La guida al software di gestione delle spese 2020 per le aziende

La gestione delle spese è il processo e le politiche associate al modo in cui un dipendente viene rimborsato per i soldi spesi per gli elementi relativi al lavoro.

Le spese relative ai viaggi vengono spesso in mente quando si considera il processo di presentazione, approvare ed elaborare note spese. Come tale, può essere allettante accantonare il lavoro sui processi e le politiche di gestione delle spese per ora. Ma questo è un errore perché ci sono altri importanti problemi relativi alla spesa e alla gestione delle spese, alcuni dei quali sono sorti prima della pandemia.

Introduzione alla gestione delle spese

Questo è un momento eccellente per lavorare su una politica che affronti il ​​modo in cui la tua azienda sta lavorando ora, e come prevedi di fare affari nel prossimo anno a 18 mesi.

Per esempio, la tua politica è chiara sul fatto che quella sedia da ufficio ergonomica o l'abbonamento Zoom siano rimborsabili? Tiene conto delle carte di credito dei dipendenti?

Gestione delle spese vs gestione delle spese

La gestione delle spese è il processo mediante il quale le aziende definiscono le politiche, farli rispettare e rimborsare i dipendenti. La gestione della spesa è la disciplina di categorizzazione dei principali fattori di spesa, scoprire se le politiche sono efficaci e apportare modifiche per garantire che servano bene l'azienda. Una migliore gestione delle spese porta a una migliore gestione delle spese.

Sfide e costi di gestione delle spese

L'impostazione di un budget di viaggio e spese è un primo passo cruciale per contenere quella che spesso è la seconda o la terza spesa più grande di un'azienda, secondo Travel Leaders Corporate.

È anche difficile da tenere a freno. Circa il 56% dei CFO in un sondaggio di Robert Half Management Resources ha affermato di aver visto un aumento del numero di "invii di rimborso inappropriati" da parte dei lavoratori negli ultimi tre anni. Alcuni sono facili da individuare e rifiutare senza discutere:uno yacht, un viaggio in Italia, un pogo stick. Altri possono scivolare perché la loro validità ai sensi della politica è meno chiara:pensa all'assistenza all'infanzia o alla rimozione delle cimici dei letti.

Rimborsi spese improprie possono essere un sottoprodotto di una politica di spesa poco chiara e irrealistica o mal comunicata. Creare una politica che sia completa e chiara è una delle sfide della gestione delle spese, ma senza uno, ci sono ripercussioni a cascata perché viene dedicato più tempo al completamento, respingere ed elaborare le note spese.

Nozioni di base sulla politica di gestione delle spese

I dipendenti non saranno in grado di seguire chiaramente una politica se la politica non è chiara. Sfortunatamente, non tutte le aziende possono cavarsela con la ben nota (e facile da ricordare) politica di Netflix:"Agisci nel migliore interesse di Netflix". La maggior parte deve dedicare molto inchiostro per definire cosa e quanto è rimborsabile, i limiti entro i quali vengono attivati ​​determinati livelli di approvazione e il quadro di base per l'approvazione e il pagamento delle spese.

Come sviluppare una politica di gestione delle spese

Per costruire la politica di gestione delle spese:

• Definire cosa è coperto e, ma ancora più importante, ciò che non è coperto, in genere gli aggiornamenti delle compagnie aeree, cura di bambini e animali domestici, house-sitting, il pendolarismo tra casa e luogo di lavoro principale, video on-demand nelle camere d'albergo e nella lavanderia e pulitura a secco (lavoro dipendente, Certo).
• Considera tutti i modi in cui un dipendente può sfruttare la politica di gestione delle spese al di là dei viaggi di lavoro, come l'invio di addebiti per strumenti software in abbonamento a basso costo e spese per l'ufficio domestico.
• Decidi quanto budget per il viaggio e definisci i limiti per il rimborso. Il Bureau of Transportation Statistics fornisce approfondimenti sulla tariffa aerea media. La GSA degli Stati Uniti ha un calcolatore che mostra le indennità per l'alloggio, pasti e spese accessorie per i dipendenti federali in base alla posizione. E l'IRS rilascia annualmente tassi di rimborso del chilometraggio standard. Non dimenticare di coprire il rapporto con fornitori e appaltatori nella politica di spesa.

Come aggiornare ed evolvere la politica di gestione delle spese esistente

Per garantire il rispetto della politica, deve evolvere con le condizioni ambientali ed economiche in cui lavorano i dipendenti. Ad esempio, all'inizio della pandemia di coronavirus, Google ha pubblicato un aggiornamento alla sua politica di spesa secondo cui i dipendenti non potevano spendere cibo, mobili per ufficio, costi della palestra o regali mentre si lavora da casa, anche se ci fossero soldi extra in budget per eventi e viaggi che non sarebbero stati utilizzati. Ha poi annunciato che avrebbe dato a ogni dipendente $ 1, 000 per allestire uffici domestici.

