Che cos'è la gestione dei viaggi aziendali?

La gestione dei viaggi aziendali riguarda tutte le funzioni associate al supporto dei viaggi di lavoro per i dipendenti, clienti, fornitori e partner commerciali. Le aziende possono fare affidamento su team interni di gestione dei viaggi aziendali, agenzie di viaggio, strumenti di prenotazione online o qualsiasi combinazione di tali opzioni per eseguire queste funzioni. Le politiche di gestione dei viaggi aziendali creano o applicano procedure per riunioni e viaggi mentre trasmettono i dati di viaggio ai sistemi e ai team di contabilità e finanza.

Come funziona la gestione dei viaggi aziendali?

Oltre a garantire che i dipendenti rispettino la politica di viaggio di un'azienda, la gestione dei viaggi aziendali supporta altre attività come l'organizzazione di viaggi di lavoro, stabilire accordi preferenziali con i vettori (compagnie aeree, società di noleggio auto, ecc.) e fornitori di servizi di ospitalità, e l'emissione di report in tempo reale che inoltrano le spese di viaggio ai dipartimenti contabili e ad altri stakeholder aziendali.

Perché è importante la gestione dei viaggi aziendali?

La gestione dei viaggi d'affari svolge un ruolo chiave nell'aiutare le aziende a ottenere il massimo dai loro budget di viaggio, garantendo che non stiano pagando troppo per il trasporto e l'alloggio. Stabilisce inoltre come i dipendenti organizzano i viaggi di lavoro e garantisce che tutte le spese di viaggio siano allocate nel migliore interesse dell'azienda. Un programma di viaggio aziendale ben gestito è importante anche per garantire la sicurezza dei viaggiatori.

Quali attività rientrano nella gestione dei viaggi?

• Itinerari
• Prezzi
• Alloggi
• Trasporti
• Riunioni ed eventi
• Costi e conformità alle politiche
• Supporto di viaggio
• Reportistica e analisi dei dati

Itinerari

Le aziende hanno approcci diversi quando si tratta di come i dipendenti creano itinerari per i loro viaggi di lavoro. Le considerazioni includono il costo, bilanciato con le responsabilità aziendali di un dipendente e le politiche di viaggio dell'azienda. Nella maggior parte dei casi, i dipendenti ora utilizzano strumenti di prenotazione online per creare i propri itinerari. Alcune aziende più grandi possono disporre di personale o risorse per agenzie di viaggio per creare itinerari per i dirigenti senior o per coloro che viaggiano frequentemente. Le aziende con un programma di viaggio aziendale possono configurare il software di gestione dei viaggi con strumenti di prenotazione online per garantire che i viaggiatori creino itinerari che soddisfino le linee guida di viaggio dell'azienda fornendo un meccanismo per l'approvazione del viaggio e la rendicontazione di viaggio e spese.

Prezzi

La gestione dei viaggi aziendali è responsabile del controllo dei costi, poiché i prezzi dei viaggi sono notoriamente variabili. L'ottimizzazione dei prezzi può avere un impatto misurabile sul mantenimento dei budget e aiutare le aziende a finanziare più viaggi di lavoro senza espandere significativamente il budget. La gestione dei viaggi aziendali può stabilire linee guida su quanto i dipendenti possono spendere per i vari costi di viaggio, sulla base di prezzi ragionevoli e consueti in un determinato luogo.

Alcune aziende negoziano i prezzi con determinati fornitori, mentre altri si affidano ad agenzie e altre terze parti che potrebbero avere maggiore influenza. Alcuni potrebbero fare affidamento sia su team interni che su una società di gestione dei viaggi. Dove ha senso, le aziende dovrebbero anche sfruttare qualsiasi relazione con i clienti commerciali che possono avere con coloro che forniscono il trasporto, ospitalità o altre funzioni di supporto ai viaggi.

