Elenco di controllo gratuito per le spese delle piccole imprese 2020 e la detrazione fiscale

Le tasse sono una delle principali sfide finanziarie per le piccole imprese intervistate nel rapporto annuale Problemi e priorità di NFIB, che occupa quattro posizioni tra le prime 10 sfide. Le tasse federali sul reddito d'impresa e le imposte statali sul reddito d'impresa sono entrambe di rango elevato. Tenendo il passo con tutte le detrazioni disponibili per le spese aziendali, una piccola azienda può assicurarsi di trarre il massimo vantaggio e ridurre il carico fiscale, garantendo nel contempo che i propri documenti fiscali siano conformi, soprattutto alla luce delle nuove detrazioni e delle modifiche introdotte da The Tax Cuts and Jobs Acts. Il Tax Cuts and Jobs Acts, che è stato convertito in legge nel dicembre 2017, capire tutto può essere fonte di confusione. Le modifiche hanno aggiunto nuove detrazioni, come una disposizione che consente alle piccole imprese di cancellare fino al 20% del reddito d'impresa qualificato dalle loro imposte federali sul reddito; modificate alcune percentuali di detrazione; e ha tolto del tutto alcune detrazioni.

Cosa sono le detrazioni fiscali per le piccole imprese?

Tutte le aziende devono presentare la dichiarazione dei redditi, ma come effettivamente pagare le tasse dipendono da come sono strutturate. La maggior parte delle piccole imprese sono quelle che vengono chiamate entità "pass-through". non lo fanno, come i C-corps, pagare le tasse societarie. Invece "passano" il reddito d'impresa (il suo profitto o la sua perdita) al proprietario, e quel denaro è tassato in base all'aliquota dell'imposta sul reddito individuale del proprietario sulla dichiarazione dei redditi del proprietario.

Le detrazioni fiscali riducono l'importo del reddito d'impresa tassato. L'imprenditore sottrae tutte le detrazioni dal reddito d'impresa (o reddito lordo) per determinare il reddito imponibile prima di calcolare l'importo dell'imposta dovuta.

L'IRS definisce "reddito d'impresa" come reddito ricevuto dalla vendita di prodotti o servizi.

Quali sono i pro ei contro fiscali di ciascuna struttura aziendale?

Struttura aziendale Pro fiscali Svantaggi fiscali Ditta individuale

• Entità passante
• Struttura aziendale facile/economica da configurare
• Requisiti minimi di segnalazione
• Nessuna tassa aziendale

• Responsabilità personale illimitata
• Difficile ottenere finanziamenti aziendali
• Nessuna esistenza perpetua

Collaborazione

• Entità passante
• Nessuna tassa aziendale
• Struttura aziendale facile/economica da configurare

• Responsabilità personale illimitata (a seconda della classificazione della società)
• Nessuna esistenza perpetua
• Deve creare un accordo di partnership ufficiale

Società a responsabilità limitata (LLC)

• Responsabilità limitata
• Struttura di gestione flessibile
• Nessuna tassa aziendale
• Flessibilità nella scelta della struttura fiscale

• Non riconosciuto al di fuori degli Stati Uniti
• Nessuna esistenza perpetua
• Non riconosciuto a livello federale — dettato dallo statuto statale

C società

• Responsabilità limitata
• Numero illimitato di azionisti
• Preferito per IPO e investitori esterni
• Esistenza perpetua

• Doppia tassazione
• Più difficile e costoso iniziare
• Maggiore regolamentazione e supervisione

S società

• Responsabilità limitata
• Entità passante
• Esistenza perpetua
• Nessuna tassa aziendale

• Sono ammessi solo 100 azionisti
• Standard di qualificazione rigorosi
• Riconosciuto solo negli Stati Uniti
• Non riconosciuto da tutti gli stati

Cosa posso detrarre?

Con alcune eccezioni, l'IRS consente la detrazione dell'intero importo delle spese aziendali.

L'IRS dice, “essere deducibile, una spesa aziendale deve essere sia ordinaria che necessaria. Una spesa ordinaria è una spesa comune e accettata nel tuo settore. Una spesa necessaria è utile e appropriata per il tuo commercio o attività. Una spesa non deve essere indispensabile per essere considerata necessaria”.

Molte spese operative, pagamenti di interessi, le tasse e gli ammortamenti sono spese aziendali deducibili. Ma ci sono eccezioni:se una spesa è stata presa in considerazione nel costo delle merci fredde (COG), non può essere nuovamente detratto come spesa aziendale. Anche le spese in conto capitale e le spese personali non sono deducibili.