Per prendere decisioni del genere, le aziende hanno bisogno di visibilità sulle categorie di spesa e sulle leve che la guidano. Una buona pratica è quella di istituire un comitato "Viaggi e spese" che si riunisce mensilmente, idealmente, e in cui rappresentanti di diverse parti dell'azienda, come le comunicazioni aziendali, finanza, risorse umane, vendita ed eventualmente legale, rivedere e aggiornare la politica secondo necessità.

Lo statuto di quel gruppo dovrebbe includere anche la comunicazione. Una pratica standard è quella di far firmare ai dipendenti di aver letto la politica durante il processo di onboarding, un momento in cui viene lanciata un'enorme quantità di informazioni. Quando arriva il momento di viaggiare, molti dipendenti chiedono consiglio a manager che potrebbero non essere all'altezza.

Fornire regolare, aggiornamenti mirati ai gestori, richiamare informazioni specificamente rilevanti per i loro dipartimenti, sotto forma di e-mail o, in caso di aggiornamenti significativi, un webcast o una sessione di formazione. Per i messaggi che devono essere letti da tutti i dipendenti, distribuire un memorandum aziendale di un dirigente senior che spieghi chiaramente le ragioni alla base dei cambiamenti di politica, nonché dove i dipendenti possono trovare aggiornamenti. Considera di rendere personale quel messaggio. Robert Half consiglia di includere esempi di errori passati, senza richiamare dipendenti specifici, per evidenziare le aree difficili e spiegare come evitarli. Finalmente, pubblica quel promemoria in una sezione di facile accesso nella pagina intranet dei dipendenti.

Errori da evitare

Anche con la migliore comunicazione, le frodi nella gestione delle spese si verificano prima o poi nella maggior parte delle aziende. Circa il 13,8% degli schemi di frode comporta spese, secondo The Association of Certified Fraud Examiners. I dipendenti possono provare a far passare le spese personali come spese aziendali. Possono gonfiare le spese, compensare le spese o presentare la stessa spesa più di una volta.

Uno dei maggiori errori commessi dalle aziende è non riuscire a chiarire che le politiche si applicano a tutti. Da una stima del sondaggio, più del 25% delle frodi relative ai rimborsi spese proviene da dipendenti che ricoprono posizioni dirigenziali o dirigenziali. Comunicare l'importanza di aderire alla politica deve venire dall'alto verso il basso.

Perché utilizzare un software di gestione delle spese?

La prima nota spese, secondo il Boston Business Journal, è stato probabilmente presentato da Paul Revere. Dopo una serie di cavalcate nel 1775, Revere ha presentato una ricevuta scritta a mano "a spese per sé e per il cavallo durante quel periodo".

I tuoi processi sono andati molto oltre? Di 1, 000 CFO intervistati da Robert Half, un enorme 14% si occupava ancora della gestione manuale delle spese.

Il software di gestione delle spese riduce il tempo e lo sforzo necessari per inviare, approvare ed elaborare le note spese dei dipendenti; semplifica inoltre il processo di rimborso dei dipendenti. Può aiutare a tracciare e monitorare quanto e per cosa i dipendenti chiedono il rimborso e semplificare la suddivisione delle categorie di spesa. Ciò aiuta a ridurre il rischio presentato da dichiarazioni di spesa fraudolente e a controllare meglio la spesa a livello aziendale.

Con il software di gestione delle spese, l'azienda costruisce un database di informazioni da estrarre per le tendenze. Utilizzando questi dati, le aziende possono adeguare rapidamente le politiche di gestione delle spese in base alle esigenze del clima aziendale.

Il tuo sistema di gestione delle spese deve essere automatizzato?

Excel è ancora una parte importante della gestione delle spese per molte aziende, e gli errori risultanti sono una motivazione primaria per cui le aziende hanno bisogno di automatizzare la gestione delle spese. I dipendenti possono inviare le loro spese su un foglio di calcolo, invialo via e-mail a qualcuno per la revisione, che lo invia via email a qualcuno del team finanziario, chi lo importa nel sistema di gestione finanziaria.

Di conseguenza, presso queste aziende, la rendicontazione delle spese è un processo soggetto a errori e inefficiente. I dipendenti possono perdere o dimenticare di includere ricevute cartacee o definire chiaramente una spesa. I manager perdono tempo a rivedere i rapporti incompleti. spesso, i manager si affidano al team finanziario per identificare le bandiere rosse, che fa perdere loro tempo. E tutto ciò ritarda il rimborso del dipendente e aumenta la frustrazione e il risentimento dell'intero processo.

I rischi dei processi di approvazione manuali e degli errori risultanti si estendono oltre i costi per l'azienda internamente. Le aziende che devono conformarsi a SOX richiedono solide capacità di reporting, ma per ogni attività, Le ricevute delle richieste di conformità fiscale sono registrate e facilmente accessibili. Una forte governance fornita da processi di gestione automatizzata delle spese è una delle sue caratteristiche più importanti perché i loro controlli automatizzati possono fermare gli errori e identificare potenziali frodi.

