Cosa sono le spese in conto capitale (CapEx) e perché sono importanti?

In contabilità, un elemento di capitale è qualsiasi bene, dagli immobili agli arredi per ufficio ai veicoli aziendali, che viene riportato in bilancio e ammortizzato in un determinato periodo di tempo.

Ma questa è solo una parte della storia. Supponiamo che tu sia un fornaio commerciale e abbia bisogno di portare i tuoi prodotti ai clienti del ristorante. Spendi $ 50, 000 su un furgone per le consegne, noleggiare lo stesso veicolo per $ 350 al mese o assumere un servizio di consegna a contratto per una tariffa settimanale variabile in base al chilometraggio?

L'obiettivo è quello di servire i clienti in modo efficace, utilizzare saggiamente il denaro disponibile e avanzare obiettivi di business a breve e lungo termine. Le aziende che riescono a fare tutti e tre in modo efficace tendono a fare un buon lavoro tenendo traccia di quanto stanno investendo in capitale rispetto ai costi operativi e determinando quali investimenti CapEx hanno generato un profitto e quali sono emersi come perdite finanziarie.

Cosa sono le spese in conto capitale (CapEx)?

Le spese in conto capitale sono fondi utilizzati per acquistare, mantenere o aggiornare le risorse, come edifici, attrezzatura, infrastruttura, hardware del computer e altri beni materiali. Indicato anche come "CapEx, ” queste spese sono spesso utilizzate per acquisire e mantenere in buono stato i mezzi di produzione e distribuzione dei beni e dei servizi dell'organizzazione.

Le regole GAAP per CapEx affermano che, in genere, il test è se un articolo ha una vita utile superiore a un anno. Questi beni sono in genere fisici e non consumabili e rimangono in bilancio per più periodi contabili.

Esempi di CapEx includono l'acquisto di veicoli aziendali, edifici, Arredamento, terra, macchinari, apparecchiature informatiche, anche brevetti e licenze che potrebbero essere rivenduti.

Tipi di spese in conto capitale

Le spese in conto capitale includono le spese per favorire un aumento del di una società crescita futura e le spese per il mantenimento presente operativo livelli.

Queste spese possono essere sia materiali che immateriali. Però, gli importi spesi per lo svolgimento di operazioni normali e continue o per la manutenzione non devono essere capitalizzati. Perciò, non si tratta di spese di periodo rilevate a conto economico nel momento in cui sono sostenute.

Spese in conto capitale vs spese operative vs spese in entrata

Supponiamo che uno chef decida di aprire un ristorante e acquisti un edificio che precedentemente ospitava uffici. Il costo degli immobili, ristrutturazioni necessarie per rendere lo spazio adatto ad un ristorante, infissi e mobili, attrezzature da cucina e computer sono spese in conto capitale, possono essere ammortizzati in diversi periodi di tempo.

Stipendi del server, cibo e un abbonamento per il software di contabilità sono considerati spese operative, mentre una tariffa trimestrale per un tecnico dell'assistenza per mantenere un sistema di refrigerazione walk-in in buone condizioni di funzionamento è una spesa in entrata, in quanto si riferisce ai costi per mantenere una voce di capitale in condizione di contribuire alla generazione dei ricavi.

Spese in conto capitale Spese operative Entrate spese Scopo Risorse destinate a beneficiare l'azienda per più di un anno Costi per eseguire le operazioni quotidiane Costi per generare entrate e mantenere le risorse che generano entrate Elencato come Attrezzature o proprietà Costo operativo Costo operativo Quando è contabilizzato Ammortamento lungo la vita utile del cespite (in anni) Mese o anno in corso Mese o anno in corso

Cosa sono le spese operative (OpEx)?

Le spese operative sono costi correnti, spese ordinarie e necessarie, per le operazioni quotidiane necessarie per gestire l'attività. Questi possono includere utilità, affitto, stipendi, tasse di proprietà, contributi al piano pensionistico e viaggi d'affari per citarne alcuni.

Cosa sono le spese per entrate?

Le spese per le entrate sono spese a breve termine effettuate per la generazione di entrate. Il costo del venduto (COGS), indicato anche come costo del venduto o costo dei servizi, è quanto costa produrre i tuoi prodotti o servizi. I COGS includono il materiale diretto e le spese dirette del lavoro che entrano nella produzione di ogni bene o servizio che viene venduto.

Differenze chiave tra CapEx, OpEx e spese in entrata

Le spese in conto capitale sono per investimenti destinati ad essere utilizzati per un periodo di tempo prolungato superiore a un anno. Questi acquisti rimangono su un foglio patrimoniale per più periodi contabili. Le aziende tendono a preparare un budget separato per le spese in conto capitale per riflettere i costi recuperati attraverso l'ammortamento.

