Leggi sui salari e sul lavoro per le piccole imprese:cosa devi sapere per essere conforme

Se la tua azienda impiega lavoratori a tempo pieno o part-time o assume appaltatori, devi conoscere i tuoi obblighi legali. Le leggi federali e statali sono progettate per proteggere i dipendenti, garantire un posto di lavoro sicuro e prevenire la discriminazione, e la maggior parte di queste regole si applica tanto alle piccole imprese quanto alle grandi società.

Anche le potenziali sanzioni sono le stesse e possono avere un impatto molto maggiore su una piccola azienda.

Cosa sono le leggi statali e federali sul lavoro?

Una rete di libri paga e leggi sul lavoro regola molti aspetti delle relazioni datore di lavoro/dipendente. Alcune leggi specificano i salari minimi, politiche sui congedi familiari, standard di lavoro e diritto alla contrattazione collettiva. Altri vietano la discriminazione nell'assunzione e nella retribuzione, richiedere alloggi per dipendenti disabili, dettare regole di lavoro per i minori e regolare il rapporto tra le imprese e i loro appaltatori.

Molti stati hanno le proprie leggi sul lavoro e sui salari, e in alcuni casi, le versioni statali prevedono maggiori tutele per i dipendenti. Dove ciò si verifica, le leggi statali di solito hanno la precedenza sulle leggi federali. Per esempio, se il salario minimo in uno stato è superiore al tasso federale, si applica il salario minimo statale. E se una legge statale o locale prevede più tutele per i lavoratori rispetto alla legge federale, il datore di lavoro è obbligato a fornire le tutele richieste dai governi statali e locali.

Perché vengono implementate queste leggi sui salari e sul lavoro?

Le leggi sui salari e sul lavoro mirano a definire i diritti dei dipendenti e dei datori di lavoro. In genere, l'intento è quello di fornire un posto di lavoro sicuro e garantire che dipendenti e appaltatori siano assunti, trattati e compensati equamente.

• Il National Labor Relations Act promuove la contrattazione collettiva.
• Il Family and Medical Leave Act consente a un dipendente di prendersi un periodo di ferie non retribuito per soddisfare un'esigenza medica familiare.
• Il Fair Labor Standards Act definisce un salario minimo e gli standard per la retribuzione degli straordinari. Copre anche l'occupazione dei bambini di età inferiore ai 16 anni.
• Le leggi applicate dalla Commissione per le pari opportunità di lavoro proteggono i dipendenti dall'assunzione e dalla discriminazione sul posto di lavoro basata sulla razza, colore, religione, sesso, origine nazionale, età, disabilità e informazioni genetiche.
• La legge sulla salute e sicurezza sul lavoro definisce gli standard per garantire condizioni di lavoro sicure.

Come funzionano le leggi sui salari e sul lavoro?

Varie agenzie amministrano e applicano le leggi sui salari e sul lavoro. La divisione salari e ore del Dipartimento del lavoro (DOL) amministra il Family and Medical Leave Act e il Fair Labor Standards Act, comprese le leggi sul lavoro minorile.

Altre leggi sono applicate da agenzie federali indipendenti create a tale scopo. Il National Labor Relations Board (NLRB) applica la legge nazionale sui rapporti di lavoro, mentre la Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC) fa rispettare le leggi contro la discriminazione, e l'Amministrazione per la sicurezza e la salute sul lavoro (OSHA) definisce gli standard per fornire un posto di lavoro sicuro.

Queste agenzie hanno la capacità di infliggere multe alle aziende che non si conformano.

Pena Violazione $ 1, 000 per violazione Violazioni intenzionali o ripetute del salario minimo o dei requisiti di retribuzione per gli straordinari. $ 10, 000 per ogni lavoratore minorenne Violazioni delle disposizioni in materia di lavoro minorile che si applicano ai dipendenti di età inferiore ai 18 anni. $ 10, 000; una seconda condanna può comportare la reclusione Violazioni intenzionali del Fair Labor Standards Act.

Su chi incidono le leggi sul lavoro?

Alcune leggi riguardano ogni attività commerciale, indipendentemente dalle dimensioni. Altri coprono solo le imprese che hanno raggiunto una certa soglia dimensionale, definito dal numero di dipendenti o dalle entrate lorde. Molte di queste leggi prevedono esenzioni o regole speciali per settori o tipi di dipendenti specifici. La tabella seguente riassume quali aziende e settori sono coperti da leggi specifiche.

