Imposte sui salari delle piccole imprese:come calcolarle e come trattenerle

È gratificante che la tua piccola impresa metta le persone al lavoro, ma gestire il processo che paga i loro stipendi è una grande sfida finanziaria. Ancora, la gestione delle buste paga, e in particolare delle imposte sui salari, è importante e necessaria. La cattiva gestione delle imposte sui salari può portare a perdere dipendenti o persino ad affrontare problemi legali, quindi è fondamentale capire i tuoi obblighi, best practice per ridurre al minimo i costi e a chi rivolgersi per assistenza e approfondimenti.

Cosa sono le tasse sui salari aziendali?

Le tasse di base sui salari includono le imposte sul reddito, Legge federale sui contributi assicurativi, meglio conosciuto come FICA, e legge federale sull'imposta sulla disoccupazione, o FUTA. Tutti i dipendenti a tempo indeterminato devono compilare il modulo W-4 dell'Internal Revenue Service (IRS) degli Stati Uniti, dire a un datore di lavoro quanta imposta sui salari trattenere dai loro stipendi in base allo stato di archiviazione e alle persone a carico.

I dipendenti dovrebbero avere l'opportunità di aggiornare i propri W-4 annualmente per garantire che vengano trattenuti gli importi appropriati.

• Imposta federale sul reddito la ritenuta è determinata utilizzando le informazioni che i dipendenti hanno condiviso sul modulo W-4 e le tabelle delle ritenute nel modulo IRS 15, Guida fiscale del datore di lavoro.
• reddito statale, locali e altre tasse , a seconda del caso, sono determinati da un modulo statale W-4 o dal modulo federale. Nota che non tutti gli stati hanno un'imposta sul reddito.
• FICA comprende i contributi di Social Security e Medicare.
• FUTA raccoglie fondi successivamente destinati agli Stati e versati ai lavoratori disoccupati idonei.
• Tasse sull'assicurazione invalidità devono essere pagati dai datori di lavoro in California, Hawaii, New Jersey, New York, Rhode Island e Porto Rico.

Tieni presente che l'IRS utilizza il termine "imposta sul lavoro" piuttosto che il termine più generale "imposta sui salari".

Quali sono le aliquote dell'imposta sui salari per il 2020?

FICA è una responsabilità condivisa; l'aliquota fiscale attuale per la previdenza sociale è del 6,2% per il datore di lavoro e del 6,2% per il lavoratore dipendente, o 12,4% totale fino a $ 137, 700 di retribuzione dei dipendenti. L'importo versato sui conti di previdenza sociale dei dipendenti durante la loro carriera lavorativa determina l'indennità di previdenza sociale che ricevono come pensionati o l'indennità che le famiglie ricevono in caso di decesso del lavoratore.

Medicare è finanziato da un pagamento dell'1,45% dal datore di lavoro e una detrazione dell'1,45% dal dipendente, o 2,9% dei guadagni totali. Se i dipendenti guadagnano più di un importo soglia in base allo stato del deposito, devono pagare un ulteriore 0,9% per cento.

FUTA è pagata esclusivamente dai datori di lavoro; questa tassa non può essere detratta dai salari dei dipendenti. L'aliquota fiscale FUTA 2020 del 6% viene applicata ai primi $7, 000 dipendenti guadagnano. Le aziende utilizzano il modulo IRS 940 per segnalare l'imposta FUTA pagata e, se hanno pagato le tasse statali di disoccupazione per intero e in tempo, possono beneficiare di un credito d'imposta federale fino al 5,4%.

Il mancato pagamento puntuale delle tasse federali espone la tua azienda a gravi multe e sanzioni, quindi è fondamentale soddisfare i tuoi obblighi calcolando con precisione l'importo delle tasse sui salari che devi e pagandole entro le scadenze dell'IRS.

Quali sono i tuoi obblighi fiscali sui salari come piccola impresa?

Le tasse federali sui salari sono "pay-as-you-go, ” il che significa che le tasse devono essere pagate man mano che il reddito viene percepito durante l'anno. I dipendenti hanno stato, imposte locali e federali trattenute dai loro assegni in ogni periodo di paga.

