tali spese vengono riviste, approvato e rimborsato.

Sfortunatamente, questo è esattamente ciò che accade in assenza di solide politiche e processi di gestione delle spese aziendali.

Per evitare questo problema, e i dipendenti infelici che ne derivano, creare tempi a livello di servizio che funzionino sia per l'azienda che per i dipendenti. Per esempio, chiarire che i dipendenti devono presentare le loro note spese entro il giorno "X" del mese, con la documentazione completa richiesta, per ricevere il rimborso entro "Y" day. Se mancano queste scadenze, indicare chiaramente quanto tempo aggiuntivo ci vorrà per elaborare le loro segnalazioni e rimborsi.

Assicurati che anche i manager e i dirigenti senior comprendano l'importanza di approvare prontamente le spese segnalate. Quando tutti comprendono i loro obblighi individuali nel far funzionare il sistema senza intoppi, la segnalazione, il processo di autorizzazione e rimborso avverrà in modo tempestivo.

6. Verifiche periodiche del processo per frode

Condurre controlli regolari dei processi di gestione delle spese e fare revisioni regolari per potenziali frodi sono due best practice che tutti i CFO dovrebbero seguire. Gli audit di gestione delle spese possono identificare aree di potenziale miglioramento e allo stesso tempo individuare variazioni che potrebbero aumentare sostanzialmente i costi operativi.

Il processo di audit aiuta anche a scoprire le spese fraudolente. Degli schemi di frode interna segnalati dalle piccole imprese, quelli con meno di 100 dipendenti, e organizzazioni più grandi, l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) afferma che il 20% delle piccole imprese e il 13% delle aziende più grandi hanno segnalato rimborsi spese fraudolenti.

ACFE afferma che le principali attività fraudolente di rimborso spese sono:

  • Spese errate
  • Spese sopravvalutate
  • Spese fittizie
  • Rimborsi multipli per la stessa spesa

Un sistema automatizzato può segnalare anomalie, come il doppio deposito, e quindi aiutare le aziende a individuare e reprimere reclami fraudolenti.

7 strategie chiave per la gestione delle spese

Ricapitolando, ecco le migliori strategie di gestione delle spese che tutte le organizzazioni possono iniziare a utilizzare oggi per migliorare i propri processi esistenti o, svilupparne di nuovi:

  1. Scrivi una solida politica di spesa che rifletta le esigenze della tua azienda, suoi dirigenti e dirigenti e i suoi dipendenti.
  2. sii onesto, trasparente e completo con la vostra politica.
  3. Fornire un modo semplice per i dipendenti di inviare le proprie note spese.
  4. Raccogliere e conservare informazioni critiche sulle spese come richiesto dalla legge.
  5. Tieni tutti, dai dirigenti ai dipendenti per finanziare il personale, responsabile durante l'intero processo.
  6. Sii tempestivo con i rimborsi dei dipendenti in modo che non portino saldi.
  7. Conduci controlli regolari del tuo processo, e prestare attenzione alle anomalie segnalate che potrebbero segnalare abusi e frodi.

Semplifica il processo (con il software di gestione delle spese)

Con il 43% delle aziende che ancora utilizza processi manuali per gestire le proprie note spese e il 46% delle organizzazioni che non tiene traccia dei costi associati, l'implementazione di un software di gestione delle spese automatizzato è un'altra best practice da prendere in considerazione per le aziende.

Secondo l'82% delle aziende che hanno investito o stanno pianificando di investire in tecnologia per facilitare una migliore gestione delle spese, semplificare il processo di reporting per dipendenti e manager è un fattore motivante fondamentale.

In particolare, una raccolta di ricevute semplificata, Il processo di conservazione e invio elimina il problema della rendicontazione delle spese e rende più facile per i dipendenti inviare le proprie note spese. Conservato in una posizione centrale, tali rapporti possono quindi essere consultati da tutti gli approvatori e revisori, accelerare il processo di approvazione, consentire audit regolari e supportare una buona conformità.