10 consigli finanziari per le piccole imprese per il 2020

Due imprese. Due team di leadership intelligenti, due staff motivati, due potenziali prodotti di successo. Allora perché uno cresce e l'altro annaspa?

Tre parole:pianificazione finanziaria intelligente. Che tu sia un imprenditore per la prima volta o un imprenditore che mira a un'IPO, probabilmente sai che nel successo c'è molto di più che tenere i libri in ordine, anche se assemblare un team finanziario efficace è sicuramente una mossa intelligente. Per coloro che desiderano passare al livello successivo, ecco 10 modi per migliorare le tue finanze aziendali e abbracciare il tuo miglior io fiscale.

1. Elimina la carta, o almeno "luce di carta".

L'abbandono della carta non è solo verde; ti fa risparmiare tempo, soldi e dolore quando arriva il momento di fare le tasse o lavorare con un revisore dei conti. E, con la proliferazione di strumenti aziendali basati su cloud e il lavoro a distanza, è diventato più facile e più importante adottare l'accesso mobile e pratiche paperless (o meno cartacee).

Ovviamente, sono decenni che parliamo della fine della carta. Ma il 2020 potrebbe essere l'anno in cui finalmente smetteremo di frugare tra risme di carta in cerca di fatture, se non altro perché non siamo in ufficio per accedere a quelle scorte di pasta di legno. E, stiamo assistendo a una drastica diminuzione dell'uso della cartamoneta:l'82% degli intervistati a un recente sondaggio di Mastercard ha affermato che il contactless è un "modo più pulito di pagare" nell'era del COVID perché offre pagamenti più rapidi, maggiore controllo sulla vicinanza fisica e nessun contatto con i dispositivi pubblici condivisi. Per i rivenditori e coloro che tengono traccia delle spese dei dipendenti, cashless significa anche un percorso elettronico più completo.

Per riassumere i vantaggi di uno sforzo concertato per ridurre l'uso della carta:migliore accesso ai dati, con documenti elettronici, trovare ciò di cui hai bisogno è questione di una semplice ricerca. Puoi accelerare i pagamenti ed evitare costose penali per i ritardi. Facilita la tenuta dei registri, soprattutto venire la stagione delle tasse. Ti dà credito verde con i dipendenti. Puoi liberarti di quella fotocopiatrice ingombrante. Cosa non va?

2. Crea e gestisci un budget.

l'adagio, “Se non riesci a pianificare, hai intenzione di fallire" è particolarmente vero quando si tratta del tuo budget. Per qualsiasi attività commerciale, un budget, fisso se necessario, flessibile, se possibile, rappresenta la tabella di marcia mentre decidi di prendere decisioni aziendali e persino tracciare percorsi di espansione.

al minimo, un budget includerà i soldi che prevedi di ricevere e l'importo che prevedi di pagare in spese. Con quelle cifre tracciate, puoi espanderti nella previsione, rivedere eventuali scostamenti tra i dati previsti e quelli effettivi e apportare le modifiche di conseguenza.

Pro e contro del budget flessibile

Tieni presente:questo documento non è solo utile per il tuo team. È una delle prime cose che un banchiere, chiederà un esperto di valutazione aziendale o un investitore esterno. Con un budget ben costruito in mano, sarai in grado di fornire una visione chiara della salute finanziaria della tua azienda.

3. Automatizza i pagamenti delle bollette.

Il pagamento manuale delle bollette sottrae tempo a cose come l'acquisizione di clienti e lo sviluppo del prodotto. C'è anche il rischio reale di non rispettare le scadenze e di incorrere in penali per ritardi. Perfeziona il tuo processo abbracciando l'online banking e automatizzando quei pagamenti. Beneficerai di una maggiore produttività e sanzioni ridotte.

E, questo ti dà una solida base per espandere l'automazione dei conti fornitori in piena regola man mano che l'azienda cresce. L'automazione AP ti offre una migliore precisione con meno tempo di elaborazione, acquisizione accurata dei dati, corrispondenza e codifica fatture, approvazioni rapide e minori possibilità di frode.