In qualità di imprenditore, devi conservare i registri delle tasse sul lavoro per almeno quattro anni e renderli disponibili all'IRS su richiesta. I tuoi record dovrebbero includere gli elementi di seguito.

Lista di controllo dei documenti fiscali di lavoro dell'IRS

Lista di controllo dei documenti fiscali di lavoro dell'IRS Sei in nomi, indirizzi, SSN e occupazioni dei dipendenti e dei beneficiari dei pagamenti Importi e date di tutti i salari, rendite e pensioni Eventuali copie dei moduli W-2 e W-2c dei dipendenti ti sono state restituite come non recapitabili Quantità di mance segnalate dai tuoi dipendenti che ricevono mance Date di assunzione per ogni dipendente Registri dei benefici accessori e dei rimborsi spese forniti ai dipendenti, compresi i registri/ricevute di T&E Periodi per i quali dipendenti e beneficiari sono stati pagati durante l'assenza a causa di malattia o infortunio e l'importo e la tariffa settimanale dei pagamenti che voi o i terzi pagatori avete loro effettuato Il valore equo di mercato dei salari in natura, come beni o servizi in sostituzione di contanti Copie dei resi depositati e numeri di conferma. Copie dei certificati di ritenuta alla fonte dei redditi dei dipendenti e dei beneficiari (moduli W-4, W-4P, W-4(SP), W-4S, e W-4V) Date e importi dei depositi fiscali effettuati e numeri di conferma per i depositi effettuati da EFTPS Registri delle mance assegnate, questo è, ulteriori suggerimenti che paghi a un dipendente

Cosa sono i lavoratori tassabili?

Tipicamente, i lavoratori passivi sono dipendenti che la tua azienda dirige e controlla nell'esecuzione del loro lavoro. I dipendenti in tutti gli stati sono soggetti a imposte sui salari, e i datori di lavoro devono detrarre tutte le tasse applicabili dalle buste paga dei dipendenti e versare regolarmente le quote al datore di lavoro e ai dipendenti.

I cittadini statunitensi impiegati in un possedimento o territorio degli Stati Uniti sono generalmente soggetti a imposte sui salari, ad eccezione di alcuni fornitori di servizi esenti.

I dipendenti a contratto pagano le proprie tasse in base al reddito riportato sul modulo IRS 1099.

Cosa sono i salari imponibili?

I salari imponibili comprendono la retribuzione per il lavoro svolto e comprendono lo stipendio, suggerimenti, bonus, pagamenti in natura, commissioni di vendita e regali. I datori di lavoro utilizzano il modulo IRS W-2 per segnalare questi importi ai dipendenti e il modulo IRS W-3 per segnalare il modulo W-2 all'amministrazione della sicurezza sociale.

Per coloro che potrebbero aver licenziato i dipendenti, ricorda che i pagamenti di fine rapporto sono considerati stipendi e sono soggetti alle tasse di Social Security e Medicare, ritenuta d'acconto e FUTA.

Cosa succede se non riesco a pagare le tasse sui salari o le pago in ritardo?

L'IRS si aspetta che tutte le tasse sui salari vengano depositate in date specifiche ogni anno, mensile o bisettimanale, e impone sanzioni se i datori di lavoro non rispettano tali scadenze, fino al 10% se i pagamenti sono in ritardo di più di 16 giorni.

Una delle sanzioni più dure della legge fiscale è denominata "pena del 100%". Se sei responsabile del versamento delle tasse federali di una società, che sono state trattenute dalle buste paga dei dipendenti, e non lo fai, puoi essere ritenuto personalmente responsabile per il 100 percento dell'importo non pagato. Se ti trovi a corto di fondi, ci sono modi migliori per far fronte ai problemi di flusso di cassa che mandare allo scoperto lo Zio Sam.

Può una piccola impresa fare il proprio libro paga?

Le aziende più grandi in genere hanno personale dedicato per gestire le buste paga. Le piccole e medie imprese generalmente non possono permetterselo. Allora come se la cavano?

Alcuni si rivolgono a software di gestione delle paghe online e servizi di gestione delle paghe per gestire l'intero processo, compreso il calcolo dei salari e delle tasse e il pagamento dei dipendenti tramite deposito diretto o assegno. Questi servizi generalmente addebitano un canone mensile.

