Buste paga per piccole imprese:dalle spese alle detrazioni e alla rendicontazione:tutto ciò che devi sapere

Per molte piccole imprese, le spese per il personale sono uno dei maggiori costi per fare affari. Anche pagare i dipendenti può essere un lavoro che richiede tempo ed è fondamentale che sia fatto bene. Anche se hai relativamente pochi dipendenti, può essere difficile stare al passo con l'evoluzione delle leggi fiscali e salariali, mantenere tutti i registri richiesti e pagare tutti in modo accurato e puntuale. Le sanzioni per il mancato rispetto sono gravi e gli errori possono anche avere un impatto negativo sulla fiducia e sul morale dei dipendenti. Le soluzioni per il libro paga possono ridurre notevolmente la complessità e i rischi, ma hai ancora bisogno di capire cosa è coinvolto nel processo del libro paga.

Punti chiave

• Il libro paga è uno dei primi due o tre costi ricorrenti per la maggior parte delle piccole imprese.
• Il libro paga è uno dei punti più importanti di impegno tra datore di lavoro e dipendente. Il modo in cui gestisci le buste paga può avere un impatto significativo sulla fiducia e sul morale dei dipendenti.
• Il libro paga è complesso. La ritenuta d'acconto e altre detrazioni possono variare per ciascun dipendente. Le leggi fiscali e salariali cambiano frequentemente.
• Se il libro paga non viene gestito correttamente, le imprese possono incorrere in pesanti sanzioni in caso di mancato rispetto.
• Il software e i servizi per le buste paga possono aiutare le aziende a gestire in modo efficiente le buste paga, rimani aggiornato con federale, regolamenti statali e locali sui salari, trattenere e pagare correttamente le tasse, e gestire i benefici per i dipendenti.

Che cos'è il libro paga?

Il libro paga si riferisce generalmente al processo di pagamento dei dipendenti, sebbene il termine sia talvolta utilizzato anche per indicare l'elenco dei dipendenti dell'azienda o il costo totale degli stipendi del personale.

Dal punto di vista di un dipendente, libro paga potrebbe sembrare ingannevolmente semplice. Un dipendente impiega una settimana di lavoro e riceve la retribuzione netta nel giorno di paga programmato, con imposte e contributi previdenziali già detratti.

Ma dietro le quinte c'è molto da fare per assicurarsi che ogni dipendente venga pagato in modo accurato e puntuale. Salari, gli oneri fiscali e le altre detrazioni possono essere diversi per ciascun dipendente. Le imprese devono prestare molta attenzione ai complessi federali, obblighi di dichiarazione e pagamento dell'imposta sui salari statali e locali. Le aziende devono sempre assicurarsi di avere abbastanza denaro disponibile per pagare in tempo, il che significa che devono ottenere entrate sufficienti per coprire costantemente le spese del personale.

Come funziona il libro paga?

Ecco una panoramica generale di come funziona il libro paga:

Per ogni periodo di paga l'azienda calcola le buste paga dei dipendenti in base al loro stipendio o salario orario e alle ore lavorate, meno i loro obblighi fiscali richiesti e qualsiasi altra deduzione pertinente, come l'assicurazione sanitaria o i contributi del piano pensionistico. I dipendenti possono scegliere di trattenere le tasse aggiuntive (modulo W-4). Anche queste indennità aggiuntive devono essere prese in considerazione nel calcolo lordo-netto.

Sulla base di questi calcoli, l'azienda fornisce quindi la retribuzione netta a tutti i dipendenti il ​​giorno di paga, sia elettronicamente che tramite assegno. L'azienda paga anche la quota dei dipendenti e la propria quota di imposte sui salari all'IRS e alle autorità locali competenti e aggiorna il suo libro mastro generale per riflettere ciò che è stato pagato. L'azienda deve inoltre conservare i registri in conformità con le regole dell'IRS e del Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti, e dichiarare le tasse in conformità con i programmi dell'IRS, oltre a qualsiasi richiesta statale e locale di rendicontazione fiscale e requisiti di tenuta dei registri.

Le aziende possono scegliere di gestire manualmente le buste paga internamente, esternalizzare il lavoro a una società di gestione delle paghe o ad un commercialista dedicati, oppure utilizzare una soluzione software per la gestione delle paghe.

Chi è sul libro paga?

Parlando in generale, il termine libro paga si applica solo ai lavoratori che sono considerati dipendenti ai sensi del Fair Labor Standards Act (FLSA); non include appaltatori indipendenti. Le imprese sono tenute a trattenere, pagare e dichiarare le imposte sui salari per i dipendenti, ma non per gli appaltatori.

Molte soluzioni per il libro paga possono essere utilizzate per pagare sia gli appaltatori che i dipendenti; però, gli appaltatori e gli altri "non dipendenti" vengono generalmente pagati tramite conti da pagare:non vengono trattenute imposte sui salari. Gli appaltatori ricevono un modulo 1099 alla fine dell'anno solare e devono pagare le proprie tasse sui salari.

• Qual è la differenza tra un dipendente e un appaltatore indipendente? Appaltatori indipendenti, conosciuti in alcuni settori come liberi professionisti, può lavorare per un'azienda, ma non sono tecnicamente considerati dipendenti secondo gli standard dell'IRS. Ricevono diverse forme di imposta sul reddito dall'azienda (un 1099-MISC invece di un W-2), e non hanno diritto ai benefici che i dipendenti possono ottenere, come l'assicurazione contro la disoccupazione e l'invalidità statale e federale. Gli appaltatori indipendenti devono pagare le proprie tasse sui salari quando arriva la stagione delle tasse; l'impresa non è legalmente obbligata a trattenere, depositare e pagare le tasse sui salari. Perciò, gli appaltatori indipendenti generalmente ricevono la loro retribuzione lorda totale senza ritenute o detrazioni.

• E se fossi il mio unico dipendente? Se sei l'unico dipendente della tua piccola impresa, il modo in cui viene classificata la tua attività determinerà il modo in cui verrai pagato. Se la tua attività è costituita come una società S o C, sei legalmente obbligato a ricevere un salario come qualsiasi dipendente (ad es. le imposte sul reddito vengono trattenute dai tuoi stipendi e l'azienda copre la sua quota di imposte sui salari).