4. Risparmiare per la pensione.

Sebbene la maggior parte dei proprietari di piccole imprese desideri naturalmente reinvestire i profitti nell'azienda, è fondamentale accantonare almeno il 15% del reddito ante imposte per la pensione. Per i migliori risultati, considerare un piano previdenziale agevolato dal punto di vista fiscale, come un conto pensionistico individuale semplificato per la pensione dei dipendenti, o SEP-IRA. Qualsiasi datore di lavoro, compresi i lavoratori autonomi, può stabilire un SEP. Ne trarrai vantaggio anche se non hai dipendenti, e quando sei pronto per assumere, potrai offrire loro questo vantaggio.

5. Analizzare il flusso di cassa.

La mancanza di liquidità è uno dei motivi principali per cui le aziende falliscono. Devi tenere sotto controllo i tuoi flussi di cassa in entrata e in uscita. Il modo migliore per farlo è creare un rendiconto finanziario per analizzare la tua salute finanziaria, e aggiornalo almeno mensilmente.

Sebbene questa dichiarazione sia più semplice da creare se disponi di un software di contabilità, puoi anche redigere un rendiconto finanziario a mano attingendo alle informazioni nel tuo stato patrimoniale e conto economico. Inizia creando un foglio di calcolo in cui inserisci il saldo di cassa totale della tua azienda all'inizio del periodo che scegli. Questo numero dovrebbe essere sul tuo bilancio. Prossimo, aggiungere tutti i flussi di cassa in entrata e in uscita che rientrano in tre categorie:attività operative, attività di investimento e attività di finanziamento. Contrassegna gli afflussi come positivi e i deflussi come negativi. Poi, sommare il tutto per arrivare al saldo finale.

Se questo saldo è superiore al saldo di apertura, hai un flusso di cassa positivo. Se il saldo finale è inferiore al saldo iniziale, hai un flusso di cassa negativo. Se vuoi vedere un esempio, dai un'occhiata alla nostra dichiarazione di esempio per gli addestratori di cani e gli escursionisti di Wild Bill.

Il flusso di cassa positivo è generalmente un segno di un'azienda sana. Tuttavia, un'azienda può avere un flusso di cassa negativo se è nuova e ha speso molto in attrezzature e proprietà, o dipende dall'impresa o da altri finanziamenti man mano che cresce. Tuttavia, se stai costantemente affrontando uno scarso flusso di cassa, potrebbe essere necessario apportare alcune modifiche al personale, inventario o margini unitari.

6. Proteggere i beni personali.

La tua attività è una ditta individuale? I tuoi beni personali potrebbero essere vulnerabili a cause legali. Puoi proteggerti presentandoti come una società S o creando una società a responsabilità limitata (LLC). Ditta individuale o società di persone, così come una C corp., completano le strutture aziendali più comuni per le startup. Ognuno ha anche implicazioni fiscali specifiche.

Quali sono i pro ei contro fiscali di ciascuna struttura aziendale?

7. Tenere separate le finanze aziendali e personali.

Di regola, le finanze personali e aziendali non dovrebbero mescolarsi, e per una buona ragione. Per uno, tenere traccia delle spese aziendali e delle detrazioni fiscali è molto più semplice se si utilizza un account aziendale separato. Inoltre, mantenere separate le finanze aziendali e personali, insieme alla S corp. e le strutture LLC sopra menzionate, ti protegge dalla responsabilità personale.

Anche se potrebbe essere necessario firmare garanzie personali per i contratti di locazione, prestiti e linee di credito quando l'impresa è giovane e manca di un solido rating creditizio, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di trasferire tali responsabilità alla tua attività il prima possibile. Altrimenti, potresti essere personalmente responsabile per qualsiasi debito contratto in caso di insolvenza dell'azienda.

8. Conciliare lavoro e vita.

Gestire un'impresa può essere estenuante, soprattutto quando stai iniziando. C'è molto lavoro e apparentemente non c'è mai abbastanza tempo per farlo. Molti imprenditori si estendono troppo, sacrificare la propria vita personale per il business.

Questo può portare al burnout, e può effettivamente finire per danneggiare la tua azienda.