Per le piccole imprese che decidono di gestire autonomamente le buste paga invece di utilizzare un servizio, qualcuno ha bisogno di "possedere" il processo del libro paga, in quanto richiede una notevole quantità di lavoro e competenza per la configurazione e la gestione. In molti casi, questo compito ricadrà su un contabile, sia interna che contrattuale.

Comunque scegli di procedere, assicurati che il tuo esperto finanziario o fornitore di servizi interno sia aggiornato sulle modifiche alle leggi.

4 passaggi nel processo di gestione degli stipendi

Il processo di busta paga comprende alcuni passaggi, che deve essere documentato e ripetuto ad ogni periodo di paga:

1. Stipendi da record. Non vengono raccolte ore per eseguire il libro paga ogni settimana per i dipendenti dipendenti, quindi registra gli stipendi, determinare la frequenza della paga e raccogliere le ore.
2. Raccogliere la documentazione delle ore lavorate. Potrebbe provenire dai cartellini, un foglio di calcolo manuale o un software di monitoraggio del tempo.
3. Calcola guadagni e detrazioni. La ritenuta si basa sul modo in cui i dipendenti hanno compilato i moduli W-4 federali e statali. (Vedi “Come calcolare la ritenuta d'acconto, "di seguito.) L'assistente per la ritenuta alla fonte dell'imposta sul reddito dell'IRS calcola le detrazioni dell'imposta federale sul reddito per ogni periodo di paga ed è utile se non si utilizza un sistema automatizzato di libro paga.
4. Paga i tuoi dipendenti. I metodi di pagamento dei dipendenti includono contanti, assegno cartaceo, deposito diretto o carta di credito. Le carte di credito funzionano in modo simile alle carte di debito; il giorno di paga, i fondi vengono caricati sulla carta, che i dipendenti possono utilizzare per effettuare acquisti o prelievi da un bancomat.

Come calcolare la ritenuta d'acconto

Il modulo IRS W-4 che i dipendenti compilano durante l'onboarding ha un foglio di lavoro che li aiuta a determinare la ritenuta. Inoltre, i dipendenti possono utilizzare lo stimatore della ritenuta d'acconto dell'IRS per eseguire i controlli W-4 ogni anno. È importante farlo soprattutto se le leggi fiscali cambiano o subiscono un cambiamento nelle circostanze, come la nascita di un figlio o la perdita del lavoro del coniuge.

Una ritenuta insufficiente potrebbe portare a imposte o sanzioni impreviste, troppo toglie soldi inutilmente dalle loro tasche.

L'imposta statale sul reddito è separata dalla tassazione federale. Gli stati possono richiedere ai dipendenti di compilare i W-4 statali; però, L'IRS W-4 può essere utilizzato per calcolare la ritenuta d'imposta sul reddito statale e/o locale al posto di altre forme disponibili. Nota che nove stati non hanno tasse sul reddito:Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, Sud Dakota, Tennessee, Texas, Washington e Wyoming, e ancora, considerare l'imposta sul reddito locale.

4 passaggi per calcolare le tasse sui salari FICA

Il calcolo delle imposte sui salari FICA include quattro passaggi:

1. Calcolare la ritenuta alla previdenza sociale. Moltiplicare la retribuzione lorda di ciascun dipendente per il periodo di paga per l'aliquota della previdenza sociale (6,2%).
2. Calcola la ritenuta Medicare. Moltiplicare la retribuzione lorda di ciascun dipendente per l'aliquota fiscale Medicare (1,45%). Se i guadagni dei dipendenti superano gli importi soglia, detrarre un ulteriore 0,9%.
3. Sottrai quegli importi, FICA, dalla retribuzione lorda del dipendente.
4. Abbina questi importi al contributo e alla retribuzione del datore di lavoro l'imposta FICA totale al governo federale utilizzando il modulo 941.

È necessario iscriversi al sistema elettronico di pagamento fiscale federale (EFTPS) per effettuare il pagamento.

Tasse federali e statali

Questa tabella riassume gli obblighi fiscali federali e statali sui salari per datori di lavoro e dipendenti.