  Se la tua attività è costituita come ditta individuale o società di persone, in genere non ti qualifichi come dipendente e ricevi invece la retribuzione tramite i sorteggi del proprietario prelevati direttamente dalle entrate e dai profitti della tua azienda. Sei personalmente responsabile del pagamento di tutte le tasse pertinenti.

La mia piccola impresa ha bisogno di buste paga?

Se hai dipendenti, la tua azienda ha bisogno di gestire il libro paga. Sia che tu decida di farlo manualmente, esternalizzare o utilizzare una soluzione software per la gestione delle paghe, ogni azienda con dipendenti ha bisogno di un modo organizzato per tenere traccia delle ore dei dipendenti, pagare i lavoratori, gestire le imposte sui salari e tenere i registri.

Ma data la complessità del libro paga, semplicemente sapendo che devi correre la busta paga non basta. Devi comprendere buste paga per rendere felici i dipendenti, ottimizzare le finanze aziendali e rispettare le normative. La mancata osservanza della dovuta diligenza può portare a problemi con i dipendenti, l'IRS e il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti.

Spiegazione del libro paga per le piccole imprese

Il libro paga delle piccole imprese è molto più che consegnare gli stipendi ai dipendenti in tempo, anche se è vitale. Il libro paga riguarda anche la protezione dei dipendenti, tenerli felici, ottemperare agli adempimenti fiscali sui salari, gestione del flusso di cassa e ottimizzazione delle prestazioni aziendali:

• Protezione dei dipendenti: I dipendenti a libro paga hanno generalmente diritto a benefici come l'indennità di disoccupazione. Altri benefici per i dipendenti che sono direttamente legati al libro paga includono l'assicurazione sanitaria e i contributi ai piani pensionistici. Le piccole imprese che possono permettersi di offrire tali vantaggi possono godere di vantaggi competitivi quando si tratta di assumere e trattenere dipendenti.
• Mantenere i dipendenti coinvolti: Quando i dipendenti sono sicuri che la loro retribuzione sia regolare e accurata, può sollevare il morale, impegno e fiducia nel proprio datore di lavoro. In contrasto, Gli errori del libro paga come buste paga in ritardo o errate possono drenare rapidamente e causare tensione. Un sondaggio ha rilevato che il 49% dei lavoratori americani inizierà a cercare un nuovo lavoro dopo solo due problemi di stipendio.
• Conformità ai requisiti fiscali sui salari e alle leggi sul lavoro: Le aziende devono rimanere al passo con le complesse normative fiscali e del lavoro che operano a livello federale, livello statale e locale. Queste normative sono soggette a continue modifiche. Nel 2020, Per esempio, molti requisiti di pagamento delle tasse sono stati temporaneamente allentati a causa della pandemia di COVID-19. La conformità può essere ancora più complicata se i dipendenti vivono in una giurisdizione ma lavorano in un'altra, come spesso accade per le imprese situate vicino ai confini di stato o che assumono lavoratori a distanza.
• Gestire il flusso di cassa e la liquidità: Il libro paga è la più grande spesa ricorrente per molte piccole imprese. È necessaria un'attenta gestione finanziaria per garantire che l'azienda disponga di un flusso di cassa e liquidità adeguati per gestire i propri obblighi, soprattutto perché i costi del personale possono essere superiori a quanto inizialmente realizzato da molte piccole imprese. Contributi del datore di lavoro come tasse, i benefici e le commissioni per il servizio paghe in genere aggiungono il 15% -20% al costo totale degli stipendi dei dipendenti. Il libro paga è anche molto sensibile al tempo; l'azienda deve disporre di liquidità sufficiente per coprire completamente il libro paga.
• Ottimizzazione delle prestazioni aziendali: La gestione efficiente del libro paga richiede che le aziende trovino un equilibrio tra avere abbastanza dipendenti per svolgere il lavoro senza assumere più lavoratori del necessario. Allo stesso tempo, l'azienda potrebbe aver bisogno di mantenere abbastanza liquidità a disposizione per portare ulteriori lavoratori se sono necessari con breve preavviso per soddisfare la domanda o coprire i dipendenti malati. Molte aziende che lavorano sui progetti dei clienti necessitano anche di una visione chiara delle spese del personale per analizzare costi e redditività.

Come impostare il libro paga per una piccola impresa

L'impostazione del libro paga per una piccola impresa potrebbe non essere molto complicata, ma è necessario conoscere i requisiti esatti del libro paga. Il processo può essere suddiviso in sette passaggi fondamentali:

1. Richiedi un numero di identificazione del datore di lavoro federale (EIN). Conosciuto anche come ID fiscale aziendale, il tuo EIN è il numero univoco che l'IRS assegna alla tua attività. È possibile richiedere un EIN online tramite il sito Web dell'IRS, per posta o per fax. Alcuni stati e località hanno requisiti aggiuntivi per la registrazione fiscale del datore di lavoro, come un ID fiscale statale, quindi assicurati di verificare con le agenzie governative statali e locali appropriate.

2. Comprendi i dati finanziari della tua azienda. Inizia impostando la struttura appropriata per tenere traccia delle spese del personale nella tua contabilità generale. Calcola i tuoi costi del personale in dollari e come percentuale delle entrate. Sebbene i costi del personale varino a seconda del settore e dell'azienda, è generalmente una buona regola empirica mantenere i costi simili a quelli dei concorrenti di successo.

3. Fai la tua due diligence normativa. Per mitigare le sanzioni fiscali sui salari e altri rischi di non conformità, è necessario conoscere i dettagli delle tasse e delle leggi sul lavoro. Le leggi sono soggette a frequenti modifiche e le imposte sui salari possono variare per i singoli dipendenti, soprattutto se vivono in stati o giurisdizioni diversi.

4. Classifica i tuoi dipendenti. Assumerai dipendenti a tempo pieno o appaltatori indipendenti? I dipendenti saranno stipendiati o a ore? Avrai anche dipendenti stagionali o stagisti? Qual è il tasso di retribuzione e lo status fiscale di ciascun dipendente? Le risposte a queste domande aiuteranno a determinare i tuoi obblighi ai sensi del diritto tributario e del lavoro. Se i dipendenti sono classificati erroneamente, potresti affrontare multe salate e offuscare la fiducia con i tuoi lavoratori. Per esempio, trattare gli appaltatori come dipendenti e controllare quando e come lavorano, piuttosto che solo il risultato del loro lavoro, può essere considerata una forma di furto del salario. Assicurati che ogni dipendente compili la necessaria nuova documentazione di assunzione e i relativi moduli fiscali, come i moduli IRS I-9 e W-4.