Le leggi sui salari e sul lavoro si applicano alla tua azienda?

Legge Numero minimo di dipendenti richiesto per l'applicazione della legge Note di copertura Legge nazionale sui rapporti di lavoro (NLRA) nessun minimo Queste imprese e dipendenti sono esenti:agricoltura, appaltatori indipendenti, lavoratori domestici, ferrovie e compagnie aeree interstatali, federale, dipendenti del governo statale e locale e la maggior parte dei supervisori. Legge sulla parità di retribuzione non si applicano leggi minime a tutte le forme di retribuzione dei dipendenti. Civil Rights Act (vieta la discriminazione razziale, colore, religione, sesso e origine nazionale) 15 Americans with Disabilities Act 15 Age Discrimination in Employment Act 20 Genetic Information Nondiscrimination Act 20 Family and Medical Leave Act (FMLA) 50 (impiegato per più di 20 settimane) Le aziende coperte sono quelle con almeno 50 dipendenti in un 75 -miglia di raggio. Copre anche le agenzie governative e le scuole con qualsiasi numero di dipendenti. Fair Labor Standards Act (FLSA) nessun minimo Copre le organizzazioni del settore privato che hanno almeno $ 500, 000 di entrate o partecipare al commercio interstatale, più alcuni altri. Legge sulla sicurezza e la salute sul lavoro (OSHA) nessun minimo

Quali leggi sui salari e sul lavoro devo conoscere come imprenditore?

Di seguito sono riepilogate le leggi sui salari e sul lavoro che possono influire sulla tua attività. Ulteriori informazioni su ciascuna legge sono disponibili sui siti web delle rispettive agenzie.

Man mano che le aziende crescono, possono trovare un sistema di gestione delle risorse umane prezioso per rimanere conformi.

Legge nazionale sui rapporti di lavoro (NLRA)

La NLRA è stata approvata nel 1938 per proteggere i diritti dei dipendenti e dei datori di lavoro, incoraggiare la contrattazione collettiva e garantire che le imprese possano continuare a operare durante i disordini industriali. La legge dà ai dipendenti il ​​diritto di formare e aderire liberamente a sindacati. Due o più dipendenti possono unire le forze per sostenere una migliore retribuzione, benefici o condizioni di lavoro. Tutte le parti devono negoziare collettivamente in buona fede.

Gli scioperi sono protetti in determinate circostanze. Se i dipendenti scioperano per protestare contro le condizioni di lavoro inique, il datore di lavoro deve ripristinare quei lavoratori al loro posto di lavoro quando lo sciopero è risolto. Se i dipendenti scioperano per ottenere una paga migliore, orari o condizioni di lavoro, il datore di lavoro può sostituire il lavoratore in sciopero, ma deve dare al lavoratore un lavoro equivalente, quando disponibile, dopo la fine dello sciopero.

L'NLRB è l'agenzia esecutiva e indaga e risolve le controversie sulle pratiche di lavoro.

Legge sui congedi familiari e medici (FMLA)

La FMLA dà diritto ai dipendenti idonei fino a 12 settimane di congedo non retribuito per soddisfare le esigenze mediche della famiglia. Tra i motivi di concessione del congedo vi sono la nascita o l'adozione di un figlio o la grave malattia di un dipendente o di un parente stretto. I familiari di un militare ferito hanno diritto a 26 settimane.

Sebbene il lavoratore non debba essere pagato durante il congedo, il datore di lavoro deve continuare a fornire l'assicurazione sanitaria e deve ripristinare i dipendenti nelle loro posizioni precedenti o equivalenti al ritorno.

Qualsiasi azienda del settore privato che impiega 50 o più lavoratori per almeno 20 settimane all'anno è coperta da questa legge. La legge copre anche tutte le agenzie governative e le scuole, senza un numero minimo di dipendenti.

La FMLA copre il part-time, tempo pieno, lavoratori stagionali e temporanei. Le eccezioni includono i dipendenti che lavorano al di fuori degli Stati Uniti. Esistono alcune altre restrizioni:ad esempio, un dipendente deve aver lavorato presso l'azienda per almeno 12 mesi prima di prendere il congedo e deve lavorare in un luogo in cui il datore di lavoro ha 50 o più dipendenti entro un raggio di 75 miglia.

