Come scrivere un resoconto delle spese di una piccola impresa

La gestione delle spese presenta molte sfide per una piccola impresa. Contenendo le spese, il mantenimento dei controlli su chi spende i fondi aziendali e la comprensione delle implicazioni fiscali hanno un impatto diretto sui profitti. La creazione di una nota spese completa aiuterà la tua azienda a trarre vantaggio dalle detrazioni fiscali e a garantire che i dipendenti vengano rimborsati in modo efficace.

Inoltre, poiché le aziende consentono sempre più ai dipendenti di lavorare da casa, molte aziende stanno gestendo nuove e/o maggiori richieste di rimborso per spese legate al lavoro a distanza. Per aumentare la liquidità a breve termine, molte piccole imprese stanno esaminando attentamente dove possono ridurre i costi e cosa devono rimborsare.

Che cos'è una nota spese per piccole imprese?

Una nota spese tiene traccia delle spese sostenute dai dipendenti durante lo svolgimento delle funzioni aziendali. Uno degli scopi principali delle note spese è il rimborso delle spese che i dipendenti hanno pagato di tasca propria o con una carta di credito aziendale. Tratteremo entrambi questi scenari qui.

Punti chiave

• Fatto correttamente, le note spese consentono alle aziende di ricevere detrazioni fiscali per i rimborsi ai dipendenti.
• I report organizzati aiutano i leader delle piccole imprese a capire dove i dipendenti hanno speso più soldi e possono rendere più facile individuare le frodi.
• Le piccole aziende possono utilizzare un modello Excel di base per le note spese per registrare le informazioni sui dipendenti e i dettagli rilevanti per ciascuna spesa in un determinato periodo.
• Man mano che le imprese maturano, possono realizzare grandi vantaggi con un sistema di gestione delle spese che automatizza gran parte del processo.

Perché le note spese sono importanti?

Un'azienda che richiede ai dipendenti di inviare note spese può usufruire delle detrazioni fiscali. Quando le spese sono rimborsate in base a quello che viene chiamato un piano contabile, i rimborsi non sono tassati come salario per il dipendente e l'azienda può detrarre i rimborsi come spese aziendali. Nei piani non responsabili, i rimborsi sono trattati e tassati come reddito lordo dei dipendenti.

Per essere un piano responsabile, l'IRS richiede che le modalità di rimborso delle spese aderiscano a queste tre regole:

1. La spesa deve avere una connessione commerciale. Il dipendente deve aver pagato o sostenuto spese deducibili durante l'esecuzione di servizi come dipendente.
2. Il dipendente deve rendere conto adeguatamente al datore di lavoro di tali spese entro un periodo di tempo ragionevole. Ciò si ottiene fornendo al datore di lavoro una dichiarazione della spesa (di solito una nota spese) e la prova documentale della spesa, come le ricevute.
3. Il dipendente deve restituire qualsiasi rimborso o indennità in eccesso entro un periodo di tempo ragionevole.

Vantaggi di una nota spese per le piccole imprese

Richiedere ai dipendenti di inviare note spese per le spese aziendali rimborsabili può fornire diversi vantaggi per le piccole imprese. Ecco tre vantaggi principali:

• Approfitta del risparmio fiscale. Richiedendo che i dipendenti presentino note spese per le spese aziendali rimborsabili, l'impresa può usufruire delle agevolazioni fiscali rimborsandole secondo le regole del piano contabile. Poiché i pagamenti delle spese possono essere detratti, che riduce il carico fiscale della società.
• Comprendere meglio i costi di viaggio e altre spese. Con una regolare politica di rendicontazione delle spese in atto, le piccole imprese possono comprendere meglio le vendite e le altre spese relative ai dipendenti. Un picco nelle tariffe delle compagnie aeree avrà un impatto su una piccola impresa che richiede che il personale di vendita o di assistenza effettui lunghi viaggi, Per esempio. Allo stesso modo, alcune aziende spendono molto per i pasti per clienti o potenziali clienti. I resoconti delle spese formalizzati forniscono visibilità su tali costi e la direzione può modificare le linee guida per adeguare la spesa di conseguenza.
• Rifiuta spese discutibili e previeni vere e proprie frodi. Le note spese aiutano l'azienda a vedere le aree di spesa elevata e ad apportare modifiche. Questo è importante, poiché il 56% dei CFO in un sondaggio di Robert Half Management Resources ha affermato di aver visto un aumento del numero di "invii di rimborso inappropriati" da parte dei lavoratori negli ultimi tre anni. Alcuni sono facili da individuare e rifiutare senza discutere:uno yacht, un viaggio in Italia e un pogo stick sono tre cose che i dirigenti hanno detto a Robert Half di aver visto i dipendenti tentare di spendere. Altri possono passare attraverso perché la loro validità ai sensi della politica è meno netta, come l'assistenza all'infanzia, pastelli o rimozione di cimici.

Cosa dovrebbe includere una nota spese?

Rimborsi spese improprie possono essere il sottoprodotto di una politica di spesa poco chiara o irrealistica o mal comunicata. E quando la politica non è chiara, ci sono ripercussioni a cascata, compreso il tempo impiegato per completare, rifiutando, ripresentare ed elaborare le richieste di rimborso spese e rimborso.

