Contabilità in contanti:come funziona,

Quando ha senso e in che modo differisce dall'Accrual Accounting

Al momento di decidere come dichiarare entrate e spese, gli imprenditori possono scegliere tra due metodi contabili:contabilità per cassa e contabilità per competenza. Oltre a influire sul modo in cui un'azienda conserva i propri registri, i diversi approcci forniscono prospettive diverse sulla performance finanziaria della società.

Come suggerisce il nome, la contabilità di cassa tende a fornire un quadro chiaro delle riserve di cassa di un'azienda. È anche relativamente semplice da imparare.

Però, perché la contabilità di cassa non mostra i pagamenti in entrata o gli impegni in scadenza, può fornire un quadro incompleto della salute di un'azienda. Ad esempio, non mostrerebbe i pagamenti di leasing imminenti o le entrate previste dagli ordini prenotati ma non spediti. Anche, perché la contabilità di cassa non fa corrispondere le spese con le entrate ad esse correlate, può presentare un'immagine fuorviante delle prestazioni di un'azienda. La performance di un'azienda può sembrare fluttuare di più nella contabilità di cassa rispetto alla contabilità per competenza, poiché i tempi delle entrate e delle spese registrate dipendono, almeno in parte, quando le aziende e i loro clienti emettono fatture o pagano le bollette.

In contrasto, La contabilità per competenza tende a presentare un quadro "più fluido" delle entrate e delle spese perché le registra man mano che vengono guadagnate o sostenute. Ad esempio, secondo un approccio di contabilità per competenza, un'impresa registra le proprie spese salariali mentre i dipendenti lavorano, piuttosto che quando emette buste paga.

La contabilità per competenza può fornire un quadro più completo della redditività di un'azienda. Mostra le entrate quando l'azienda fornisce prodotti o servizi a un cliente, sotto l'aspettativa il pagamento sarà ricevuto. Nell'occasione, si spera rara, in cui il pagamento non viene ricevuto, la contabilità per competenza tiene conto dei crediti inesigibili.

Che cos'è la contabilità in contanti?

Le aziende che utilizzano la contabilità di cassa registrano le entrate quando vengono effettivamente ricevute, ad esempio quando viene depositato un assegno, cancella e incassa sul conto e le spese quando viene emesso un pagamento.

Queste date possono differire dalle date in cui l'azienda fornisce effettivamente i propri servizi o sostiene una spesa.

Chi utilizza la contabilità in contanti?

Molti professionisti autonomi e proprietari di piccole imprese utilizzano la contabilità di cassa. La ragione? In genere è il metodo di contabilità più semplice. La contabilità di cassa fornisce anche una rapida occhiata alla quantità di denaro che l'azienda ha effettivamente a disposizione. Questa è una metrica cruciale per qualsiasi azienda.

Mentre molti più piccoli, le aziende più giovani possono utilizzare la contabilità di cassa, non è adatto a tutti. La maggior parte delle aziende più piccole che trasportano inventario dovrà utilizzare la contabilità per competenza, in quanto consentirà loro di tenere traccia dei cambiamenti nell'inventario. Anche la maggior parte delle aziende che offrono i propri servizi a credito dovrà utilizzare la contabilità per competenza.

Storia della base di cassa e contabilità per competenza

Finché le persone hanno condotto affari, probabilmente hanno provato a registrare le loro entrate e spese. I ricercatori hanno trovato prove di documenti contabili risalenti a migliaia di anni fa in Mesopotamia.

Nel XV secolo, Luca Pacioli, un frate francescano e matematico, scrisse di un sistema di registrazione utilizzato dai mercanti veneziani. La scrittura di Pacioli ha contribuito a gettare le basi per quella che oggi conosciamo come contabilità per competenza.

Nei secoli successivi, le imprese crebbero e divennero più sofisticate. E, così, la disciplina contabile seguita a ruota. Durante la rivoluzione industriale, all'incirca tra il XVIII e il XIX secolo, la contabilità acquisì importanza poiché sempre più aziende cercavano investitori esterni. Prima di mettere i loro soldi in un'impresa, molti investitori, non sorprendentemente, voleva una certa sicurezza che avrebbero ottenuto un ritorno. Durante questo periodo, nel 1887, lanciato il precursore dell'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA).