Alcuni dei cambiamenti più importanti ai sensi del Tax Cuts and Jobs Act non consentono più alle aziende di detrarre le spese di intrattenimento o i benefici di trasporto (pendolarismo), come abbonamenti per i mezzi pubblici, parcheggio o trasporto in un veicolo autostradale per pendolari.

11 principali detrazioni fiscali sulle spese per le piccole imprese

La pubblicazione IRS 535 fornisce una guida completa e dettagli sulle spese aziendali deducibili. Alcuni di quelli più rilevanti per le piccole imprese includono:

Ufficio a casa.

Ci sono due requisiti di base dell'IRS per la detrazione del Ministero degli Interni:una parte della casa deve essere utilizzata regolarmente ed esclusivamente per affari ed essere la sede principale dell'attività. Se tali criteri sono soddisfatti, l'imprenditore può beneficiare di altre spese di detrazione, come interessi ipotecari, assicurazione, servizi di pubblica utilità, riparazioni e deprezzamento per quello spazio.

Poiché tutto questo può essere difficile da elencare, una nuova opzione semplificata consente a un contribuente qualificato di moltiplicare un'aliquota standard (attualmente $ 5 per piede quadrato) per la metratura consentita (non superiore a 300 piedi quadrati) dell'ufficio per determinare l'importo della detrazione.

Spese di affitto.

L'azienda può detrarre l'affitto come spesa aziendale, fornendo, l'IRS dice, che il proprietario non ha o non riceverà equità o titolo sulla proprietà. Se l'impresa affitta un immobile commerciale, l'impresa può detrarre le tasse pagate al o per il locatore. Le linee guida per l'affitto e le spese di locazione sono fornite in dettaglio a partire da pagina 10 della pubblicazione IRS 535.

Retribuzione del dipendente.

Le aziende possono generalmente detrarre i salari, stipendi, bonus, commissioni e altri compensi non monetari, come indennità per ferie e benefici accessori. Per essere deducibile, la retribuzione dei dipendenti deve essere una spesa aziendale ordinaria e necessaria e l'azienda deve pagarla o sostenerla. Inoltre, l'IRS dice che la paga deve soddisfare entrambi i seguenti test:deve essere ragionevole e deve essere per i servizi prestati. Le detrazioni includono:

• Retribuzione per malattia. Le aziende possono anche detrarre gli importi pagati ai dipendenti per malattia e infortunio, compresi gli importi forfettari, come salario.
• Ferie pagate. Le aziende possono detrarre le ferie, ma solo nell'anno fiscale in cui il lavoratore riceve le ferie.
• Programmi di benefici per i dipendenti. Con alcune eccezioni, piani infortunistici e sanitari, assistenza all'adozione, possono essere detratti i piani di mensa e i programmi di assistenza per le persone non autosufficienti. Dato che soddisfano determinate condizioni, possono essere detratte le spese sostenute dai dipendenti per la formazione e l'istruzione.

Spese aziendali rimborsate.

Quando rimborsato nell'ambito di piani responsabili, l'impresa può detrarre i rimborsi spese ai dipendenti. Questi includono:

• Spese T&E. L'azienda può detrarre il 50% di alcune spese per i pasti e il 100% di alcune spese di alloggio rimborsate ai dipendenti per i viaggi di lavoro. Le regole dell'IRS sul rimborso per vitto e alloggio sono fornite in dettaglio nella pubblicazione IRS 463.
• Uso professionale di un veicolo personale. Quando si utilizza lo stesso veicolo per uso aziendale e personale, le spese devono essere divise. Questo può essere basato sul chilometraggio effettivo dell'uso personale rispetto a quello aziendale o sulle spese effettive per il gas, olio, pneumatici, riparazioni, assicurazioni e ammortamenti o canoni di locazione. L'importo della detrazione corrisponde alle spese effettive o al chilometraggio moltiplicato per la tariffa chilometrica standard.

Interesse.

Le regole per la detrazione degli interessi variano, a seconda che i proventi del prestito siano utilizzati per attività commerciali, attività personali o di investimento. L'IRS dice che se i proventi di un prestito vengono utilizzati per più di un tipo di spesa, l'impresa deve destinare gli interessi in base all'utilizzo dei proventi del prestito.

Le imprese devono generalmente limitare gli interessi passivi pagati o maturati durante l'anno fiscale, a meno che non sia soddisfatta un'eccezione alla limitazione. I dettagli completi sono forniti a pagina 14 della pubblicazione IRS 535.

Le tasse.

Le imprese possono detrarre vari federali, stato, imposte locali ed estere direttamente imputabili all'impresa nell'esercizio in cui sono pagate. Le imprese non possono detrarre l'imposta federale sul reddito. Un elenco completo dei dettagli è disponibile alle pagine 18 e 19 della pubblicazione IRS 535.