5. Determina il periodo di paga. Gestirai le buste paga settimanalmente, bisettimanale, mensile o semestrale? Gestire il libro paga meno spesso significa meno scartoffie e forse anche costi di elaborazione inferiori, ma i dipendenti potrebbero preferire essere pagati più frequentemente e alcuni stati hanno requisiti minimi di frequenza. Verificare con il dipartimento del lavoro del proprio stato per assicurarsi che il periodo di paga prescelto soddisfi le normative. Bisettimanale è il più comune, seguito da settimanale. Solo il 5% circa degli americani viene pagato mensilmente. Dopo aver impostato un piano retributivo che funzioni per la tua azienda e i tuoi dipendenti, è una buona idea distribuire un calendario del libro paga e una spiegazione di come funziona il libro paga in modo che tutti i dipendenti abbiano una chiara comprensione.

6. Stabilire le politiche di ferie e l'ammissibilità ai benefici. Offrirai permessi retribuiti e congedi per malattia retribuiti? Se è così, quanti giorni o ore riceveranno i dipendenti? Le ore matureranno e verranno trasferite all'anno successivo se non utilizzate? Se la tua azienda prevede di offrire vantaggi, quando i dipendenti diventeranno idonei, e quale impatto avranno i benefici sulle spese e sui calcoli del personale? Assicurati di spiegare chiaramente le politiche e i vantaggi a tutti i dipendenti.

7. Inizia con una soluzione per il libro paga. Decidi come gestire il tuo sistema di paghe, a seconda delle esigenze e delle capacità della tua azienda. Le opzioni includono farlo manualmente in casa, esternalizzazione a un contabile o servizio di gestione stipendi o utilizzo di software per la gestione stipendi.

Una volta che hai definito il tuo piano salariale completo, classificato i tuoi dipendenti e ricevuto un EIN, sei pronto per iniziare a gestire il libro paga.

3 modi per eseguire il libro paga

Ci sono tre modi principali in cui una piccola impresa può gestire il libro paga:

1. Manualmente in casa: Questo approccio fai-da-te di solito prevede l'utilizzo di fogli di calcolo e calcolatori di buste paga online per calcolare gli stipendi e determinare la ritenuta d'acconto e altre detrazioni. Dovrai seguire da vicino le modifiche alle normative fiscali e del lavoro per assicurarti di calcolare correttamente la retribuzione dei dipendenti e seguire tutte le regole. Dovrai anche tenere il passo con i documenti per assicurarti di essere protetto in caso di audit.

   L'esecuzione manuale del libro paga può richiedere molto tempo, e i calcoli possono diventare rapidamente complicati man mano che si aggiungono dipendenti e benefici:anche due dipendenti con lo stesso stipendio possono avere indennità di ritenuta fiscale diverse. Il libro paga manuale è il migliore per le aziende che hanno pochi dipendenti e semplici, esigenze di busta paga semplici. In genere non è la migliore soluzione a lungo termine per le aziende che intendono crescere e assumere più dipendenti.

2. Esternalizzare: Ciò comporta l'assunzione di una società di gestione delle paghe esterna o di un contabile per gestire completamente le buste paga per la tua attività. L'outsourcing di solito significa un processo a mani libere dopo l'impostazione iniziale del libro paga, anche se potresti dover fornire informazioni come i cartellini dei dipendenti se la società del libro paga non offre un modo per tenere traccia delle ore.

   Il provider gestisce tutti i calcoli del libro paga e distribuisce gli stipendi. Il fornitore di outsourcing è anche responsabile del rispetto delle leggi fiscali e del lavoro, quindi la tua azienda non è ritenuta responsabile per sanzioni se buste paga o dichiarazioni fiscali non sono corrette.

3. Software per la busta paga: Le soluzioni software per le paghe possono essere intese come il punto intermedio tra le opzioni interne e quelle in outsourcing. Il software per il libro paga in genere automatizza molti aspetti del libro paga, compresa l'esecuzione di tutti i calcoli, trattenere le tasse e pagare i dipendenti. Però, rispetto all'esternalizzazione, Il software per il libro paga in genere offre alle aziende un maggiore livello di controllo.

   Le soluzioni software per le paghe possono anche integrarsi con altri software aziendali, come i sistemi di contabilità o risorse umane. Però, le aziende sono pienamente responsabili del rispetto delle leggi fiscali e dei regolamenti sul lavoro applicabili, anche se una buona soluzione software per la gestione degli stipendi dovrebbe rimanere aggiornata con i requisiti in ogni giurisdizione.

   Funzionalità del software per le paghe delle piccole imprese

   Il software per le paghe di solito offre funzionalità come il calcolo automatico dei guadagni e delle detrazioni, revisione e modifica delle buste paga in tempo reale e molteplici opzioni di pagamento, tra cui deposito diretto o assegni cartacei. Alcuni software per le buste paga gestiscono anche la dichiarazione dei redditi e forniscono moduli fiscali di fine anno per le aziende e i loro dipendenti. I dipendenti possono avere accesso a un portale online o a un'app mobile che consente loro di controllare le buste paga, informazioni sui benefici e quanto tempo retribuito hanno maturato, oltre a consentire loro di inserire informazioni come un cambio di indirizzo.