Alloggi

I costi di alloggio sono ciclici a seconda delle condizioni economiche, Posizione, periodo dell'anno e altri fattori. Anche il costo degli alloggi varia notevolmente in tutto il mondo. Così, la gestione dei viaggi aziendali può negoziare i prezzi con le principali catene alberghiere o coloro che forniscono sistemazioni alternative come Airbnb, o supervisionare un'agenzia che lo fa. Oltre ai costi, le aziende dovrebbero prendere in considerazione sistemazioni che soddisfino le esigenze aziendali dei dipendenti e abbiano politiche di cancellazione favorevoli o siano disposte a rinunciare a determinate commissioni.

Trasporti

Quando si tratta di trasporto, la gestione dei viaggi aziendali svolge diversi ruoli, compresa la determinazione della migliore modalità di trasporto per una determinata destinazione. È il canale attraverso il quale i dipendenti prendono accordi con i vettori preferiti e garantisce che gli accordi di trasporto siano conformi alle politiche aziendali.

Meeting ed Eventi

Le aziende che ospitano i propri meeting ed eventi hanno bisogno di risorse con cui prenotare ristoranti, alberghi, centri congressi o altri luoghi che possono ospitare qualsiasi cosa, da piccole riunioni esecutive a grandi conferenze. Un team o uno strumento di gestione dei viaggi aziendali facilita queste prenotazioni.

Per meeting ed eventi importanti, il team esplorerà varie sedi e si assicurerà che ciascuna possa soddisfare le esigenze e i budget di una riunione o di un evento. Se si tratta di un raduno importante che riunirà i clienti, investitori o altre parti interessate influenti, i team di gestione dei viaggi aziendali visiteranno la sede. Oltre a valutare la struttura per riunioni, il team assicurerà che gli alloggi e la logistica circostanti siano adeguati.

Costi e conformità alle politiche

Molte aziende richiedono alla gestione dei viaggi aziendali non solo di impostare soglie di costo, ma anche di monitorare e far rispettare ai dipendenti il ​​rispetto di tali soglie. Idealmente, la gestione dei viaggi aziendali lega la conformità alle politiche di rimborso. Inoltre, i suoi sistemi dovrebbero impedire ai dipendenti di prendere accordi che non rispettano le politiche aziendali.

Poiché le circostanze a volte possono richiedere eccezioni, la gestione dei viaggi aziendali dovrebbe avere meccanismi di approvazione flessibili. Molte aziende emettono anche una carta di credito aziendale, che consente un migliore monitoraggio dei viaggi e delle spese, prenotazione viaggi semplificata, rimborsi più rapidi e accesso ai dati in tempo reale sui costi dei dipendenti.

Supporto di viaggio

Qualche volta, i team di gestione dei viaggi aziendali fungeranno da tramite tra i dipendenti, loro supervisori e conti da pagare. Le organizzazioni più grandi possono esternalizzare questo ruolo ad agenzie di viaggio, come American Express, che dispongono di sofisticate piattaforme di gestione dei viaggi. Alcune organizzazioni forniranno livelli più elevati di supporto, come organizzare il trasporto per gli aeroporti, effettuare prenotazioni per la cena o fungere da collegamento con i viaggiatori quando hanno bisogno di assistenza. In entrambi gli scenari, oltre ai massimi dirigenti e agli ospiti VIP, ci si aspetta che i dipendenti facciano sempre più affidamento su strumenti self-service per soddisfare le comuni esigenze di viaggio.

Reportistica e analisi dei dati

La direzione dei viaggi aziendali deve riportare tutte le spese di viaggio alla contabilità. I dipartimenti finanziari utilizzano tali informazioni non solo per tenere traccia delle spese sostenute durante un periodo contabile, ma anche per informare i budget e le previsioni attuali e previsionali.