Per esempio, il nostro ristoratore potrebbe ammortizzare il costo dei sistemi informatici, tavoli e sedie e apparecchi di illuminazione per la vita utile di questi beni che può essere compresa tra cinque e sette anni.

In contrasto, Le spese operative e le entrate sono spese necessarie per gestire un'impresa. Costituiscono la maggior parte dei costi correnti di un'organizzazione. Gli acquisti OpEx verranno utilizzati nel periodo contabile in cui sono sostenuti.

Le spese operative per il ristorante possono includere il costo degli abbonamenti per i sistemi di punti vendita, cibo, articoli di carta e bevande.

Il nostro chef ha degli appaltatori che vengono periodicamente per pulire le trappole del grasso e controllare i livelli di refrigerante nelle cabine. Queste sono spese ricorrenti di entrate.

Formula e calcolo CapEx

Gli acquisti CapEx effettuati nell'anno in corso sono normalmente presentati nel rendiconto finanziario della società. L'importo accumulato di CapEX e il relativo ammortamento accumulato sono normalmente visualizzati nel bilancio della società, e sottraendo l'ammortamento accumulato dagli acquisti CapEx accumulati si ottiene l'importo netto di CapEx o Immobilizzazioni in qualsiasi momento. La quota ammortizzata in ogni esercizio è contabilizzata nel conto economico della società.

Come calcolare le spese in conto capitale

Il calcolo delle spese in conto capitale include l'individuazione della proprietà del periodo corrente e precedente, impianti e attrezzature (PP&E) sul bilancio e l'ammortamento sul conto economico:tutto ciò che devi fare è guardare i rendiconti finanziari per ottenere queste informazioni così com'è, in effetti, cosa fa il bilancio.

Per ottenere il valore contabile netto delle immobilizzazioni basta guardare lo stato patrimoniale che mostra le immobilizzazioni totali meno l'ammortamento accumulato per arrivare alle immobilizzazioni nette o al valore contabile netto. Il conto economico mostrerebbe la quota di ammortamento rilevata per l'esercizio.

La formula per valutare una spesa in conto capitale è la seguente:

CapEx =PP&E (corrente) – PP&E (precedente) + ammortamento

Esempio di CapEx

Nel 2019, il fornitore di abbigliamento che fornisce le divise al nostro ristorante ha acquistato nuovi computer e ha ampliato le sue strutture per aumentare le entrate.

Dopo aver esaminato lo stato patrimoniale e il conto economico, le informazioni necessarie per calcolare CapEx per quell'anno sono le seguenti:

• PP&E all'inizio del 2019:$ 30, 000
• PP&E alla fine del 2019:$40, 000
• Ammortamento:$ 10, 000

Prendendo i valori di cui sopra, iniziare sottraendo il valore PP&E fisso ($ 30, 000) dal valore finale ($40, 000). Questo equivale a $ 10, 000 variazione in PP&E. Quindi, aggiungere l'ammortamento ($ 10, 000), che si traduce in $ 20, 000 spese in conto capitale.

Cosa ti dice CapEx sulla tua attività?

La tua strategia CapEx rivela quanto la tua azienda sta investendo in immobilizzazioni nuove ed esistenti per aumentare o mantenere i ricavi. Immagine più grande, indica anche con quanta precisione e fiducia i leader credono di poter prevedere la domanda futura utilizzando i principi della pianificazione degli scenari e della valutazione dei costi opportunità rispetto ai vantaggi della proprietà.

L'aumento del reddito e della redditività è legato a CapEx strategicamente validi.

Per esempio, diciamo che il nostro ristoratore ha acquisito nel 2019 un edificio adiacente e ha avuto la possibilità di scegliere tra l'acquisto di più mobili per allestire lo spazio come una sala da pranzo estesa o l'espansione della cucina con attrezzature speciali per lanciare un take-away, attività di ristorazione e pasti confezionati. Il percorso che il nostro chef ha scelto conta in modo significativo nel 2020.

Inoltre, fare scelte intelligenti sull'opportunità di spendere su una base CapEx o OpEx rivela l'efficacia del team finanziario di un'organizzazione facendo il miglior uso dei fondi che genereranno il massimo ritorno sull'investimento.

Utilizzo delle spese in conto capitale nella tua contabilità

Le spese in conto capitale sono esborsi di cassa per un periodo contabile specifico, quindi sono registrati su un rendiconto finanziario, che si trova sotto le attività di investimento. Sono inoltre registrati in bilancio nella sezione PP&E come attività.

Importanza delle spese in conto capitale negli affari

Come discusso, le spese in conto capitale intelligenti aiutano le aziende a crescere. In una prospettiva di pianificazione finanziaria a lungo termine, L'analisi CapEx aiuta i leader a capire se un asset offre un tasso di rendimento interessante. Quel modo, le aziende possono bilanciare la manutenzione delle attrezzature e delle proprietà esistenti con la disponibilità di capitale sufficiente da investire nella crescita.