   Come scegliere il software per le paghe

   Quando si sceglie un software per la gestione delle paghe, ti consigliamo di considerare alcuni punti critici:

   • Il software si integrerà con le soluzioni aziendali esistenti come i programmi di contabilità e risorse umane? Può aggiornare automaticamente la contabilità generale della tua azienda con le spese del personale, oppure fornisce solo informazioni sintetiche che devono essere reinserite nel sistema contabile?
   • Quanti dettagli e controllo avrai sul libro paga? Per esempio, è possibile visualizzare le spese del personale per reparto?
   • Se un dipendente viene licenziato o licenziato prima della fine del periodo di retribuzione, dovrai eseguire il ciclo degli stipendi fuori ciclo per pagarli immediatamente. Il software ti consentirà di eseguire la gestione stipendi al di fuori del ciclo di gestione stipendi standard? Se è così, le buste paga fuori ciclo sono gratuite o ci sarà un sovrapprezzo?
   • Il software ha la flessibilità di gestire le tasse statali e locali se i dipendenti risiedono in giurisdizioni diverse? La società di software dispone delle risorse per stare al passo con tutti i cambiamenti che si verificano a livello federale, livello statale e locale?
   • Esistono opzioni self-service in modo che i dipendenti possano accedere facilmente e aggiornare le informazioni senza dover contattare un manager o uno specialista del libro paga?
   • Quanto è sicuro il sistema? I dati sulle buste paga sono privati ​​e altamente sensibili. La protezione della privacy dei dipendenti è essenziale, e le informazioni sullo stipendio sono spesso un argomento delicato. Il software dovrebbe offrire la possibilità di limitare l'accesso in base al tipo di informazioni e al ruolo dell'utente.
   • Il software è facile da usare, e quanta formazione e supporto tecnico fornisce il fornitore?
   • Il costo della soluzione software del libro paga corrisponde al tuo budget?

Metodi di pagamento del libro paga

Ci sono tre modi principali per pagare i dipendenti:buste paga, buste paga e deposito diretto.

Tradizionalmente, generare buste paga richiedeva tempo, ma le soluzioni per le buste paga possono ora automatizzare il processo e consentire alle aziende di stampare direttamente gli assegni.

Carte paga, un tipo di carta di debito, stanno crescendo in popolarità. Ogni dipendente riceve una carta ricaricabile. La paga del dipendente viene depositata sul conto della carta di debito ogni giorno di paga. Le carte in genere funzionano sulle principali reti di carte, come Visa e Mastercard, in modo che i dipendenti possano utilizzarle ovunque tali carte siano accettate, ma non sono collegati a conti correnti come una tipica carta di debito.

Il deposito diretto utilizza la rete di pagamento Automated Clearing House (ACH) per depositare direttamente fondi dal conto bancario della tua azienda al conto bancario del dipendente. Dopo la configurazione iniziale, l'accredito diretto è un modo semplice e veloce per pagare i dipendenti ed è diventato il metodo di pagamento delle buste paga più comune.

Deposito diretto per piccole imprese

Qualsiasi attività commerciale, piccolo o grande, possono pagare i dipendenti tramite deposito diretto, e la maggior parte lo fa. Secondo un sondaggio del 2020, quasi il 94% dei dipendenti americani viene ora pagato con questo metodo. È veloce e conveniente, e i dipendenti ricevono la paga direttamente sui loro conti bancari, senza dover depositare o rischiare di perdere un assegno.

Per pagare i dipendenti tramite deposito diretto, dovrai prima impostare un deposito diretto con la banca che detiene il tuo conto bancario aziendale o tramite un servizio di buste paga. Una volta completata la configurazione iniziale, avrai bisogno del numero di conto bancario e del numero di routing di ciascun dipendente. Da quel punto, ogni volta che esegui il libro paga, la tua banca invierà una serie di depositi diretti tramite la rete ACH ai conti bancari dei tuoi dipendenti. In genere sono necessari da uno a due giorni per addebitare il tuo conto, accreditare i conti dei dipendenti e cancellare i fondi per l'utilizzo da parte dei dipendenti.

Ancora, il deposito diretto non è privo di svantaggi. Per esempio, le aziende devono prestare particolare attenzione alla privacy dei dipendenti durante l'archiviazione di dati bancari sensibili, e non c'è modo di interrompere il pagamento su un deposito diretto se la busta paga è stata calcolata in modo errato. È anche sensibile al tempo. Assicurati di controllare la scadenza per l'origine del deposito diretto della tua banca per assicurarti che la paga dei dipendenti venga liquidata in tempo. Ulteriore, tutti i pagamenti dei dipendenti verranno prelevati dal tuo conto bancario contemporaneamente, quindi è fondamentale disporre di fondi sufficienti nel tuo conto per poter effettuare le buste paga.

Cosa è incluso in una busta paga?

Sebbene non ci siano requisiti federali, la maggior parte delle leggi statali sul lavoro richiedono che le aziende forniscano ai dipendenti un modo per vedere le loro buste paga, noto anche come busta paga, con ogni busta paga, anche se pagati tramite deposito diretto o con carta paga. Le buste paga vengono emesse ogni giorno di paga e includono le seguenti informazioni:

• Informazione Generale come il nome del dipendente, l'appuntamento, periodo di paga e ore lavorate.
• Le tasse detratto dalla retribuzione di un dipendente. Le tasse sono tipicamente suddivise in federali, tasse statali e locali, più sicurezza sociale e Medicare.
• Detrazioni aggiuntive sottratto dalla busta paga del dipendente per finalità quali contributi previdenziali, prestazioni di assicurazione sanitaria o pignoramenti salariali.
• Guadagno compreso il salario di base, qualsiasi lavoro straordinario e reddito aggiuntivo come mance, commissioni o bonus. Le buste paga mostrano sia la retribuzione lorda (retribuzione totale prima di eventuali detrazioni) sia la retribuzione netta (nota anche come retribuzione da portare a casa). I guadagni vengono generalmente visualizzati per il periodo di paga corrente e per l'anno in corso.

5 passaggi per il libro paga delle piccole imprese

Una volta che la soluzione per la gestione delle paghe per le piccole imprese è stata configurata e pronta per l'uso, ci sono cinque passaggi per eseguire ogni batch di buste paga:

1. Tieni traccia delle ore dei dipendenti. Puoi farlo manualmente inserendo i dati, utilizzando un orologio, una punzonatrice o un software di rilevazione presenze. Alcune soluzioni software per le buste paga includono software di monitoraggio del tempo.

2. Esegui i numeri. Calcola la retribuzione lorda dei dipendenti in base al loro stipendio o alle ore lavorate, più eventuali entrate aggiuntive come mance o commissioni. Sottrarre tutte le tasse pertinenti e altre detrazioni.

3. Paga i dipendenti. Distribuire gli stipendi, ricaricare carte di pagamento o trasferire fondi tramite deposito diretto. Fornire buste paga. Registrare i pagamenti a ciascun dipendente, l'importo totale della busta paga e altre informazioni a fini contabili e fiscali.