Funzionalità di gestione automatizzata delle spese

Meno del 2% delle aziende con meno di 499 milioni di dollari di fatturato annuo ha esternalizzato i processi relativi ai debiti, in cui rientra il processo di rendicontazione delle spese. La creazione di competenze interne in quest'area è fondamentale per le piccole e medie imprese e l'automazione della gestione delle spese, che spesso è in fondo all'elenco delle funzionalità per le quali è necessaria l'automazione end-to-end, consente di ottenere un rapido ritorno sull'investimento. Le caratteristiche da cercare includono:

• Funzionalità dell'app mobile o un'interfaccia utente reattiva che consente ai dipendenti di monitorare facilmente le spese dove si verificano più spesso, lontano dal desktop.
• La gestione delle ricevute di spesa e l'integrazione GPS includono funzionalità come il riconoscimento ottico dei caratteri, consente al dipendente di scattare una foto di una ricevuta con uno smartphone. Il software mappa e popola automaticamente i campi per semplificare il monitoraggio delle ricevute e l'invio dei report. Con l'integrazione GPS, il software di gestione delle spese può registrare e inviare automaticamente il chilometraggio.
• Carta di credito aziendale l'integrazione facilita o elimina il processo di raccolta delle ricevute cartacee dai dipendenti, nonché il processo di riconciliazione per il team finanziario.
• Regole aziendali personalizzabili semplificare la presentazione, approvazione e pagamento e segnalare le spese improprie o discutibili prima che vengano presentate al livello successivo per l'approvazione.
• Controlli basati su regole consentono alle aziende di gestire le spese in modo proattivo impostando criteri a livello aziendale e automatizzando le approvazioni. Una cronologia verificabile consente di fornire facilmente ai revisori le informazioni necessarie per la conformità SOX.
• Analisi e dashboard integrate consentire alle aziende di analizzare le tendenze delle note spese, individuare le violazioni delle politiche e identificare le lacune nelle politiche di viaggio e le potenziali aree di non conformità. Suddividendo le spese per categoria, tipo e frequenza di violazione delle norme, le aziende possono vedere i top spender, approfondimenti per rivedere le ricevute di spesa dettagliate e scoprire eventuali violazioni della politica di spesa. Le spese possono essere analizzate per centri di costo, dipendenti e relative gerarchie di vigilanza.
• Integrazione con AP e/o sistema paghe consente un processo di pagamento più fluido dalla transazione alla riconciliazione, il che significa che la spesa spesa può essere valutata più facilmente come parte delle finanze complessive dell'azienda.

Vantaggi del software di gestione automatizzata delle spese

Dipendenti felici

Dipendenti felici È più facile archiviare note spese, seguire la politica e il pagamento più veloce.

Buoni conti da pagare

Buoni conti da pagare Riduce i tempi di approvazione e il processo di pagamento.

Buon dipartimento finanziario

Buon dipartimento finanziario È più facile individuare le aree di potenziale risparmio sui costi.

Buon ufficio legale

Buon ufficio legale Frode individuata in precedenza o bloccata a titolo definitivo, e un database di note spese è di facile accesso per audit interni ed esterni.

Software di gestione automatica delle spese:

• Risparmia tempo dalla transazione alla riconciliazione.
• Risparmia denaro perché le aziende possono facilmente classificare la spesa e apportare modifiche, in tempo reale se necessario.
• Garantisce la conformità alle politiche avvisando i dipendenti dei segnali di allarme prima che le note spese possano essere presentate e incoraggia la conformità agli standard.
• Garantisce la conformità normativa creando un database di tutte le note spese e fornendo un facile accesso ai dati per audit interni ed esterni.

Scegliere il giusto software di gestione delle spese

Ci sono cinque domande che ogni azienda dovrebbe porre per assicurarsi di scegliere un pacchetto software di gestione delle spese e un partner adatto ai propri dipendenti.

• Sei una società pubblica o stai pianificando di diventare pubblico? Avrai bisogno di un software dotato di solide funzionalità per la conformità SOX.
• Operi in più paesi e valute? Avrai bisogno di supporto multi-valuta e possibilmente multi-lingua.
• Consegni progetti ai tuoi clienti? Avrai bisogno di un software che aggiorni i progetti con le spese per un costo del progetto più accurato.
• Hai bisogno di configurazioni o personalizzazioni specifiche? Cerca un prodotto maturo e una community di partner associati per assicurarti che il software funzioni per i tuoi requisiti di policy unici.
• Il software si adatterà alla tua attività? Il software basato su cloud può essere facilmente fornito per adattarsi a qualsiasi percorso prenda la tua azienda. Le aziende spesso superano i prodotti di base che sono limitati nella loro portata, come gestire solo il monitoraggio delle ricevute. Cerca prodotti con funzionalità scalabili man mano che l'azienda cresce o cambia.