Altre considerazioni importanti includono:

• Costi iniziali: A seconda del settore, le spese in conto capitale sono generalmente più costose rispetto all'acquisizione dell'uso dello stesso bene su base operativa. Pensa all'acquisto di un veicolo della flotta rispetto al leasing o alla firma di un servizio di consegna a contratto. È fondamentale comprendere i vantaggi a lungo termine del possedere un bene.
• Irreversibilità: Una società molto probabilmente subirà perdite quando annulla una spesa in conto capitale. Questo perché il mercato dei beni strumentali tende ad essere povero, il che significa che le risorse acquisite probabilmente sono meglio utilizzate dalla società stessa.
• Ammortamento: Una volta che un bene viene utilizzato, inizia l'ammortamento e può portare a una diminuzione dei conti cespiti di un'organizzazione.

Sfide di CapEx

Le decisioni relative alle spese in conto capitale possono spesso essere difficili. Sono anche fondamentali per il benessere di un'azienda.

Le tre sfide principali della pianificazione per CapEx sono:

• Imprevedibilità: Quando si tratta di investire in beni capitali, le previsioni non sono garantite semplicemente perché nessuno può vedere nel futuro. Sebbene le aziende possano e debbano utilizzare principi di gestione del rischio e assicurazioni per prevedere e compensare la possibilità di potenziali perdite relative alle attività di capitale, è impossibile sradicare l'incertezza.
• Problemi di misurazione: Alcuni risultati delle spese in conto capitale, come aumentare il morale dei dipendenti, sono intangibili e quindi non verranno registrati in un bilancio. E, può essere complicato misurare tutti i relativi costi. Prendi l'esempio del furgone per le consegne:lo stipendio di un autista è OpEx, e quella spesa va considerata insieme al carburante, assicurazione e altri costi per decidere se acquistare è meglio che assumere un appaltatore.
• Propagazione: I benefici relativi alle spese in conto capitale sono generalmente estesi su un periodo più lungo e possono portare a problemi quando si tratta di stabilire l'equivalenza e la stima del tasso di sconto. Semplicemente, il denaro investito in beni strumentali non è più disponibile per opportunità potenzialmente più vantaggiose.

Le migliori pratiche per le spese in conto capitale per le imprese

Una solida gestione del progetto e una pianificazione efficace sono necessarie per bilanciare in modo efficiente la conservazione della liquidità rispetto all'investimento per la crescita. Oltre a un'efficace previsione e pianificazione degli scenari, ecco cinque buone pratiche:

• Definisci come si presenta il successo. Sii chiaro su scadenze realistiche per un ritorno sugli investimenti CapEx, l'ambito del progetto e tutte le risorse OpEx necessarie per ottenere tutti i vantaggi. In che modo questo piano si classifica prioritario rispetto ad altre opportunità di investimento? Qual è la logica aziendale per il progetto di capitale?
• Creare linee di comunicazione chiare. Nelle aziende più grandi, più dipartimenti potrebbero essere coinvolti in progetti di capitale. In che modo raccoglierai le informazioni critiche in un dashboard e ti assicurerai che tutti siano sulla stessa pagina per quanto riguarda i risultati di business previsti e la realizzazione del valore atteso per l'azienda?
• Impiega un modello di business case standardizzato per potenziali progetti di capitale: Ogni proposta di investimento dovrebbe essere accompagnata da un'analisi approfondita che ne spieghi il merito. Un business case dovrebbe identificare le fonti di valore includendo una motivazione dettagliata e una spiegazione delle alternative, insieme a un calcolo del rendimento atteso o del beneficio qualitativo, tempismo, contesto e rischio.
• Guarda le opzioni di finanziamento. Decidere se acquistare un bene di capitale con i fondi esistenti o tramite un prestito richiede un'analisi finanziaria sui tassi di interesse, debito contratto e per quanto tempo il bene in questione si deprezza.
• Includi "cosa succede se" nel caso in cui le circostanze cambino. È un tipo di spesa "da fare"? come l'acquisto di un edificio che un proprietario indica che altrimenti dovrai lasciare? O si tratta più di crescita o di una nuova linea di business? Puoi ridimensionare e raggiungere comunque la maggior parte degli obiettivi? Tale determinazione aiuterà a informare se l'organizzazione può decidere di staccare la spina e subire una perdita su un progetto se la realtà del mercato e/o la salute fiscale dell'azienda cambiano.
• Il software di contabilità può aiutare la tua azienda a semplificare le spese in conto capitale. L'utilizzo di un software di contabilità affidabile per gestire le spese in conto capitale aiuta a ridurre il rischio di errore. Per esempio, perdere le detrazioni per l'ammortamento può essere costoso, come può innescare un audit IRS.