4. Pagare le tasse sui salari e altre spese. Depositare le tasse e presentare i moduli fiscali alle agenzie governative in conformità con i loro programmi richiesti. Pagherai sia la quota dei dipendenti delle tasse sui salari, che è stato trattenuto dai loro stipendi, e la quota del datore di lavoro. Le tasse sui salari devono essere pagate elettronicamente, di solito attraverso Sistema di pagamento fiscale federale elettronico (EFTP). Pagherai anche le aziende che forniscono benefici ai dipendenti, come fornitori di assicurazioni sanitarie, ed eventuali commissioni dovute a società di outsourcing delle buste paga o fornitori di software per buste paga.

5. Tieni registri accurati. Sotto la FLSA sei tenuto a conservare registrazioni accurate dei pagamenti del libro paga per tre anni. Non importa come tieni i registri delle buste paga. Ciò che conta è che tu li conservi in ​​un luogo sicuro e accessibile che possa essere messo a disposizione del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti entro 72 ore dalla richiesta.

Quali sono i rapporti sui salari e le responsabilità fiscali dei datori di lavoro?

Gestire le tasse sui salari, note anche come tasse sul lavoro, è uno degli aspetti più complicati del libro paga. Ci sono diverse ragioni per questo:

• Ci sono federali, imposte sui salari statali e locali di cui preoccuparsi, alcuni che sono pagati solo dai dipendenti, altri pagati solo dai datori di lavoro e altri pagati da entrambi. Questi includono le tasse federali sul reddito, Federal Insurance Contributions Act (FICA) tasse che finanziano la Social Security e Medicare, Tasse della Federal Unemployment Tax Act (FUTA) che finanziano le indennità di disoccupazione e le tasse statali e locali come le tasse statali sul reddito e sulla disabilità.
• Le leggi fiscali sono soggette a modifiche e le sanzioni per il mancato rispetto possono essere severe.
• I dipendenti possono essere tassati in modo diverso a seconda della loro situazione finanziaria personale e del luogo in cui vivono.
• I datori di lavoro devono fornire moduli e documenti fiscali di fine anno ai dipendenti, oltre a mantenere i registri richiesti per ciascuna agenzia governativa pertinente.
• Poiché alcune tasse sui salari sono pagate dai datori di lavoro, aumentano il costo totale del libro paga per un'azienda.

Data la complessità, è fondamentale che le aziende abbiano una chiara comprensione della loro rendicontazione sulle buste paga e delle responsabilità fiscali per prevenire sanzioni IRS e altri potenziali problemi, specialmente se intendono gestire manualmente le buste paga internamente.

I grafici seguenti forniscono una ripartizione degli obblighi di dichiarazione e imposta sui salari di una piccola impresa. La pubblicazione 15 dell'IRS spiega anche come gestire le responsabilità fiscali federali sui salari.

5 passaggi per calcolare le tasse sui salari

Il calcolo delle imposte sui salari può essere complicato. Un sondaggio di Deloitte ha rilevato che il 35% delle aziende afferma che la loro sfida più grande è gestire i calcoli delle ritenute fiscali per la retribuzione regolare o supplementare. Le società di outsourcing delle buste paga e le soluzioni software per le buste paga in genere automatizzano le ritenute alla fonte. Ma se hai intenzione di farlo da solo, devi sapere come calcolare correttamente le imposte sui salari. Ecco come.

1. Calcola la retribuzione lorda del dipendente moltiplicando la loro tariffa oraria per il totale delle ore lavorate nel periodo di paga. Se il lavoratore è dipendente, puoi trovare la loro retribuzione base lorda per ciascun periodo di paga dividendo il loro stipendio annuo per il numero di periodi di paga in un anno. La retribuzione lorda è il punto di partenza per la maggior parte dei calcoli dell'imposta sui salari. Ad esempio:se un dipendente guadagna $ 52, 000 all'anno e viene pagato settimanalmente, la sua retribuzione lorda per ciascun periodo di paga è di $ 1, 000.

2. Calcola le tasse federali sul reddito. Ogni dipendente può essere tassato con un'aliquota diversa in base al reddito e alle ritenute d'acconto. L'IRS fornisce un assistente alla ritenuta d'imposta sul reddito per aiutarti a calcolare le imposte sul reddito federali per ciascun dipendente.

3. Calcola le tasse FICA. Per calcolare la quota di previdenza sociale delle imposte FICA, moltiplica la retribuzione lorda del tuo dipendente per il periodo di paga del 6,2%, che è la loro parte della responsabilità fiscale della previdenza sociale. Utilizzando lo stesso esempio nel passaggio 1, il dipendente pagherebbe $ 62 per busta paga per le tasse di previdenza sociale ($ 1, 000 x 0,062 =$ 62). Però, la responsabilità fiscale della previdenza sociale si basa sulla base salariale imponibile di $ 137, 700, il che significa che un dipendente che guadagna di più viene tassato solo per i primi $ 137, 000 guadagnati in un anno.

   Per la quota Medicare, moltiplicare la retribuzione lorda del dipendente per 1,45%, loro parte della responsabilità fiscale Medicare. Usando lo stesso esempio, la responsabilità fiscale del dipendente Medicare per quel periodo di paga è di $ 14,50 ($ 1, 000 x 0,0145 =$ 14,50).

   Aggiungi i due importi ($ 62 + $ 14,50 =$ 76,50) per ottenere i contributi FICA totali del dipendente per quel periodo di paga.

   Ricorda:le tasse FICA sono una responsabilità fiscale condivisa e i datori di lavoro sono tenuti a corrispondere i contributi dei propri dipendenti. Usando lo stesso esempio, la tua azienda pagherebbe anche $ 76,50 in tasse FICA per quel dipendente.

4. Calcola le tasse FUTA. FUTA è pagato solo dal datore di lavoro. L'aliquota fiscale FUTA è del 6% sui primi $7, 000 di salari pagati a un dipendente in un anno solare, a meno che il tuo stato non riceva un credito d'imposta che riduce il tuo pagamento FUTA totale. Molti stati ottengono crediti d'imposta che riducono effettivamente il loro contributo FUTA, quindi la maggior parte degli stati paga significativamente meno del 6% sulle tasse FUTA. Le tasse FUTA non dipendono dal reddito dei dipendenti o dalla retribuzione lorda.