Tipo di imposta Come calcolare Imposta federale sul reddito L'assistente per la ritenuta alla fonte dell'imposta sul reddito dell'IRS calcola le detrazioni dell'imposta federale sul reddito per ogni periodo di paga, sulla base dei moduli IRS W-4 dei dipendenti, se non utilizzi un sistema di paghe automatizzato. Imposta federale sulla sicurezza sociale Il datore di lavoro detrae il 6,2% da un massimo di $ 137, 700 della retribuzione lorda dei dipendenti e abbina a tale importo un contributo del 6,2%. Tassa Federale Medicare Il datore di lavoro detrae l'1,45% della retribuzione lorda dei dipendenti, più un ulteriore 0,9% di guadagni che superano $ 200, 000; il datore di lavoro contribuisce per l'1,45% della retribuzione lorda. Imposta federale sulla disoccupazione (FUTA) L'aliquota fiscale FUTA 2020 del 6% viene applicata ai primi $7, 000 dipendenti guadagnano. Le aziende possono beneficiare di un credito d'imposta federale fino al 5,4% se hanno pagato le tasse statali di disoccupazione per intero e in tempo. Imposta statale sul reddito Le agenzie fiscali statali pubblicano tabelle annuali per determinare l'importo dell'imposta da trattenere da ciascuna busta paga in base alla retribuzione lorda del dipendente, stato del deposito, numero di esenzioni e frequenza di pagamento. Non tutti gli stati hanno l'imposta sul reddito, Come sopra annotato. Assicurazione statale per l'invalidità (SDI) SDI è pagato dai datori di lavoro in California, Hawaii, New Jersey, New York e Rhode Island. L'aliquota fiscale e la soglia per il reddito lordo a cui si applica variano a seconda dello stato.

Deposito e dichiarazione delle tasse di lavoro

Tutti i depositi fiscali federali—imposta sul reddito, FICA e FUTA:devono essere effettuati tramite trasferimento elettronico di fondi (EFTPS).

Imposta federale sul reddito e FICA: Ci sono due programmi di deposito, mensili e semestrali, e prima dell'inizio di ogni anno solare, le aziende devono determinare quello che devono utilizzare. Questo è determinato dalla passività fiscale totale riportata sul modulo 941. Si noti che i programmi per il deposito e la dichiarazione delle imposte non sono gli stessi.

Le aziende che hanno riportato $ 50, 000 o meno in debito d'imposta per i quattro trimestri precedenti devono depositare le imposte mensilmente. Aziende che hanno riportato più di $ 50, 000 di tasse per i quattro trimestri precedenti devono depositare semestralmente (due volte al mese). Secondo l'IRS, i datori di lavoro su entrambi i programmi possono segnalare i loro depositi trimestralmente o annualmente compilando il modulo 941 o il modulo 944.

FUTA: Deposita pagamenti FUTA trimestralmente, entro l'ultimo giorno del primo mese successivo alla fine di tale trimestre. Per esempio, se il trimestre termina il 31 marzo, depositare fondi entro e non oltre il 30 aprile. Segnalare i pagamenti sul modulo 940.

Date di scadenza per la dichiarazione delle tasse sul lavoro

Le seguenti scadenze sono per la presentazione delle informazioni fiscali per i dipendenti a tempo indeterminato.

Entro il 31 gennaio:

• Modulo 940, Dichiarazione dei redditi annuale federale di disoccupazione (FUTA) del datore di lavoro. Se hai depositato tutta la tassa FUTA alla scadenza, l'IRS ti offre 10 giorni di calendario aggiuntivi da archiviare.
• File Copia A di tutti i moduli cartacei W-2, Dichiarazione salariale e fiscale, con il modulo W-3, Trasmissione di dichiarazioni salariali e fiscali, o presentare i moduli elettronici W-2 alla Social Security Administration (SSA) per segnalare i salari, mance e altri compensi corrisposti ai dipendenti.

Entro il 30 aprile 31 luglio 31 ottobre, e 31 gennaio (per il quarto trimestre dell'anno solare precedente):

• Modulo 941, Dichiarazione dei redditi federale trimestrale del datore di lavoro. Se hai depositato tutte le tasse alla scadenza, hai 10 giorni di calendario aggiuntivi per presentare la dichiarazione.

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