Per essere sicuro, sono sorti ancora problemi. La Securities and Exchange Commission degli Stati Uniti è stata creata negli anni '30 per frenare la manipolazione e la frode del mercato azionario. I principi contabili generalmente accettati degli Stati Uniti (GAAP) sono stati sviluppati almeno in parte a causa del crollo del mercato azionario del 1929 e in seguito alla Grande Depressione.

Anche con questi cambiamenti, nessun metodo contabile può impedire completamente a tutte le società di falsificare i propri documenti finanziari. Però, le organizzazioni che si impegnano in trucchi contabili possono affrontare sanzioni significative. Ad esempio, quando le autorità di regolamentazione hanno scoperto che il gigante energetico Enron era stato coinvolto in imbrogli contabili come la sopravvalutazione delle attività, la società è fallita e più di 20 dipendenti sono stati condannati per reati.

Più recentemente, le soluzioni software hanno contribuito ad automatizzare molte funzioni di contabilità e contabilità. Questi hanno offerto agli imprenditori e ai contabili una maggiore capacità di rivedere e analizzare le transazioni.

Contabilità per cassa e contabilità per competenza

Base di cassa Base di competenza Descrizione Entrate registrate al momento del pagamento ricevuto; spese registrate al momento del pagamento. Entrate e spese registrate quando si verifica una transazione. Vantaggi Relativamente semplice e facile da imparare; fornisce una buona contabilità di cassa. Abbina in modo più accurato entrate e spese ai periodi in cui sono sostenute. Fornisce il monitoraggio dell'inventario. Spesso fornisce informazioni migliori per la pianificazione a lungo termine. Soddisfa i requisiti GAAP. Svantaggi Non tiene conto dei crediti e debiti, quindi non mostra prontamente denaro in entrata o fatture in scadenza. Non prevede il monitoraggio dell'inventario, pagamenti parziali, o conti inesigibili. Più complicato e dispendioso in termini di tempo da utilizzare. Possibile che un'impresa debba tasse sul reddito che deve ancora ricevere. Quali aziende generalmente utilizzano questo metodo Tipicamente, piccole e nuove imprese. Tipicamente, più grandi, imprese più complicate, comprese le società pubbliche che devono seguire i GAAP. L'IRS richiede la contabilità per competenza per molte società i cui ricavi medi annuali superano i 25 milioni di dollari. Alcuni finanziatori e investitori lo richiedono, anche.

Che cos'è la contabilità per competenza?

Nella contabilità per competenza, le entrate e le spese sono registrate quando sono guadagnate o sostenute, anche se nessun denaro passa di mano a quel punto. Con la contabilità in partita doppia, richiesto dagli U.S. GAAP, tutte le transazioni sono registrate due volte, sia come addebiti che come accrediti. Le voci di addebito aumentano le spese ma riducono le entrate, mentre le voci di credito fanno il contrario, diminuire le spese e aumentare le entrate. Il totale delle voci di dare e avere si compensa l'un l'altro.

Utilizzando l'esempio sopra, l'impresa di imbianchini avrebbe registrato la vendita quando il pittore avesse completato il lavoro, anche se nessun denaro è passato di mano. Allo stesso modo, l'imprenditore avrebbe registrato la bolletta elettrica quando è stata sostenuta.

Differenze chiave tra contabilità per cassa e contabilità per competenza

La contabilità di cassa è generalmente più semplice e più facile da amministrare, lasciando più tempo per la semplice gestione dell'attività. Per una piccola azienda o startup, la contabilità di cassa spesso è sufficiente.

Man mano che le aziende crescono e diventano più complesse, la contabilità per competenza diventa spesso più appropriata. Consente di registrare entrate e spese nei periodi in cui sono sostenute, anche se nessun denaro passa di mano a quel punto. Consente inoltre il monitoraggio dell'inventario, così come i crediti e debiti. Di conseguenza, può fornire un quadro più accurato della salute finanziaria dell'azienda.

Sul lato negativo, il metodo di competenza è solitamente più dispendioso in termini di tempo e più difficile da comprendere rispetto alla contabilità per cassa. Può anche essere più difficile determinare la quantità di denaro che l'azienda ha a disposizione.

Scelta tra base di cassa e contabilità per competenza

Sebbene un'azienda non abbia bisogno di ottenere l'approvazione dall'Internal Revenue Service quando sceglie inizialmente una tecnica contabile, lo farà se decide di cambiare metodo. Questa notifica viene effettuata compilando il modulo 3115, Domanda di modifica del metodo contabile, con l'Agenzia delle Entrate.