5. Calcolare eventuali tasse statali o locali pertinenti. Le leggi e le aliquote fiscali statali sui salari differiscono da stato a stato, quindi assicurati di verificare con tutte le agenzie governative statali e locali pertinenti per determinare e calcolare correttamente le tasse necessarie.

   Per calcolare la retribuzione netta del tuo dipendente, dovrai quindi sottrarre il loro reddito federale, FICA e qualsiasi ritenuta fiscale statale e locale, oltre a qualsiasi altra detrazione, dalla retribuzione lorda.

Problemi e sfide del libro paga per le piccole imprese

Molte piccole imprese non si rendono conto del tempo, energia e risorse necessarie per gestire con precisione il libro paga. Il libro paga è così parte integrante del business che anche piccoli errori possono avere effetti negativi importanti. Fortunatamente, Le sfide e i problemi più comuni relativi al libro paga delle piccole e medie imprese (PMI) possono essere evitati con lungimiranza:

Sottovalutare i costi del personale. I costi totali del personale variano ampiamente, ma in alcuni settori possono rappresentare fino al 50% -60% dei costi operativi totali di un'azienda. Contributi del datore di lavoro come tasse FICA, assicurazione contro la disoccupazione, i benefici e le commissioni del fornitore possono aggiungere il 15% -20% al conto salariale totale.

• Soluzione: Assicurati di avere un quadro preciso della salute finanziaria complessiva della tua azienda e dei costi del personale, tenendo conto di tutte le spese.

Commettere errori sulle buste paga. L'esecuzione del libro paga è un'attività critica e sensibile al fattore tempo perché i dipendenti fanno affidamento sui loro stipendi. Più di un terzo dei dipendenti è stato costretto a ritardare il pagamento delle bollette a causa di errori nelle buste paga. Gli stipendi tardivi e/o errati possono minare la fiducia dei dipendenti e alla fine portare a problemi più grandi:il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti ha recuperato la cifra record di $ 322 milioni di salari arretrati dovuti ai lavoratori nel 2019.

• Soluzione: Adottare misure per garantire la precisione. Se stai eseguendo il libro paga manualmente, avrai bisogno di personale con un'adeguata competenza in materia di buste paga. In alternativa, è possibile esternalizzare le buste paga a fornitori di buste paga a servizio completo.

Affacciato sui debiti tributari. I codici fiscali e le leggi sul lavoro sono complicati e soggetti a modifiche. Ogni azienda deve pagare le tasse in modo accurato e puntuale, oppure potrebbe essere soggetto a sanzioni o addirittura ad accuse penali.

• Soluzione: Esperti dedicati per la gestione delle paghe o una soluzione specifica per la gestione delle paghe possono aiutare a garantire che un'azienda rimanga aggiornata con le passività fiscali su un piano federale, livello statale e locale.

Mancata tenuta dei registri. Le aziende sono legalmente tenute a creare audit trail chiari con informazioni accurate, record aggiornati sui loro processi di libro paga. Sia l'IRS che il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti hanno requisiti specifici, e i dipartimenti del lavoro statali possono avere ulteriori obblighi di tenuta dei registri.

• Soluzione: Fai la dovuta diligenza. Scopri quali documenti devono rimanere archiviati per ciascuna agenzia governativa e per quanto tempo è necessario conservarli.

Impossibile aggiornare i dati. Dipendente, i dati sui salari e sulle tasse devono essere accuratamente mantenuti e aggiornati. Anche una modifica apparentemente minore, come un cambio di indirizzo, può influire sui calcoli dell'imposta sui salari se il dipendente si trasferisce in una giurisdizione fiscale diversa. Inoltre, può essere particolarmente difficile mantenere dati aggiornati e accurati se un'azienda ha una contabilità separata, Sistemi di risorse umane e buste paga.

• Soluzione: Utilizza una soluzione software per il libro paga che si integra perfettamente con altri software aziendali per assicurarti che i record siano sempre accurati e aggiornati.

Lista di controllo gratuita per il libro paga delle piccole imprese

Utilizza questo elenco di controllo per impostare ed eseguire il libro paga e soddisfare i requisiti fiscali e di rendicontazione.

Impostazione buste paga:

• Hai ricevuto il tuo EIN?
• Tutti i dipendenti sono classificati correttamente?
• Sai federale, leggi statali e locali sul lavoro?
• Chiedi ai dipendenti di compilare tutte le necessarie pratiche fiscali e di assunzione, come W-2 e I-9?
• Tutte le informazioni sui dipendenti sono accurate?
• Se si utilizza il deposito diretto, disponete di registrazioni accurate di tutte le informazioni bancarie dei dipendenti?
• Sono periodi di paga, politiche di ferie e benefici chiaramente definiti?

Gestione buste paga:

• Hai un modo per gestire il libro paga che si adatta alle esigenze della tua azienda, se è in casa, con una società di gestione delle paghe o una soluzione software per le paghe?
• Hai un modo per tenere traccia di quanto tempo ha lavorato ogni dipendente?
• Se non si utilizza un software per le paghe o una soluzione in outsourcing, sai come calcolare con precisione le buste paga e trattenere tutte le tasse e le detrazioni necessarie?
• Hai bisogno di distribuire buste paga ai dipendenti in giorno di paga?

Obblighi fiscali e di rendicontazione:

• Conosci i tuoi obblighi fiscali sui salari, così come quello che devi pagare per conto dei tuoi dipendenti?
• Conosci tutte le scadenze per il pagamento delle tasse e per la rendicontazione?
• Conosci tutti i requisiti per la tenuta dei registri? Come manterrai i record?

Termini importanti del libro paga da sapere

940: Il modulo IRS 940 è la dichiarazione dei redditi annuale federale sulla disoccupazione (FUTA) del datore di lavoro, utilizzato per segnalare i pagamenti delle tasse FUTA annuali di un datore di lavoro all'IRS. Solo i datori di lavoro pagano le tasse FUTA.

