Che cos'è il piano di emergenza finanziaria? Una guida passo passo per crearne uno

La creazione di un piano di emergenza finanziaria è una mossa saggia per qualsiasi azienda. Crisi e contrattempi possono colpire all'improvviso, dai disastri naturali alla recessione economica, guasti tecnici, fallimenti dei partner e diserzioni di clienti. La pianificazione di emergenza definisce, in anticipo, come rispondere rapidamente a ciascuno di questi scenari e riportare l'azienda in carreggiata.

Che cos'è la pianificazione di emergenza finanziaria?

Pianificazione di emergenza, generalmente, riguarda la priorità delle azioni che dovresti intraprendere di fronte a minacce straordinarie per la tua azienda. Quali sono i primi passi da fare in caso di crisi? Se non bastano, Quali sono i prossimi passi?

La pianificazione di emergenza finanziaria è un aspetto della pianificazione di emergenza che si concentra sulle risorse finanziarie necessarie per mantenere l'azienda solvibile e operativa quando si verifica una crisi. Per esempio, può identificare modi per raccogliere fondi o ridurre i costi se si verifica un improvviso calo delle entrate a causa di una crisi economica.

Che cos'è un piano di emergenza finanziaria?

Un piano di emergenza finanziaria identifica gli scenari peggiori della tua azienda e il loro impatto e presenta potenziali risposte. Le aziende in genere sviluppano piani di emergenza finanziaria raccogliendo e analizzando dati, poi passarlo a dirigenti e dirigenti che elaborano idee sulle strategie. Un'impresa può anche assumere una società di consulenza per questo scopo specifico.

Tipicamente, un'organizzazione sviluppa piani di emergenza finanziaria per ciascuno dei forse una mezza dozzina di rischi scelti dal gruppo. Quando si verifica una crisi, l'azienda utilizza il piano di emergenza come un playbook.

Perché i piani di emergenza finanziaria sono così importanti?

I piani di emergenza finanziaria forniscono le basi per mitigare il rischio aziendale, accelerare il ripristino di emergenza e garantire la continuità e la resilienza del business. La pandemia di COVID-19 ha conferito un nuovo premio alle aziende che stabiliscono questa resilienza, in particolare la loro resilienza della catena di approvvigionamento, secondo gli analisti.

La pianificazione di emergenza viene fornita con un solido business case, perché le aziende che possono rispondere efficacemente a una crisi e rimettersi in piedi rapidamente potrebbero ottenere un vantaggio competitivo rispetto alle altre aziende.

Vantaggi di un piano di emergenza finanziaria

Rimanere solvibili e mantenere operazioni commerciali quasi normali possono essere i vantaggi più importanti di un piano di emergenza finanziaria, ma ci sono altri importanti vantaggi che fornisce. Uno è il beneficio emotivo, poiché pianificare in anticipo può ridurre lo stress e il panico durante una crisi reale. Con un piano chiaro in atto, il tuo team può rapidamente focalizzare l'attenzione sull'azione nel bel mezzo di una situazione difficile e spesso dinamica.

C'è anche il vantaggio reputazionale, poiché rispondere efficacemente alle crisi si riflette bene sulla tua azienda. Anche se non devi mai mettere in atto il Piano B, il fatto di avere un piano di emergenza finanziario ben congegnato può rendere i clienti e gli altri stakeholder più a loro agio.

E tieni presente che i piani di emergenza finanziaria non sono solo per gli scenari peggiori. Possono anche affrontare gli scenari migliori, come una marea di nuovi ordini online che non sei in grado di soddisfare. In quel modo, la pianificazione di emergenza finanziaria può anche aiutare le aziende a capitalizzare appieno il loro successo.

Finalmente, mentre non puoi pianificare ogni crisi o battuta d'arresto, una volta che hai in mano alcuni piani di emergenza finanziaria testati, potresti essere in grado di applicare le loro azioni ad altri potenziali scenari.

Cosa è incluso in un piano di emergenza finanziaria?