Assicurazione.

Generalmente, le aziende possono detrarre i premi pagati per l'assicurazione aziendale che copre gli incendi, tempesta, furto, incidente o perdite simili; assicurazione del credito che copre le perdite da crediti inesigibili; ricovero di gruppo e assicurazione medica per i dipendenti, compresa l'assicurazione per l'assistenza a lungo termine, assicurazione di responsabilità civile, assicurazione per negligenza; assicurazione contro gli infortuni sul lavoro; e l'assicurazione automobilistica se tale spesa non è già stata inclusa nella detrazione del veicolo.

Ammortamento.

Generalmente, l'intero costo di una spesa in conto capitale non può essere dedotto nell'esercizio in cui viene acquisito. Ci sono alcune modifiche temporanee a tale regola con il Tax Cuts and Jobs Act. Ma l'ammortamento è una spesa deducibile. L'IRS afferma che la proprietà aziendale che deve essere ammortizzata include mobili per ufficio, edifici, macchinari e attrezzature. Esempi inclusi:

• Veicoli a motore . Mentre auto e camion sono in genere acquisti di capitale, l'impresa può recuperare il costo attraverso detrazioni annuali per ammortamento, entro certi limiti di dollari.
• Strumenti e parti. Se gli strumenti hanno un'aspettativa di vita inferiore a un anno o costano $ 200 o meno per articolo, sono deducibili. Manutenzione regolare sui macchinari, compresa la sostituzione programmata delle parti, è anche una spesa aziendale deducibile.

Ammortamento.

La parte più rilevante di questa categoria fiscale per le piccole imprese è una disposizione che consente detrazioni per l'avvio di attività e costi organizzativi, in genere spese in conto capitale. L'IRS consente alle aziende di detrarre $ 5, 000 di avvio e $ 5, 000 di costi organizzativi pagati o sostenuti dopo il 22 ottobre, 2004. Tale importo viene ridotto dell'importo che i costi totali di avvio o organizzativi superano $ 50, 000, ed eventuali costi residui devono essere ammortizzati.

Spese varie.

Le detrazioni varie sono agevolazioni fiscali che generalmente non rientrano in una particolare categoria fiscale dell'IRS. Loro includono:

• Spese pubblicitarie. Le aziende possono detrarre le spese pubblicitarie direttamente legate alle attività commerciali.
• Commissioni di convenienza della carta di credito. Questa tassa, che le società di carte di credito impongono alle aziende che accettano le loro carte, può essere detratto se pagato dall'impresa.
• Spese legali e professionali. Gli onorari degli avvocati che sono ordinari e necessari e direttamente correlati alla gestione della tua attività sono deducibili come spese aziendali.

Sezione 199A detrazione o detrazione dell'imposta sul reddito d'impresa qualificata.

Ai sensi del Tax Cuts and Jobs Act, i proprietari di passaggio entro determinate soglie di reddito possono detrarre fino al 20% del loro reddito d'impresa qualificato (QBI) per ridurre il loro reddito imponibile. L'IRS offre spiegazioni sulle limitazioni e le disposizioni relative a questa nuova detrazione.

Elenco di controllo gratuito per la detrazione fiscale delle spese per piccole imprese

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L'automazione può facilitare notevolmente la tenuta dei registri per le piccole imprese. Per esempio, Le soluzioni di automazione AP possono ridurre gli errori relativi alla digitazione manuale delle intestazioni delle fatture, preservare automaticamente le informazioni fiscali per i sette anni raccomandati dall'IRS, e inviare automaticamente le fatture.

Considera la creazione di un budget che copra questi cinque elementi:

• Prezzi fissi
• Costi variabili
• Costi una tantum
• Un rendiconto finanziario
• Profitti (cosa rimane dopo che tutto quanto sopra è stato preso in considerazione)

Ti consigliamo inoltre di risparmiare in caso di imprevisti e di consultare un consulente che può aiutarti a sviluppare un piano finanziario adatto alle piccole imprese.

Finalmente, chiedi aiuto quando ne hai bisogno. La NSBA afferma che una piccola impresa su tre dichiara di spendere più di 40 ore all'anno in tasse federali. La maggior parte delle piccole imprese (63%) spende più di 1 dollaro, 000 ogni anno sulla sola amministrazione delle imposte federali.

Non sorprende quindi che circa i due terzi delle piccole imprese paghino un commercialista/contabile esterno per gestire le proprie tasse. Ci sono ancora più vantaggi qui come unico proprietario:il costo dell'assunzione di un professionista fiscale per preparare quella parte della dichiarazione dei redditi relativa alle imprese è deducibile.