941: Dichiarazione dei redditi federale trimestrale del datore di lavoro. I datori di lavoro devono presentare il modulo IRS 941 ogni trimestre per pagare la parte delle tasse FICA a carico del datore di lavoro e segnalare le imposte sul reddito e le tasse FICA trattenute dalle buste paga dei dipendenti.

945: Il rendimento annuale dell'imposta federale sul reddito trattenuta dal datore di lavoro. Questo modulo IRS viene utilizzato per segnalare qualsiasi imposta sul reddito non sui salari trattenuta, come l'imposta sul reddito trattenuta dalle distribuzioni delle pensioni o la trattenuta di riserva.

1040: Il modulo per la dichiarazione dei redditi delle persone fisiche degli Stati Uniti. Questo modulo IRS viene utilizzato dai contribuenti per presentare la dichiarazione dei redditi annuale.

1096: Riepilogo annuale e trasmissione dei resi di informazioni degli Stati Uniti. Un uso di questo modulo è che i datori di lavoro forniscano all'IRS un riepilogo di tutti i 1099-MISC forniti agli appaltatori indipendenti. Il modulo IRS 1096 viene utilizzato anche per trasmettere i moduli 1097, 1098, 3921, 3922, 5498, e W-2G.

1099-MISC: The IRS form used to report annual compensation paid to each non-employee taxpayer, such as freelancers or independent contractors. If you paid a contractor $600 or more during the tax year, you need to issue them a 1099-MISC. At the end of the tax year contractors receive one 1099-MISC form from each business that paid them $600 or more in the year.

8027: Employer’s Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips is used to report all tips received by employers in the tax year.

Accrue: To accumulate or receive. In the context of small business payroll, the term usually refers to earning benefits like paid vacation, sick leave and personal time off.

ACH (Automated Clearing House): A U.S.-based electronic payment network that transmits direct deposit payroll transactions.

Base pay rate: An employee’s salary or hourly pay rate before factoring in any benefits, bonus, commissions or tips.

Bonus: A sum of money added to regular wages, often given as a reward for exceptional performance.

Commissions: Extra pay earned for completing a specific task, such as selling a certain amount of goods or services. Commissions are paid in addition to an employee’s base pay rate and are usually calculated as a percentage of the price of goods or services sold.

Deductions: The amount of money subtracted from an employee’s gross pay to cover taxes, wage garnishments and benefits like health insurance or retirement plan contributions .

EFTPS: The Electronic Federal Tax Payment System is used by employers to pay federal taxes online.

Employee’s Withholding Allowance Certificate (W-4): The IRS form filled out by employees to determine the number of withholding allowances they will claim. Employers use an employee’s W-4 to withhold the correct amount of federal income tax from each paycheck. Filling out a W-4 is standard new-hire paperwork, but employees may wish to change their W-4 each time their personal or financial situation changes.

Exempt: In genere, refers to employees who are exempt from the Fair Labor Standards Act (FLSA). Tipicamente, exempt employees include executives and some other salaried employees.

Exempt employees are not protected by certain aspects of the FLSA. Per esempio, they are not legally required to receive overtime pay.

FICA Taxes: The Federal Insurance Contributions Act, which mandates payroll taxes to fund Social Security and Medicare. Employers are responsible for paying 50% of each employee’s FICA, which must be remitted with federal income taxes—together known as the federal tax liability—and reported quarterly with the IRS form 941.

FLSA :The Fair Labor Standards Act establishes the minimum wage, overtime pay, recordkeeping and child labor standards in the U.S. Some salaried employees may be exempt from certain provisions of the FLSA, such as overtime pay.

FUTA Taxes :Taxes established by the Federal Unemployment Tax Act. FUTA taxes are paid yearly by employers using IRS form 940. FUTA taxes contribute to a fund that provides unemployment compensation to workers who have lost their jobs.

Garnishment: A legal requirement that certain amounts of money—usually wages paid by an employer—are seized to satisfy debt or other necessary obligations like alimony or child support. Employers are responsible for taking garnishments out of paychecks after taxes have been deducted.

General ledger: A bookkeeping system used to track and record all of a business’s financial transactions.

Gross pay: An employee’s total wages and earnings before taxes and other deductions are withheld.

Hourly wages: The rate at which an employer agrees to pay an employee per hour worked, such as $15 an hour.

I-9: Employment eligibility verification form used by the IRS to verify an employee’s identity and validate that he or she is legally eligible to work in the U.S.

Income tax: The primary tax that governments levy on the earnings of businesses and individuals. Employers and employees may have to pay federal, state and local income tax. Employees’ income tax obligations are typically calculated by payroll software or services and withheld from employee’s paychecks.

Independent contractor: Sometimes referred to as a freelancer, an independent contractor is a self-employed person who performs work for a business. When first hired by a company, independent contractors generally file a W-9, and they receive a 1099-MISC summarizing their payments at the end of the tax year. Independent contractors must pay all of their own income taxes, including Social Security and Medicare, and are not eligible for employee benefits such as unemployment compensation.

Net pay: An employee’s take-home pay, or the amount of wages and earnings they receive after all taxes and deductions are subtracted from their gross earnings.

Non-exempt employee: Non-exempt employees are covered by certain regulations FLSA. Per esempio, they must be paid at least the federal minimum wage and they qualify for overtime pay. Non-exempt employees are typically paid an hourly rate instead of a salary.

Overtime: Time worked beyond 40 hours in a workweek. Federal overtime laws state that non-exempt employees must be paid one and one-half times their usual wage for overtime.

Stipendio: A fixed regular pay amount allotted every pay period, but usually expressed as a total annual sum. Per esempio, if an employee earns a $60, 000/year salary and is paid twice a month, the employee would receive a gross pay of $2, 500 in each paycheck.

Social Security (OASDI): Social Security tax, also known as the Old Age, Survivors and Disability Insurance tax, is a payroll tax paid by both employees and employers. Employees and employers split the tax payment 50/50, meaning the employer and employee each pay 6.2% of the 12.4% tax rate on up to the taxable wage base, or $137, 700 of employee earnings as of 2020.

Take-home pay: Also known as net pay, it’s the amount of wages and earnings an employee receives after all taxes and other deductions are withheld from their gross pay.