E, se un'impresa utilizza il metodo del denaro per le entrate, deve anche usarlo per le spese.

Diversi fattori aggiuntivi possono entrare in gioco quando si decide tra contabilità per cassa e contabilità per competenza:

• Poiché un'azienda che utilizza la contabilità di cassa non registra le entrate finché non riceve contanti, è meno probabile che debba pagare l'imposta sul reddito sulle vendite per le quali non ha ancora ricevuto il pagamento. A fine anno, potrebbe essere in grado di accelerare alcune spese, diminuendo così il suo reddito netto e abbassando le tasse che dovrà.
• Le società pubbliche negli Stati Uniti devono seguire i principi contabili generalmente accettati (GAAP), che richiedono il metodo della contabilità per competenza.
• Molti istituti di credito e investitori richiedono alle società con cui fanno affari di utilizzare il metodo della competenza contabile. Anche se un'azienda non è attualmente alla ricerca di finanziamenti esterni, se prevede di farlo entro i prossimi anni, può avere senso utilizzare la contabilità per competenza sin dall'inizio.
• Allo stesso modo, alcuni acquirenti aziendali richiedono bilanci certificati, e gli audit eseguiti secondo gli U.S. GAAP richiedono la contabilità per competenza. Gli imprenditori che intendono vendere le proprie attività entro pochi anni probabilmente vorranno iniziare a utilizzare la contabilità per competenza, se non l'hanno già fatto.

Il fattore più importante nel decidere quale metodo di contabilità scegliere è semplicemente:cosa si adatta meglio alla tua attività?

Esempi di contabilità in contanti

Considera un servizio di imbiancatura che completa un progetto e invia una fattura ad aprile e riceve un pagamento con carta di credito sul proprio conto aziendale dal proprietario della casa a maggio. Con il metodo di contabilità per cassa, l'impresa registra il reddito quando viene ricevuto il pagamento, anche se ciò si verifica diverse settimane dopo il completamento del lavoro. C'è un divario tra il momento in cui si è verificato l'"evento economico" e quello in cui è stato registrato.

Al contrario, diciamo che l'imbianchino riceve una bolletta elettrica di $ 175 per il mese di aprile e la paga a maggio. Con il metodo di contabilizzazione per cassa, che $ 175 è registrato come spesa di maggio anche se ha coperto i servizi forniti ad aprile.

Pro e contro della contabilità in contanti

I due metodi di contabilità si rivolgono a imprese diverse per ragioni diverse.

Vantaggi della contabilità in contanti

La semplicità della contabilità di cassa è interessante per molti proprietari di piccole imprese. È un metodo relativamente semplice per addestrare il personale finanziario da utilizzare e non richiede la stessa contabilità da mantenere quanto la contabilità per competenza, ma fornisce informazioni sufficienti che molte piccole imprese possono ragionevolmente tenere traccia delle proprie prestazioni. E poiché non considera entrate e pagamenti futuri, offre una visione solida della liquidità dell'azienda al momento.

Svantaggi della contabilità in contanti

D'altra parte, perché la contabilità di cassa non fa corrispondere le spese con le entrate che contribuiscono a generare, può fornire un'immagine imprecisa delle prestazioni dell'azienda. Supponiamo che un'azienda acquisti magliette per un valore di $ 500 ad agosto e le venda per $ 700 a settembre. In base alla contabilità di cassa (e non assumendo altri ricavi o spese), mostrerebbe una perdita di $500 ad agosto e un profitto di $700 a settembre. Né numero, da solo, riflette veramente le prestazioni dell'azienda.

Il principio di competenza della contabilità, perché include debiti e crediti, può mostrare in modo più accurato le prestazioni dell'azienda. Ciò significa che può offrire una base migliore per la pianificazione a lungo termine.

Alcuni istituti di credito richiedono ai propri clienti aziendali di utilizzare la contabilità per competenza. Queste attività generalmente includono:

• Società (diverse dalle società S) con entrate lorde annue medie per i tre anni fiscali precedenti superiori a $ 25 milioni, indicizzato per l'inflazione.
• Partnership che hanno una società (diversa da una società S) come uno dei loro partner, e le entrate lorde annue medie per i tre anni fiscali precedenti superiori a $ 25 milioni (indicizzate per l'inflazione).
• Rifugi fiscali.

In che modo il software di contabilità può aiutare con la contabilità basata sui contanti

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