Se ti vedi andare in questa direzione, è fondamentale fare il punto e ripristinare l'equilibrio. Hai il potere di stabilire dei limiti. Ritagliati del tempo per ciò che è importante per te e attieniti a quel programma. Comunica le tue esigenze agli stakeholder e stabilisci aspettative realistiche. Alla fine, beneficerai di una migliore salute personale e aziendale.

E, estendilo ai tuoi dipendenti. Ora abbiamo una forza lavoro multigenerazionale, e lo staff della Generazione Z in particolare potrebbe aver bisogno di aiuto per trovare un equilibrio tra la loro vita digitale e quella lavorativa.

9. Riduzione del debito.

Mentre il prestito ha senso quando il flusso di cassa è basso o un'azienda è in un periodo di crescita o espansione, troppo debito può finire per essere un pesante fardello. Come dimostrano i fallimenti epici come WeWork e Wag, c'è infatti una cosa come troppi finanziamenti.

Ci sono diversi modi per salvare un'azienda dal soccombere alla morte per debiti.

• Tagliare i costi . Hai spazi o attrezzature inutilizzati? Considera di venderlo. La colpa è del libro paga? Riduci il più possibile gli straordinari e il personale in eccesso. Ecco altri cinque punti relativamente indolori da tagliare.

• Motiva i tuoi clienti a pagare e a spendere di più. Questo è il momento migliore per raggiungere e connetterti con i tuoi clienti. Offri ribassi se ciò significa che possono pagarti più rapidamente. Offrire un incentivo per il pagamento anticipato può essere una mossa intelligente.

• Comunicare con i fornitori. Richiedi sconti o pagamenti dilazionati. Molti lavoreranno con te piuttosto che perdere la tua attività.

• Sii onesto con i tuoi creditori. Condividi la tua situazione e vedi se possono lavorare con te per abbassare i tassi di interesse, aumentare la linea di credito o ristrutturare le opzioni di rimborso. Puoi anche provare a esternalizzare a una società di alleggerimento del debito che può negoziare per tuo conto per saldare i debiti a tassi più bassi. Come ultima opzione, considerare di invocare il concetto di forza maggiore, soprattutto se la pandemia ha colpito duramente la tua azienda.

• Consolidare i prestiti. Consolidando i tuoi prestiti in un unico pagamento, spesso puoi ridurre i costi mensili senza incidere negativamente sul credito. Considera un prestito di consolidamento del debito aziendale, che possono essere non garantiti o garantiti con beni aziendali. Questo prestito permette di trattare con un solo creditore piuttosto che con molti. Potrebbe anche farti ottenere un tasso di interesse più basso.

• File fallimento. Questa è l'ultima risorsa in quanto è un processo costoso e complesso che richiede un avvocato esperto in fallimento. Tuttavia, è un modo infallibile per ridurre l'onere del debito aziendale. Se i problemi di debito della tua azienda sono temporanei e la società è ancora redditizia, il tuo avvocato può consigliarti di presentare istanza di fallimento del capitolo 11 o del capitolo 13.

10. Investire in tecnologia

Uno dei motivi per cui il software-as-a-service (SaaS) è ​​cresciuto così rapidamente in popolarità (Forrester Research ha stimato 170 miliardi di dollari in abbonamenti cloud nel 2020 anche prima dell'aumento del lavoro da casa dovuto al COVID) è che SaaS offre anche alle aziende più piccole l'accesso a tecnologia avanzata su una base pay-as-you-go.

Puoi acquistare di tutto, dall'e-mail alla produttività, all'e-commerce e al software di marketing, ma un'area di particolare vantaggio per le piccole imprese sono le suite di contabilità che forniscono una gestione finanziaria integrata, pianificazione e budget. Sebbene tu possa utilizzare un foglio di calcolo tradizionale per tenere traccia delle tue finanze, software di contabilità è molto più efficiente e preciso. Puoi monitorare più facilmente le vendite e l'inventario oltre a entrate e uscite. Meglio di tutto, i tuoi record sono in un unico posto e facilmente ricercabili quando arriva il momento di tasse o auditing.

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