Taxable wage base: Also known as the contribution and benefit base, the Social Security taxable wage base is the maximum amount of an employee’s income that can be subject to Social Security taxes in a given year. Per il 2020, the taxable wage base is $137, 700. If an employee makes more than that, the employee and their employer pay FICA tax only on the first $137, 700 earned. The taxable wage base increases every year.

Third-party sick pay: An insurance disability benefit set up by participating employers that aims to help pay employees if they lose wages due to illness or non-work-related injury. Third-party sick pay is usually provided by insurance companies and is typically paid only when employees are absent from work.

Suggerimenti: Optional or extra payments—whether paid in cash or as non-cash rewards like tickets or event passes—given to an employee by a customer as a reward for service. Tips are usually considered taxable income and are therefore subject to income taxes and FICA taxes.

W-2: The IRS form that employers send to employees at the end of the tax year to report the employee’s annual wages and the total amount of taxes withheld from their pay throughout the year. Taxpayers use the information on their W-2 to file income taxes.

W-3 :The Transmittal of Wage and Tax Statements form employers must submit to the Social Security Administration each year. The W-3 provides a quick overview of all employee wages and contributions submitted to the Social Security Administration in a given tax year.

W-9: The IRS form filled out by independent contractors to provide their taxpayer identification number to the company they’ll be doing business with. A W-9 is needed in order for the business to send the independent contractor a 1099-MISC at the end of the tax year.

Withholding: The tax liability held back from employees’ paychecks by the employer and sent directly to tax authorities.

Small Business Payroll FAQs

What are my payroll tax obligations?

All businesses with employees are legally required to withhold payroll taxes from each employee’s paycheck and pay all applicable federal, state and local taxes, including additional tax obligations like the Federal Unemployment Tax Act (FUTA) payments and any applicable disability insurance taxes on time. Missed payments or failure to pay taxes can lead to fines and penalties.

What payroll reports do I need to submit to remain compliant?

Employers must submit several federal payroll reports periodically in order to remain compliant. These include IRS forms 940, 941, W-2 and W-3. Additional reports may be required depending the nature of the business and its employee classifications. State payroll report requirements may differ depending on state-specific laws, so be sure to check with the appropriate state government organization.

What payroll reports are due annually?

Several payroll reports are due annually:

• Form 940, identifying the amount of FUTA taxes paid throughout the year, due Jan. 31 following the close of the tax year.
• Form W-2, summarizing each employee’s wages and tax withholding for the year. W-2s must be supplied to employees by Jan. 31.
• Form W-3, a summary report of all the W-2 forms issued by the employer for the tax year. W-3s must be submitted to the Social Security Administration by the end of February following the close of the tax year.
• Any additional relevant federal payroll tax reports, se applicabile.
• Any relevant annual state payroll reports, se applicabile.

What payroll reports are due quarterly?

The main payroll report that must be submitted quarterly is Form 941, which is used to pay an employer’s portion of FICA taxes and to report total federal income and FICA taxes withheld from employee paychecks. Some states may also require businesses to submit additional quarterly payroll tax reports.

What payroll records do I need to create and keep?

Every employer covered by the FLSA must keep particular records for all non-exempt employees, with the following information about each employee:

• Nome, social security number, address, birthdate and gender
• Occupazione
• Pay rate and how they are paid
• Time and day of week when workweek begins
• Hours worked each day
• Total hours worked each workweek
• Total daily or weekly straight-time earnings
• Total weekly overtime earnings
• All additions to and/or deductions from pay
• Total wages (gross pay and net pay) paid each pay period
• Date of payment and the pay period covered by the payment

The FLSA mandates that these payroll records are kept for at least three years; some other records, such as timecards, must be kept for two years.

Inoltre, the IRS requires that employers keep employee information such as:

• Employee name, address, social security number and occupation
• Employment date
• Amounts and dates of all earned wages, including any pension or annuity payments
• Amounts of tips reported
• Dates for which employees received sick pay or injury compensation, including the amount and weekly payment rate
• Copies of employee’s income tax withholding certificates (W-4)
• Dates and amounts of tax deposits made
• Amount of additional benefits provided

States may have additional record-keeping requirements.

What payroll records do I need to create and give my employees?

The primary payroll record you need to create and give to each employee is a W-2. This must be provided annually, before Jan. 31. Independent contractors who are paid more than $600 must receive a 1099-MISC.

Inoltre, some states require that employers provide employees access to pay stubs with each paycheck.

What are payroll deductions?

Payroll deductions are items subtracted from an employee’s gross pay, reducing net pay. Deductions can be mandatory or voluntary. Mandatory deductions include taxes and court-ordered wage garnishments, while voluntary deductions typically include benefits like health insurance, third-party sick pay and retirement plan contributions.

Which deductions are required by law?

The five mandatory payroll deductions are federal income taxes, state income taxes, local taxes, FICA taxes and court-ordered garnishments like child support payments.

How can I estimate payroll costs?

First estimate how much you will be paying employees. One way to get a rough estimate of your total payroll costs is to then add an additional 20% on top to account for payroll taxes, benefits and payroll service fees. Depending on your business and employees, the additional 20% may be on the high side, but it’s generally better to overestimate than underestimate.

What percentage of gross revenue should go to payroll?

Dipende. Not all businesses or industries have the same labor requirements. Payroll expenses can account for anywhere from less than 10% of revenue to more than 50%, depending on the industry.

How do payroll companies/outsourced services work?

Outsourced payroll services typically provide a completely hands-off way to handle payroll. The provider performs all payroll calculations and distributes pay. Outsourced services also handle compliance with tax and wage laws, and your business is generally not held liable for penalties if paychecks or tax filings are calculated incorrectly.

How does payroll software work?

Payroll software solutions generally automate aspects of the payroll process, such as payroll calculations and wage payments, to help save businesses time and money. Unlike outsourcing services, payroll software typically gives businesses a greater degree of internal control over the payroll process. Payroll software systems may integrate with other business software like accounting, human resources or time tracking systems.

How do I know which payroll software is right for my business?

The choice of payroll method depends on several factors, including the size of your business, payroll complexity, your budget and your plans for business growth. If you have a small business with a simple payroll, you may choose to manually run payroll, at least to start. If your business is larger with more employees or your payroll situation is more complex, consider using payroll software or an outsourced payroll company. If you have many employees that live in different states, you will need a payroll solution that stays up to date with all federal, state and local tax laws.