Legge sugli standard del lavoro equo (FLSA)

La FLSA impone un salario minimo per tutte le ore lavorate, così come gli standard per la retribuzione degli straordinari. Ampiamente parlando, la FLSA si applica alle aziende che hanno un fatturato di almeno $ 500, 000, più alcuni altri dipendenti e organizzazioni come ospedali, scuole ed enti pubblici.

Da luglio 2009, il salario minimo federale si è attestato a $ 7,25 l'ora. Se il salario minimo di uno stato è superiore al tasso federale, si applica la tariffa statale. Se uno stato non ha un salario minimo, o il suo minimo è inferiore a $ 7,25, si applica la tariffa federale. Per i dipendenti che ricevono mance, i datori di lavoro devono pagare almeno $ 2,13 all'ora o la differenza tra le mance e $ 7,25, qualunque sia maggiore.

La retribuzione degli straordinari al tasso di tempo e mezzo deve essere pagata ai dipendenti che sono orari, o non esenti dalle regole FLSA, e lavorare più di 40 ore a settimana.

Molte aziende e dipendenti sono esenti, però, dalla regola del salario minimo, la regola degli straordinari o entrambe. I gruppi esenti includono dipendenti esecutivi e professionisti, lavoratori stagionali e alcuni badanti.

Per sapere se i tuoi dipendenti sono coperti, il DOL consiglia di contattare l'ufficio DOL Wage and Hour Division nel proprio stato.

leggi sul lavoro minorile, che fanno parte della FLSA, limitare il numero di ore e le tipologie di lavoro che i minorenni possono svolgere. L'intento della legge è proteggere le persone di età inferiore ai 18 anni dai lavori pericolosi e concedere il tempo per i compiti scolastici. I giovani di 16 o 17 anni possono svolgere ore illimitate in lavori non pericolosi. I bambini di 14 e 15 anni possono lavorare al di fuori dell'orario scolastico eccetto nelle miniere, produzione e altri lavori pericolosi.

Al di là di queste linee guida generali, ci sono circostanze speciali e variazioni a seconda del settore e dell'età del lavoratore. Se la tua azienda impiega giovani lavoratori, le YouthRules del DOL! il sito web contiene risorse per i giovani, genitori, datori di lavoro ed educatori.

Leggi sulle pari opportunità di lavoro (EOE)

Le leggi EOE, amministrato dall'EEOC, coprire tutti i dipendenti a tempo pieno, part time, stagionali o temporanei, anche quelli che non sono cittadini statunitensi. Ci sono cinque leggi EOE, ciascuno specificando le aree in cui è vietata la discriminazione nelle assunzioni, licenziamento e altri settori di occupazione:

• La legge sui diritti civili del 1964 vieta la discriminazione razziale, colore, religione, sesso e origine nazionale durante qualsiasi aspetto dell'occupazione, dall'assunzione al licenziamento. Inoltre, i datori di lavoro devono trovare soluzioni ragionevoli per consentire ai dipendenti di praticare la loro religione.
• Legge sulla discriminazione in base all'età nell'occupazione del 1967 vieta la discriminazione contro le persone di età superiore ai 40 anni.
• Gli americani con disabilità Act , passato nel 1990, vieta la discriminazione nei confronti dei dipendenti con disabilità. La legge offre crediti d'imposta per aiutare le piccole imprese ammissibili a trovare soluzioni ragionevoli per consentire ai dipendenti disabili di svolgere il proprio lavoro.
• La legge sulla parità di retribuzione del 1963 richiede che le donne ricevano lo stesso salario degli uomini per lo stesso lavoro.
• L'atto di non discriminazione delle informazioni genetiche , approvato nel 2008, ha aggiunto informazioni genetiche all'elenco delle basi vietate per la discriminazione. Ulteriore, i datori di lavoro non possono ottenere informazioni dai test genetici dei dipendenti o dei loro familiari stretti.

Legge sulla sicurezza e la salute sul lavoro (OSHA)

Passato nel 1970, L'OSHA definisce e applica standard per condizioni di lavoro sicure nel settore privato. Alcuni standard si applicano specificamente alla costruzione, marittimo, olio e gas, assistenza sanitaria, e agricoltura.