La pianificazione di emergenza finanziaria ha due obiettivi critici. Uno è quello di affrontare la risposta immediata alla crisi; l'altro si concentra sulla normalizzazione delle operazioni dopo che l'evento si è verificato, o in aree del business non toccate dalla crisi. Per esempio, una risposta a breve termine a una crisi finanziaria in un'unità aziendale principale potrebbe includere l'accesso a una linea di credito esistente; una risposta a più lungo termine potrebbe comportare il dirottamento della spesa da unità complementari o non redditizie all'area di attività principale a rischio per aiutarla a riprendersi.

Il capitolo e il versetto di un piano di emergenza finanziaria variano in base alle dimensioni e al tipo di attività. Generalmente, un piano dovrebbe includere opzioni per lo smistamento delle risorse e/o la riduzione dei costi. Le leve finanziarie che dovresti essere pronto a sfruttare potrebbero includere:

Finanziamento: Le riserve di liquidità sono il re in situazioni di crisi. Sebbene gli esperti suggeriscano che le aziende detengano abbastanza liquidità o altre attività altamente liquide per coprire sei mesi di spese operative, gli studi dimostrano che molte piccole imprese non lo fanno. Accesso a linee di credito, prestiti a breve termine e assicurazioni sulla continuità operativa sono alcune altre fonti di finanziamento che le aziende dovrebbero assicurarsi prima di qualsiasi crisi.

Costi: Spese, il personale e persino intere unità aziendali possono essere tagliati o venduti nel tentativo di proteggere le attività redditizie e mantenere un flusso di cassa positivo.

Il software di contabilità con report dettagliati e strumenti di visualizzazione dei dati può aiutarti a dipingere un quadro chiaro della tua situazione finanziaria mentre valuti le opzioni migliori per la tua organizzazione, poiché attinge ai dati in tempo reale dal sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e da altri strumenti.

Esempio di un piano di emergenza finanziaria

È fin troppo comune per le aziende dipendere da un cliente per una grossa fetta delle loro entrate, che rappresenta un rischio maggiore e dimostra l'importanza dei piani di emergenza. Se, Per esempio, ottieni il 25% del tuo business da un singolo cliente, dovresti avere un piano di emergenza per la possibile defezione di quel cliente. Le componenti finanziarie di un tale piano potrebbero includere:

• Organizzare in anticipo l'accesso al credito a breve termine con la propria banca per coprire eventuali mancanze di entrate.
• Comprendere le opzioni per rinegoziare le estensioni ai prestiti commerciali esistenti.
• Adottare misure per accelerare il pagamento da altri clienti, come la rinegoziazione dei piani di pagamento e l'incasso sui conti scaduti.
• Licenziamento del personale associato all'attività del cliente perso.

Le risposte a più lungo termine potrebbero includere la riduzione della spesa discrezionale, ridurre le operazioni non redditizie e raddoppiare lo sviluppo di nuovi affari per sostituire le entrate perse e rendere la tua attività meno dipendente da quel cliente. Le aree di attività principali dovrebbero essere protette da tagli che potrebbero danneggiare la loro redditività per ridurre al minimo l'impatto sul resto dell'azienda e mantenere il "business as usual" ove possibile.

7 passaggi per creare un piano di emergenza finanziaria

Le aziende dovrebbero adottare un approccio metodico alla costruzione di un piano di emergenza finanziaria al fine di garantire che copra adeguatamente i maggiori rischi. Ecco i passaggi chiave di tale processo:

1. Identificare i rischi. Riduci i rischi della tua azienda a cinque o sei scenari realistici che potrebbero davvero far deragliare la tua attività. Quanto sono probabili, e quanto grave sarebbe il loro impatto?
2. Analizzare le cause. Comprendere e documentare il motivo per cui ciascuna di queste situazioni potrebbe emergere.
3. Indicatori di traccia. Sulla base di questa analisi, elencare i possibili segni di problemi e trovare modi per rintracciarli per stare al passo con la situazione.
4. Prescrivere azioni. Dettaglia la strategia per rispondere a ciascuna crisi specificando e dando la priorità a quali misure intraprendere, come, da chi e in che tempi.