Gestione automatizzata dei viaggi e assunzione di un manager di viaggio

Fino a poco tempo fa, le aziende dovevano decidere se assumere persone per supportare e gestire i viaggi o affidarsi ad agenzie esterne per supervisionare tali funzioni e quindi lasciare che i dipartimenti di contabilità fornitori applicassero le politiche quando rimborsavano le spese dei dipendenti. Mentre alcune aziende scelgono l'una o l'altra e altre scelgono una miscela di entrambi, oggigiorno le aziende hanno la possibilità di automatizzare gran parte del processo di gestione dei viaggi.

Alcune piattaforme di gestione aziendale, Per esempio, offrire capacità di gestione dei viaggi aziendali. Molte delle piattaforme leader hanno funzionalità tra cui la gestione delle spese, analisi, gestione clienti e project management, che insieme servono ad automatizzare la gestione dei viaggi. Queste piattaforme forniscono anche ai team di contabilità informazioni in tempo reale sull'impatto dei viaggi sulla performance finanziaria.

In che modo l'intelligenza artificiale sta cambiando il panorama della gestione dei viaggi?

I viaggiatori d'affari ora utilizzano attivamente strumenti per automatizzare la gestione dei viaggi. Con i recenti progressi nell'intelligenza artificiale (AI), ora possono prenotare un viaggio d'affari con gli strumenti di prenotazione online ancora più velocemente. Per esempio, American Express Global Business Travel (GBT) è tra le aziende che utilizzano l'intelligenza artificiale per automatizzare la pianificazione dei viaggi di lavoro. L'agenzia di viaggi globale ora dispone di un motore di raccomandazione che utilizza la cronologia di un viaggiatore per aiutare a trovare alloggi adatti durante la pianificazione di un viaggio.

Ma non sono solo le gigantesche agenzie di viaggio a utilizzare l'intelligenza artificiale per automatizzare la prenotazione dei viaggi d'affari e i relativi processi. Compagnie aeree, gli operatori alberghieri e le agenzie di autonoleggio hanno iniziato a introdurre chatbot per rispondere a richieste e problemi di routine. Le persone usano i comandi vocali per consigli e per effettuare prenotazioni. Queste tecnologie stanno iniziando ad apparire nell'automazione della forza lavoro, help desk e altri sistemi di gestione dei processi aziendali per consentire un maggiore self-service ai processi di routine.

Il vero potenziale dell'AI per la gestione dei viaggi aziendali deriva dall'utilizzo di tutti i dati accumulati dai viaggiatori per eliminare quante più attività possibili nella pianificazione dei viaggi, secondo la rivista Travel &Hospitality.

Analizzando il comportamento dei viaggiatori di diverse aziende nella creazione dei loro itinerari, Gli strumenti di automazione dell'IA possono diventare più precisi nella previsione delle preferenze, secondo il rapporto. “Quando le preferenze possono essere soddisfatte senza nemmeno chiederle, il tempo di ricerca è fortemente ridotto, e la trazione è aumentata. Anche i cambiamenti nei partner di viaggio possono essere rilevati in anticipo durante la negoziazione con le proprietà. In definitiva, un meccanismo di raccomandazione basato sull'intelligenza artificiale potrebbe eliminare la dipendenza dalle potenziali complicazioni dei cambiamenti dell'ultimo minuto”.

Sfide della gestione dei viaggi aziendali

• Il desiderio dei dipendenti di flessibilità e comfort può entrare in conflitto con gli sforzi di un'azienda per gestire i costi.
• I servizi che una volta erano inclusi nel costo del biglietto aereo o nella prenotazione di un hotel possono ora avere un costo aggiuntivo, creando disparità nelle politiche aziendali.
• L'aumento delle spese di cancellazione o modifica è costoso se i dipendenti commettono errori durante la prenotazione.
• Le politiche aziendali possono spesso limitare la capacità dei dipendenti di scegliere servizi a basso costo che scoprono da soli.
• Molte aziende non dispongono ancora di modi per calibrare le esigenze del business con i costi e le mutevoli condizioni aziendali quando si tratta di viaggiare.
• Le politiche di contabilità fornitori non sono sempre allineate con la gestione dei viaggi aziendali. Il processo di rimborso è molto manuale e richiede risorse significative per rivedere e verificare le ricevute delle spese di viaggio.