Ogni nota spese dovrebbe includere:

• Il nome del dipendente
• La data di presentazione della relazione
• Un numero con cui fare riferimento
• Il nome del dirigente del dipendente
• Il periodo per il quale chiedono il rimborso delle spese
• Un elenco dettagliato di ogni spesa che include:
• La data in cui è stata sostenuta la spesa
• Il conto spese del piano dei conti a cui deve essere collegato (ad es. forniture per ufficio)
• L'importo della spesa
• Una descrizione dettagliata della spesa, compreso cosa fosse e dov'era, e lo scopo commerciale o il rapporto commerciale
• Ricevute per tutte le spese, dove possibile

La spesa per il chilometraggio deve includere informazioni su:

• L'indirizzo del luogo di partenza
• L'indirizzo della posizione finale
• Il chilometraggio esatto tra quei punti
• La tariffa chilometrica standard federale dell'IRS per calcolare il rimborso totale delle miglia (la tariffa per il 2020 è di 57,5 ​​centesimi per miglio).

7 passaggi per creare una nota spese per la tua piccola impresa

• Se l'azienda non dispone di un software di gestione delle spese, inizia a creare un modello in Microsoft Excel. Sono disponibili molti modelli gratuiti basati su Excel.
• Il modello dovrebbe fornire aree nella parte superiore del modulo per inserire le informazioni di base. Ciò include il nome e/o il numero di identificazione del dipendente, la data di invio del modulo, un numero di riferimento/numero di fattura, il nome del loro responsabile e il periodo per il quale vengono richiesti i rimborsi spese.
• Crea una colonna per la data di spesa. Qui è dove il dipendente inserirà la data in cui è stata sostenuta ogni spesa.
• Creare una colonna per il conto spese nel piano dei conti da cui verrà rimborsata la spesa. In Excel, può essere un menu a discesa in cui il team finanziario ha importato i conti spese più rilevanti per il rimborso dei dipendenti.
• Crea una colonna per l'importo della spesa. Qui è dove il dipendente inserirà l'importo esatto che corrisponde alla ricevuta.
• Crea una colonna per la descrizione della spesa. Il dipendente descriverà per cosa viene richiesto il rimborso e perché si tratta di una spesa aziendale legittima.
• Chiedi ai dipendenti di numerare le ricevute in modo che corrispondano alle righe che descrivono ogni spesa.

Utilizzo di Excel per creare una nota spese

I passaggi precedenti possono indirizzare un dipendente attraverso la creazione e l'inserimento manuale delle spese in un foglio di calcolo Excel. Microsoft offre modelli gratuiti di note spese basati su Excel. L'esempio seguente è stato leggermente modificato per rimuovere le colonne sull'intrattenimento, che ai sensi del Tax Cuts and Jobs Act non si qualifica più come spesa aziendale e non sarà deducibile dalle tasse.

Excel può essere uno strumento utile per gestire la rendicontazione delle spese di piccole imprese, ma un'azienda può trovarsi rapidamente a superare i processi manuali richiesti. La Global Business Travel Association (GBTA) stima che occorrono in media 58 dollari per inviare ed elaborare una nota spese e altri 52 dollari per correggerla. In media, il 20% contiene errori, ognuno dei quali richiede al personale dei conti da pagare 18 minuti per essere risolto. Automatizzare maggiormente il processo:dalla generazione della nota spese, alle approvazioni, all'integrazione con la contabilità fornitori—porta importanti guadagni di efficienza.

Utilizzo del software di contabilità e gestione delle spese

Technavio afferma che gli investimenti nell'automazione della gestione delle spese dovrebbero crescere a un tasso di crescita annuale composto del 12% fino al 2021, con un fattore chiave che è la crescente forza lavoro mobile.

I sistemi di gestione delle spese sfruttano la tecnologia come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per utilizzare una foto di una ricevuta per popolare automaticamente i campi in una nota spese. Questa tecnologia di raccolta dati semplifica la rendicontazione delle spese per la forza lavoro mobile. Inoltre, l'integrazione con i dispositivi GPS può creare un modo semplice e preciso per registrare il chilometraggio.

Il software di gestione delle spese può anche contrassegnare automaticamente le spese che sono al di fuori della politica e vietare ai dipendenti di procedere con spese discutibili. Inoltre indirizza i rapporti alle persone giuste per l'approvazione, garantendo controlli adeguati e risparmiando tempo al team di contabilità fornitori. E se la soluzione è collegata al software di contabilità fornitori di un'azienda, può semplificare il processo di pagamento, cosa che sia il team di contabilità che i dipendenti apprezzeranno.

Prendi Spark MicroGrants, ad esempio, una startup che concede sovvenzioni alle comunità dell'Africa orientale in modo che i residenti possano avviare un'attività in proprio. Per ciascuno dei quattro paesi in cui opera, ci volle un giorno al funzionario finanziario per riconciliare tutte le note spese. Il direttore finanziario rivedeva quei rapporti e tornava con domande, portando a un sacco di avanti e indietro. Una migliore gestione delle spese, ovvero implementazione del software di gestione delle spese:Spark MicroGrants ha risparmiato 64 ore ogni mese.

Poiché le aziende iniziano a riprendere i viaggi d'affari sulla scia del COVID-19 e offrono una maggiore flessibilità di lavoro da casa, nuovi problemi sicuramente sorgeranno. Le aziende possono prepararsi semplificando politiche e processi ora, e assicurati che la nota spese non sia un ulteriore stress per i dipendenti che cercano semplicemente di svolgere il proprio lavoro.