Una guida alla gestione delle attività per il successo del team

In uno dei nostri articoli precedenti, abbiamo parlato delle strutture dei team di vendita, dei loro vantaggi e svantaggi e di come scegliere quella migliore per il tuo tipo di attività. In questo articolo esaminiamo le attività quotidiane dei tuoi team, come gestirle correttamente e come ciò può avvantaggiare le tue vendite.

La cosa importante da tenere a mente qui è che la gestione dei progetti e la gestione delle attività non sono la stessa cosa.

In poche parole, i progetti sono costituiti da molti compiti diversi. Le attività sono le unità di lavoro più piccole, ognuna con i propri risultati e scadenze. Il successo del tuo progetto dipende da quanto bene il tuo team eseguirà le attività quotidiane come monitoraggio, test e reporting.

Per rendere le attività più gestibili, è necessario assegnare loro la priorità in modi diversi. Esistono alcuni approcci popolari a questo, ma i due modi più comuni sono:

In base alla priorità

• Critico
  
• Alto
• Medio
• Basso

Basato sul tempo

• Ora
• Oggi
• Domani
• Questa settimana
• Questo mese

Dovresti classificare ulteriormente le tue attività con un sistema che supporti gli aggiornamenti di stato, in modo che il tuo team di vendita possa tenere traccia dei propri progressi in ogni momento. I termini più comuni utilizzati sono:

• Nuovo
• In corso
• In attesa
• Fine

Questo tipo di categorizzazione può essere visto anche nella tua pipeline di vendita, di cui parleremo più avanti in questo articolo. In sostanza, se stai gestendo la tua pipeline di vendita attraverso queste fasi di vendita definite, puoi tenere traccia dei progressi su ciascun lead e ottimizzare il processo di vendita.

Ora che abbiamo le linee guida di base di cosa sia la gestione delle attività, diamo un'occhiata a come viene gestito un progetto attraverso di essa.

1. Raccogli tutte le informazioni

Che tu stia costruendo un sito Web o effettuando una vendita in cantiere, ogni progetto inizierà come una tempesta di idee, domande e osservazioni.

Ad esempio, supponiamo che tu stia costruendo una bicicletta. Per prima cosa, raccogli e trascrivi tutte le informazioni necessarie per la realizzazione di questo progetto:ad esempio, le parti di cui avrai bisogno, i diversi negozi che devi visitare e magari professionisti specializzati che chiamerai per aiutarti.

Se stai facendo un progetto imprenditoriale, mettere le cose su carta potrebbe non essere sufficiente. Quello che dovresti fare è creare grafici e mappe mentali.

Alcune cose da tenere a mente in questa fase:

• Scomponi il progetto in fasi ad ampio raggio
  
• Utilizza i progetti passati come guida libera
• Ogni grande passo dovrebbe avere un risultato consegnabile allegato

2. Trasforma il caos in ordine

Il passo successivo è organizzare tutte le informazioni e dividerle in tre categorie:

• Attività:tutte le azioni necessarie per completare un'attività
• Deliverables ‒ il risultato finale di un'attività completata
• Suggerimenti:informazioni dettagliate sui tuoi progetti o esperienze precedenti che possono aiutarti a completare le tue attività più velocemente

In questa fase, è davvero importante tenere a mente un concetto chiamato dipendenza dalle attività .

Qui possiamo vedere la relazione tra le attività su cui stanno lavorando i tuoi venditori o, più precisamente, l'ordine in cui tali attività devono essere eseguite.

Potresti chiederti qui, chi determina la dipendenza dalle attività e come?

Alcune attività hanno la loro dipendenza decisa in modo naturale, man mano che vengono create. Potremmo chiamare queste dipendenze rigide , poiché un'attività deve essere completata affinché l'altra possa iniziare. Ad esempio, il primo passo quando si effettua qualsiasi tipo di vendita è fare un'offerta al tuo potenziale cliente.

Altre dipendenze sono basate sulle risorse, il che significa che entrambe le attività vengono finanziate dalla stessa risorsa. In tal caso puoi determinare quale deve essere finito per primo.

Suggerimenti per aumentare l'efficienza

Automatizzare il più possibile

Con la disponibilità odierna di strumenti di automazione delle attività, non hai motivo di non implementarli e aiutare ulteriormente il tuo team di vendita. Le persone che lavorano nelle vendite hanno compiti ripetitivi ogni giorno. Cose come l'invio di contatti, il follow-up, l'aggiornamento del tuo CRM e la condivisione di contenuti sui tuoi canali di social media possono essere automatizzati.

Una recente ricerca sull'automazione della forza vendita mostra che potresti ottenere un aumento del 30% nelle chiusure degli affari, una riduzione del 18% del ciclo di vendita e una riduzione del 14% dei tempi di amministrazione.

Non lasciare che i tuoi dipendenti svolgano più attività

Succede a tutti noi quando il lavoro si accumula:nel tentativo di recuperare il ritardo, finiamo per provare a fare alcune cose contemporaneamente.

Il multitasking può essere utile quando si tratta di attività banali, come quando parli al telefono e tagli il pane. Certo, al termine della chiamata avrai il pane tagliato a fette... ma potresti anche ritrovarti con un taglio! Se dividi la tua attenzione e fai contemporaneamente due cose, la tua efficienza diminuirà. Più complicati sono i compiti, meno efficace sarai.