Come istituire una politica di gestione dei viaggi

Ogni azienda dovrebbe avere una politica di gestione dei viaggi documentata e da applicare. La politica dovrebbe essere ragionevole e idealmente assemblata con il contributo dei dipendenti che viaggiano spesso. La raccolta di tali input ridurrà la non conformità, che a detta di vari è alto. I sondaggi sui viaggi aziendali mostrano che più della metà non comprende o non rispetta le politiche di viaggio delle proprie aziende. La Società di Gestione delle Risorse Umane, un'associazione di categoria senza scopo di lucro per i professionisti delle risorse umane ha creato un modello che offre una politica di base che le aziende possono adeguare per soddisfare i propri requisiti di conformità e ciò che la leadership ritiene si adatti alle migliori pratiche della propria organizzazione.

Tendenze nella gestione dei viaggi aziendali

I viaggiatori d'affari si aspettano che ogni aspetto dei loro viaggi sia accessibile dai loro telefoni e dai loro computer. Sono finiti i giorni in cui si chiamava un agente di viaggio per prenotare il viaggio e si inviavano note spese manuali.

Aziende in grado di integrare tutte le informazioni relative alla pianificazione dei viaggi, le spese e il modo in cui i dipendenti trascorrono il loro tempo in viaggio sono in una posizione migliore per determinare il valore che stanno ricevendo.

I miglioramenti nella tecnologia e i progressi nell'intelligenza artificiale stanno aiutando le aziende a garantire di ricevere le tariffe più competitive, maggiore flessibilità e migliore visibilità.

I migliori strumenti per la gestione dei viaggi aziendali

Molte aziende spendono risorse significative in viaggi aziendali per lo sviluppo del business, vendite e marketing. Oltre alle spese di viaggio ampiamente variabili, c'è un costo in termini di gestione del capitale umano:le organizzazioni che utilizzano i moderni strumenti di gestione dei viaggi aziendali in modo efficace sono meglio posizionate per ottenere un ROI più elevato.

Idealmente, le organizzazioni dovrebbero garantire che le loro soluzioni di gestione dei viaggi aziendali siano integrate con, o includere, sistemi di gestione delle spese e dei fornitori. Allo stesso modo, le organizzazioni dovrebbero integrare la gestione dei viaggi aziendali con le piattaforme di contabilità e gestione finanziaria di base e le soluzioni di pianificazione e risorse.

All'estremità anteriore, tenere traccia delle spese di viaggio è diventato più semplice ora che i dipendenti possono utilizzare i propri dispositivi mobili per scansionare le ricevute quando le ricevono. Di conseguenza, molte organizzazioni hanno semplificato i processi di gestione delle spese precedentemente ad alta intensità di carta.

Di conseguenza, le aziende dovrebbero assicurarsi che la loro soluzione di gestione delle spese includa app mobili configurabili in grado di scansionare le ricevute e consentire ai dipendenti di elencare e classificare facilmente ogni spesa.

Gli strumenti in grado di tenere traccia delle politiche rifiuteranno automaticamente le spese non consentite. La piattaforma dovrebbe offrire flussi di lavoro flessibili e configurabili in grado di evitare colli di bottiglia che ritardano le approvazioni. I migliori strumenti di gestione delle spese offrono anche connettività con ERP, gestione del progetto, contabilità, fatturazione, e sistemi di analisi.

Soluzioni di gestione delle spese di viaggio che offrono un'integrazione certificata con piattaforme leader e aiutano le organizzazioni a ridurre la quantità di immissione di dati tra coloro che si trovano nei dipartimenti di contabilità fornitori. Allo stesso modo, rendono più facile per i dipendenti la compilazione dei dati di spesa, in particolare quelli che forniscono l'integrazione con i fornitori di carte di credito approvati.