5 semplici metodi per tenere traccia in modo efficiente delle spese e del chilometraggio dell'auto

Se sei come la maggior parte degli imprenditori, imprenditori o venditori, probabilmente hai una scatola da scarpe piena di ricevute del gas. La tua scatola da scarpe potrebbe travestirsi da pavimento del sedile posteriore della tua auto, o in fondo al cassetto della tua scrivania, ma probabilmente hai comunque quella "scatola da scarpe".

Sfortunatamente, Avrai un grande lavoro di smistamento davanti a te quando il tempo delle tasse si avvicinerà. Non solo perderai il tuo tempo prezioso cercando di organizzarti prima di consegnare la dichiarazione dei redditi all'ufficio del tuo commercialista - tempo che potrebbe essere speso meglio per far crescere la tua attività - anche peggio, probabilmente non stai rivendicando tutte le tue detrazioni ammissibili e sei, perciò, pagare più tasse di quanto dovresti.

Quest'anno, perché non buttare via quella scatola da scarpe e provare qualcosa di diverso? Per farti risparmiare tempo e denaro, imposta un sistema di tracciamento rapido e semplice per tenere sotto controllo le tue spese automobilistiche ora invece di aspettare fino alla scadenza delle tasse.

Passaggi rapidi e semplici per tenere traccia delle spese automobilistiche

• Assicurati di tenere traccia di tutte le spese ammissibili per la tua auto. Questi includono i costi di proprietà come i canoni di locazione, ammortamento se si possiede il veicolo a titolo definitivo (noto anche come abbuono per il costo del capitale o CCA), o addebiti per interessi se stai finanziando la proprietà. Sono ammissibili anche le spese sostenute per far funzionare il veicolo come il carburante, assicurazione, parcheggio, autolavaggi, cambio dell'olio e altri costi di manutenzione, così come tutte le tasse di licenza e registrazione.
• Crea una cartella di file per ciascuna di queste categorie. Metti le tue ricevute nell'apposito file alla fine di ogni giornata. Assicurati di tenere il tuo sistema di archiviazione in un posto a portata di mano come il cassetto degli archivi nella tua scrivania. Se i tuoi file non sono nelle vicinanze, è troppo allettante tornare a quella vecchia scatola da scarpe. Quando arriva il momento di inviare le tasse, tutto l'ordinamento è fatto! Devi solo sommare le ricevute.
• Crea un foglio di calcolo con una colonna per ciascuna delle categorie discusse sopra. Mentre archivi ogni ricevuta, prenditi un minuto per aggiungere anche la spesa al tuo foglio di calcolo. Alla fine dell'anno, è sufficiente sommare ogni colonna per sommare rapidamente le spese dell'automobile. Per semplificare ulteriormente questo processo, utilizzare software o servizi di monitoraggio finanziario (come il nostro qui a Mint) e assicurarsi di utilizzare la categoria o la funzione di promemoria per tenere traccia di ogni tipo di spesa. Alla fine dell'anno, stampa i report per categoria e il gioco è fatto.
• Dovrai anche tenere un registro del chilometraggio. Per fare questo, inserisci semplicemente la lettura del contachilometri iniziale e finale nel tuo pianificatore, palmare, o calendario smartphone all'inizio e alla fine di ogni giornata lavorativa. Puoi anche utilizzare un calendario gratuito basato su cloud come Google Calendar in modo da poter accedere al tuo registro da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Alla fine di ogni settimana lavorativa, mese, o anno, è sufficiente sottrarre le letture del chilometraggio di apertura e chiusura. Come riserva, in caso di malfunzionamento del computer, scrivi la lettura del contachilometri sulla ricevuta ogni volta che fai il pieno di benzina.
• Dopo aver depositato le tasse, metti tutte le tue cartelle e fogli di calcolo stampati o resoconti riepilogativi nella scatola di una banca per riferimento futuro. Assicurati di mantenere le informazioni almeno cinque anni fa nel caso in cui l'IRS chieda chiarimenti lungo la strada.
• Una volta chiuso l'anno, creare nuove cartelle di file e ripetere il processo per l'anno successivo.

Semplice, Presto, preciso e facile. Ma ancora più importante, quando arriva il momento di presentare le tasse alla fine dell'anno, tutto il duro lavoro è fatto. Ora puoi concentrarti su cose più importanti. Cose come gestire la tua attività!

Susan A. Enns è una Sales Coach B2B, Autore e Managing Partner di B2B Sales Connections. Ha una comprovata esperienza di successo, con oltre 26 anni di esperienza, e i suoi libri sono stati venduti in quattro continenti separati.