Una nuova ricerca mostra che il multitasking è un mito:anche se pensi di fare di più, la realtà è che la qualità del tuo lavoro si deteriora. Creando un ambiente di lavoro che supporti il ​​single-tasking, il tuo team di vendita sarà più efficiente.

Lascia riposare i tuoi dipendenti

Anche se i tuoi dipendenti evitano con successo il multitasking, le loro prestazioni diminuiranno dopo un certo periodo di tempo. Quando pianifichi le attività, in particolare quelle stressanti, assicurati di lasciare abbastanza spazio per respirare tra di loro per evitare il burnout dei dipendenti.

Suddividere il tuo progetto in "sprint" e "pause" è la teoria di base alla base di attività agili e gestione dei progetti.

La madre di tutti gli strumenti ‒ CRM

Poiché abbiamo parlato di cos'è la gestione delle attività, del suo posto nel progetto nel suo insieme e di come renderlo più efficiente, diamo un'occhiata a cosa può apportare il software CRM al tavolo di gestione delle attività.

Con il nostro CRM sarai in grado di impostare attività, che potrai seguire e gestire dalla tua dashboard. Puoi anche creare promemoria nei tuoi account cliente, che possono essere sincronizzati con il tuo calendario.

Le attività completate verranno visualizzate nella sequenza temporale delle attività dei clienti e le attività non completate saranno chiaramente visibili a tutti i membri del team. Qui puoi scoprire di più sul nostro processo di gestione delle attività.

Oltre a questo, consentirà al tuo team di vendita di essere più efficiente automatizzando alcune delle attività amministrative più banali che gestiscono. Inoltre, l'automazione non si applica solo a compiti semplici, ma anche a processi più complessi come la gestione della pipeline di vendita. Con ogni nuovo lead aggiunto alla pipeline, il loro stato verrà aggiornato automaticamente lungo il ciclo di vendita, creando le attività necessarie per ottimizzare la vendita.

Utilizzando il software CRM porrai fine alla duplicazione dei dati, alle perdite di tempo e al maltrattamento delle attività.

Altri strumenti utili

Trello

Gli strumenti di gestione delle attività e dei progetti non sono mai stati così piacevoli alla vista. Trello utilizza un sistema di carte che rappresentano ogni attività. Sono organizzati in categorie verticali:le bacheche Trello. Le carte hanno anche un fronte con un breve riassunto e un retro con i dettagli.

Il sistema di carte è perfetto per i venditori poiché ogni carta può rappresentare un vantaggio con tutte le informazioni necessarie. C'è anche uno stato visibile del vantaggio, che cambia spostando le carte da "in arrivo" a "vinto". Un'altra caratteristica interessante è che puoi allegare file a schede come SLA e contratti.

Trello ha anche un'app, quindi se segui la tendenza BYOD, i tuoi dipendenti saranno in grado di fare tutto questo in fuga.

Scrivi

Con un aspetto più tradizionale, Wrike ti consente di creare progetti e attività, creare cartelle e caricare file. Grazie a un sistema di editing in tempo reale, puoi seguire le attività dei tuoi team e, se non sei soddisfatto degli aggiornamenti più recenti, puoi scegliere la versione precedente.

Inoltre viene fornito con grafici Gant, che consentono all'utente di visualizzare la pianificazione del progetto e impostare le dipendenze per le attività. Per semplificare la pianificazione e gli investimenti, tiene traccia anche di tempo, budget e risorse.

Asana

Questo agile strumento di gestione delle attività ti consente di gestire progetti di ogni tipo. Alcune delle caratteristiche degne di nota sono la creazione di attività, l'aggiunta di scadenze e proprietari delle attività e il caricamento di file.

Asana è gratuito per un massimo di 15 utenti, il che lo rende perfetto per i team di piccole e medie dimensioni.

Con la dashboard, ottieni alcune delle attività del tuo team, il loro stato e quanto sei vicino al completamento del progetto.

Ogni lunedì mattina, sarai accolto con un riassunto settimanale di tutti i tuoi progetti. Poiché questi rapporti sono automatici, è una cosa in meno di cui preoccuparsi.

Fai clic su

ClickUp è iniziato come un'app interna, ma ora è un'app con una visione per creare un luogo in cui puoi fare tutto. Con funzionalità completamente personalizzabili, consente a diversi tipi di team di collaborare. Puoi creare documenti, promemoria, eventi e tenere traccia del tempo. Se in uno spazio condiviso, gli altri membri del team possono visualizzare le attività in piena trasparenza.

Quindi, se hai un team più grande che sta lavorando su molti progetti diversi, questa app può essere molto utile.

Da asporto

La gestione delle attività può sembrare molto scoraggiante, ma è necessaria per qualsiasi progetto, indipendentemente dalle sue dimensioni.

Implementando le conoscenze e i suggerimenti di questo articolo, il tuo team di vendita sarà in grado di essere al passo con ogni attività e progetto che gli lancerai. Fortunatamente, ci sono anche vari strumenti e automazione per semplificare e ottimizzare la gestione delle attività.