Norme generali, che si applicano alla maggior parte delle imprese, stipulare pratiche atte a fornire aree di lavoro pulite, nonché un accesso sicuro da e verso tali aree di lavoro. I datori di lavoro sono tenuti a formare i dipendenti per svolgere il loro lavoro in sicurezza. Altre norme generali stabiliscono che il luogo di lavoro dovrebbe essere adeguatamente ventilato e il dipendente protetto da rumori eccessivi. Esistono anche standard per la manipolazione sicura di materiali pericolosi.

Come posso mantenere la conformità con le leggi sui salari e sul lavoro?

Per la maggior parte di queste leggi, la responsabilità del datore di lavoro non è solo quella di seguire la legge, ma anche per educare i dipendenti sui loro diritti. Per esempio, i datori di lavoro sono tenuti a pubblicare le disposizioni della FMLA e della FLSA e le fasi attraverso le quali un dipendente può presentare un reclamo. L'EEOC e l'OSHA richiedono anche ai datori di lavoro di educare i dipendenti, e insieme al DOL, fornire poster gratuiti per questo scopo.

Alcune leggi richiedono che il datore di lavoro tenga dei registri.

Per esempio, sotto la FLSA, i datori di lavoro devono conservare registri sulle ore lavorate da ciascun dipendente per tre anni. Il datore di lavoro non ha bisogno di presentare tali record al DOL, a meno che non venga chiesto. I datori di lavoro con più di 100 lavoratori devono presentare una relazione annuale all'EEOC che fornisce dati sull'etnia, razza e genere dei dipendenti.

Elenco di controllo dei record FLSA

Tutti i datori di lavoro devono conservare le seguenti informazioni su tutti i lavoratori.

Nome completo e numero di previdenza sociale del dipendente. Base sulla quale vengono pagati gli stipendi del dipendente ("$ 9 all'ora, ” “$ 440 a settimana, ” “a cottimo, ” “annualmente”) Indirizzo, compreso il codice postale. Retribuzione oraria regolare. Data di nascita, se minore di 19 anni. Guadagno totale giornaliero o settimanale a tempo pieno. Sesso e occupazione. Guadagno totale degli straordinari per la settimana lavorativa. Ora e giorno della settimana in cui inizia la settimana lavorativa del dipendente. Tutte le aggiunte o le detrazioni dal salario del dipendente. Ore lavorate ogni giorno. Salario totale pagato per ogni periodo di paga. Ore totali lavorate ogni settimana lavorativa. Data di pagamento e periodo di pagamento coperto dal pagamento.

L'OSHA richiede a tutti i datori di lavoro di segnalare tutti i decessi e le lesioni gravi legate al lavoro. Inoltre, la maggior parte delle aziende con più di 10 dipendenti è tenuta a registrare tutte le malattie e gli infortuni sul lavoro, sebbene alcune piccole imprese in settori a "basso rischio", come la vendita al dettaglio, sono esentati da tale obbligo.

Cosa succede se la mia attività viola una di queste leggi sul lavoro o sui salari?

Parte della responsabilità di un datore di lavoro consiste nel fornire informazioni ai dipendenti su come presentare reclami quando il dipendente ritiene che il datore di lavoro abbia violato la legge. Se un dipendente presenta un reclamo, un datore di lavoro non può rivalersi sul lavoratore.

Un datore di lavoro che ha violato un libro paga o il diritto del lavoro può affrontare sanzioni o azioni legali. A seconda della legge e della violazione, il datore di lavoro può essere multato o addirittura, in alcuni casi, affrontare il carcere.

Risorse per il lavoro e le paghe

Il DOL, NLSA, EEOC e OSHA gestiscono siti Web che spiegano la sostanza delle leggi e forniscono indicazioni ai datori di lavoro sul rispetto delle leggi. Laddove i datori di lavoro siano tenuti a visualizzare informazioni sulla legge, sono forniti poster scaricabili gratuitamente in più lingue.

Oltre a questi siti web, ogni agenzia dispone anche di uffici regionali che i datori di lavoro possono chiamare o visitare per ottenere risposte sulla copertura individuale.