Mentre sviluppi lo schema del tuo piano di emergenza, approfondire ciascuno dei rischi, le risorse finanziarie a tua disposizione e come puoi utilizzare tali risorse per rispondere:

5. Analizza il tuo profilo finanziario. Utilizza tutti gli strumenti di pianificazione e analisi finanziaria di cui disponi per dettagliare le tue operazioni e i mercati che servi, compresi i costi, flusso di cassa e posizionamento competitivo. Ciò può fornire all'azienda informazioni sulla probabilità di vari scenari e sul loro potenziale impatto.
6. Inventa le tue risorse e le fonti di finanziamento. Poniti queste domande:quanto hai in riserve di liquidità? Quali sono i beni indispensabili e da tutelare? Quali beni considereresti la chiusura o la vendita? Dove potresti tagliare la spesa senza rischiare la redditività? Quanto puoi prendere in prestito velocemente? Hai un'assicurazione contro l'interruzione dell'attività?
7. Fare piani per riallocare, tagliare o fare leva. Rispondere alle domande precedenti potrebbe suggerire di attingere alle tue riserve, di solito la prima e migliore opzione, o di ridurre la produzione, utilizzando linee di credito con la tua banca o vendendo un'unità aziendale non core. Ogni opzione dovrebbe essere valutata per la sua velocità e affidabilità nella raccolta di fondi. Ad esempio, la vendita di un'unità aziendale potrebbe avere un rallentamento, risultato meno sicuro rispetto alla stipula di un prestito a breve termine quando il tempo è essenziale.

Le seguenti best practice possono anche aiutare a ottimizzare lo sviluppo e la manutenzione del tuo piano di emergenza finanziaria:

• Attivazione: Dovresti avere una politica in atto che descriva esattamente quando verrebbe attivato un piano di emergenza, incluso il processo decisionale e chi è coinvolto.
• Recensioni: Esaminare questi piani su base trimestrale, considerando i cambiamenti economici e i cambiamenti della forza lavoro, per tenere conto di fattori economici o altri problemi relativi all'attività, come nuovi dettagli di contatto o un cambiamento significativo nelle riserve di cassa.
• Comunicazione: Assicurati che il piano venga comunicato per selezionare le persone della tua azienda in tutti i reparti in modo che possano esaminarlo e comprenderlo prima che si materializzi una crisi.
• Impara dall'esperienza: Come con qualsiasi buon piano aziendale, le aziende dovrebbero imparare dall'esperienza ogni volta che si rivolgono al piano di emergenza e apportare modifiche che lo metteranno in una posizione migliore per la prossima crisi.

Modello gratuito di piano di emergenza finanziaria

Sono disponibili diversi strumenti per aiutarti a sviluppare un piano di emergenza finanziaria. Puoi iniziare a pensare alla tua risposta alle crisi scaricando questo modello di pianificazione di emergenza finanziaria di alto livello.

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Questo modello ti aiuterà a creare un piano di emergenza finanziaria che serva da base per mitigare il rischio aziendale, accelerare il ripristino di emergenza e garantire la continuità e la resilienza del business.

Ottieni il modello

Inoltre, I software di contabilità e analisi dei dati spesso dispongono di strumenti di pianificazione e visualizzazione che aiutano le organizzazioni a mappare i rischi e le risposte finanziarie. Questi potrebbero aiutare a prepararsi all'imprevisto facilitando attività come:

Linee di tendenza: Monitoraggio delle metriche critiche nel tempo, come flusso di cassa e crediti, può fornire segnali di avvertimento precoci di una grave battuta d'arresto per la tua attività.

Mappe mentali: Le mappe mentali organizzano e classificano l'ampia gamma di rischi che la tua azienda deve affrontare, per aiutarti a vagliarli e dare la priorità alle minacce più grandi.

Grafici dell'impatto del rischio: Questi grafici organizzano i rischi in base al loro impatto e alla probabilità di accadimento, per aiutarti a dare la priorità alle risposte.

Diagrammi decisionali: I diagrammi decisionali mappano visivamente risposte specifiche a eventi specifici, dare ai leader un chiaro piano d'azione durante una crisi.

Da rischi così vari come perdere un cliente importante per affrontare un disastro naturale, lo sviluppo di piani di emergenza finanziaria servirà da guida alla tua organizzazione per affrontare la crisi.